5 ปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงสำหรับธุรกิจออนไลน์ของคุณ

ลองนึกภาพสถานการณ์ ลูกค้าเห็นสินค้าที่ตนชื่นชอบอย่างยิ่ง ใช้เวลาดูคำอธิบาย อาจตรวจสอบรีวิว จากนั้นจึงตัดสินใจซื้อ จากนั้นพวกเขาจึงย้ายไปที่กระบวนการเช็คเอาต์เพียงเพื่อจะพบว่าสินค้าหมดสต็อกในขณะนี้

ไม่เพียงแต่สิ่งนี้จะสร้างความรำคาญให้กับลูกค้าเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงแบรนด์ของคุณโดยรวมที่ไม่ดีอีกด้วย

ปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจประสบในบางจุด ในบางกรณี สาเหตุอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ (เช่น ปัญหาทางเทคนิคที่สำคัญกับผู้ผลิต) แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ปัญหาเกิดจากกระบวนการและระบบภายใน และสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างมาก

ดังนั้น อะไรคือปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลังที่คุณควรหลีกเลี่ยงหากธุรกิจของคุณขายออนไลน์ คุณสังเกตเห็นได้อย่างไรและคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างไร?

ปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังที่พบบ่อยที่สุดห้าประการ

การทราบปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังที่พบบ่อยที่สุดที่คุณอาจพบสามารถช่วยป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นได้

1. ขาดการทำงานอัตโนมัติ

ข้อผิดพลาดของมนุษย์อาจเป็นปัญหาสำคัญเมื่อพูดถึงปัญหาสินค้าคงคลัง ถ้าคุณต้องพึ่งพาพนักงานของคุณเพื่อรับผิดชอบการจัดการสินค้าคงคลังทั้งหมด และคุณใช้วิธีการบันทึกด้วยตนเอง เช่น Excel ปัญหาก็ย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้

ตัวเลขที่ป้อนไม่ถูกต้อง (ทั้งในการนับสต็อคหรือเมื่อสั่งซื้อใหม่) หมายความว่าความคลาดเคลื่อนจะเกิดขึ้นเสมอ

หากคุณดำเนินการคลังสินค้ามากกว่าหนึ่งแห่งเพื่อปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การไม่ใช้ระบบการจัดการคลังสินค้าที่ดีหมายความว่าแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีภาพรวมที่ถูกต้องของระดับสินค้าคงคลังหรือแนวคิดว่าคำสั่งซื้อส่วนใหญ่มาจากไหน เพื่อให้คุณมีสต็อกเพียงพอใน ที่ตั้งคลังสินค้าที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณเปิดร้านอีคอมเมิร์ซ มีโอกาสสูงที่คุณจะดำเนินธุรกิจแบบหลายช่องทาง หากไม่มีโซลูชันอัตโนมัติ การทำเช่นนี้อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่เมื่อจำนวน SKU ไม่ได้เชื่อมโยงกันระหว่างช่องทางเหล่านั้น

การซิงค์สินค้าคงคลังหลายช่องทางสามารถช่วยนำช่องทางของคุณมารวมกัน และให้แน่ใจว่าคุณจะหลีกเลี่ยงเกินหรือขาดสต็อก

แน่นอน อาจมีบางกรณี (เช่น ปัญหาดังกล่าวในระดับการผลิต) ที่ผลิตภัณฑ์หมดอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้

สิ่งที่คุณสามารถลองทำในสถานการณ์เหล่านั้นคือเปลี่ยนด้านลบให้เป็นแง่บวก หากคุณทราบเมื่อสินค้าจะกลับเข้ามาในสต็อก คุณสามารถอนุญาตให้ลูกค้าสั่งจองล่วงหน้าได้ เป็นต้น สินค้าที่หมดสต็อกสามารถนำมาใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ

2. การพยากรณ์ที่ไม่ดี

ส่วนสำคัญในการตัดสินใจว่าคุณมีสต็อคจำนวนเท่าใดคือการคาดการณ์ที่คุณสร้างขึ้นโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ตัวเลขยอดขายก่อนหน้า มูลค่าการสั่งซื้อเฉลี่ย และความผันผวนตามฤดูกาล ตัวอย่างเช่น หากคุณขายต้นคริสต์มาส โดยปกติจะมีหน้าต่าง 3-4 เดือน (อย่างมากที่สุด) ที่คุณขายต้นไม้เหล่านั้นในจำนวนที่มีนัยสำคัญ

หากในปีที่แล้ว คุณขาย SKU เฉลี่ย 5,000 รายการในแต่ละช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง คุณอาจสั่งซื้อสต็อกเพื่อให้ครอบคลุมความต้องการครั้งก่อนนั้น

อย่างไรก็ตาม หากคู่แข่งรายใหญ่เลิกกิจการ และคุณไม่ได้คำนึงถึงปัจจัยนั้นในการคาดการณ์ คุณอาจเห็นความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างสิ่งที่คุณมีในสต็อกและการสั่งซื้อที่พยายาม

