Wskazówki dotyczące ochrony danych dla pracowników zdalnych

Statystyki wskazują, że około 4,3 miliona Amerykanów pracuje w domu. Chociaż może to być świetna okazja, aby cieszyć się dodatkowym czasem w domu, świadomość potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa związanych z pracą poza tradycyjnym biurem jest najważniejsza. Słabe bezpieczeństwo danych może prowadzić do kradzieży tożsamości, utraty danych osobowych klientów i tak dalej. Trzeba przyznać, że możesz nie mieć takich samych środków ochrony danych, jak praca w biurze. Na szczęście nadal możesz chronić dane swojej firmy za pomocą odpowiednich wskazówek, w tym poniższych.

1. Utrzymuj porządek i indeksowanie plików

Systemy plików to świetna metoda przechowywania nieustrukturyzowanych danych i kontrolowania sposobu ich pobierania. Bez systemu plików ilość przechowywanych informacji byłaby ogromna. W ten sposób trudno jest powiedzieć, gdzie kończy się jedna wiadomość, a zaczyna następna. Informacje można łatwo wyodrębnić i zidentyfikować, dzieląc i nazywając dane na części. Ta metoda ochrony danych oszczędza czas firm i zmniejsza ilość danych przechowywanych w pamięci długoterminowej. Do organizacji plików zalecane są dyski flash, więc miej to na uwadze. Możesz również rozważyć inne korzystne sposoby osiągnięcia pożądanego rezultatu.

2. Unikaj używania urządzeń osobistych do pracy

Pracownicy zdalni mogą być bardziej skłonni do używania urządzeń osobistych do celów zawodowych. Dlatego firma musi ich edukować w zakresie ochrony danych. Firmy zazwyczaj instalują aktualizacje, przeprowadzają skanowanie w poszukiwaniu wirusów lub blokują witryny internetowe na zweryfikowanych urządzeniach roboczych w celu ochrony danych. Z drugiej strony, twoje osobiste laptopy i telefony mogą nie mieć tego luksusu. Dlatego zachowaj czujność, przestrzegając zasad cyberbezpieczeństwa swojej firmy. Obejmuje to oddzielenie urządzeń służbowych od życia osobistego. Jeśli musisz używać osobistego urządzenia do pracy, skontaktuj się z zespołem ds. bezpieczeństwa, aby zapewnić sobie jak najwięcej zabezpieczeń.

3. Skorzystaj z uwierzytelniania dwuskładnikowego

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe to doskonały sposób na zwiększenie bezpieczeństwa kont internetowych. Zanim będziesz mógł się zalogować, musisz podać dwie informacje: hasło i kod wysłany SMS-em lub e-mailem. Jednak wiadomości SMS i e-mail często nie są szyfrowane. Dlatego lepszą opcją byłoby użycie aplikacji uwierzytelniającej. Dzięki temu możesz otworzyć aplikację, aby potwierdzić swoją tożsamość. Może również generować różne kody ograniczone czasowo, które należy wprowadzić za każdym razem, gdy się logujesz, więc rozważ to.

4. Unikaj korzystania z publicznego bezpłatnego Wi-Fi

Chociaż korzystanie z bezpłatnych usług internetowych może być kuszące, ryzyko związane z publiczną siecią Wi-Fi jest znacznie wyższe. Urządzenie podłączone do niezabezpieczonej sieci jest automatycznie podatne na ataki hakerów i przestępców na ramieniu. Dlatego zapewnienie silnego bezpieczeństwa lub szyfrowania na laptopie ma kluczowe znaczenie. Możesz użyć osobistego hotspotu na telefonie lub innym zaufanym urządzeniu zamiast łączyć się z publiczną siecią Wi-Fi. Możesz także zainwestować w osobiste Wi-Fi, router lub modem, więc miej to na uwadze.

5. Użyj VPN

VPN (wirtualna sieć prywatna) to doskonały sposób na zabezpieczenie danych podczas pracy zdalnej. Osiąga to, przekierowując połączenie internetowe przez bezpieczny serwer, który ukrywa Twoją aktywność online. Ustanawia bezpieczne połączenie między Twoim urządzeniem a Internetem. Utrudnia to innym śledzenie tego, co robisz w Internecie.

6. Uważaj na phishingowe wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne i wiadomości tekstowe

Wraz z postępem technologii oszuści odkryli nowe sposoby nakłaniania ludzi do przekazywania im danych osobowych i finansowych. Phishing to oszustwo obejmujące wiadomości e-mail lub SMS, mające na celu nakłonienie użytkownika do podania poufnych informacji. Najlepszą obroną przed tym oszustwem jest wiedza i świadomość tego, czego szukać.

Oto niektóre oznaki wiadomości phishingowej: groźby lub pilne wezwania do działania, fałszywe adresy e-mail; fałszywe logo lub podpisy; i podejrzane linki. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z tymi sygnałami ostrzegawczymi, nie odpowiadaj i natychmiast zgłoś to władzom.

