Evento Virtual: Mejores Prácticas y Herramientas

Una plataforma integral de eventos virtuales le proporciona todos los datos del evento de principio a fin. No solo los datos, sino que también obtiene informes y análisis útiles sobre su evento virtual. Por lo tanto, utilice estos datos para analizar la eficacia de las estrategias y actividades de su evento. Esta práctica no solo lo ayudará a determinar el éxito de su evento, sino que también lo guiará durante el proceso de planificación y ejecución de sus futuros eventos virtuales.

En los últimos meses, hemos observado un cambio dinámico en el paradigma de los eventos. Las cosas han cambiado drásticamente en la industria como consecuencia adversa de la pandemia de Covid-19. El mundo ahora se mueve en línea y también la industria de eventos.

Después de soportar innumerables dificultades, los expertos en planificación de eventos idearon el concepto de tecnología de eventos para combatir las dificultades creadas por una pandemia global. Ya sean conferencias, reuniones y cumbres notables de su organización o eventos como entregas de premios, exhibiciones y lanzamientos de productos, todo tipo de evento ahora es posible a través de plataformas de eventos virtuales avanzadas.

Aunque todo este concepto puede sonar extraño, el hecho es que los organizadores y anfitriones han sido testigos de un aumento sin igual en los registros de eventos desde que los eventos pasaron a ser virtuales.

Sin embargo, esta mezcla de evento y tecnología está ganando terreno por muchas razones. Y una razón principal es que puede atraer instantáneamente a una audiencia global organizando eventos virtuales a diferencia de los eventos físicos.

El cambio virtual de la industria de eventos tiene sus propios pros y contras, pero las herramientas y prácticas innovadoras introducidas por las plataformas de eventos virtuales se esfuerzan por resistir todas las complejidades posibles de la manera más eficiente.

En esta publicación de blog, exploraremos algunas de las mejores prácticas y herramientas para garantizar el éxito de su evento virtual. Antes de eso, comprendamos la esencia de un Evento Virtual.

¿Qué es un Evento Virtual?

Un Evento Virtual es simplemente la réplica de un evento presencial representado en un lugar virtual con la ayuda de varios avances tecnológicos. Sus participantes pueden asistir al evento virtualmente desde sus ubicaciones remotas, sin que usted tenga que organizar los recursos y las instalaciones que eran necesarios en un evento físico.

Una plataforma integral de eventos virtuales le permite configurar un evento virtual inmersivo con varias herramientas y elementos. Desde funciones interactivas y atractivas hasta herramientas eficientes de creación de redes y patrocinio, todo está disponible para usted y sus asistentes con la ayuda de un lugar virtual.

Los eventos virtuales han mejorado enormemente en los últimos años y solo van a crecer. Por lo tanto, es importante comprender las prácticas más importantes que pueden llevar su evento virtual al siguiente nivel.

Mejores prácticas y herramientas para organizar un evento virtual exitoso

Siga las siguientes prácticas para organizar y ejecutar un evento virtual eficiente.

1. Defina su meta y propósito

Predefina su objetivo y propósito detrás de la planificación de un evento virtual. Además de decidir el objetivo fundamental de tu evento, también divídelo en diferentes minutos.

Seguir esta práctica no solo lo ayudará a comprender varios aspectos de su evento, sino que también garantizará su fluidez y ejecución. Consulte las siguientes preguntas de ejemplo para obtener una mejor percepción de sus objetivos:

• ¿Por qué quieres organizar este evento?

• ¿Qué desea lograr con este evento?

• ¿Cuál es tu público objetivo?

• ¿Cuáles son las estrategias de marketing y promoción que desea incluir en el evento virtual?

• ¿Cuáles son las herramientas de participación que desea utilizar en el evento?

• ¿Qué oradores pretende incluir en las sesiones de su evento?

Hacerse las siguientes preguntas lo ayudará a organizar mejor los recursos y elementos necesarios para organizar el evento virtual.

2. Decide el tipo de tu evento virtual

Un evento virtual es un término muy amplio que incluye varias formas y formatos de eventos. Por lo tanto, elija el tipo de evento virtual más adecuado en función de sus objetivos y el propósito de organizar el evento.

Por ejemplo, si su objetivo es reunir a todos sus empleados para discutir decisiones importantes o políticas de la empresa, debe organizar una AGM virtual, o si desea lanzar un nuevo producto, debe organizar un Lanzamiento de producto virtual.

Sin embargo, una excelente plataforma de eventos virtuales puede albergar todo tipo de eventos virtuales, ya sea una feria comercial virtual, una exposición virtual, una conferencia virtual, una reunión virtual o cualquier otro formato.

3. Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada

Debe ser muy cuidadoso al optar por un proveedor de lugar virtual para su evento en línea. Una plataforma avanzada de eventos virtuales puede brindarle todas las facilidades innovadoras para garantizar el éxito de su evento virtual.

Un proveedor de lugares virtuales de primer nivel como Dreamcast cuenta con los recursos necesarios con las siguientes herramientas. Por lo tanto, asegúrese de que su plataforma de eventos virtuales le brinde todos estos servicios.

• Excelentes instalaciones de personalización

• Diseños de marca de primer nivel

• Oportunidades de patrocinio eficientes

• Herramientas de red innovadoras

• Ludificación divertida

• Recopilación y análisis de datos de eventos valiosos

• Compatibilidad con dispositivos dinámicos

• Soporte de back-end adecuado

• Herramientas efectivas de participación

• Potente navegación

• Experiencia de usuario brillante

• ¡Y mucho más!

4. Sea inteligente al elegir la línea de tiempo

Elegir la línea de tiempo adecuada para su evento en línea juega un papel muy importante para garantizar su éxito. Incluye todo, como la fecha, la hora, el horario y la agenda de las sesiones de su evento.