หรือคุณอาจเพิ่ม Facebook Store โดยไม่คำนึงถึงความต้องการที่เพิ่มขึ้น

นี่ควรเป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ หากคุณกำลังติดตามเมตริกและ SKU ของคุณอย่างถูกต้อง การคาดการณ์ของคุณควรตรงประเด็นบ่อยกว่าที่คาดการณ์ไว้

อย่างไรก็ตาม บางสิ่ง เช่น การระบาดใหญ่ทั่วโลก แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะวางแผน อุปสงค์และอุปทานมักจะถูกรบกวนจากวิกฤตการณ์ดังกล่าว แต่อย่างน้อยที่สุด คุณยังคงสามารถรักษาการบริการลูกค้าที่ดีไว้ได้เมื่อเผชิญกับการระบาดใหญ่

3. พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมไม่ดี

ในขณะที่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้รับการกล่าวถึงว่าเป็นปัจจัยในปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังแล้ว องค์ประกอบของมนุษย์สามารถก้าวข้ามข้อผิดพลาดง่ายๆ ได้

หากคุณไม่ลงทุนในการฝึกอบรมพนักงานให้ดี คุณจะไม่เพียงแค่ประสบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับสินค้าคงคลังของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรักษาพนักงานไว้ด้วย ซึ่งจะช่วยเพิ่มค่าใช้จ่ายในการสรรหาและต้อนรับพนักงานใหม่

การขาดการฝึกอบรมอาจเป็นข้อผิดพลาดที่สำคัญเมื่อคุณใช้ระบบอัตโนมัติหรือระบบซอฟต์แวร์ หากพนักงานไม่ทราบวิธีการใช้ระบบดังกล่าวอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดก็ย่อมเกิดขึ้นได้

ตัวอย่างที่ดีของระบบที่คุณต้องฝึกอบรมพนักงานให้ดีคือโซลูชันการจัดการคำสั่งซื้อของคุณ ถ้าคนไม่รู้ว่าจะใช้ดีอย่างไร ธุรกิจของคุณก็จะประสบ

การขาดการฝึกอบรมอาจมีผลเสียในด้านอื่นๆ นอกเหนือจากซอฟต์แวร์หรือระบบอัตโนมัติ

ความล้มเหลวในการฝึกอบรมพนักงานของคุณในงานด้านคลังสินค้าขั้นพื้นฐาน เช่น การซ้อนพาเลทหรือการใช้รถยก อาจส่งผลให้สต็อกสินค้าเสียหายซึ่งไม่สามารถขายได้และมีผลกระทบต่อการจัดการสินค้าคงคลังโดยทั่วไป

เช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ การฝึกอบรมการจัดการสินค้าคงคลังไม่ควรเป็นแบบคงที่หรือแบบครั้งเดียว หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับกระบวนการของคุณ หรือหากคุณรวมระบบใหม่หรือการทำงานอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการฝึกอบรมที่จำเป็น

แม้แต่การฝึกอบรมซ้ำหรือหลักสูตรทบทวนก็คุ้มค่า เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานยังคงปฏิบัติตามสิ่งที่พวกเขาเรียนรู้ตั้งแต่แรกเริ่ม

4. องค์กรคลังสินค้า

หากคลังสินค้าของคุณไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ งานหลายอย่างอาจใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น และนั่นส่งผลต่อต้นทุนและผลกำไรของคุณ

หากสินค้าขายดีของคุณเข้าถึงได้ยาก พนักงานจะใช้เวลามากขึ้นในการเรียกค้นสินค้า ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลานานขึ้นในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ คลังสินค้าของคุณควรได้รับการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สิ่งที่คุณควรทำคือนำวิธี ABC มาใช้ (ตามหลักการพาเรโต)

สิ่งนี้หมายความว่าคุณควรเน้นที่ผลิตภัณฑ์หมวดหมู่ "A" หรือ SKU ที่คิดเป็นประมาณ 80% ของคำสั่งซื้อและการขายของคุณ หมวดหมู่ "B" คือ SKU ที่มีประสิทธิภาพปานกลางของคุณ และ "C" คือผลิตภัณฑ์ที่มีความต้องการน้อยกว่าและมีลำดับความสำคัญต่ำกว่า

คลังสินค้าเป็นพื้นที่ที่สามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากโซลูชันการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ คลังสินค้าของคุณควรเป็นไปตามสุภาษิตโบราณของ "'ที่สำหรับทุกสิ่งและทุกสิ่งในที่ของมัน"

จัดเรียงคลังสินค้าของคุณตามวิธี ABC รวมถึงการแบ่งส่วนที่เป็นไปได้ตามประเภทผลิตภัณฑ์หากคุณมีหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น เครื่องใช้ไฟฟ้าและเสื้อผ้าควรเก็บไว้ในสองพื้นที่ที่แตกต่างกัน

