Evento virtuale: migliori pratiche e strumenti

Una piattaforma completa per eventi virtuali ti fornisce tutti i dati dell'evento dall'inizio alla fine. Non solo i dati, ma ottieni anche utili report e analisi sul tuo evento virtuale. Quindi, utilizza questi dati per analizzare l'efficacia delle strategie e delle attività del tuo evento. Questa pratica non solo ti aiuterà a determinare il successo del tuo evento, ma ti guiderà anche durante il processo di pianificazione ed esecuzione dei tuoi futuri eventi virtuali.

Negli ultimi mesi abbiamo osservato un cambiamento dinamico nel paradigma degli eventi. Le cose sono cambiate drasticamente nel settore come conseguenza negativa della pandemia di Covid-19. Il mondo si sta ora muovendo online, così come l'industria degli eventi.

Dopo aver affrontato innumerevoli difficoltà, gli esperti di pianificazione di eventi hanno escogitato il concetto di tecnologia per eventi per combattere le difficoltà create da una pandemia globale. Che si tratti di conferenze, riunioni e vertici importanti della tua organizzazione o di eventi come premi, mostre e lanci di prodotti, ogni tipo di evento è ora possibile su piattaforme di eventi virtuali avanzate.

Sebbene l'intero concetto possa sembrare bizzarro, il fatto è che gli organizzatori e gli host hanno assistito a un aumento senza pari nelle registrazioni degli eventi da quando gli eventi sono passati al virtuale.

Tuttavia, questa miscela di eventi e tecnologia sta guadagnando prevalenza per tanti motivi. E uno dei motivi principali è che puoi attirare istantaneamente un pubblico globale ospitando eventi virtuali a differenza del caso di eventi fisici.

Il cambiamento virtuale dell'industria degli eventi ha i suoi pro e contro, ma gli strumenti e le pratiche innovativi introdotti dalle piattaforme di eventi virtuali si stanno sforzando di resistere a tutte le possibili complessità nel modo più efficiente.

In questo post del blog, esploreremo alcune delle migliori pratiche e strumenti per garantire il successo del tuo evento virtuale. Prima di ciò, comprendiamo l'essenza di un evento virtuale.

Che cos'è un evento virtuale?

Un evento virtuale è semplicemente la replica di un evento in loco rappresentato su un luogo virtuale con l'aiuto di vari progressi tecnologici. I tuoi partecipanti possono partecipare virtualmente all'evento con le loro sedi remote, senza che tu debba organizzare le risorse e le strutture necessarie per un evento fisico.

Una piattaforma completa per eventi virtuali consente di impostare un evento virtuale immersivo con vari strumenti ed elementi. Dalle funzionalità interattive e coinvolgenti agli efficienti strumenti di networking e sponsorizzazione, tutto è reso disponibile a te e ai tuoi partecipanti con l'aiuto di una sede virtuale.

Gli eventi virtuali sono migliorati immensamente negli ultimi anni e continueranno a crescere. Pertanto, è importante comprendere le pratiche più importanti che possono portare il tuo evento virtuale al livello successivo.

Migliori pratiche e strumenti per ospitare un evento virtuale di successo

Segui le seguenti pratiche per organizzare ed eseguire un evento virtuale efficiente.

1. Definisci il tuo obiettivo e scopo

Predefinisci il tuo obiettivo e lo scopo dietro la pianificazione di un evento virtuale. Oltre a decidere l'obiettivo fondamentale del tuo evento, forgialo anche in diversi minuti.

Seguire questa pratica non solo ti aiuterà a comprendere vari aspetti del tuo evento, ma ne garantirà anche lo svolgimento e l'esecuzione senza intoppi. Fai riferimento alle seguenti domande di esempio per ottenere una migliore percezione dei tuoi obiettivi:

• Perché vuoi ospitare questo evento?

• Cosa desideri ottenere da questo evento?

• Qual è il tuo pubblico di destinazione?

• Quali sono le strategie di marketing e promozionali che desideri includere nell'evento virtuale?

• Quali sono gli strumenti di coinvolgimento che vuoi utilizzare nell'evento?

• Quali relatori intendi includere nelle sessioni del tuo evento?

