Виртуальное мероприятие: лучшие практики и инструменты

Комплексная виртуальная платформа событий предоставляет вам все данные о событиях от начала до конца. Вы получаете не только данные, но и полезные отчеты и аналитику о своем виртуальном мероприятии. Итак, используйте эти данные для анализа эффективности ваших стратегий и мероприятий. Эта практика не только поможет вам определить успех вашего мероприятия, но и поможет вам в процессе планирования и проведения ваших будущих виртуальных мероприятий.

За последние несколько месяцев мы наблюдаем динамическую смену парадигмы событий. Ситуация в отрасли резко изменилась из-за неблагоприятного последствия пандемии Covid-19. Мир сейчас переходит в онлайн, как и индустрия мероприятий.

Преодолев бесчисленные трудности, специалисты по планированию мероприятий разработали концепцию технологии проведения мероприятий для борьбы с трудностями, вызванными глобальной пандемией. Будь то известные конференции, встречи и саммиты вашей организации или такие мероприятия, как вручение наград, выставки и запуски новых продуктов, любые типы мероприятий теперь возможны на передовых виртуальных платформах для проведения мероприятий.

Хотя вся эта концепция может показаться странной, на самом деле организаторы и ведущие стали свидетелями беспрецедентного роста числа регистраций на мероприятия с тех пор, как мероприятия стали виртуальными.

Однако эта смесь событий и технологий становится все более распространенной по многим причинам. И одна из основных причин заключается в том, что вы можете мгновенно привлечь глобальную аудиторию, проводя виртуальные мероприятия, в отличие от физических мероприятий.

Виртуальный сдвиг индустрии событий имеет свои плюсы и минусы, но инновационные инструменты и практики, внедряемые платформами виртуальных мероприятий, стремятся максимально эффективно противостоять всем возможным сложностям.

В этом сообщении блога мы рассмотрим некоторые из лучших практик и инструментов для обеспечения успеха вашего виртуального мероприятия. Перед этим давайте разберемся в сути Виртуального События.

Что такое виртуальное мероприятие?

Виртуальное мероприятие — это просто воспроизведение локального мероприятия, представленного на виртуальной площадке с помощью различных технологических достижений. Ваши участники могут присутствовать на мероприятии виртуально из своих удаленных мест, и вам не нужно организовывать какие-либо ресурсы и средства, необходимые для физического мероприятия.

Комплексная платформа виртуальных мероприятий позволяет организовать иммерсивное виртуальное мероприятие с помощью различных инструментов и элементов. От интерактивных и привлекательных функций до эффективных сетевых и спонсорских инструментов — все становится доступным для вас и ваших посетителей с помощью виртуальной площадки.

Виртуальные мероприятия значительно расширились за последние несколько лет и будут только расти. Поэтому важно понимать наиболее важные методы, которые могут вывести ваше виртуальное мероприятие на новый уровень.

Лучшие практики и инструменты для успешного проведения виртуального мероприятия

Следуйте приведенным ниже рекомендациям, чтобы организовать и провести эффективное виртуальное мероприятие.

1. Определите свою цель и предназначение

Заранее определите свою цель и цель планирования виртуального мероприятия. Наряду с определением основной цели вашего мероприятия, также разделите ее на несколько более мелких.

Следование этой практике не только поможет вам понять различные аспекты вашего мероприятия, но и обеспечит его плавный ход и проведение. Обратитесь к следующим примерам вопросов, чтобы лучше понять свои цели:

• Почему вы хотите провести это мероприятие?

• Чего вы хотите добиться от этого мероприятия?

• Какова ваша целевая аудитория?

• Какие маркетинговые и рекламные стратегии вы хотите включить в виртуальное мероприятие?

• Какие инструменты взаимодействия вы хотите использовать на мероприятии?

• Каких спикеров вы планируете включить в свои мероприятия?

Ответив себе на следующие вопросы, вы сможете лучше организовать ресурсы и элементы, необходимые для проведения виртуального мероприятия.

