Événement virtuel : meilleures pratiques et outils

Publié: 2022-04-12

Une plate-forme complète d'événements virtuels vous fournit toutes les données de l'événement du début à la fin. Non seulement les données, mais vous obtenez également des rapports et des analyses utiles sur votre événement virtuel. Alors, utilisez ces données pour analyser l'efficacité de vos stratégies et activités événementielles. Cette pratique vous aidera non seulement à déterminer le succès de votre événement, mais également à vous guider lors du processus de planification et d'exécution de vos futurs événements virtuels.

Au cours des derniers mois, nous avons observé un changement dynamique dans le paradigme des événements. Les choses ont radicalement changé dans l'industrie en raison de la pandémie de Covid-19. Le monde évolue désormais en ligne, tout comme l'industrie de l'événementiel.

Après avoir enduré d'innombrables difficultés, les experts en planification d'événements ont proposé le concept de technologie événementielle pour lutter contre les difficultés créées par une pandémie mondiale. Qu'il s'agisse de conférences, de réunions et de sommets notables de votre organisation ou d'événements tels que des remises de prix, des expositions et des lancements de produits, chaque type d'événement est désormais possible sur des plateformes d'événements virtuels avancées.

Bien que tout ce concept puisse sembler bizarre, le fait est que les organisateurs et les hôtes ont été témoins d'une augmentation inégalée des inscriptions aux événements depuis que les événements sont passés au virtuel.

Cependant, ce mélange d'événement et de technologie gagne en prévalence pour de nombreuses raisons. Et l'une des principales raisons est que vous pouvez instantanément attirer un public mondial en organisant des événements virtuels contrairement aux événements physiques.

Le virage virtuel de l'industrie de l'événementiel a ses propres avantages et inconvénients, mais les outils et pratiques innovants introduits par les plateformes d'événements virtuels s'efforcent de résister à toutes les complexités possibles de la manière la plus efficace.

Dans cet article de blog, nous explorerons certaines des meilleures pratiques et outils pour assurer le succès de votre événement virtuel. Avant cela, comprenons l'essence d'un événement virtuel.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Un événement virtuel est simplement la reproduction d'un événement sur place représenté sur un lieu virtuel à l'aide de diverses avancées technologiques. Vos participants peuvent assister virtuellement à l'événement depuis leurs sites distants, sans que vous ayez à organiser les ressources et les installations nécessaires à un événement physique.

Une plate-forme complète d'événements virtuels vous permet de mettre en place un événement virtuel immersif avec divers outils et éléments. Des fonctionnalités interactives et attrayantes aux outils de réseautage et de parrainage efficaces, tout est mis à votre disposition, ainsi qu'à vos participants, à l'aide d'un lieu virtuel.

Les événements virtuels se sont énormément améliorés au cours des dernières années et ne feront que croître. Par conséquent, il est important de comprendre les pratiques les plus importantes qui peuvent faire passer votre événement virtuel au niveau supérieur.

Meilleures pratiques et outils pour organiser un événement virtuel réussi

Suivez les pratiques suivantes pour organiser et exécuter un événement virtuel efficace.

1. Définissez votre objectif et votre objectif

Prédéfinissez votre objectif et votre raison d'être derrière la planification d'un événement virtuel. En plus de décider de l'objectif fondamental de votre événement, divisez-le également en différentes minutes.

Suivre cette pratique vous aidera non seulement à comprendre les différents aspects de votre événement, mais également à assurer son bon déroulement et son exécution. Reportez-vous aux exemples de questions suivants pour obtenir une meilleure perception de vos objectifs :

Pourquoi souhaitez-vous organiser cet événement ?
Que souhaitez-vous obtenir de cet événement ?
Quel est votre public cible ?
Quelles sont les stratégies de marketing et de promotion que vous souhaitez inclure dans l'événement virtuel ?
Quels sont les outils d'engagement que vous souhaitez utiliser lors de l'événement ?
Quels conférenciers comptez-vous inclure dans vos sessions événementielles ?

