حدث افتراضي: أفضل الممارسات والأدوات

توفر لك منصة الأحداث الافتراضية الشاملة جميع بيانات الحدث من البداية إلى النهاية. لا يقتصر الأمر على البيانات فحسب ، بل تحصل أيضًا على تقارير وتحليلات مفيدة حول حدثك الافتراضي. لذلك ، استخدم هذه البيانات لتحليل فعالية استراتيجيات وأنشطة الحدث الخاص بك. لن تساعدك هذه الممارسة في تحديد نجاح حدثك فحسب ، بل ستوجهك أيضًا أثناء عملية التخطيط والتنفيذ لأحداثك الافتراضية المستقبلية.

خلال الأشهر القليلة الماضية ، لاحظنا تحولًا ديناميكيًا في نموذج الأحداث. لقد تغيرت الأمور بشكل جذري في الصناعة كنتيجة سلبية لوباء Covid-19. يتحرك العالم الآن عبر الإنترنت وكذلك صناعة الأحداث.

بعد مواجهة صعوبات لا حصر لها ، توصل خبراء تخطيط الأحداث إلى مفهوم تكنولوجيا الأحداث لمكافحة المصاعب التي تسببها جائحة عالمي. سواء كانت المؤتمرات والاجتماعات والقمم البارزة لمؤسستك أو الأحداث مثل عروض الجوائز والمعارض وإطلاق المنتجات ، أصبح كل نوع من الأحداث ممكنًا الآن عبر منصات الأحداث الافتراضية المتقدمة.

على الرغم من أن هذا المفهوم برمته قد يبدو غريبًا ، إلا أن الحقيقة هي أن المنظمين والمضيفين شهدوا زيادة لا مثيل لها في تسجيلات الأحداث منذ أن تحولت الأحداث إلى افتراضية.

ومع ذلك ، فإن هذا المزيج من الحدث والتكنولوجيا يكتسب انتشارًا لأسباب عديدة. وأحد الأسباب الرئيسية هو أنه يمكنك جذب جمهور عالمي على الفور من خلال استضافة أحداث افتراضية على عكس الأحداث المادية.

للتحول الافتراضي في صناعة الأحداث إيجابيات وسلبيات خاصة به ، لكن الأدوات والممارسات المبتكرة التي تقدمها منصات الأحداث الافتراضية تسعى جاهدة لمقاومة جميع التعقيدات الممكنة بأكثر الطرق فعالية.

في منشور المدونة هذا ، سوف نستكشف بعضًا من أفضل الممارسات والأدوات لضمان نجاح الحدث الافتراضي الخاص بك. قبل ذلك ، دعونا نفهم جوهر الحدث الافتراضي.

ما هو الحدث الافتراضي؟

الحدث الافتراضي هو ببساطة تكرار لحدث في الموقع يتم تمثيله على مكان افتراضي بمساعدة التطورات التكنولوجية المختلفة. يمكن للمشاركين حضور الحدث افتراضيًا في مواقعهم البعيدة ، دون الحاجة إلى ترتيب أي موارد ومرافق كانت لازمة في حدث مادي.

يمكّنك النظام الأساسي الشامل للحدث الافتراضي من إعداد حدث افتراضي غامر باستخدام أدوات وعناصر مختلفة. من الميزات التفاعلية والجذابة إلى أدوات التواصل والرعاية الفعالة ، يتم توفير كل شيء لك ولحضور الحاضرين بمساعدة مكان افتراضي.

لقد تحسنت الأحداث الافتراضية بشكل كبير في السنوات القليلة الماضية وسوف تنمو فقط. لذلك ، من المهم فهم أهم الممارسات التي يمكن أن تنقل الحدث الافتراضي الخاص بك إلى المستوى التالي.

أفضل الممارسات والأدوات لاستضافة حدث افتراضي ناجح

اتبع الممارسات التالية لتنظيم وتنفيذ حدث افتراضي فعال.

1. تحديد هدفك والغرض

حدد مسبقًا هدفك والغرض من التخطيط لحدث افتراضي. جنبًا إلى جنب مع تحديد الهدف الأساسي لحدثك ، قم أيضًا بتقسيمه إلى دقائق مختلفة.

لن يساعدك اتباع هذه الممارسة في فهم الجوانب المختلفة لحدثك فحسب ، بل يضمن أيضًا انسيابها وتنفيذها بسلاسة. ارجع إلى أمثلة الأسئلة التالية للحصول على تصور أفضل لأهدافك:

• لماذا تريد استضافة هذا الحدث؟

• ما الذي تتمنى تحقيقه من هذا الحدث؟

• ما هو جمهورك المستهدف؟

• ما هي استراتيجيات التسويق والترويج التي ترغب في تضمينها في الحدث الافتراضي؟

• ما هي أدوات المشاركة التي تريد استخدامها في الحدث؟

• ما المتحدثين الذين تهدف إلى تضمينهم في جلسات الحدث الخاص بك؟

سيساعدك طرح الأسئلة التالية على نفسك في ترتيب الموارد والعناصر المطلوبة لاستضافة الحدث الافتراضي.

