Evento virtual: melhores práticas e ferramentas

Uma plataforma de evento virtual abrangente fornece todos os dados do evento do início ao fim. Não apenas os dados, mas você também obtém relatórios e análises úteis sobre seu evento virtual. Portanto, use esses dados para analisar a eficácia das estratégias e atividades do seu evento. Essa prática não apenas o ajudará a determinar o sucesso do seu evento, mas também o orientará durante o processo de planejamento e execução de seus futuros eventos virtuais.

Nos últimos meses, observamos uma mudança dinâmica no paradigma dos acontecimentos. As coisas mudaram drasticamente na indústria como uma consequência adversa da pandemia de Covid-19. O mundo agora está se movendo online e o mesmo acontece com a indústria de eventos.

Depois de enfrentar inúmeras dificuldades, os especialistas em planejamento de eventos criaram o conceito de tecnologia de eventos para combater as dificuldades criadas por uma pandemia global. Sejam as notáveis ​​conferências, reuniões e cúpulas de sua organização ou eventos como premiações, exposições e lançamentos de produtos, todo tipo de evento agora é possível em plataformas avançadas de eventos virtuais.

Embora todo esse conceito possa parecer bizarro, o fato é que organizadores e anfitriões testemunharam um aumento inigualável nas inscrições de eventos desde que os eventos mudaram para o virtual.

No entanto, essa mistura de evento e tecnologia está ganhando prevalência por muitas razões. E uma das principais razões é que você pode atrair instantaneamente um público global hospedando eventos virtuais, diferentemente dos eventos físicos.

A mudança virtual da indústria de eventos tem seus próprios prós e contras, mas as ferramentas e práticas inovadoras introduzidas pelas plataformas de eventos virtuais estão se esforçando para resistir a todos os meandros possíveis da maneira mais eficiente.

Nesta postagem do blog, exploraremos algumas das melhores práticas e ferramentas para garantir o sucesso do seu evento virtual. Antes disso, vamos compreender a essência de um Evento Virtual.

O que é um evento virtual?

Um evento virtual é simplesmente a replicação de um evento no local representado em um local virtual com a ajuda de vários avanços tecnológicos. Seus participantes podem participar do evento virtualmente com seus locais remotos, sem que você precise providenciar os recursos e instalações necessários em um evento físico.

Uma plataforma abrangente de eventos virtuais permite que você configure um evento virtual imersivo com várias ferramentas e elementos. De recursos interativos e envolventes a ferramentas eficientes de networking e patrocínio, tudo é disponibilizado para você e seus participantes com a ajuda de um local virtual.

Os Eventos Virtuais melhoraram imensamente nos últimos anos e só vão crescer. Portanto, é importante entender as práticas mais importantes que podem levar seu evento virtual ao próximo nível.

Práticas recomendadas e ferramentas para hospedar um evento virtual de sucesso

Siga as práticas a seguir para organizar e executar um evento virtual eficiente.

1. Defina seu objetivo e propósito

Predefina seu objetivo e propósito por trás do planejamento de um evento virtual. Além de decidir o objetivo fundamental do seu evento, também o divida em diferentes minutos.

Seguir essa prática não apenas ajudará você a entender vários aspectos do seu evento, mas também garantirá seu fluxo e execução suaves. Consulte as seguintes perguntas de exemplo para obter uma melhor percepção de seus objetivos:

• Por que você quer sediar este evento?

• O que você deseja alcançar com este evento?

• Qual é o seu público-alvo?

• Quais são as estratégias de marketing e promocionais que você deseja incluir no evento virtual?

• Quais são as ferramentas de engajamento que você deseja usar no evento?

• Quais palestrantes você pretende incluir nas sessões do seu evento?

Fazer a si mesmo as seguintes perguntas o ajudará a organizar ainda mais os recursos e elementos necessários para sediar o evento virtual.

2. Decida o tipo de seu evento virtual

Um evento virtual é um termo muito amplo que inclui várias formas e formatos de eventos. Portanto, escolha o tipo de evento virtual mais adequado com base em seus objetivos e propósito por trás da realização do evento.

Por exemplo, se seu objetivo é reunir todos os seus funcionários para discutir decisões importantes ou políticas da empresa, você deve organizar uma AGM virtual ou, se quiser lançar um novo produto, deve hospedar um lançamento de produto virtual.

No entanto, uma excelente plataforma de eventos virtuais pode hospedar todos os tipos de eventos virtuais, seja uma feira virtual, exposição virtual, conferência virtual, reunião virtual ou qualquer outro formato.

3. Escolha a plataforma certa para eventos virtuais

Você tem que ser muito atencioso ao optar por um provedor de local virtual para o seu evento online. Uma plataforma avançada de eventos virtuais pode fornecer todas as facilidades inovadoras para garantir o sucesso do seu evento virtual.

Um provedor de local virtual de alto nível, como o Dreamcast, tem bons recursos com as seguintes ferramentas. Portanto, certifique-se de que sua plataforma de eventos virtuais lhe preste todos esses serviços.

• Excelentes facilidades de personalização

• Designs de marca de alto nível

• Oportunidades eficientes de patrocínio

• Ferramentas de rede inovadoras

• Gamificação divertida

• Coleta e análise de dados de eventos valiosos

• Suporte a dispositivos dinâmicos

• Suporte de back-end adequado

• Ferramentas de engajamento eficazes

• Navegação poderosa

• Experiência de usuário brilhante

• E muito mais!

