Wydarzenie wirtualne: najlepsze praktyki i narzędzia

Kompleksowa platforma wirtualnych wydarzeń zapewnia wszystkie dane o wydarzeniach od początku do końca. Nie tylko dane, ale także przydatne raporty i analizy dotyczące wirtualnego wydarzenia. Wykorzystaj te dane do analizy skuteczności strategii i działań związanych z wydarzeniami. Ta praktyka nie tylko pomoże Ci określić sukces Twojego wydarzenia, ale także poprowadzi Cię podczas procesu planowania i realizacji Twoich przyszłych wirtualnych wydarzeń.

W ciągu ostatnich kilku miesięcy obserwujemy dynamiczną zmianę paradygmatu wydarzeń. Sytuacja w branży drastycznie się zmieniła jako niekorzystna konsekwencja pandemii Covid-19. Świat porusza się teraz online, podobnie jak branża eventowa.

Po przetrwaniu niezliczonych trudności eksperci od planowania wydarzeń opracowali koncepcję technologii wydarzeń, aby zwalczyć trudności spowodowane globalną pandemią. Niezależnie od tego, czy są to ważne konferencje, spotkania i szczyty Twojej organizacji, czy wydarzenia, takie jak rozdanie nagród, wystawy i premiery produktów, każdy rodzaj wydarzenia jest teraz możliwy na zaawansowanych platformach wirtualnych wydarzeń.

Chociaż cała ta koncepcja może brzmieć dziwnie, faktem jest, że organizatorzy i gospodarze byli świadkami niezrównanego wzrostu rejestracji wydarzeń od czasu, gdy wydarzenia przeszły na wirtualne.

Jednak ta mieszanka wydarzeń i technologii zyskuje na popularności z wielu powodów. Jednym z głównych powodów jest to, że możesz natychmiast przyciągnąć globalną publiczność, organizując wydarzenia wirtualne, w przeciwieństwie do wydarzeń fizycznych.

Wirtualna zmiana branży eventowej ma swoje plusy i minusy, ale innowacyjne narzędzia i praktyki wprowadzane przez wirtualne platformy eventowe starają się jak najskuteczniej oprzeć się wszelkim możliwym zawiłościom.

W tym poście na blogu omówimy niektóre z najlepszych praktyk i narzędzi, które zapewnią sukces Twojego wirtualnego wydarzenia. Wcześniej zrozummy istotę wirtualnego wydarzenia.

Co to jest wydarzenie wirtualne?

Wydarzenie wirtualne to po prostu replikacja wydarzenia na miejscu, reprezentowanego w wirtualnym miejscu za pomocą różnych osiągnięć technologicznych. Twoi uczestnicy mogą uczestniczyć w wydarzeniu wirtualnie ze swoich zdalnych lokalizacji, bez konieczności organizowania jakichkolwiek zasobów i obiektów, które były wymagane w przypadku wydarzenia fizycznego.

Kompleksowa platforma wydarzeń wirtualnych umożliwia skonfigurowanie wciągającego wydarzenia wirtualnego z różnymi narzędziami i elementami. Od interaktywnych i angażujących funkcji po wydajne narzędzia do tworzenia sieci i sponsorowania, wszystko jest dostępne dla Ciebie i Twoich uczestników za pomocą wirtualnego miejsca.

Wydarzenia wirtualne znacznie się poprawiły w ciągu ostatnich kilku lat i będą się rozwijać. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć najważniejsze praktyki, które mogą przenieść Twoje wirtualne wydarzenie na wyższy poziom.

Najlepsze praktyki i narzędzia do organizacji udanego wydarzenia wirtualnego

Postępuj zgodnie z poniższymi praktykami, aby zorganizować i przeprowadzić efektywne wirtualne wydarzenie.

1. Określ swój cel i cel

Zdefiniuj swój cel i cel planowania wirtualnego wydarzenia. Wraz z decydowaniem o podstawowym celu swojego wydarzenia, podziel go również na różne minuty.

Przestrzeganie tej praktyki nie tylko pomoże Ci w zrozumieniu różnych aspektów Twojego wydarzenia, ale także zapewni jego płynny przebieg i realizację. Zapoznaj się z poniższymi przykładowymi pytaniami, aby lepiej poznać swoje cele:

• Dlaczego chcesz zorganizować to wydarzenie?

• Co chcesz osiągnąć dzięki temu wydarzeniu?

• Jaka jest Twoja grupa docelowa?

• Jakie strategie marketingowe i promocyjne chcesz uwzględnić w wirtualnym wydarzeniu?

• Jakich narzędzi zaangażowania chcesz użyć podczas wydarzenia?

• Jakich prelegentów zamierzasz włączyć do swoich sesji eventowych?

Zadawanie sobie poniższych pytań pomoże w dalszym uporządkowaniu zasobów i elementów wymaganych do organizacji wirtualnego wydarzenia.

2. Zdecyduj rodzaj swojego wirtualnego wydarzenia

Wydarzenie Wirtualne to bardzo szerokie pojęcie obejmujące różne formy i formaty wydarzeń. Dlatego wybierz najbardziej odpowiedni rodzaj wirtualnego wydarzenia w oparciu o swoje cele i cel organizacji wydarzenia.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest zebranie wszystkich pracowników w celu omówienia ważnych decyzji lub zasad firmy, powinieneś zorganizować Wirtualne Walne Zgromadzenie, a jeśli chcesz wypuścić nowy produkt, powinieneś zorganizować Wirtualne Walne Zgromadzenie.

Jednak doskonała platforma wirtualnego wydarzenia może obsługiwać wszystkie rodzaje wirtualnych wydarzeń, czy to wirtualne targi, wirtualne targi, wirtualną konferencję, wirtualne spotkanie, czy jakikolwiek inny format.