2. Определите тип вашего виртуального мероприятия

Виртуальное мероприятие — это очень широкий термин, который включает в себя различные формы и форматы мероприятий. Поэтому выберите наиболее подходящий тип виртуального мероприятия, исходя из ваших целей и целей проведения мероприятия.

Например, если ваша цель состоит в том, чтобы собрать вместе всех своих сотрудников для обсуждения важных решений или политики компании, вам следует провести виртуальное общее собрание акционеров, а если вы хотите запустить новый продукт, вам следует провести виртуальную презентацию продукта.

Тем не менее, отличная платформа для виртуальных мероприятий может проводить все типы виртуальных мероприятий, будь то виртуальная торговая ярмарка, виртуальная выставка, виртуальная конференция, виртуальная встреча или любой другой формат.

3. Выберите правильную платформу для виртуальных мероприятий

Вы должны быть очень вдумчивыми при выборе поставщика виртуальных площадок для вашего онлайн-мероприятия. Усовершенствованная платформа для виртуальных мероприятий может предоставить вам все инновационные возможности для обеспечения успеха вашего виртуального мероприятия.

Поставщик виртуальных площадок высшего класса, такой как Dreamcast, хорошо обеспечен следующими инструментами. Итак, убедитесь, что ваша виртуальная платформа для проведения мероприятий предоставляет вам все эти услуги.

• Отличные возможности настройки

• Первоклассный фирменный дизайн

• Эффективные возможности спонсорства

• Инновационные сетевые инструменты

• Увлекательная геймификация

• Сбор ценных данных о событиях и аналитика

• Поддержка динамических устройств

• Надлежащая поддержка бэкенда

• Эффективные инструменты взаимодействия

• Мощная навигация

• Отличный пользовательский опыт

• И многое другое!

4. Будьте умны при выборе временной шкалы

Выбор правильного графика для вашего онлайн-мероприятия играет огромную роль в обеспечении его успеха. Он включает в себя все, например, дату, время, расписание и повестку дня сеансов вашего мероприятия.

Убедитесь, что выбранная вами дата или неделя мероприятия не пересекаются с каким-либо другим важным событием, иначе ваша целевая аудитория может разделиться, а вместе с ней и ее внимание. Выбор эффективной временной шкалы также означает выбор правильного момента для выхода на рынок и продвижения вашего виртуального мероприятия, чтобы собрать как можно больше регистраций в зависимости от типа вашего мероприятия.

5. Внедрите обширные маркетинговые и рекламные стратегии

Начните продвигать свое виртуальное мероприятие с помощью различных стратегий и используйте как можно больше каналов. Маркетинг в социальных сетях становится все более популярным в сфере маркетинговых стратегий, поскольку почти вся ваша целевая аудитория присутствует на этих платформах.

Вы можете проводить конкурсы в социальных сетях, чтобы продвигать свое виртуальное мероприятие и создавать шумиху до того, как наступит большой день. Однако не забывайте об эффективности таких инструментов, как электронный маркетинг и сарафанное радио.

6. Обеспечьте отличные инструменты взаимодействия

С переходом на виртуальные платформы для проведения мероприятий мы получаем возможность использовать бесчисленные инструменты взаимодействия, которые эффективно обеспечивают качество обслуживания ваших посетителей.

Существуют динамичные способы, с помощью которых вы можете увлечь внимание ваших участников и удерживать их внимание на протяжении всего вашего виртуального мероприятия. Ниже приведены некоторые из лучших инструментов взаимодействия, предоставляемых Dreamcast:

• Такие игры, как виртуальная охота за мусором, виртуальная комната побега, виртуальный кроссворд, крестики-нолики и т. д.

• Интерактивные элементы, такие как аудио, видео и текстовый чат 1:1, групповые обсуждения

• Привлекательные комнаты отдыха

• Элементы спонсорства, такие как спонсируемые обеды, кофе, подарочные наборы, развлекательные перерывы и т. д.

• Захватывающий 3D-опыт

• Цифровые медиа-инструменты, такие как социальные стены, стены подписи, фотобудки и т. д.