En vous posant les questions suivantes, vous pourrez mieux organiser les ressources et les éléments nécessaires pour organiser l'événement virtuel.

2. Décidez du type de votre événement virtuel

Un événement virtuel est un terme très large qui inclut diverses formes et formats d'événements. Par conséquent, choisissez le type d'événement virtuel le plus approprié en fonction de vos objectifs et de la raison d'être de l'événement.

Par exemple, si votre objectif est de réunir tous vos employés pour discuter des décisions importantes ou des politiques de l'entreprise, vous devez organiser une assemblée générale annuelle virtuelle, ou si vous souhaitez lancer un nouveau produit, vous devez organiser un lancement de produit virtuel.

Cependant, une excellente plateforme d'événements virtuels peut héberger tous les types d'événements virtuels, qu'il s'agisse d'un salon virtuel, d'une exposition virtuelle, d'une conférence virtuelle, d'une réunion virtuelle ou de tout autre format.

3. Choisissez la bonne plateforme d'événements virtuels

Vous devez être très réfléchi lorsque vous optez pour un fournisseur de lieu virtuel pour votre événement en ligne. Une plateforme d'événement virtuel avancée peut vous fournir toutes les installations innovantes pour assurer le succès de votre événement virtuel.

Un fournisseur de sites virtuels de premier ordre comme Dreamcast dispose de ressources suffisantes avec les outils suivants. Alors, assurez-vous que votre plateforme d'événements virtuels vous rend tous ces services.

Excellentes installations de personnalisation
Conceptions de marque de premier ordre
Opportunités de parrainage efficaces
Des outils de mise en réseau innovants
Ludification amusante
Collecte et analyse précieuses de données sur les événements
Prise en charge dynamique des appareils
Prise en charge correcte du backend
Des outils d'engagement efficaces
Navigation puissante
Expérience utilisateur brillante
Et beaucoup plus!

4. Soyez intelligent lors du choix de la chronologie

Choisir le bon calendrier pour votre événement en ligne joue un rôle énorme dans la garantie de son succès. Il comprend tout comme la date, l'heure, le calendrier et l'ordre du jour de vos sessions d'événement.

Assurez-vous que la date ou la semaine de l'événement que vous décidez n'entre pas en conflit avec un autre événement essentiel, car si c'était le cas, votre public cible pourrait être divisé et son attention aussi. Choisir un calendrier efficace signifie également décider du bon moment pour commercialiser et promouvoir votre événement virtuel afin de recueillir autant d'inscriptions que possible, en fonction de votre type d'événement.

5. Mettre en œuvre de vastes stratégies de marketing et de promotion

Commencez à promouvoir votre événement virtuel à travers différentes stratégies et utilisez autant de canaux que possible. Le marketing des médias sociaux gagne de plus en plus en importance dans le domaine des stratégies marketing, car la quasi-totalité de votre public cible est présente sur ces plateformes.

Vous pouvez organiser des concours sur les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement virtuel et créer le buzz avant le grand jour. Cependant, n'oubliez pas l'efficacité d'outils tels que le marketing par e-mail et le bouche-à-oreille.

6. Garantir d'excellents outils d'engagement

Avec le passage aux plateformes d'événements virtuels, nous avons la possibilité d'utiliser d'innombrables outils d'engagement qui garantissent efficacement la qualité de l'expérience événementielle de vos participants.