2. حدد نوع الحدث الافتراضي الخاص بك

الحدث الافتراضي هو مصطلح واسع جدًا يتضمن أشكالًا وتنسيقات مختلفة للأحداث. لذلك ، اختر أنسب نوع من الأحداث الافتراضية بناءً على أهدافك والغرض من استضافة الحدث.

على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو جمع جميع موظفيك معًا لمناقشة القرارات المهمة أو سياسات الشركة ، فيجب عليك استضافة اجتماع الجمعية العمومية الافتراضية ، أو إذا كنت ترغب في إطلاق منتج جديد ، فيجب أن تستضيف إطلاقًا افتراضيًا للمنتج.

ومع ذلك ، يمكن لمنصة الحدث الافتراضية الممتازة استضافة جميع أنواع الأحداث الافتراضية ، سواء كانت معرضًا تجاريًا افتراضيًا أو معرضًا افتراضيًا أو مؤتمرًا افتراضيًا أو اجتماعًا افتراضيًا أو أي تنسيق آخر.

3. اختر النظام الأساسي المناسب للحدث الظاهري

يجب أن تكون مدروسًا للغاية أثناء اختيار مزود مكان افتراضي لحدثك عبر الإنترنت. يمكن لمنصة الحدث الافتراضية المتقدمة أن توفر لك جميع التسهيلات المبتكرة لضمان نجاح الحدث الافتراضي الخاص بك.

مزود مكان افتراضي من الدرجة الأولى مثل Dreamcast مزود بموارد جيدة بالأدوات التالية. لذلك ، تأكد من أن منصة الأحداث الافتراضية الخاصة بك تقدم لك كل هذه الخدمات.

• مرافق تخصيص ممتازة

• تصاميم ذات علامات تجارية من الدرجة الأولى

• فرص رعاية فعالة

• أدوات الشبكات المبتكرة

• متعة اللعب

• جمع وتحليلات بيانات الأحداث القيمة

• دعم الجهاز الديناميكي

• دعم الخلفية المناسب

• أدوات المشاركة الفعالة

• التنقل القوي

• تجربة مستخدم رائعة

• والكثير!

4. كن ذكيًا أثناء اختيار الجدول الزمني

يلعب اختيار الجدول الزمني المناسب لحدثك عبر الإنترنت دورًا كبيرًا في ضمان نجاحه. يتضمن كل شيء مثل التاريخ والوقت والجدول الزمني وجدول أعمال جلسات الحدث الخاص بك.

تأكد من أن تاريخ الحدث أو الأسبوع الذي تقرره لا يتعارض مع أي حدث أساسي آخر كما لو كان كذلك ، فقد ينقسم جمهورك المستهدف وكذلك انتباههم. يعني اختيار جدول زمني فعال أيضًا تحديد النقطة المناسبة للتسويق والترويج لحدثك الافتراضي لجمع أكبر عدد ممكن من التسجيلات ، بناءً على نوع الحدث الخاص بك.

5. تنفيذ استراتيجيات التسويق والترويج واسعة النطاق

ابدأ في الترويج لحدثك الافتراضي من خلال استراتيجيات مختلفة واستفد من أكبر عدد ممكن من القنوات. يكتسب التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي انتشارًا متزايدًا في مجال استراتيجيات التسويق حيث يتواجد كل جمهورك المستهدف تقريبًا عبر هذه المنصات.

يمكنك إجراء مسابقات على وسائل التواصل الاجتماعي للترويج لحدثك الافتراضي وخلق ضجة قبل حلول اليوم الكبير. ومع ذلك ، لا تنس فعالية أدوات مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني والكلمات الشفهية.

6. ضمان أدوات مشاركة ممتازة

مع التحول إلى منصات الأحداث الافتراضية ، نحصل على فرصة للاستفادة من عدد لا يحصى من أدوات المشاركة التي تضمن بشكل فعال جودة تجربة الحدث للحاضرين.

هناك طرق ديناميكية يمكنك من خلالها جذب انتباه المشاركين وإبقائهم متفاعلين طوال الحدث الافتراضي الخاص بك. فيما يلي بعض من أفضل أدوات المشاركة التي يوفرها Dreamcast:

• ألعاب مثل عمليات البحث عن الزبال الافتراضية ، وغرفة الهروب الافتراضية ، والكلمات المتقاطعة الافتراضية ، و tic-tac-toe ، وما إلى ذلك.

• عناصر تفاعلية مثل 1: 1 صوت وفيديو ودردشة نصية ومناقشات جماعية

• إشراك غرف الاستراحة

• عناصر الرعاية مثل وجبات الطعام ، والقهوة ، وأكياس الهدايا ، والإجازات الترفيهية ، وما إلى ذلك.

• تجربة ثلاثية الأبعاد غامرة

• أدوات الوسائط الرقمية مثل الجدران الاجتماعية والجدران المميزة وأكشاك الصور وما إلى ذلك.