• Звуковые эффекты, такие как хлопки и улюлюканье

• Такие реакции, как большой палец вверх, смайлики, хлопки, поднятые руки и т. д.

• Больше интерактивных возможностей, таких как живые опросы, сеансы вопросов и ответов, конкурсы, викторины, мелочи и т. д.

• HD-изображения, документы и видео в виртуальных киосках, чтобы ваши посетители могли получить информацию

• Всплывающие окна уведомлений, чтобы держать их в курсе о повестке дня

• Конкурсы и интеграция в социальных сетях

• И многое другое!

7. Сделайте весь важный контент доступным

Ваши посетители ожидают доступа ко всему значимому контенту вашего виртуального мероприятия. Поэтому убедитесь, что ваши посетители получают все важные данные и информацию через виртуальную платформу для мероприятий.

Например, предоставьте своим участникам надлежащий документ с расписанием и повесткой дня мероприятия, презентациями, визитными карточками участников, брошюрами с подробной информацией о продуктах и ​​т. д.

8. Обеспечьте соответствующие сетевые возможности

Любой виртуальный участник вашего онлайн-мероприятия, безусловно, будет ожидать увеличения своего охвата и получения полезных лидов, будь то спонсоры, экспоненты, спикеры или аудитория. Важно отметить, что удовлетворенность ваших посетителей является ценным фактором, влияющим на результат и эффективность вашего виртуального мероприятия.

Поэтому убедитесь, что вы предоставляете своим посетителям надлежащие сетевые возможности. Эта практика не только заинтересует их, но и повысит ценность вашего виртуального мероприятия. Ниже приведены некоторые из лучших сетевых инструментов, предоставляемых виртуальными платформами для проведения мероприятий:

• Виртуальный нетворкинг-зал

• Виртуальные комнаты отдыха

• сватовство ИИ

• Фильтры расширенного поиска

• Планировщики встреч B2B

• Виртуальные кофе-брейки

• Сетевые таблицы

• Взаимодействие 1:1 и групповые обсуждения

• и многое другое

9. Привлекайте ценных спонсоров

Включение превосходных элементов спонсорства может не только повысить ценность вашего виртуального мероприятия, но и улучшить впечатление от мероприятия ваших участников. Включение эффективного спонсорства отлично работает для обеих сторон, будь то спонсоры или организаторы.

Поэтому привлекайте ценных спонсоров и предоставляйте им достойную ценность на своем онлайн-мероприятии. Ниже приведены некоторые из лучших идей спонсорства для усиления вашего виртуального мероприятия:

• Спонсорские джем-сейшены

• Спонсорские обеды

• Спонсорские сувениры

• Рекламные игры

• Спонсорская фотозона

• Спонсорский счастливый час

• Спонсорские развлекательные перерывы

• Спонсорский кофе

• Спонсорские конкурсы

• Спонсорские вебинары и групповые обсуждения

10. Соберите отзывы участников

Понимание опыта и точки зрения ваших посетителей очень важно для понимания эффективности вашего виртуального мероприятия. Кроме того, сбор отзывов и информации от аудитории стал проще, чем когда-либо, поскольку все доступно в цифровом формате.

Вы можете предоставить им формы обратной связи на самой платформе и достичь цели по сбору ценных данных. Следовательно, не забудьте собрать отзывы ваших посетителей после мероприятия.

Бонусный балл!

Комплексная виртуальная платформа событий предоставляет вам все данные о событиях от начала до конца. Вы получаете не только данные, но и полезные отчеты и аналитику о своем виртуальном мероприятии.

Итак, используйте эти предоставленные данные для анализа эффективности ваших стратегий и мероприятий. Эта практика не только поможет вам определить успех вашего мероприятия, но и поможет вам в процессе планирования и проведения ваших будущих виртуальных мероприятий.

Ищете универсальное решение для проведения успешного виртуального мероприятия? Dreamcast прикроет вашу спину! Свяжитесь с нами и закажите демонстрацию прямо сейчас.