Il existe des moyens dynamiques par lesquels vous pouvez capter l'attention de vos participants et les maintenir engagés tout au long de votre événement virtuel. Voici quelques-uns des meilleurs outils d'engagement fournis par Dreamcast :

Des jeux comme les chasses au trésor virtuelles, la salle d'évasion virtuelle, les mots croisés virtuels, le tic-tac-toe, etc.
Éléments interactifs tels que le chat audio, vidéo et textuel 1: 1, les discussions de groupe
Engager des salles de sous-commission
Les éléments de parrainage tels que les repas sponsorisés, le café, les sacs cadeaux, les pauses de divertissement, etc.
Expérience 3D immersive
Des outils médiatiques numériques comme les murs sociaux, les murs de signature, les photomatons, etc.
Effets audio comme des applaudissements et des hululements
Des réactions comme des pouces vers le haut, des émoticônes, des applaudissements, des mains levées, etc.
Des installations plus interactives comme des sondages en direct, des sessions de questions-réponses, des concours, des quiz, des anecdotes, etc.
Images, documents et vidéos HD sur des stands virtuels pour que vos participants s'informent
Pop-ups de notification pour les tenir informés de l'ordre du jour
Concours et intégration sur les réseaux sociaux
Et beaucoup plus!

7. Rendre disponible tout le contenu significatif

Vos participants s'attendent à avoir accès à tout le contenu important de votre événement virtuel. Par conséquent, assurez-vous que vos participants reçoivent toutes les données et informations vitales sur la plate-forme d'événement virtuel.

Par exemple, facilitez vos participants avec un document approprié pour le calendrier et l'ordre du jour de l'événement, des présentations, des cartes de visite des participants, des brochures sur les détails des produits, etc.

8. Offrir des opportunités de réseautage pertinentes

Tout participant virtuel à votre événement en ligne s'attendrait certainement à augmenter sa portée et à générer des pistes utiles, qu'il s'agisse des sponsors, des exposants, des conférenciers ou du public. Un fait important à noter est que la satisfaction de vos participants est un facteur précieux dans le résultat et la performance de votre événement virtuel.

Par conséquent, assurez-vous de fournir à vos participants des opportunités de réseautage appropriées. Cette pratique les maintiendra non seulement engagés, mais augmentera également la valeur de votre événement virtuel. Voici quelques-uns des meilleurs outils de mise en réseau rendus par les plateformes d'événements virtuels :

Salon de réseautage virtuel
Salles de sous-commission virtuelles
Matchmaking IA
Filtres de recherche avancés
Planificateurs de réunions B2B
Pauses café virtuelles
Tableaux de mise en réseau
Interaction 1:1 et discussions de groupe
et beaucoup plus

9. Amenez de précieux sponsors à bord

L'intégration d'excellents éléments de parrainage peut non seulement augmenter la valeur de votre événement virtuel, mais également améliorer l'expérience de l'événement de vos participants. Inclure des parrainages efficaces fonctionne parfaitement pour les deux parties, que ce soit les sponsors ou les organisateurs.

Par conséquent, amenez de précieux sponsors à bord et offrez-leur une valeur digne de votre événement en ligne. Voici quelques-unes des meilleures idées de parrainage pour intensifier votre événement virtuel :

Jam sessions sponsorisées
Repas sponsorisés
Swags sponsorisés
Jeux sponsorisés
Photomaton sponsorisé
Happy hour sponsorisé
Pauses de divertissement sponsorisées
Café sponsorisé
Concours sponsorisés
Webinaires sponsorisés et discussions de groupe

10. Recueillez les commentaires des participants

Comprendre l'expérience et la perspective de vos participants est très important pour comprendre l'efficacité de votre événement virtuel. De plus, la collecte des commentaires et des informations du public est devenue plus facile que jamais, car tout est disponible au format numérique.

Vous pouvez leur fournir des formulaires de commentaires sur la plate-forme elle-même et atteindre l'objectif de collecter des données précieuses. Par conséquent, n'oubliez pas de recueillir les commentaires de vos participants après l'événement.

Un point bonus !

Alors, utilisez ces données fournies pour analyser l'efficacité de vos stratégies et activités événementielles. Cette pratique vous aidera non seulement à déterminer le succès de votre événement, mais également à vous guider lors du processus de planification et d'exécution de vos futurs événements virtuels.

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