Eveniment virtual: cele mai bune practici și instrumente

O platformă cuprinzătoare pentru evenimente virtuale vă oferă toate datele despre evenimente de la început până la sfârșit. Nu doar date, ci și rapoarte utile și analize despre evenimentul tău virtual. Așadar, utilizați aceste date pentru a analiza eficacitatea strategiilor și activităților dvs. de eveniment. Această practică nu numai că vă va ajuta să determinați succesul evenimentului dvs., ci vă va ghida și în timpul procesului de planificare și execuție a viitoarelor evenimente virtuale.

În ultimele luni, am observat o schimbare dinamică în paradigma evenimentelor. Lucrurile s-au schimbat drastic în industrie ca o consecință adversă a pandemiei de Covid-19. Lumea se mișcă acum online, la fel și industria evenimentelor.

După ce au îndurat nenumărate dificultăți, experții în planificarea evenimentelor au venit cu conceptul de tehnologie a evenimentelor pentru a combate greutățile create de o pandemie globală. Fie că este vorba despre conferințe, întâlniri și summituri notabile ale organizației dvs. sau evenimente precum premii, expoziții și lansări de produse, fiecare tip de eveniment este acum posibil pe platforme avansate de evenimente virtuale.

Deși întregul concept ar putea suna bizar, adevărul este că organizatorii și gazdele au asistat la o creștere de neegalat a înregistrărilor la evenimente încă de când evenimentele au trecut la virtuale.

Cu toate acestea, acest amestec de eveniment și tehnologie câștigă prevalență din atât de multe motive. Și un motiv principal este că puteți atrage instantaneu un public global găzduind evenimente virtuale, spre deosebire de evenimentele fizice.

Schimbarea virtuală a industriei evenimentelor are propriile sale avantaje și dezavantaje, dar instrumentele și practicile inovatoare introduse de platformele de evenimente virtuale se străduiesc să reziste tuturor complexităților posibile în cel mai eficient mod.

În această postare pe blog, vom explora unele dintre cele mai bune practici și instrumente pentru a asigura succesul evenimentului dvs. virtual. Înainte de asta, să înțelegem esența unui eveniment virtual.

Ce este un eveniment virtual?

Un eveniment virtual este pur și simplu replicarea unui eveniment la fața locului reprezentat într-un loc virtual cu ajutorul diferitelor progrese tehnologice. Participanții dvs. pot participa la eveniment virtual, cu locațiile lor îndepărtate, fără a fi nevoie să aranjați resursele și facilitățile necesare unui eveniment fizic.

O platformă cuprinzătoare de evenimente virtuale vă permite să configurați un eveniment virtual captivant cu diverse instrumente și elemente. De la funcții interactive și captivante până la instrumente eficiente de rețea și sponsorizare, totul este pus la dispoziția dvs. și a participanților dvs. cu ajutorul unui loc virtual.

Evenimentele virtuale s-au îmbunătățit enorm în ultimii câțiva ani și doar vor crește. Prin urmare, este semnificativ să înțelegeți cele mai importante practici care vă pot duce evenimentul virtual la următorul nivel.

Cele mai bune practici și instrumente pentru a găzdui un eveniment virtual de succes

Urmați următoarele practici pentru a organiza și executa un eveniment virtual eficient.

1. Definiți-vă scopul și scopul

Predefiniți-vă scopul și scopul în spatele planificării unui eveniment virtual. Pe lângă stabilirea scopului fundamental al evenimentului dvs., împărțiți-l în diferite minute.

Urmărirea acestei practici nu numai că vă va ajuta să înțelegeți diferitele aspecte ale evenimentului dvs., ci și să vă asigurați derularea și execuția fără probleme. Consultați următoarele exemple de întrebări pentru a obține o mai bună percepție a obiectivelor dvs.:

• De ce vrei să găzduiești acest eveniment?

• Ce îți dorești să obții din acest eveniment?

• Care este publicul tău țintă?

• Care sunt strategiile de marketing și promovare pe care doriți să le includeți în evenimentul virtual?

• Care sunt instrumentele de implicare pe care doriți să le utilizați în cadrul evenimentului?

• Ce vorbitori doriți să includeți în sesiunile de eveniment?

