5 problemas comuns de gerenciamento de estoque a serem evitados para o seu negócio on-line

Imagine o cenário; um cliente vê um produto que eles adoram, passa algum tempo olhando a descrição, talvez verifique as avaliações e, em seguida, toma a decisão de comprar. Em seguida, eles passam para o processo de checkout apenas para descobrir que o produto está esgotado no momento.

Isso não é apenas irritante para o cliente, mas também pode refletir mal em sua marca como um todo.

Problemas de gerenciamento de estoque são algo que toda empresa experimenta em algum momento. Em alguns casos, os motivos podem ser inevitáveis ​​(por exemplo, grandes problemas técnicos com os fabricantes), mas na maioria dos casos, os problemas são decorrentes de processos e sistemas internos, e muito podem ser evitados.

Então, quais são os problemas mais comuns de gerenciamento de estoque que você deve evitar se sua empresa vender online? Como você os identifica e o que você pode fazer para evitá-los?

Os cinco problemas mais comuns de gerenciamento de estoque

Conhecer os problemas mais comuns de gerenciamento de estoque que você pode encontrar pode ajudá-lo a evitar que eles aconteçam.

1. Falta de automação

O erro humano pode ser um grande problema quando se trata de problemas de estoque. Se você está confiando em sua equipe para ser responsável por todo o gerenciamento de estoque e está usando um método de registro manual, como o Excel, os problemas são inevitáveis.

Números inseridos incorretamente (em uma contagem de estoque ou ao fazer um novo pedido) significam que sempre surgirão discrepâncias.

Se você opera mais de um depósito para atender pedidos, não usar um bom sistema de gerenciamento de depósito significa que é quase impossível ter uma visão geral precisa dos níveis de estoque ou uma ideia de onde vem a maioria dos pedidos para que você possa ter estoque suficiente no localização do armazém relevante.

Quando você opera uma loja de comércio eletrônico, é muito provável que você opere um negócio multicanal. Sem soluções automatizadas, isso pode causar grandes problemas quando o número de SKUs não estiver vinculado a esses canais.

A sincronização de inventário multicanal pode ajudar a reunir seus canais e garantir que você evite excesso ou falta de estoque.

Obviamente, pode haver casos (como os problemas mencionados acima no nível de fabricação) em que a falta de um produto pode ser inevitável.

O que você pode tentar fazer nessas circunstâncias é transformar o negativo em positivo. Se você souber quando um produto voltará ao estoque, poderá permitir que os clientes façam a pré-encomenda, por exemplo. Produtos esgotados podem ser usados ​​a seu favor.

2. Previsão ruim

Uma parte importante da decisão de quanto estoque você carrega é a previsão que você fez com base em vários fatores, como números de vendas anteriores, valor médio do pedido e flutuações sazonais. Por exemplo, se você vende árvores de Natal, geralmente há apenas uma janela de 3-4 meses (no máximo) em que você as vende em números significativos.

Se em anos anteriores você vendeu uma média de 5.000 SKUs em cada período relevante, provavelmente solicitará estoque para cobrir essa demanda anterior.

No entanto, se um grande concorrente faliu e você não considerou isso em suas previsões, poderá ver uma diferença significativa entre o que você tem em estoque e as tentativas de pedidos.

Ou você pode ter adicionado uma loja do Facebook, sem levar em conta o aumento da demanda.

Isso deveria ser uma exceção e não uma regra. Se você estiver acompanhando suas métricas e SKUs com precisão, suas previsões devem estar corretas com mais frequência do que não estão.

Algumas coisas, no entanto, como uma pandemia global, são quase impossíveis de planejar. A oferta e a demanda sempre serão interrompidas por essas crises, mas você pode, no mínimo, ainda manter um bom atendimento ao cliente diante de uma pandemia.

3. Equipe mal treinada

Embora o erro humano já tenha sido mencionado como fator de problemas de gestão de estoque, o elemento humano pode ir além dos simples erros.

Se você não investir bem no treinamento de seus funcionários, não apenas enfrentará possíveis problemas com seu estoque, mas também com a retenção de funcionários, o que, por sua vez, pode aumentar seus custos de recrutamento e integração de novos funcionários.

A falta de treinamento pode ser um erro crucial quando você usa automação ou sistemas baseados em software. Se um membro da equipe não souber como usar adequadamente esses sistemas, erros podem acontecer.

Um ótimo exemplo de sistemas em que você precisa treinar bem a equipe são suas soluções de gerenciamento de pedidos. Se as pessoas não souberem usá-los bem, seu negócio sofrerá.

A falta de treinamento pode ter efeitos negativos em outras áreas além de software ou automação.

Deixar de treinar seus funcionários em tarefas básicas de armazenamento, como empilhar paletes ou operar uma empilhadeira, pode resultar em estoque danificado que não pode ser vendido e tem um efeito indireto no gerenciamento de estoque em geral.

