5 typowych problemów z zarządzaniem zapasami, których należy unikać w biznesie online

Wyobraź sobie scenariusz; klient widzi produkt, który absolutnie kocha, poświęca trochę czasu na zapoznanie się z opisem, może sprawdza recenzje, a następnie podejmuje decyzję o zakupie. Następnie przechodzą do procesu kasy tylko po to, aby odkryć, że produkt jest obecnie niedostępny.

Nie tylko jest to irytujące dla klienta, ale może również źle wpłynąć na Twoją markę jako całość.

Problemy z zarządzaniem zapasami to coś, co w pewnym momencie doświadcza każdy biznes. W niektórych przypadkach przyczyny mogą być nieuniknione (na przykład poważne problemy techniczne z producentami), ale w większości przypadków problemy wynikają z wewnętrznych procesów i systemów i można ich bardzo uniknąć.

Jakie są więc najczęstsze problemy z zarządzaniem zapasami, których należy unikać, jeśli Twoja firma prowadzi sprzedaż online? Jak je rozpoznajesz i co możesz zrobić, aby ich uniknąć?

Pięć najczęstszych problemów z zarządzaniem zapasami

Znajomość najczęstszych problemów z zarządzaniem zapasami, które możesz napotkać, może pomóc w ich zapobieganiu.

1. Brak automatyzacji

Błąd ludzki może być poważnym problemem, jeśli chodzi o problemy z zapasami. Jeśli polegasz na swoich pracownikach, aby byli odpowiedzialni za całość zarządzania zapasami i używasz ręcznej metody rejestrowania, takiej jak Excel, problemy są nieuniknione.

Liczby wprowadzone nieprawidłowo (albo w stanach magazynowych, albo podczas ponownego zamawiania) oznaczają, że rozbieżności zawsze będą się pojawiać.

Jeśli obsługujesz więcej niż jeden magazyn w celu realizacji zamówień, brak dobrego systemu zarządzania magazynem oznacza, że ​​prawie niemożliwe jest posiadanie dokładnego przeglądu stanów magazynowych lub wyobrażenie, skąd pochodzi większość zamówień, aby mieć wystarczające zapasy w odpowiednia lokalizacja magazynu.

Kiedy prowadzisz sklep e-commerce, jest bardzo prawdopodobne, że prowadzisz działalność wielokanałową. Bez zautomatyzowanych rozwiązań może to powodować poważne problemy, gdy numery jednostek SKU nie są połączone w tych kanałach.

Wielokanałowa synchronizacja zasobów reklamowych może pomóc w zbliżeniu kanałów i zapewnieniu, że unikniesz przeładowania lub niedoboru zapasów.

Oczywiście mogą wystąpić sytuacje (takie jak wyżej wymienione problemy na poziomie produkcyjnym), w których wyczerpanie produktu może być nieuniknione.

To, co możesz spróbować w takich okolicznościach, to zmienić negatyw w pozytyw. Jeśli wiesz, kiedy produkt będzie ponownie dostępny, możesz na przykład zezwolić klientom na składanie zamówień w przedsprzedaży. Produkty, których nie ma w magazynie, można wykorzystać na swoją korzyść.

2. Słabe prognozowanie

Główną częścią decydowania o ilości posiadanych zapasów jest prognoza sporządzona na podstawie różnych czynników, takich jak poprzednie dane dotyczące sprzedaży, średnia wartość zamówienia i wahania sezonowe. Na przykład, jeśli sprzedajesz choinki, zwykle jest tylko 3-4 miesięczne (najwyżej) okno, w którym sprzedajesz je w dowolnych znaczących ilościach.

Jeśli w poprzednich latach sprzedałeś średnio 5000 SKU w każdym odpowiednim okresie, prawdopodobnie zamówisz zapasy, aby pokryć poprzednie zapotrzebowanie.

Jeśli jednak główny konkurent zbankrutuje, a Ty nie uwzględniłeś tego w swoich prognozach, możesz zauważyć znaczną różnicę między tym, co masz w magazynie, a próbami zamówień.

