5 Masalah Umum Manajemen Inventaris Yang Harus Dihindari Untuk Bisnis Online Anda

Bayangkan skenarionya; pelanggan melihat produk yang benar-benar mereka sukai, luangkan waktu untuk melihat deskripsi, mungkin memeriksa ulasan, lalu membuat keputusan untuk membeli. Mereka kemudian pindah ke proses checkout hanya untuk menemukan produk saat ini kehabisan stok.

Ini tidak hanya mengganggu pelanggan, tetapi juga dapat berdampak buruk pada merek Anda secara keseluruhan.

Masalah manajemen inventaris adalah sesuatu yang dialami setiap bisnis di beberapa titik. Dalam beberapa kasus, alasannya mungkin tidak dapat dihindari (misalnya, masalah teknis utama dengan produsen), tetapi dalam banyak kasus, masalah berasal dari proses dan sistem internal, dan sangat banyak yang dapat dihindari.

Jadi, apa masalah manajemen inventaris paling umum yang harus Anda hindari jika bisnis Anda menjual secara online? Bagaimana Anda mengenalinya dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindarinya?

Lima Masalah Manajemen Inventaris Paling Umum

Mengetahui masalah manajemen inventaris paling umum yang mungkin Anda temui dapat membantu Anda mencegahnya terjadi.

1. Kurangnya Otomatisasi

Kesalahan manusia bisa menjadi masalah utama dalam masalah persediaan. Jika Anda mengandalkan staf Anda untuk bertanggung jawab atas semua manajemen inventaris dan Anda menggunakan metode pencatatan manual, seperti Excel, maka masalah tidak dapat dihindari.

Nomor yang dimasukkan salah (baik dalam penghitungan stok atau saat pemesanan ulang) berarti bahwa perbedaan akan selalu muncul.

Jika Anda mengoperasikan lebih dari satu gudang untuk memenuhi pesanan, maka tidak menggunakan sistem manajemen gudang yang baik berarti hampir tidak mungkin untuk memiliki gambaran yang akurat tentang tingkat stok atau gagasan dari mana sebagian besar pesanan berasal sehingga Anda dapat memiliki stok yang cukup di gudang. lokasi gudang yang relevan.

Saat Anda mengoperasikan toko e-niaga, kemungkinan besar Anda menjalankan bisnis multisaluran. Tanpa solusi otomatis, ini dapat menyebabkan masalah besar ketika jumlah SKU tidak ditautkan di seluruh saluran tersebut.

Sinkronisasi inventaris multisaluran dapat membantu menyatukan saluran dan memastikan Anda menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan.

Tentu saja, mungkin ada kasus (seperti masalah yang disebutkan di atas di tingkat manufaktur) di mana kehabisan produk tidak dapat dihindari.

Apa yang dapat Anda coba dan lakukan dalam situasi seperti itu adalah mengubah hal negatif menjadi positif. Jika Anda tahu kapan suatu produk akan tersedia kembali, Anda dapat mengizinkan pelanggan untuk memesan di muka, misalnya. Stok produk yang habis dapat digunakan untuk keuntungan Anda.

2. Peramalan Buruk

Bagian utama dalam memutuskan berapa banyak stok yang Anda bawa adalah perkiraan yang Anda buat berdasarkan berbagai faktor seperti angka penjualan sebelumnya, nilai pesanan rata-rata, dan fluktuasi musiman. Misalnya, jika Anda menjual pohon Natal, biasanya hanya ada jendela 3-4 bulan (paling lama) di mana Anda menjualnya dalam jumlah yang signifikan.

Jika di tahun-tahun sebelumnya, Anda telah menjual rata-rata 5.000 SKU di setiap periode yang relevan, maka Anda mungkin akan memesan stok untuk menutupi permintaan sebelumnya.

Namun, jika pesaing utama telah gulung tikar dan Anda tidak memperhitungkannya ke dalam perkiraan Anda, maka Anda mungkin melihat perbedaan yang signifikan antara stok yang Anda miliki dan pesanan yang dicoba.