เช่นเดียวกับด้านอื่นๆ การปรับโครงสร้างองค์กรไม่ควรเป็นการฝึกครั้งเดียว ในกรณีที่ผลิตภัณฑ์พอดีกับระบบ ABC ของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจขยายกลุ่มผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างมาก หรือแม้แต่ขนาดของคลังสินค้าของคุณ หรือคุณอาจเห็นการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ

ทบทวนแผนองค์กรของคุณอย่างน้อยทุกปีเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงเป็นไปตามความต้องการในปัจจุบันที่กำหนดไว้

5. ระบบที่ล้าสมัย

แม้ว่าจะหวังว่าคุณจะได้ก้าวไปไกลกว่ากระบวนการจัดการสินค้าคงคลังที่ล้าสมัย เช่น การกรอกแผ่นงาน Excel โลกของซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาหมายความว่าระบบบางระบบของคุณอาจล้าสมัยไปแล้วเช่นกัน

อาจมีบางสถานการณ์ที่คุณใช้เทคโนโลยีใหม่ซึ่งไม่สามารถรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่ได้ดี (หรือเลย)

ที่ที่คุณมีคลังสินค้าขนาดใหญ่หรือหลายแห่ง คุณต้องมีซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติที่ผสานรวมได้ดีและ "พูดคุย" กัน ในกรณีที่ไม่เป็นเช่นนั้น คุณจะต้องพึ่งพาพนักงานของคุณในการถ่ายโอนหรือป้อนข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งอีกครั้ง

ในทางกลับกัน อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งหมายถึงปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังที่อาจเกิดขึ้นได้มากขึ้น รวมทั้งเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก

คุณควรดูว่าซอฟต์แวร์หลักหรือโซลูชันระบบอัตโนมัติของคุณคืออะไร จากนั้นคุณควรดูว่าระบบปัจจุบันใดที่รวมเข้ากับสิ่งเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย และเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ใดที่อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนหรืออัปเดต

สองประเด็นหลักที่คุณอาจต้องบูรณาการและทำงานร่วมกันมากที่สุดคือการจัดการการขายและสินค้าคงคลัง โดยส่วนหลังจะได้รับการอัปเดตตามเวลาจริงตามการเปลี่ยนแปลงในอดีต

ทำไมต้องเน้นบูรณาการ? ยิ่งระบบของคุณถูกรวมเข้าด้วยกันมากเท่าไร การทำงานสำหรับคุณและพนักงานของคุณก็จะยิ่งน้อยลง การติดตามและตัวชี้วัดที่แม่นยำยิ่งขึ้น และโอกาสที่สินค้ามีน้อยหรือมากเกินไป

คุณต้องการให้กระบวนการทั้งหมดของคุณที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังเป็นเหมือนเครื่องจักรที่มีการหล่อลื่น: ทำงานได้อย่างราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพ

แม้ว่าการซื้อระบบใหม่หรือการอัปเดตระบบเก่าจะมีค่าใช้จ่ายสูง แต่คุณต้องพิจารณาถึงการประหยัดในระยะยาวจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

สำหรับโซลูชันจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคส่วน SaaS บริษัทต่างๆ กำลังมองหาการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และการอัปเกรดเหล่านี้มักจะรวมอยู่ในค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปีของคุณ

The Takeaway

ตอนนี้เราได้ดูวิธีการบางอย่างในการสร้างแบรนด์แล้ว มาดูแนวโน้มในการสร้างแบรนด์บริษัทของคุณในปี 2022

ปัญหาการจัดการสินค้าคงคลังส่วนใหญ่แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ แต่ก็ค่อนข้างแก้ไขได้ง่าย เมื่อพิจารณาถึงประเด็นหลักที่กล่าวถึง คุณจะสามารถระบุช่องว่างใดๆ ในระบบและกระบวนการปัจจุบันของคุณได้อย่างง่ายดาย และหวังว่าจะสามารถดำเนินการแก้ไขช่องว่างเหล่านั้นได้

สิ่งที่คุณต้องจำไว้คือปัญหาสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องอาจทำให้ไม่เพียงแค่สูญเสียยอดขาย แต่ยังสร้างความเสียหายให้กับแบรนด์ของคุณด้วย

การมีห่วงโซ่อุปทานที่ดีตั้งแต่การผลิตไปจนถึงคลังสินค้าและการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อเป็นปัจจัยสำคัญในอีคอมเมิร์ซ การรักษาลูกค้าของคุณให้มีความสุข และการได้เห็นพวกเขากลับมาซื้อซ้ำแล้วซ้ำเล่า เป็นเหตุผลหลักประการหนึ่งในการดำเนินงานของคุณ

หัวใจสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อในระดับสูง