Советы по защите данных для удаленных сотрудников

Статистика показывает, что около 4,3 миллиона американцев работают из дома. Хотя это может быть прекрасной возможностью провести дополнительное время дома, первостепенное значение имеет знание потенциальных рисков безопасности при работе за пределами традиционного офиса. Слабая защита данных может привести к краже личных данных, потере личных данных клиентов и так далее. По общему признанию, у вас могут не быть таких же мер защиты данных, как при работе в офисе. К счастью, вы все равно можете защитить данные своей компании с помощью правильных советов, в том числе следующих.

1. Держите свои файлы организованными и проиндексированными

Файловые системы — отличный способ хранения неструктурированных данных и управления их извлечением. Без файловой системы объем хранимой информации был бы огромным. Таким образом, сложно сказать, где заканчивается одно сообщение и начинается следующее. Информацию можно легко выделить и идентифицировать, разделив данные на части и назвав их. Этот метод защиты данных экономит время предприятий и уменьшает объем данных, хранящихся в долговременном хранилище. Для организации файлов рекомендуются флешки, так что имейте это в виду. Вы также можете рассмотреть другие полезные способы достижения желаемого результата.

2. Не используйте личные устройства для работы

Удаленные работники могут с большей вероятностью использовать личные устройства в рабочих целях. Вот почему компания должна обучать их защите данных. Компании обычно устанавливают обновления, запускают антивирусное сканирование или блокируют веб-сайты на проверенных рабочих устройствах для защиты данных. С другой стороны, ваши личные ноутбуки и телефоны могут не иметь такой роскоши. Поэтому сохраняйте бдительность, придерживаясь политики кибербезопасности вашей компании. Это включает в себя хранение ваших рабочих устройств отдельно от вашей личной жизни. Если вам необходимо использовать личное устройство для работы, обратитесь в службу безопасности, чтобы убедиться, что у вас есть как можно больше мер безопасности.

3. Используйте двухфакторную аутентификацию

Двухфакторная аутентификация — отличный способ повысить безопасность ваших онлайн-аккаунтов. Прежде чем вы сможете войти в систему, вы должны предоставить две части информации: пароль и код, отправленный по SMS или электронной почте. Однако SMS и электронная почта часто не шифруются. Поэтому лучшим вариантом было бы использовать приложение для аутентификации. Это позволяет вам открыть приложение, чтобы подтвердить свою личность. Он также может генерировать различные ограниченные по времени коды для ввода каждый раз, когда вы входите в систему, так что не стесняйтесь учитывать это.

4. Избегайте использования общедоступного бесплатного Wi-Fi

Хотя использование бесплатных интернет-услуг может показаться заманчивым, риски общедоступной сети Wi-Fi значительно выше. Устройство, подключенное к незащищенной сети, автоматически становится уязвимым для хакеров и злоумышленников. Поэтому обеспечение надежной защиты или шифрования на вашем ноутбуке имеет решающее значение. Вы можете использовать личную точку доступа на своем телефоне или другом надежном устройстве вместо подключения к общедоступной сети Wi-Fi. Вы также можете инвестировать в личный Wi-Fi, маршрутизатор или модем, так что имейте это в виду.

5. Используйте VPN

VPN (виртуальная частная сеть) — отличный способ защитить ваши данные при удаленной работе. Это достигается путем маршрутизации интернет-соединения через защищенный сервер, который скрывает вашу активность в сети. Он устанавливает безопасное соединение между вашим устройством и Интернетом. Таким образом, другим будет сложно отслеживать, что вы делаете в Интернете.

6. Остерегайтесь фишинговых писем, телефонных звонков и текстовых сообщений.

С развитием технологий мошенники открыли новые способы обмана людей, чтобы они предоставили им личную и финансовую информацию. Фишинг — это мошенничество с использованием электронной почты или текстовых сообщений с целью выманить у вас конфиденциальную информацию. Лучшая защита от этого мошенничества — знание и понимание того, что искать.

Вот некоторые признаки фишингового письма: угрожающие или срочные призывы к действию, поддельные адреса электронной почты; поддельные логотипы или подписи; и подозрительные ссылки. Если вы получили электронное письмо с этими красными флажками, не отвечайте и немедленно сообщите об этом властям.