Atau Anda mungkin telah menambahkan Toko Facebook, tanpa memperhitungkan peningkatan permintaan.

Ini harus menjadi pengecualian daripada aturan. Jika Anda melacak metrik dan SKU Anda secara akurat, perkiraan Anda akan lebih tepat sasaran daripada tidak.

Namun, beberapa hal seperti pandemi global hampir tidak mungkin direncanakan. Pasokan dan permintaan akan selalu terganggu oleh krisis seperti itu, tetapi Anda setidaknya dapat mempertahankan layanan pelanggan yang baik dalam menghadapi pandemi.

3. Staf yang Kurang Terlatih

Sementara kesalahan manusia telah disebutkan sebagai faktor dalam masalah manajemen persediaan, elemen manusia dapat melampaui kesalahan sederhana.

Jika Anda tidak berinvestasi dalam melatih karyawan Anda dengan baik, Anda tidak hanya akan menghadapi masalah potensial dengan inventaris Anda, tetapi juga dengan retensi staf, yang pada gilirannya dapat menambah biaya Anda dalam merekrut dan merekrut staf baru.

Kurangnya pelatihan dapat menjadi kesalahan penting di mana Anda menggunakan otomatisasi atau sistem berbasis perangkat lunak. Jika seorang anggota staf tidak tahu bagaimana menggunakan sistem seperti itu dengan benar, maka kesalahan pasti akan terjadi.

Contoh sistem yang bagus di mana Anda perlu melatih staf dengan baik adalah solusi manajemen pesanan Anda. Jika orang tidak tahu bagaimana menggunakannya dengan baik, bisnis Anda akan menderita.

Kurangnya pelatihan dapat memiliki efek negatif di bidang selain perangkat lunak atau otomatisasi.

Gagal melatih karyawan Anda dalam tugas-tugas pergudangan dasar, seperti menumpuk palet atau mengoperasikan forklift, dapat mengakibatkan stok rusak yang tidak dapat dijual dan yang berdampak buruk pada manajemen inventaris Anda secara umum.

Seperti hal-hal lain, pelatihan manajemen inventaris tidak boleh menjadi tindakan statis atau satu kali. Jika Anda membuat perubahan apa pun pada proses Anda, atau jika Anda mengintegrasikan sistem atau otomatisasi baru, pastikan semua staf yang relevan menerima pelatihan yang diperlukan.

Bahkan ada baiknya memasukkan pelatihan ulang atau kursus penyegaran untuk memastikan bahwa staf masih mengikuti apa yang awalnya mereka pelajari.

4. Organisasi gudang

Jika gudang Anda tidak diatur secara efisien, maka banyak tugas mungkin memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya, dan itu berdampak pada biaya dan profitabilitas Anda.

Jika barang terlaris Anda sulit didapat, maka staf menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengambilnya, yang pada gilirannya berarti Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk memenuhi pesanan. Gudang Anda harus diatur dengan baik sehingga staf Anda bekerja lebih efisien.

Yang harus Anda lakukan adalah mengadopsi metode ABC (berdasarkan Prinsip Pareto).

Artinya, Anda harus fokus pada produk kategori "A", atau SKU yang membentuk sekitar 80% dari pesanan dan penjualan Anda. Kategori "B" adalah SKU Anda yang berkinerja menengah, dan "C" adalah produk yang permintaannya lebih sedikit dan prioritasnya lebih rendah.

Pergudangan adalah area yang dapat sangat diuntungkan dari solusi manajemen tugas yang efisien. Gudang Anda harus mengikuti pepatah lama “'a place for everything and everything in its place”.

Urutkan gudang Anda menurut metode ABC serta kemungkinan segmentasi menurut jenis produk jika Anda membawa berbagai macam. Misalnya, barang-barang listrik dan pakaian harus disimpan di dua tempat yang berbeda.