Porsi le seguenti domande ti aiuterà a organizzare ulteriormente le risorse e gli elementi necessari per ospitare l'evento virtuale.

2. Decidi il tipo del tuo evento virtuale

Un evento virtuale è un termine molto ampio che include varie forme e formati di eventi. Pertanto, scegli il tipo di evento virtuale più adatto in base ai tuoi obiettivi e allo scopo dietro l'hosting dell'evento.

Ad esempio, se il tuo obiettivo è riunire tutti i tuoi dipendenti per discutere decisioni importanti o politiche aziendali, dovresti ospitare un'AGM virtuale, oppure se desideri lanciare un nuovo prodotto, dovresti ospitare un lancio virtuale di prodotti.

Tuttavia, un'eccellente piattaforma per eventi virtuali può ospitare tutti i tipi di eventi virtuali, che si tratti di una fiera virtuale, di un'esposizione virtuale, di una conferenza virtuale, di una riunione virtuale o di qualsiasi altro formato.

3. Scegli la giusta piattaforma per eventi virtuali

Devi essere molto premuroso mentre scegli un fornitore di sedi virtuali per il tuo evento online. Una piattaforma avanzata per eventi virtuali può fornirti tutte le strutture innovative per garantire il successo del tuo evento virtuale.

Un fornitore di locali virtuali di alto livello come Dreamcast dispone di risorse adeguate con i seguenti strumenti. Quindi, assicurati che la tua piattaforma di eventi virtuali ti renda tutti questi servizi.

• Ottime possibilità di personalizzazione

• Disegni di branding di prim'ordine

• Opportunità di sponsorizzazione efficienti

• Strumenti di rete innovativi

• Gioco divertente

• Raccolta e analisi di dati di eventi di valore

• Supporto dinamico del dispositivo

• Supporto back-end adeguato

• Strumenti di coinvolgimento efficaci

• Navigazione potente

• Esperienza utente brillante

• E molto di più!

4. Sii intelligente mentre scegli la sequenza temporale

La scelta della giusta sequenza temporale per il tuo evento online gioca un ruolo enorme nel garantirne il successo. Include tutto come la data, l'ora, il programma e l'agenda delle sessioni dell'evento.

Assicurati che la data o la settimana dell'evento che decidi non siano in conflitto con nessun altro evento essenziale, come se lo facesse, il tuo pubblico di destinazione potrebbe dividersi e così anche la loro attenzione. Scegliere una timeline efficace significa anche decidere il punto giusto per commercializzare e promuovere il tuo evento virtuale per raccogliere quante più registrazioni possibili, in base al tipo di evento.

5. Implementare ampie strategie promozionali e di marketing

Inizia a promuovere il tuo evento virtuale attraverso diverse strategie e sfrutta il maggior numero possibile di canali. Il social media marketing sta guadagnando sempre più prevalenza nella sfera delle strategie di marketing poiché quasi tutto il tuo pubblico di destinazione è presente su queste piattaforme.

Puoi organizzare concorsi sui social media per promuovere il tuo evento virtuale e creare buzz prima che arrivi il grande giorno. Tuttavia, non dimenticare l'efficacia di strumenti come l'email marketing e il passaparola.

6. Garantire ottimi strumenti di coinvolgimento

Con il passaggio alle piattaforme di eventi virtuali, abbiamo l'opportunità di utilizzare innumerevoli strumenti di coinvolgimento che garantiscono efficacemente la qualità dell'esperienza dell'evento dei partecipanti.

Esistono modi dinamici attraverso i quali puoi catturare l'attenzione dei partecipanti e tenerli coinvolti durante il tuo evento virtuale. Di seguito sono riportati alcuni dei migliori strumenti di coinvolgimento forniti da Dreamcast:

• Giochi come cacce al tesoro virtuali, escape room virtuale, cruciverba virtuale, tris, ecc.

• Elementi interattivi come chat audio, video e di testo 1:1, discussioni di gruppo

• Coinvolgenti sale relax

• Elementi di sponsorizzazione come pasti sponsorizzati, caffè, borse swag, pause di intrattenimento, ecc.