Dacă vă puneți următoarele întrebări, vă va ajuta să aranjați în continuare resursele și elementele necesare găzduirii evenimentului virtual.

2. Decideți tipul evenimentului dvs. virtual

Un eveniment virtual este un termen foarte larg care include diverse forme și formate de evenimente. Prin urmare, alege cel mai potrivit tip de eveniment virtual în funcție de obiectivele și scopul tău din spatele găzduirii evenimentului.

De exemplu, dacă scopul dvs. este să vă aduceți toți angajații împreună pentru a discuta decizii importante sau politicile companiei, ar trebui să găzduiți o AGA virtuală sau, dacă doriți să lansați un nou produs, ar trebui să găzduiți o Lansare de produs virtuală.

Cu toate acestea, o platformă excelentă de evenimente virtuale poate găzdui toate tipurile de evenimente virtuale, fie că este un târg virtual, o expoziție virtuală, o conferință virtuală, o întâlnire virtuală sau orice alt format.

3. Alegeți Platforma de evenimente virtuale potrivită

Trebuie să fii foarte atent în timp ce optezi pentru un furnizor de locații virtuale pentru evenimentul tău online. O platformă avansată de evenimente virtuale vă poate oferi toate facilitățile inovatoare pentru a asigura succesul evenimentului dvs. virtual.

Un furnizor de locații virtuale de înaltă calitate, cum ar fi Dreamcast, dispune de următoarele instrumente. Așadar, asigurați-vă că platforma dvs. de evenimente virtuale vă oferă toate aceste servicii.

• Facilități excelente de personalizare

• Modele de branding de top

• Oportunități eficiente de sponsorizare

• Instrumente inovatoare de rețea

• Gamificare distractivă

• Colectare și analiză valoroasă de date despre evenimente

• Suport dinamic pentru dispozitiv

• Suport backend adecvat

• Instrumente eficiente de implicare

• Navigație puternică

• Experiență de utilizator genială

• Si mult mai mult!

4. Fii inteligent în timp ce alegi cronologia

Alegerea cronologiei potrivite pentru evenimentul dvs. online joacă un rol important în asigurarea succesului acestuia. Include totul, cum ar fi data, ora, programul și agenda sesiunilor dvs. de eveniment.

Asigurați-vă că data evenimentului sau săptămâna pe care o decideți nu se ciocnește cu niciun alt eveniment esențial, deoarece publicul țintă s-ar putea diviza, la fel și atenția lor. Alegerea unui calendar eficient înseamnă, de asemenea, să decizi punctul potrivit de comercializare și să promovezi evenimentul tău virtual pentru a aduna cât mai multe înscrieri posibil, în funcție de tipul tău de eveniment.

5. Implementați strategii extinse de marketing și promovare

Începeți să vă promovați evenimentul virtual prin diferite strategii și folosiți cât mai multe canale posibil. Social Media Marketing câștigă din ce în ce mai multă prevalență în sfera strategiilor de marketing, deoarece aproape tot publicul țintă este prezent pe aceste platforme.

Puteți organiza concursuri pe rețelele sociale pentru a vă promova evenimentul virtual și pentru a crea zgomot înainte de a veni ziua cea mare. Cu toate acestea, nu uitați de eficacitatea instrumentelor precum marketingul prin e-mail și cuvântul în gură.

6. Asigurați-vă instrumente excelente de implicare

Odată cu trecerea la platformele de evenimente virtuale, avem ocazia de a folosi nenumărate instrumente de implicare care asigură în mod eficient calitatea experienței la eveniment a participanților dumneavoastră.

Există modalități dinamice prin care puteți captiva atenția participanților și îi puteți menține implicați pe parcursul evenimentului virtual. Iată câteva dintre cele mai bune instrumente de implicare oferite de Dreamcast:

• Jocuri precum vânătoare virtuale de scavenger, camera de evadare virtuală, cuvinte încrucișate virtuale, tic-tac-toe etc.

• Elemente interactive precum chat audio, video și text 1:1, discuții de grup

• Săli antrenante

• Elemente de sponsorizare, cum ar fi mese sponsorizate, cafea, saci de swag, pauze de divertisment etc.

• Experiență 3D captivantă

• Instrumente media digitale, cum ar fi pereții de socializare, pereții de semnătură, cabine foto etc.