Tal como acontece com outras coisas, o treinamento em gerenciamento de estoque não deve ser uma ação estática ou pontual. Se você fizer alguma alteração em seus processos ou se integrar novos sistemas ou automação, certifique-se de que toda a equipe relevante receba o treinamento necessário.

Vale a pena incluir cursos de reciclagem ou reciclagem para garantir que os funcionários ainda estejam seguindo o que aprenderam originalmente.

4. Organização do armazém

Se o seu armazém não estiver organizado de forma eficiente, muitas tarefas podem levar mais tempo do que deveriam, e isso afeta seus custos e lucratividade.

Se seus itens mais vendidos são difíceis de acessar, a equipe gasta mais tempo recuperando-os, o que, por sua vez, significa que você está demorando mais para atender aos pedidos. Seu armazém deve ser bem organizado para que sua equipe trabalhe com mais eficiência.

O que você deve fazer é adotar o método ABC (baseado no Princípio de Pareto).

O que isso significa é que você deve se concentrar nos produtos da categoria “A”, ou nos SKUs que compõem cerca de 80% de seus pedidos e vendas. A categoria “B” é então seus SKUs de desempenho médio e “C” são aqueles produtos para os quais há menos demanda e que são de menor prioridade.

O armazenamento é uma área que pode se beneficiar muito com soluções eficientes de gerenciamento de tarefas. Seu armazém deve seguir o velho ditado de “'um lugar para tudo e cada coisa em seu lugar”.

Classifique seu armazém de acordo com o método ABC, bem como a segmentação possível de acordo com os tipos de produtos, se você tiver uma grande variedade. Por exemplo, produtos elétricos e roupas devem ser armazenados em duas áreas diferentes.

Tal como acontece com outras áreas, qualquer reorganização não deve ser um exercício único. Onde os produtos se encaixam em seu sistema ABC podem mudar ao longo do tempo, você pode expandir significativamente sua gama de produtos ou até mesmo o tamanho de seu armazém, ou você pode ver outras mudanças.

Revisite seu plano organizacional pelo menos uma vez por ano para ter certeza de que ele ainda atende às demandas atuais impostas a ele.

5. Sistemas desatualizados

Embora seja de se esperar que você tenha superado os processos arcaicos de gerenciamento de estoque, como preencher uma planilha do Excel, o mundo em constante mudança de software e automação significa que alguns de seus sistemas agora também podem estar desatualizados.

Pode haver cenários em que você implementa uma nova tecnologia que não se integra bem (ou não) com os sistemas existentes.

Onde você tem armazéns maiores ou múltiplos, você precisa de software e sistemas automatizados que se integrem bem e “falem” uns com os outros. Quando este não for o caso, você estará novamente contando com sua equipe para transferir ou inserir dados de um sistema para outro.

Isso, por sua vez, pode levar a erros humanos, o que significa mais problemas potenciais de gerenciamento de estoque, além de ser uma tarefa demorada.

Você deve analisar quais são suas principais soluções de software ou automação. Você deve então ver quais sistemas atuais se integram facilmente a eles e quais ferramentas ou softwares podem precisar ser substituídos ou atualizados.

As duas principais áreas que você provavelmente precisa mais integradas e trabalhando juntas são vendas e gestão de estoque, sendo que a última é atualizada em tempo real de acordo com as mudanças na primeira.

Por que focar na integração? Quanto mais seus sistemas estiverem integrados, menos trabalho para você e sua equipe, mais rastreamento e métricas precisos e menor probabilidade de falta ou excesso de estoque.

Você quer que todos os seus processos relacionados ao estoque sejam como uma máquina bem lubrificada: operando sem problemas e melhorando a eficiência.

Embora, é claro, haja custos envolvidos na compra de novos sistemas ou na atualização de sistemas antigos, você deve considerar as economias de longo prazo que essas mudanças farão.

Para muitas soluções, especialmente aquelas do setor de SaaS, as empresas estão constantemente procurando fazer melhorias e essas atualizações geralmente são incluídas como parte de suas taxas mensais ou anuais.

O take-away

Agora que analisamos alguns dos métodos de branding, vamos dar uma olhada em algumas tendências para branding de sua empresa em 2022.

A maioria dos problemas de gerenciamento de estoque, embora irritantes, são relativamente fáceis de resolver. Ao considerar as principais questões discutidas, você pode identificar facilmente quaisquer lacunas em seus sistemas e processos atuais e, esperançosamente, tomar medidas para corrigir essas lacunas.

O que você precisa lembrar é que problemas contínuos de estoque podem causar não apenas perda de vendas, mas também danos à sua marca.

Ter uma boa cadeia de suprimentos, desde a fabricação até o armazenamento e atendimento de pedidos, é um fator essencial no comércio eletrônico. Manter seus clientes satisfeitos e vê-los voltar a comprar repetidamente é uma das suas principais razões para operar.

No centro disso está o princípio de gerenciar seu estoque com eficiência para garantir um alto nível de atendimento de pedidos.