Być może dodałeś sklep na Facebooku, nie biorąc pod uwagę zwiększonego popytu.

Powinien to być raczej wyjątek niż reguła. Jeśli dokładnie śledzisz swoje dane i kody SKU, Twoje prognozy powinny być trafne częściej niż nie.

Niektóre rzeczy, takie jak globalna pandemia, są jednak prawie niemożliwe do zaplanowania. Podaż i popyt zawsze będą zakłócone przez takie kryzysy, ale przynajmniej nadal możesz utrzymać dobrą obsługę klienta w obliczu pandemii.

3. Źle wyszkolony personel

Podczas gdy błąd ludzki został już wymieniony jako czynnik w problemach z zarządzaniem zapasami, element ludzki może wykraczać poza proste błędy.

Jeśli nie zainwestujesz dobrze w szkolenie swoich pracowników, napotkasz nie tylko potencjalne problemy z zapasami, ale także z utrzymaniem personelu, co z kolei może zwiększyć koszty rekrutacji i wdrażania nowych pracowników.

Brak przeszkolenia może być poważnym błędem w przypadku korzystania z automatyki lub systemów opartych na oprogramowaniu. Jeśli pracownik nie wie, jak właściwie korzystać z takich systemów, na pewno zdarzają się błędy.

Doskonałym przykładem systemów, w których trzeba dobrze przeszkolić personel, są rozwiązania do zarządzania zamówieniami. Jeśli ludzie nie będą wiedzieć, jak dobrze z nich korzystać, ucierpi Twój biznes.

Brak szkolenia może mieć negatywne skutki w obszarach innych niż oprogramowanie czy automatyzacja.

Brak przeszkolenia pracowników w zakresie podstawowych zadań magazynowych, takich jak układanie palet lub obsługa wózka widłowego, może skutkować uszkodzeniem zapasów, których nie można sprzedać i które mają ogólny wpływ na zarządzanie zapasami.

Podobnie jak w przypadku innych rzeczy, szkolenie z zarządzania zapasami nie powinno być działaniem statycznym ani jednorazowym. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w swoich procesach lub jeśli zintegrujesz nowe systemy lub automatyzację, upewnij się, że wszyscy odpowiedni pracownicy przejdą wymagane szkolenie.

Warto nawet włączyć kursy przekwalifikowujące lub przypominające, aby upewnić się, że pracownicy nadal postępują zgodnie z tym, czego się początkowo nauczyli.

4. Organizacja magazynu

Jeśli Twój magazyn nie jest sprawnie zorganizowany, wiele zadań może zająć więcej czasu niż powinno, a to wpływa na Twoje koszty i rentowność.

Jeśli trudno jest dostać się do najlepiej sprzedających się przedmiotów, personel poświęca więcej czasu na ich odzyskanie, co z kolei oznacza, że ​​realizacja zamówień zajmuje więcej czasu. Twój magazyn powinien być dobrze zorganizowany, aby pracownicy pracowali wydajniej.

To, co powinieneś zrobić, to przyjąć metodę ABC (opartą na zasadzie Pareto).

Oznacza to, że powinieneś skupić się na produktach kategorii „A” lub jednostkach SKU, które stanowią około 80% Twoich zamówień i sprzedaży. Kategoria „B” to Twoje jednostki SKU o średniej wydajności, a „C” to produkty, na które jest mniejszy popyt i które mają niższy priorytet.

Magazynowanie to obszar, który może bardzo skorzystać na efektywnych rozwiązaniach do zarządzania zadaniami. Twój magazyn powinien podążać za starym powiedzeniem „miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”.

Sortuj swój magazyn według metody ABC oraz ewentualnej segmentacji według typów produktów, jeśli posiadasz szeroki asortyment. Na przykład sprzęt elektryczny i odzież należy przechowywać w dwóch różnych miejscach.