Seperti halnya area lain, reorganisasi apa pun tidak boleh menjadi latihan satu kali saja. Jika produk yang sesuai dengan sistem ABC Anda dapat berubah dari waktu ke waktu, Anda dapat secara signifikan memperluas jangkauan produk Anda atau bahkan ukuran gudang Anda, atau Anda mungkin melihat perubahan lain.

Tinjau kembali rencana organisasi Anda setidaknya setiap tahun untuk memastikan bahwa itu masih memenuhi tuntutan saat ini ditempatkan di atasnya.

5. Sistem Kedaluwarsa

Meskipun diharapkan bahwa Anda telah melampaui proses manajemen inventaris kuno seperti mengisi lembar Excel, dunia perangkat lunak dan otomatisasi yang terus berubah berarti bahwa beberapa sistem Anda sekarang mungkin juga sudah ketinggalan zaman.

Mungkin ada skenario di mana Anda menerapkan teknologi baru yang tidak terintegrasi dengan baik (atau tidak sama sekali) dengan sistem yang ada.

Di mana Anda memiliki gudang yang lebih besar, atau lebih banyak, Anda memerlukan perangkat lunak dan sistem otomatis yang terintegrasi dengan baik dan "berbicara" satu sama lain. Jika hal ini tidak terjadi, maka Anda kembali mengandalkan staf Anda untuk mentransfer atau memasukkan data dari satu sistem ke sistem lainnya.

Hal ini pada gilirannya dapat menyebabkan kesalahan manusia yang berarti lebih banyak potensi masalah manajemen inventaris serta menjadi tugas yang memakan waktu.

Anda harus melihat apa perangkat lunak utama atau solusi otomatisasi Anda. Anda kemudian harus melihat sistem apa yang saat ini mudah diintegrasikan dengannya dan alat atau perangkat lunak apa yang mungkin perlu diganti atau diperbarui.

Dua area utama yang mungkin paling Anda butuhkan untuk terintegrasi dan bekerja sama adalah penjualan dan manajemen inventaris, dengan yang terakhir diperbarui secara real time sesuai dengan perubahan sebelumnya.

Mengapa fokus pada integrasi? Semakin banyak sistem Anda terintegrasi, semakin sedikit pekerjaan untuk Anda dan staf Anda, pelacakan dan metrik yang lebih akurat, dan kemungkinan kekurangan atau kelebihan stok yang lebih rendah.

Anda ingin semua proses Anda yang terkait dengan inventaris menjadi seperti mesin yang diminyaki dengan baik: Beroperasi dengan lancar dan meningkatkan efisiensi.

Meskipun, tentu saja, ada biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli sistem baru atau memperbarui yang lama, Anda harus mempertimbangkan penghematan jangka panjang yang akan dibuat oleh perubahan tersebut.

Untuk banyak solusi, terutama yang ada di sektor SaaS, perusahaan terus mencari untuk melakukan peningkatan dan peningkatan ini sering kali dimasukkan sebagai bagian dari biaya bulanan atau tahunan Anda.

Bawa Pulang

Sekarang setelah kita melihat beberapa metode untuk branding, mari kita lihat beberapa tren untuk branding perusahaan Anda di tahun 2022.

Sebagian besar masalah manajemen inventaris, meskipun menjengkelkan, relatif mudah dipecahkan. Dengan mempertimbangkan isu-isu utama yang dibahas, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi kesenjangan dalam sistem dan proses Anda saat ini dan, semoga, mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki kesenjangan tersebut.

Yang harus Anda ingat adalah bahwa masalah inventaris yang berkelanjutan dapat menyebabkan tidak hanya penjualan yang hilang, tetapi juga kerusakan pada merek Anda.

Memiliki rantai pasokan yang baik, mulai dari manufaktur hingga pergudangan dan pemenuhan pesanan, merupakan faktor penting dalam e-niaga. Membuat pelanggan Anda senang, dan melihat mereka kembali untuk membeli lagi dan lagi, adalah salah satu alasan utama Anda untuk beroperasi.

Di jantungnya terletak prinsip pengelolaan inventaris Anda secara efisien untuk memastikan pemenuhan pesanan tingkat tinggi.