4. Seja esperto ao escolher a linha do tempo

Escolher o cronograma certo para o seu evento online desempenha um papel importante para garantir seu sucesso. Inclui tudo, como data, hora, programação e agenda das sessões do seu evento.

Certifique-se de que a data ou a semana do evento que você decidir não colida com nenhum outro evento essencial, pois se isso acontecer, seu público-alvo pode ficar dividido e a atenção deles também. Escolher um cronograma eficaz também significa decidir o ponto certo para comercializar e promover seu evento virtual para reunir o maior número possível de inscrições, com base no seu tipo de evento.

5. Implementar estratégias de marketing e promocionais abrangentes

Comece a divulgar seu evento virtual por meio de diferentes estratégias e utilize o maior número de canais possível. O Social Media Marketing está ganhando cada vez mais prevalência na esfera das estratégias de marketing, pois quase todo o seu público-alvo está presente nessas plataformas.

Você pode realizar concursos de mídia social para promover seu evento virtual e criar buzz antes do grande dia chegar. No entanto, não se esqueça da eficácia de ferramentas como e-mail marketing e boca a boca.

6. Garanta excelentes ferramentas de engajamento

Com a mudança para plataformas de eventos virtuais, temos a oportunidade de fazer uso de inúmeras ferramentas de engajamento que efetivamente garantem a qualidade da experiência do evento de seus participantes.

Existem maneiras dinâmicas pelas quais você pode cativar a atenção de seus participantes e mantê-los engajados durante todo o evento virtual. A seguir estão algumas das melhores ferramentas de engajamento fornecidas pelo Dreamcast:

• Jogos como gincanas virtuais, sala de fuga virtual, palavras cruzadas virtuais, jogo da velha, etc.

• Elementos interativos como áudio 1:1, vídeo e bate-papo por texto, discussões em grupo

• Salas de apoio envolventes

• Elementos de patrocínio, como refeições patrocinadas, café, sacolas de brindes, pausas de entretenimento etc.

• Experiência 3D imersiva

• Ferramentas de mídia digital, como paredes sociais, paredes de assinaturas, cabines de fotos, etc.

• Efeitos de áudio como aplausos e buzinas

• Reações como polegares para cima, emoticons, palmas, mãos levantadas, etc.

• Facilidades mais interativas, como enquetes ao vivo, sessões de perguntas e respostas, concursos, questionários, curiosidades etc.

• Imagens, documentos e vídeos em HD em estandes virtuais para que seus participantes se informem

• Pop-ups de notificação para mantê-los atualizados sobre a agenda

• Concursos e integração de mídia social

• E muitos mais!

7. Disponibilize todo o conteúdo significativo

Seus participantes esperariam acesso a todo o conteúdo significativo do seu evento virtual. Portanto, garanta que seus participantes recebam todos os dados e informações vitais na plataforma de eventos virtuais.

Por exemplo, facilite seus participantes com um documento adequado para a programação e agenda do evento, apresentações, cartões de visita dos participantes, folhetos com detalhes do produto, etc.

8. Fornecer oportunidades de rede relevantes

Qualquer participante virtual do seu evento online certamente esperaria aumentar seu alcance e gerar leads úteis, sejam os patrocinadores, expositores, palestrantes ou o público. Um fato importante a ser observado é que a satisfação dos participantes é um fator valioso no resultado e no desempenho do seu evento virtual.

Portanto, certifique-se de fornecer aos participantes oportunidades de networking adequadas. Essa prática não apenas os manterá engajados, mas também elevará o valor do seu evento virtual. A seguir estão algumas das principais ferramentas de rede renderizadas por plataformas de eventos virtuais:

• Sala de rede virtual

• Salas virtuais

• Matchmaking AI

• Filtros de pesquisa avançada

• Agendadores de reuniões B2B

• Cafés virtuais

• Tabelas de rede

• Interação 1:1 e discussões em grupo

• e muito mais

9. Traga valiosos patrocinadores a bordo

A incorporação de excelentes elementos de patrocínio pode não apenas aumentar o valor do seu evento virtual, mas também melhorar a experiência do evento de seus participantes. Incluir patrocínios eficientes funciona de maneira excelente para ambas as partes, sejam os patrocinadores ou os organizadores.

Portanto, traga patrocinadores valiosos a bordo e forneça a eles um valor digno em seu evento online. A seguir estão algumas das melhores ideias de patrocínio para intensificar seu evento virtual:

• Jam sessions patrocinadas

• Refeições patrocinadas

• Ganhos patrocinados

• Jogos patrocinados

• Cabine de fotos patrocinada

• Happy hour patrocinado

• Pausas de entretenimento patrocinadas

• Café patrocinado

• Concursos patrocinados

• Webinars patrocinados e discussões em grupo

10. Colete o feedback dos participantes

Compreender a experiência e a perspectiva de seus participantes é muito importante para compreender a eficácia do seu evento virtual. Além disso, coletar feedback e insights do público ficou mais fácil do que nunca, pois tudo está disponível em formato digital.

Você pode fornecer formulários de feedback na própria plataforma e atingir o objetivo de coletar dados valiosos. Portanto, não se esqueça de acumular o feedback dos participantes após o evento.

Um ponto de bônus!

Uma plataforma de evento virtual abrangente fornece todos os dados do evento do início ao fim. Não apenas os dados, mas você também obtém relatórios e análises úteis sobre seu evento virtual.

Portanto, use esses dados fornecidos para analisar a eficácia de suas estratégias e atividades de eventos. Essa prática não apenas o ajudará a determinar o sucesso do seu evento, mas também o guiará durante o processo de planejamento e execução de seus futuros Eventos Virtuais.

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