Podobnie jak w innych obszarach, żadna reorganizacja nie powinna być jednorazowym ćwiczeniem. Tam, gdzie produkty pasujące do Twojego systemu ABC mogą się zmieniać w czasie, możesz znacznie rozszerzyć swój asortyment, a nawet wielkość magazynu, lub możesz zauważyć inne zmiany.

Przynajmniej raz w roku przeglądaj swój plan organizacyjny, aby mieć pewność, że nadal spełnia on aktualne wymagania.

5. Przestarzałe systemy

Chociaż można mieć nadzieję, że wyszedłeś poza archaiczne procesy zarządzania zapasami, takie jak wypełnianie arkusza Excela, stale zmieniający się świat oprogramowania i automatyzacji oznacza, że ​​niektóre z Twoich systemów mogą być teraz również przestarzałe.

Mogą istnieć scenariusze, w których wdrażasz nową technologię, która nie integruje się dobrze (lub wcale) z istniejącymi systemami.

Tam, gdzie masz większe lub liczne magazyny, potrzebujesz oprogramowania i zautomatyzowanych systemów, które dobrze się integrują i „komunikują” ze sobą. Jeśli tak nie jest, ponownie polegasz na swoich pracownikach, aby przekazywać lub wprowadzać dane z jednego systemu do drugiego.

To z kolei może prowadzić do błędu ludzkiego, co oznacza więcej potencjalnych problemów z zarządzaniem zapasami, a także jest czasochłonnym zadaniem.

Powinieneś przyjrzeć się, jakie jest Twoje podstawowe oprogramowanie lub rozwiązania automatyzacji. Powinieneś wtedy zobaczyć, jakie obecne systemy łatwo integrują się z nimi i jakie narzędzia lub oprogramowanie mogą wymagać wymiany lub aktualizacji.

Dwa główne obszary, które prawdopodobnie potrzebujesz zintegrować i współpracować najbardziej, to sprzedaż i zarządzanie zapasami, przy czym ta ostatnia jest aktualizowana w czasie rzeczywistym zgodnie ze zmianami w pierwszym.

Po co koncentrować się na integracji? Im bardziej zintegrowane są Twoje systemy, tym mniej pracy dla Ciebie i Twoich pracowników, tym dokładniejsze śledzenie i metryki oraz mniejsze prawdopodobieństwo niedoboru lub przepełnienia.

Chcesz, aby wszystkie procesy związane z zapasami były jak dobrze naoliwiona maszyna: działały płynnie i zwiększały wydajność.

Chociaż zakup nowych systemów lub aktualizacja starych wiążą się z pewnymi kosztami, należy wziąć pod uwagę długoterminowe oszczędności, jakie przyniosą takie zmiany.

W przypadku wielu rozwiązań, zwłaszcza tych z sektora SaaS, firmy nieustannie poszukują ulepszeń, a te aktualizacje są często uwzględniane w ramach miesięcznych lub rocznych opłat.

Na wynos

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się niektórym metodom brandingu, przyjrzyjmy się niektórym trendom w brandingu Twojej firmy w 2022 roku.

Większość problemów związanych z zarządzaniem zapasami, choć irytujących, jest stosunkowo łatwa do rozwiązania. Rozważając główne omawiane kwestie, możesz łatwo zidentyfikować wszelkie luki w obecnych systemach i procesach oraz, miejmy nadzieję, podjąć kroki w celu ich usunięcia.

Musisz pamiętać, że ciągłe problemy z zapasami mogą powodować nie tylko utratę sprzedaży, ale także szkody dla Twojej marki.

Dobry łańcuch dostaw, od produkcji po magazynowanie i realizację zamówień, jest istotnym czynnikiem w e-commerce. Zadowolenie klientów i obserwowanie, jak wracają do zakupów, jest jednym z głównych powodów, dla których prowadzisz działalność.

U podstaw tego leży zasada efektywnego zarządzania zapasami w celu zapewnienia wysokiego poziomu realizacji zamówień.