5 problèmes courants de gestion des stocks à éviter pour votre entreprise en ligne

Imaginez le scénario; un client voit un produit qu'il aime absolument, passe un peu de temps à regarder la description, vérifie peut-être les avis, puis prend la décision d'acheter. Ils passent ensuite au processus de paiement pour découvrir que le produit est actuellement en rupture de stock.

Non seulement cela est ennuyeux pour le client, mais cela peut également avoir une incidence négative sur votre marque dans son ensemble.

Les problèmes de gestion des stocks sont quelque chose que toutes les entreprises connaissent à un moment donné. Dans certains cas, les raisons peuvent être inévitables (par exemple, des problèmes techniques majeurs avec les fabricants), mais dans la plupart des cas, les problèmes proviennent de processus et de systèmes internes et peuvent être évités.

Alors, quels sont les problèmes de gestion des stocks les plus courants que vous devriez éviter si votre entreprise vend en ligne ? Comment les repérer et que faire pour les éviter ?

Les cinq problèmes de gestion des stocks les plus courants

Connaître les problèmes de gestion des stocks les plus courants que vous pouvez rencontrer peut vous aider à les éviter.

1. Manque d'automatisation

L'erreur humaine peut être un problème majeur lorsqu'il s'agit de problèmes d'inventaire. Si vous comptez sur votre personnel pour être responsable de toute la gestion des stocks et que vous utilisez une méthode d'enregistrement manuelle, telle qu'Excel, les problèmes sont inévitables.

Les nombres saisis de manière incorrecte (soit dans un décompte des stocks, soit lors d'une nouvelle commande) signifient que des écarts se produiront toujours.

Si vous exploitez plus d'un entrepôt pour exécuter les commandes, ne pas utiliser un bon système de gestion d'entrepôt signifie qu'il est presque impossible d'avoir un aperçu précis des niveaux de stock ou une idée d'où proviennent la plupart des commandes afin que vous puissiez avoir un stock suffisant dans le l'emplacement de l'entrepôt concerné.

Lorsque vous exploitez une boutique de commerce électronique, il est très probable que vous exploitiez une entreprise multicanal. Sans solutions automatisées, cela pourrait entraîner des problèmes majeurs lorsque les nombres de SKU ne sont pas liés sur ces canaux.

La synchronisation d'inventaire multicanal peut aider à rassembler vos canaux et vous assurer d'éviter les stocks excessifs ou insuffisants.

Bien sûr, il peut y avoir des cas (tels que les problèmes susmentionnés au niveau de la fabrication) où il peut être inévitable de manquer d'un produit.

Ce que vous pouvez essayer de faire dans ces circonstances, c'est de transformer un négatif en positif. Si vous savez quand un produit sera de nouveau en stock, vous pouvez autoriser les clients à précommander, par exemple. Les produits en rupture de stock peuvent être utilisés à votre avantage.

2. Mauvaises prévisions

Les prévisions que vous avez faites en fonction de divers facteurs tels que les chiffres de vente antérieurs, la valeur moyenne des commandes et les fluctuations saisonnières constituent une part importante du choix de la quantité de stock que vous avez. Par exemple, si vous vendez des arbres de Noël, il n'y a généralement qu'une fenêtre de 3 à 4 mois (au maximum) pendant laquelle vous les vendez en nombre significatif.

Si au cours des années précédentes, vous avez vendu en moyenne 5 000 SKU au cours de chaque période concernée, vous commanderez probablement des stocks pour couvrir cette demande précédente.

Cependant, si un concurrent majeur a cessé ses activités et que vous n'en avez pas tenu compte dans vos prévisions, vous constaterez peut-être une différence significative entre ce que vous avez en stock et les tentatives de commande.

Ou vous avez peut-être ajouté une boutique Facebook, sans tenir compte de l'augmentation de la demande.

Cela devrait être une exception plutôt qu'une règle. Si vous suivez vos métriques et vos SKU avec précision, vos prévisions devraient être exactes plus souvent qu'elles ne le sont.

Certaines choses, cependant, comme une pandémie mondiale, sont presque impossibles à planifier. L'offre et la demande seront toujours perturbées par de telles crises, mais vous pouvez, à tout le moins, maintenir un bon service client face à une pandémie.

3. Personnel mal formé

Alors que l'erreur humaine a déjà été mentionnée comme un facteur dans les problèmes de gestion des stocks, l'élément humain peut aller au-delà de simples erreurs.

Si vous n'investissez pas bien dans la formation de vos employés, vous ne serez pas seulement confronté à des problèmes potentiels avec votre inventaire, mais aussi avec la rétention du personnel, ce qui peut à son tour augmenter vos coûts de recrutement et d'intégration de nouveaux employés.

Le manque de formation peut être une erreur cruciale lorsque vous utilisez des systèmes automatisés ou basés sur des logiciels. Si un membre du personnel ne sait pas comment utiliser correctement ces systèmes, des erreurs sont inévitables.

Un excellent exemple de systèmes où vous devez bien former le personnel sont vos solutions de gestion des commandes. Si les gens ne savent pas bien les utiliser, votre entreprise en souffrira.

Le manque de formation peut avoir des effets négatifs dans des domaines autres que les logiciels ou l'automatisation.

Ne pas former vos employés aux tâches d'entreposage de base, comme empiler des palettes ou utiliser un chariot élévateur, pourrait entraîner des stocks endommagés qui ne peuvent pas être vendus et qui ont un effet d'entraînement sur votre gestion des stocks en général.