Asegúrese de que la fecha o semana del evento que decida no coincida con ningún otro evento esencial, ya que si lo hace, su público objetivo podría dividirse y su atención también. Elegir una línea de tiempo efectiva también significa decidir el punto correcto para comercializar y promocionar su evento virtual para reunir la mayor cantidad de registros posible, según su tipo de evento.

5. Implementar estrategias extensivas de marketing y promoción

Comienza a promocionar tu evento virtual a través de diferentes estrategias y utiliza tantos canales como sea posible. El Social Media Marketing está ganando cada vez más predominio en el ámbito de las estrategias de marketing, ya que casi todo su público objetivo está presente en estas plataformas.

Puede realizar concursos en las redes sociales para promocionar su evento virtual y generar expectación antes de que llegue el gran día. Sin embargo, no olvide la eficacia de herramientas como el marketing por correo electrónico y el boca a boca.

6. Garantice excelentes herramientas de participación

Con el cambio a las plataformas de eventos virtuales, tenemos la oportunidad de utilizar innumerables herramientas de participación que garantizan de manera efectiva la calidad de la experiencia del evento de los asistentes.

Existen formas dinámicas a través de las cuales puede cautivar la atención de sus participantes y mantenerlos comprometidos durante su evento virtual. Las siguientes son algunas de las mejores herramientas de participación proporcionadas por Dreamcast:

• Juegos como búsquedas del tesoro virtuales, sala de escape virtual, crucigrama virtual, tic-tac-toe, etc.

• Elementos interactivos como audio, video y chat de texto 1: 1, discusiones grupales

• Salas de reuniones atractivas

• Elementos de patrocinio como comidas patrocinadas, café, bolsas de regalos, descansos de entretenimiento, etc.

• Experiencia 3D inmersiva

• Herramientas de medios digitales como los muros sociales, muros de firmas, fotomatones, etc.

• Efectos de audio como aplausos y pitidos

• Reacciones como pulgares arriba, emoticonos, aplausos, manos levantadas, etc.

• Más instalaciones interactivas como encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, concursos, cuestionarios, trivia, etc.

• Imágenes HD, documentos y videos en cabinas virtuales para que sus asistentes se informen

• Ventanas emergentes de notificación para mantenerlos actualizados sobre la agenda

• Concursos de redes sociales e integración.

• ¡Y muchos más!

7. Haz que todo el contenido significativo esté disponible

Sus asistentes esperarían tener acceso a todo el contenido importante de su evento virtual. Por lo tanto, asegúrese de que sus asistentes reciban todos los datos e información vitales a través de la plataforma de eventos virtuales.

Por ejemplo, proporcione a sus participantes un documento adecuado para el cronograma y la agenda del evento, presentaciones, tarjetas de presentación de los participantes, folletos con detalles de productos, etc.

8. Proporcione oportunidades de networking relevantes

Cualquier participante virtual de su evento en línea sin duda esperaría aumentar su alcance y generar contactos útiles, ya sean patrocinadores, expositores, oradores o la audiencia. Un hecho importante a tener en cuenta es que la satisfacción de sus asistentes es un factor valioso en el resultado y el rendimiento de su evento virtual.

Por lo tanto, asegúrese de brindarles a sus asistentes las oportunidades adecuadas para establecer contactos. Esta práctica no solo los mantendrá comprometidos, sino que también elevará el valor de su evento virtual. Las siguientes son algunas de las principales herramientas de networking que ofrecen las plataformas de eventos virtuales:

• Salón de networking virtual

• Salas de reuniones virtuales

• Emparejamiento de IA

• Filtros de búsqueda avanzada

• Programadores de reuniones B2B

• Pausas de café virtuales

• Mesas de red

• Interacción 1:1 y discusiones grupales

• y mucho más

9. Trae patrocinadores valiosos a bordo

La incorporación de excelentes elementos de patrocinio no solo puede aumentar el valor de su evento virtual, sino también mejorar la experiencia del evento de los participantes. Incluir patrocinios eficientes funciona de manera excelente tanto para las partes, ya sean los patrocinadores como los organizadores.

Por lo tanto, traiga patrocinadores valiosos a bordo y bríndeles un valor digno en su evento en línea. Las siguientes son algunas de las mejores ideas de patrocinio para intensificar su evento virtual:

• Sesiones de improvisación patrocinadas

• comidas patrocinadas

• Botines patrocinados

• juegos patrocinados

• fotomatón patrocinado

• hora feliz patrocinada

• Descansos de entretenimiento patrocinados

• café patrocinado

• concursos patrocinados

• Seminarios web patrocinados y discusiones grupales

10. Recopile los comentarios de los asistentes

Comprender la experiencia y la perspectiva de sus asistentes es muy importante para comprender la eficacia de su evento virtual. Además, recopilar comentarios e información de la audiencia se ha vuelto más fácil que nunca, ya que todo está disponible en formato digital.

Puede proporcionarles formularios de comentarios en la propia plataforma y lograr el objetivo de recopilar datos valiosos. Por lo tanto, no olvide acumular los comentarios de sus asistentes después del evento.

¡Un punto de bonificación!

Una plataforma integral de eventos virtuales le proporciona todos los datos del evento de principio a fin. No solo los datos, sino que también obtiene informes y análisis útiles sobre su evento virtual.

Por lo tanto, utilice estos datos proporcionados para analizar la eficacia de las estrategias y actividades de su evento. Esta práctica no solo lo ayudará a determinar el éxito de su evento, sino que también lo guiará durante el proceso de planificación y ejecución de sus futuros Eventos Virtuales.

¿Busca una solución integral para organizar un evento virtual exitoso? ¡Dreamcast te respalda! Contáctenos y reserve una demostración ahora.