7. Użyj narzędzia do blokowania złośliwego oprogramowania

Oprogramowanie antywirusowe zazwyczaj obejmuje ochronę przeglądania, zazwyczaj w postaci rozszerzenia przeglądarki. Jeśli przypadkowo odwiedzisz niebezpieczną stronę internetową lub padniesz ofiarą phishingu, Twoja przeglądarka przekieruje na stronę z ostrzeżeniem o bezpieczeństwie. Wiele wyników wyszukiwania oznacza flagami, uniemożliwiając kliknięcie potencjalnie szkodliwych linków. Dlatego zainstaluj i uruchom rozszerzenie przeglądarki i sprawdź każdą używaną przeglądarkę, aby upewnić się, że jest bezpieczna.

8. Nigdy nie podawaj swojego hasła

Zezwalanie członkom rodziny na korzystanie ze sprzętu roboczego jest niedozwolone. Jeśli musisz iść do kuchni lub łazienki, zablokuj urządzenie, aby nikt inny nie widział, nad czym pracujesz. Naciśnij klawisz z logo Windows + L na urządzeniach z systemem Windows lub Ctrl + Command + Q na Macu, aby szybko zablokować ekran. Po powrocie możesz szybko się zalogować. W końcu wszystko powinno być tam, gdzie skończyłeś. Tworzenie odrębnych i bezpiecznych haseł dla każdego konta nie jest proste. Dlatego rozważ użycie wbudowanego generatora losowych haseł menedżera haseł. Kilka doskonałych menedżerów haseł jest dostępnych za darmo i można z nich korzystać natychmiast. Z drugiej strony płatne menedżery haseł mają więcej funkcji, więc możesz je rozważyć.

9. Uważaj na to, co udostępniasz online

Zachowaj ostrożność podczas udostępniania informacji osobistych lub biznesowych na platformach mediów społecznościowych. Im więcej informacji jest dostępnych, tym większe prawdopodobieństwo, że ktoś podszy się pod Ciebie. Mogą następnie nakłonić znajomych i współpracowników do podania danych osobowych, pobrania złośliwego oprogramowania lub uzyskania dostępu do zasobów objętych ograniczeniami. Podczas udostępniania ekranu podczas spotkania online zachowaj ostrożność. Unikaj pozostawiania otwartych okien, których nie chcesz udostępniać.

10. Regularnie aktualizuj oprogramowanie

Rozsądnie jest sprawdzić, czy komputer jest załatany i zaktualizowany. Jest to zwykle najskuteczniejszy sposób zapewnienia odpowiedniej ochrony danych. Twoja aplikacja zabezpieczająca jest tak dobra, jak najnowsza aktualizacja. Ponieważ hakerzy i oprogramowanie ransomware wciąż dostosowują się do wykorzystywania luk w poprzednich wersjach oprogramowania, najlepiej jest je regularnie aktualizować, aby poprawić ich bezpieczeństwo. Aby chronić swój system, włącz automatyczne aktualizacje. Pomocne będzie jak najszybsze zainstalowanie wszelkich aktualizacji wymaganych przez system pracodawcy, więc miej to na uwadze.

11. Korzystaj z bezpiecznej usługi e-mail

Skorzystaj z narzędzi komunikacyjnych dostarczanych przez Twoją firmę. Wybierz bezpieczną aplikację do przesyłania wiadomości lub system do udostępniania dokumentów, jeśli chcesz udostępniać dane wewnętrznie. Rozważ ochronę dokumentów hasłem i udostępnianie haseł za pośrednictwem bezpiecznych kanałów wiadomości, jeśli korzystasz z potencjalnie niezabezpieczonej poczty e-mail. Jest to szczególnie ważne, ponieważ atakujący podszywają się pod e-maile i wiadomości, aby wykorzystać globalny kryzys.

12. Zachowaj prywatność swojego ruchu internetowego

Możesz uniknąć shadow-IT, dostarczając swojej organizacji regulowane rozwiązanie sprawdzone pod kątem funkcji prywatności i bezpieczeństwa. Powinieneś używać tylko narzędzi dostarczanych przez Twoją firmę. Upewnij się, że oferują kontrolowany i bezpieczny dostęp do wewnętrznych systemów organizacji, takich jak VPN. Możesz kontrolować korzystanie z Internetu, inwestując w filtry treści lub serwery proxy. Filtry treści umożliwiają blokowanie określonych witryn i aplikacji, a serwery proxy umożliwiają monitorowanie całego ruchu w sieci i poza nią.

Podsumowując, praca zdalna może przynieść ogromne korzyści pracodawcom i pracownikom, ale ryzyko naruszenia danych lub oprogramowania ransomware jest bardzo realne. Aby zachować integralność najważniejszych danych, ważne jest przestrzeganie protokołów bezpieczeństwa. Pierwszym krokiem, jaki firma powinna podjąć w zakresie ochrony danych, jest opracowanie kompleksowej polityki cyberbezpieczeństwa. Ułatwia to wykrywanie i naprawianie naruszeń bezpieczeństwa. Organizacje powinny dokumentować, w jaki sposób ich pracownicy powinni obchodzić się z danymi wrażliwymi i dbać o ich bezpieczeństwo, a pracowników należy zachęcać do tego samego. Na szczęście powyższe wskazówki mogą być korzystne, więc możesz je wykorzystać, aby uzyskać najlepsze wyniki.