Comme pour d'autres choses, la formation à la gestion des stocks ne doit pas être une action statique ou ponctuelle. Si vous apportez des modifications à vos processus ou si vous intégrez de nouveaux systèmes ou une automatisation, assurez-vous que tout le personnel concerné reçoit la formation requise.

Cela vaut même la peine d'inclure des cours de recyclage ou de remise à niveau pour s'assurer que le personnel suit toujours ce qu'il a appris à l'origine.

4. Organisation de l'entrepôt

Si votre entrepôt n'est pas organisé de manière efficace, de nombreuses tâches peuvent prendre plus de temps qu'elles ne le devraient, ce qui a un impact sur vos coûts et votre rentabilité.

S'il est difficile d'accéder à vos articles les plus vendus, le personnel passe plus de temps à les récupérer, ce qui signifie qu'il vous faut plus de temps pour exécuter les commandes. Votre entrepôt doit être bien organisé pour que votre personnel travaille plus efficacement.

Ce que vous devriez faire, c'est adopter la méthode ABC (basée sur le principe de Pareto).

Cela signifie que vous devez vous concentrer sur les produits de catégorie "A", ou les SKU qui représentent environ 80% de vos commandes et de vos ventes. La catégorie « B » correspond alors à vos SKU moyennement performants, et « C » correspond aux produits pour lesquels il y a moins de demande et qui sont moins prioritaires.

L'entreposage est un domaine qui peut grandement bénéficier de solutions efficaces de gestion des tâches. Votre entrepôt doit suivre le vieil adage « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Triez votre entrepôt selon la méthode ABC ainsi qu'une éventuelle segmentation selon les types de produits si vous avez une large gamme. Par exemple, les appareils électriques et les vêtements doivent être stockés dans deux zones différentes.

Comme dans d'autres domaines, toute réorganisation ne doit pas être un exercice ponctuel. L'endroit où les produits s'intègrent dans votre système ABC peut changer au fil du temps, vous pouvez élargir considérablement votre gamme de produits ou même la taille de votre entrepôt, ou vous pouvez voir d'autres changements.

Revoyez votre plan d'organisation au moins une fois par an pour vous assurer qu'il répond toujours aux exigences actuelles qui lui sont imposées.

5. Systèmes obsolètes

Bien qu'il soit à espérer que vous êtes allé au-delà des processus archaïques de gestion des stocks tels que le remplissage d'une feuille Excel, le monde en constante évolution des logiciels et de l'automatisation signifie que certains de vos systèmes peuvent désormais également être obsolètes.

Il peut y avoir des scénarios dans lesquels vous implémentez une nouvelle technologie qui ne s'intègre pas bien (ou pas du tout) aux systèmes existants.

Lorsque vous avez des entrepôts plus grands ou multiples, vous avez besoin de logiciels et de systèmes automatisés qui s'intègrent bien et « se parlent ». Lorsque ce n'est pas le cas, vous comptez à nouveau sur votre personnel pour transférer ou saisir des données d'un système à un autre.

Cela peut à son tour entraîner une erreur humaine, ce qui signifie davantage de problèmes potentiels de gestion des stocks et une tâche chronophage.

Vous devriez examiner quels sont vos principaux logiciels ou solutions d'automatisation. Vous devriez alors voir quels systèmes actuels s'intègrent facilement à ceux-ci et quels outils ou logiciels peuvent avoir besoin d'être remplacés ou mis à jour.

Les deux principaux domaines dont vous avez probablement besoin d'être intégrés et de travailler le plus ensemble sont les ventes et la gestion des stocks, cette dernière étant mise à jour en temps réel en fonction des modifications apportées à la première.

Pourquoi privilégier l'intégration ? Plus vos systèmes sont intégrés, moins il y a de travail pour vous et votre personnel, plus le suivi et les mesures sont précis et moins il y a de risque de sous-stockage ou de surstockage.

Vous voulez que tous vos processus liés à l'inventaire soient comme une machine bien huilée : fonctionner en douceur et améliorer l'efficacité.

Bien sûr, l'achat de nouveaux systèmes ou la mise à jour des anciens entraîne des coûts, mais vous devez tenir compte des économies à long terme que de tels changements permettront.

Pour de nombreuses solutions, en particulier celles du secteur SaaS, les entreprises cherchent constamment à apporter des améliorations et ces mises à niveau sont souvent incluses dans vos frais mensuels ou annuels.

Les plats à emporter

Maintenant que nous avons examiné certaines des méthodes de branding, examinons quelques tendances pour marquer votre entreprise en 2022.

La plupart des problèmes de gestion des stocks, bien qu'ennuyeux, sont relativement faciles à résoudre. En examinant les principaux problèmes abordés, vous pouvez facilement identifier les lacunes de vos systèmes et processus actuels et, espérons-le, prendre des mesures pour corriger ces lacunes.

Ce que vous devez retenir, c'est que des problèmes d'inventaire persistants peuvent entraîner non seulement des pertes de ventes, mais également des dommages à votre marque.

Avoir une bonne chaîne d'approvisionnement, de la fabrication à l'entreposage et à l'exécution des commandes, est un facteur essentiel dans le commerce électronique. Garder vos clients satisfaits et les voir revenir encore et encore pour acheter est l'une de vos principales raisons d'opérer.

Au cœur de cela se trouve le principe de gestion efficace de votre inventaire pour assurer un haut niveau d'exécution des commandes.