7. Используйте блокировщик вредоносных программ

Антивирусное программное обеспечение обычно включает защиту просмотра, обычно в виде расширения браузера. Если вы случайно посетите опасный веб-сайт или станете жертвой фишинга, ваш браузер перенаправит вас на страницу с предупреждением о безопасности. Многие помечают результаты поиска, чтобы вы не нажимали на потенциально опасные ссылки. Поэтому установите и запустите расширение для браузера и проверьте каждый браузер, который вы используете, чтобы убедиться, что он безопасен.

8. Никогда не сообщайте свой пароль

Разрешать членам семьи использовать ваше рабочее оборудование не разрешается. Если вам нужно пойти на кухню или в ванную, заблокируйте свое устройство, чтобы никто другой не мог видеть, над чем вы работаете. Нажмите клавишу с логотипом Windows + L на устройствах Windows или Ctrl + Command + Q на Mac, чтобы быстро заблокировать экран. Вы можете быстро войти в систему, когда вернетесь. Ведь все должно быть там, где вы остановились. Создать отдельные и безопасные пароли для каждой учетной записи непросто. Поэтому рассмотрите возможность использования встроенного в менеджер паролей генератора случайных паролей. Несколько отличных менеджеров паролей доступны бесплатно и могут быть использованы сразу же. С другой стороны, платные менеджеры паролей имеют больше функций, поэтому не стесняйтесь их учитывать.

9. Будьте осторожны с тем, чем вы делитесь в Интернете

Будьте осторожны при обмене личной или деловой информацией в социальных сетях. Чем больше информации будет доступно, тем больше вероятность того, что кто-то выдаст себя за вас. Затем они могут обманом заставить ваших друзей и партнеров предоставить личную информацию, загрузить вредоносное ПО или получить доступ к ресурсам с ограниченным доступом. При совместном использовании экрана во время онлайн-встречи соблюдайте осторожность. Старайтесь не оставлять открытыми окна, которыми вы не хотите делиться.

10. Регулярно обновляйте свое программное обеспечение

Целесообразно убедиться, что на вашем компьютере установлены исправления и обновления. Обычно это наиболее эффективный способ обеспечить надлежащую защиту данных. Качество вашего приложения безопасности зависит от самого последнего обновления. Поскольку хакеры и программы-вымогатели продолжают приспосабливаться к использованию уязвимостей в предыдущих версиях программного обеспечения, лучше всего регулярно обновлять их, чтобы повысить их безопасность. Чтобы защитить вашу систему, включите автоматические обновления. Вам будет полезно установить все обновления, которые требуются системе вашего работодателя, как можно скорее, так что имейте это в виду.

11. Используйте безопасную службу электронной почты

Используйте средства коммуникации, предоставляемые вашей компанией. Выберите безопасное приложение для обмена сообщениями или систему обмена документами, если вам нужно обмениваться данными внутри компании. Рассмотрите возможность защиты документов паролем и обмена паролями через безопасные каналы обмена сообщениями, если вы используете потенциально небезопасную электронную почту. Это особенно важно, потому что злоумышленники подделывают электронные письма и сообщения, чтобы использовать глобальный кризис.

12. Держите свой интернет-трафик в секрете

Вы можете избежать теневых ИТ, предоставив своей организации регулируемое решение, проверенное на наличие функций конфиденциальности и безопасности. Вы должны использовать только те инструменты, которые предоставляет ваша компания. Убедитесь, что они предлагают контролируемый и безопасный доступ к внутренним системам организации, таким как VPN. Вы можете контролировать использование Интернета, инвестируя в фильтры контента или прокси-серверы. Фильтры содержимого позволяют блокировать определенные веб-сайты и приложения, а прокси-серверы позволяют отслеживать весь входящий и исходящий трафик в Интернете.

В заключение можно сказать, что удаленная работа может принести огромную пользу работодателям и сотрудникам, но риск утечки данных или программ-вымогателей вполне реален. Чтобы сохранить целостность ваших самых важных данных, важно следовать протоколам безопасности. Первый шаг, который компания должна сделать для защиты данных, — разработать комплексную политику кибербезопасности. Это упрощает обнаружение и устранение нарушений безопасности. Организации должны задокументировать, как их сотрудники должны обращаться с конфиденциальными данными и обеспечивать их безопасность, и сотрудников следует поощрять делать то же самое. К счастью, упомянутые выше советы могут оказаться полезными, поэтому не стесняйтесь использовать их для достижения наилучших результатов.