• Esperienza 3D immersiva

• Strumenti multimediali digitali come social wall, signature wall, cabine fotografiche, ecc.

• Effetti audio come applausi e fischi

• Reazioni come pollice in su, emoticon, applausi, mani alzate, ecc.

• Strutture più interattive come sondaggi dal vivo, sessioni di domande e risposte, concorsi, quiz, curiosità, ecc.

• Immagini HD, documenti e video in cabine virtuali per consentire ai partecipanti di informarsi

• Pop-up di notifica per tenerli aggiornati sull'agenda

• Concorsi sui social media e integrazione

• E tanti altri!

7. Rendi disponibile tutto il contenuto significativo

I tuoi partecipanti si aspettano l'accesso a tutti i contenuti significativi del tuo evento virtuale. Pertanto, assicurati che ai tuoi partecipanti vengano forniti tutti i dati e le informazioni vitali sulla piattaforma dell'evento virtuale.

Ad esempio, facilita i tuoi partecipanti con un documento adeguato per il programma e l'agenda dell'evento, presentazioni, biglietti da visita dei partecipanti, brochure con dettagli sul prodotto, ecc.

8. Fornire opportunità di networking pertinenti

Qualsiasi partecipante virtuale al tuo evento online si aspetterebbe sicuramente di aumentare la propria portata e generare lead utili, siano essi gli sponsor, gli espositori, i relatori o il pubblico. Un fatto importante da notare è che la soddisfazione dei partecipanti è un fattore prezioso per il risultato e le prestazioni del tuo evento virtuale.

Pertanto, assicurati di fornire ai tuoi partecipanti opportunità di networking adeguate. Questa pratica non solo li terrà impegnati, ma aumenterà anche il valore del tuo evento virtuale. Di seguito sono riportati alcuni dei migliori strumenti di rete resi dalle piattaforme di eventi virtuali:

• Sala di networking virtuale

• Sale riunioni virtuali

• Matchmaking dell'IA

• Filtri di ricerca avanzati

• Pianificatori di riunioni B2B

• Pause caffè virtuali

• Tabelle di rete

• Interazione 1:1 e discussioni di gruppo

• e altro ancora

9. Coinvolgere sponsor di valore

Incorporare eccellenti elementi di sponsorizzazione non solo può aumentare il valore del tuo evento virtuale, ma anche migliorare l'esperienza dell'evento dei tuoi partecipanti. Includere sponsorizzazioni efficienti funziona in modo eccellente per entrambe le parti, che si tratti degli sponsor o degli organizzatori.

Pertanto, porta a bordo sponsor preziosi e offri loro un valore degno al tuo evento online. Di seguito sono riportate alcune delle migliori idee di sponsorizzazione per intensificare il tuo evento virtuale:

• Jam session sponsorizzate

• Pasti sponsorizzati

• Swag sponsorizzati

• Giochi sponsorizzati

• Cabina fotografica sponsorizzata

• Aperitivo sponsorizzato

• Pause di intrattenimento sponsorizzate

• Caffè sponsorizzato

• Concorsi sponsorizzati

• Webinar sponsorizzati e discussioni di gruppo

10. Raccogliere il feedback dei partecipanti

Comprendere l'esperienza e la prospettiva dei partecipanti è molto importante per comprendere l'efficacia del tuo evento virtuale. Inoltre, raccogliere feedback e informazioni sul pubblico è diventato più facile che mai poiché tutto è disponibile in formato digitale.

Puoi fornire loro moduli di feedback sulla piattaforma stessa e raggiungere l'obiettivo di raccogliere dati preziosi. Quindi, non dimenticare di accumulare il feedback dei tuoi partecipanti dopo l'evento.

Un punto bonus!

Una piattaforma completa per eventi virtuali ti fornisce tutti i dati dell'evento dall'inizio alla fine. Non solo i dati, ma ottieni anche utili report e analisi sul tuo evento virtuale.

Quindi, utilizza questi dati forniti per analizzare l'efficacia delle strategie e delle attività del tuo evento. Questa pratica non solo ti aiuterà a determinare il successo del tuo evento, ma ti guiderà anche durante il processo di pianificazione ed esecuzione dei tuoi futuri eventi virtuali.

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