• Efecte audio, cum ar fi sunetul din palme și țipete

• Reacții precum degetul mare în sus, emoticoane, palme din palme, mâinile ridicate etc.

• Mai multe facilități interactive, cum ar fi sondaje live, sesiuni de întrebări și răspunsuri, concursuri, chestionare, trivia etc.

• Imagini HD, documente și videoclipuri la cabinele virtuale pentru ca participanții să se informeze

• Ferestre pop-up de notificare pentru a le ține la curent cu agenda

• Concursuri și integrare în rețelele sociale

• Si multe altele!

7. Faceți disponibil tot conținutul semnificativ

Participanții tăi s-ar aștepta la acces la tot conținutul semnificativ al evenimentului tău virtual. Prin urmare, asigurați-vă că participanții dvs. primesc toate datele și informațiile vitale pe platforma de eveniment virtual.

De exemplu, oferiți participanților un document adecvat pentru programul și agenda evenimentului, prezentări, cărți de vizită ale participantului, broșuri cu detalii despre produse etc.

8. Oferiți oportunități relevante de creare de rețele

Orice participant virtual la evenimentul dvs. online s-ar aștepta cu siguranță să își mărească acoperirea și să genereze clienți potențiali utile, fie că este vorba de sponsori, expozanți, vorbitori sau audiență. Un fapt important de remarcat este că satisfacția participanților tăi este un factor valoros în rezultatul și performanța evenimentului tău virtual.

Prin urmare, asigurați-vă că le oferiți participanților oportunități adecvate de creare de rețele. Această practică nu numai că îi va menține implicați, ci și va ridica valoarea evenimentului tău virtual. Iată câteva dintre cele mai importante instrumente de rețea oferite de platformele de evenimente virtuale:

• Sala de rețea virtuală

• Săli virtuale de evaziune

• Matchmaking AI

• Filtre de căutare avansată

• Programatori de întâlniri B2B

• Pauze virtuale de cafea

• Mesele de rețea

• Interacțiune 1:1 și discuții de grup

• și mult mai mult

9. Aduceți la bord sponsori valoroși

Încorporarea unor elemente excelente de sponsorizare nu numai că poate crește valoarea evenimentului dvs. virtual, ci și poate îmbunătăți experiența la eveniment a participanților. Includerea unor sponsorizări eficiente funcționează excelent pentru ambele părți, fie că este vorba de sponsori sau organizatori.

Prin urmare, aduceți sponsori valoroși la bord și oferiți-le o valoare demnă la evenimentul dvs. online. Iată câteva dintre cele mai bune idei de sponsorizare pentru a vă intensifica evenimentul virtual:

• Sesiuni de jam sponsorizate

• Mese sponsorizate

• Swags sponsorizat

• Jocuri sponsorizate

• Cabina foto sponsorizata

• Happy hour sponsorizat

• Pauze de divertisment sponsorizate

• Cafea sponsorizată

• Concursuri sponsorizate

• Webinarii și discuții de grup sponsorizate

10. Colectați feedback-ul participanților

Înțelegerea experienței și perspectivei participanților dvs. este foarte importantă pentru a înțelege eficacitatea evenimentului dvs. virtual. De asemenea, colectarea feedback-ului publicului și a informațiilor a devenit mai ușoară ca niciodată, deoarece totul este disponibil într-un format digital.

Le puteți furniza formulare de feedback pe platforma în sine și puteți atinge scopul de a colecta date valoroase. Prin urmare, nu uitați să acumulați feedback-ul participanților după eveniment.

Un punct bonus!

O platformă cuprinzătoare pentru evenimente virtuale vă oferă toate datele despre evenimente de la început până la sfârșit. Nu doar datele, ci și rapoarte utile și analize despre evenimentul tău virtual.

Așadar, utilizați aceste date furnizate pentru a analiza eficacitatea strategiilor și activităților dvs. de eveniment. Această practică nu numai că vă va ajuta să determinați succesul evenimentului dvs., ci vă va ghida și în timpul procesului de planificare și execuție a viitoarelor evenimente virtuale.

Căutați o soluție unică pentru a găzdui un eveniment virtual de succes? Dreamcast ți-a luat spatele! Contactează-ne și rezervă acum o demonstrație.