• المؤثرات الصوتية مثل صوت التصفيق والصياح

• ردود الفعل مثل الإبهام ، والمشاعر ، والتصفيق ، ورفع اليدين ، وما إلى ذلك.

• المزيد من المرافق التفاعلية مثل الاستطلاعات الحية وجلسات الأسئلة والأجوبة والمسابقات والاختبارات والتوافه وما إلى ذلك.

• صور عالية الدقة ووثائق ومقاطع فيديو في أكشاك افتراضية ليطلع عليها الحاضرون أنفسهم

• النوافذ المنبثقة إعلام لإبقائهم على اطلاع دائم حول جدول الأعمال

• مسابقات التواصل الاجتماعي والتكامل

• و أكثر من ذلك بكثير!

7. اجعل كل المحتوى المهم متاحًا

يتوقع الحاضرون الوصول إلى كل المحتوى المهم للحدث الافتراضي الخاص بك. لذلك ، تأكد من تزويد الحاضرين بجميع البيانات والمعلومات الحيوية عبر منصة الحدث الافتراضية.

على سبيل المثال ، قم بتيسير المشاركين باستخدام مستند مناسب لجدول الأحداث وجدول الأعمال ، والعروض التقديمية ، وبطاقات عمل المشاركين ، والكتيبات الخاصة بتفاصيل المنتج ، وما إلى ذلك.

8. توفير فرص الشبكات ذات الصلة

من المؤكد أن أي مشارك افتراضي في حدثك عبر الإنترنت يتوقع زيادة وصوله وإنشاء خيوط مفيدة ، سواء كان ذلك من الرعاة أو العارضين أو المتحدثين أو الجمهور. هناك حقيقة مهمة يجب ملاحظتها وهي أن رضا الحاضرين يعد عاملاً قيمًا في نتيجة وأداء الحدث الافتراضي الخاص بك.

لذلك ، تأكد من تزويد الحاضرين بفرص التواصل المناسبة. لن تحافظ هذه الممارسة على تفاعلهم فحسب ، بل سترفع أيضًا من قيمة حدثك الافتراضي. فيما يلي بعض أفضل أدوات الشبكات التي تقدمها منصات الأحداث الافتراضية:

• صالة الشبكات الافتراضية

• غرف استراحة افتراضية

• التوفيق بين الذكاء الاصطناعي

• مرشحات البحث المتقدم

• جدولة اجتماعات B2B

• استراحات القهوة الافتراضية

• جداول الشبكات

• تفاعل بنسبة 1: 1 ومناقشات جماعية

• وأكثر بكثير

9. جلب الرعاة القيمين إلى مجلس الإدارة

لا يؤدي دمج عناصر رعاية ممتازة إلى زيادة قيمة الحدث الافتراضي فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تعزيز تجربة الحدث للمشاركين. بما في ذلك الرعاية الفعالة يعمل بشكل ممتاز لكلا الطرفين سواء كان الرعاة أو المنظمين.

لذلك ، قم بإحضار رعاة قيمين على متن الطائرة ووفر لهم قيمة جديرة بالاهتمام في حدثك عبر الإنترنت. فيما يلي بعض أفضل أفكار الرعاية لتكثيف حدثك الافتراضي:

• جلسات مربى برعاية

• وجبات برعاية

• سوجس برعاية

• الألعاب الدعائية

• كشك تصوير برعاية

• برعاية ساعة سعيدة

• استراحات ترفيهية برعاية

• قهوة برعاية

• مسابقات برعاية

• ندوات عبر الإنترنت ومناقشات جماعية برعاية

10. اجمع ملاحظات الحاضرين

يعد فهم تجربة الحضور ومنظورهم أمرًا مهمًا للغاية لفهم فعالية الحدث الافتراضي الخاص بك. أيضًا ، أصبح جمع تعليقات الجمهور والرؤى أسهل من أي وقت مضى حيث أصبح كل شيء متاحًا بتنسيق رقمي.

يمكنك تزويدهم بنماذج التعليقات على المنصة نفسها وتحقيق هدف جمع البيانات القيمة. ومن ثم ، لا تنسَ تجميع ملاحظات الحاضرين بعد الحدث.

نقطة مكافأة!

توفر لك منصة الأحداث الافتراضية الشاملة جميع بيانات الحدث من البداية إلى النهاية. لا يقتصر الأمر على البيانات فحسب ، بل تحصل أيضًا على تقارير وتحليلات مفيدة حول الحدث الافتراضي الخاص بك.

لذلك ، استخدم هذه البيانات المقدمة لتحليل فعالية استراتيجيات وأنشطة الحدث الخاص بك. لن تساعدك هذه الممارسة في تحديد نجاح حدثك فحسب ، بل ستوجهك أيضًا أثناء عملية التخطيط والتنفيذ لأحداثك الافتراضية المستقبلية.

هل تبحث عن حل شامل لاستضافة حدث افتراضي ناجح؟ Dreamcast ظهرك! اتصل بنا وحجز عرضًا الآن.