3. Wybierz odpowiednią platformę wydarzeń wirtualnych

Musisz być bardzo rozważny, wybierając dostawcę wirtualnego miejsca na swoje wydarzenie online. Zaawansowana platforma wirtualnego wydarzenia może zapewnić Ci wszystkie innowacyjne udogodnienia, które zapewnią sukces Twojego wirtualnego wydarzenia.

Najwyższej klasy dostawca wirtualnych miejsc, taki jak Dreamcast, jest dobrze wyposażony dzięki następującym narzędziom. Upewnij się więc, że Twoja platforma wirtualnego wydarzenia zapewnia wszystkie te usługi.

• Doskonałe możliwości dostosowywania

• Najwyższej klasy projekty brandingowe

• Skuteczne możliwości sponsorowania

• Innowacyjne narzędzia sieciowe

• Zabawna grywalizacja

• Gromadzenie i analizowanie cennych danych o zdarzeniach

• Obsługa urządzeń dynamicznych

• Właściwa obsługa backendu

• Skuteczne narzędzia angażujące

• Potężna nawigacja

• Doskonałe wrażenia użytkownika

• I dużo więcej!

4. Bądź mądry przy wyborze osi czasu

Wybór odpowiedniej osi czasu dla wydarzenia online odgrywa ogromną rolę w zapewnieniu jego sukcesu. Zawiera wszystko, takie jak data, godzina, harmonogram i program sesji wydarzenia.

Upewnij się, że data lub tydzień wydarzenia, który zdecydujesz, nie koliduje z żadnym innym istotnym wydarzeniem, ponieważ gdyby tak było, Twoi docelowi odbiorcy mogą zostać podzieleni, podobnie jak ich uwaga. Wybór efektywnej osi czasu oznacza również wybór odpowiedniego punktu do wprowadzenia na rynek i promowania swojego wirtualnego wydarzenia, aby zebrać jak najwięcej rejestracji, w zależności od typu wydarzenia.

5. Wdrażaj szeroko zakrojone strategie marketingowe i promocyjne

Zacznij promować swoje wirtualne wydarzenie za pomocą różnych strategii i korzystaj z jak największej liczby kanałów. Marketing w mediach społecznościowych zyskuje coraz większą popularność w sferze strategii marketingowych, ponieważ prawie wszyscy docelowi odbiorcy są obecni na tych platformach.

Możesz organizować konkursy w mediach społecznościowych, aby promować swoje wirtualne wydarzenie i tworzyć szum, zanim nadejdzie wielki dzień. Nie zapominaj jednak o skuteczności narzędzi, takich jak e-mail marketing i poczta pantoflowa.

6. Zapewnij doskonałe narzędzia do zaangażowania

Wraz z przejściem na wirtualne platformy eventowe, mamy możliwość korzystania z niezliczonych narzędzi angażujących, które skutecznie zapewniają jakość doświadczenia uczestników wydarzenia.

Istnieją dynamiczne sposoby, dzięki którym możesz przyciągnąć uwagę uczestników i utrzymać ich zaangażowanie podczas wirtualnego wydarzenia. Poniżej znajdują się jedne z najlepszych narzędzi do zaangażowania zapewnianych przez Dreamcast:

• Gry takie jak wirtualne polowania na padlinożerców, wirtualny pokój ucieczki, wirtualna krzyżówka, kółko i krzyżyk itp.

• Elementy interaktywne, takie jak czat audio, wideo i tekstowy 1:1, dyskusje grupowe

• Angażujące pokoje typu breakout

• Elementy sponsoringu, takie jak sponsorowane posiłki, kawa, torebki, przerwy na rozrywkę itp.

• Wciągające wrażenia 3D

• Cyfrowe narzędzia medialne, takie jak ściany społecznościowe, ściany z podpisami, budki fotograficzne itp.

• Efekty dźwiękowe, takie jak dźwięk klaskania i pohukiwania

• Reakcje, takie jak kciuki w górę, emotikony, klaskanie, podniesione ręce itp.

• Więcej interaktywnych udogodnień, takich jak ankiety na żywo, sesje pytań i odpowiedzi, konkursy, quizy, ciekawostki itp.

• Obrazy HD, dokumenty i filmy na wirtualnych stoiskach, aby uczestnicy mogli się dowiedzieć

• Wyskakujące okienka powiadomień, aby informować ich na bieżąco o programie

• Konkursy i integracje w mediach społecznościowych

• I wiele więcej!

7. Udostępnij całą istotną zawartość

Twoi uczestnicy oczekiwaliby dostępu do wszystkich istotnych treści Twojego wirtualnego wydarzenia. Dlatego upewnij się, że Twoi uczestnicy otrzymują wszystkie istotne dane i informacje za pośrednictwem wirtualnej platformy wydarzeń.

Na przykład udostępnij swoim uczestnikom odpowiedni dokument do harmonogramu i agendy wydarzenia, prezentacje, wizytówki uczestników, broszury ze szczegółami produktów itp.

8. Zapewnij odpowiednie możliwości sieciowe

Każdy wirtualny uczestnik Twojego wydarzenia online z pewnością oczekiwałby zwiększenia swojego zasięgu i wygenerowania pomocnych leadów, czy to sponsorów, wystawców, prelegentów, czy publiczności. Należy zauważyć, że zadowolenie uczestników jest cennym czynnikiem wpływającym na wynik i wydajność wirtualnego wydarzenia.

Dlatego upewnij się, że zapewniasz swoim uczestnikom odpowiednie możliwości nawiązywania kontaktów. Ta praktyka nie tylko utrzyma ich zaangażowanie, ale także podniesie wartość Twojego wirtualnego wydarzenia. Oto niektóre z najlepszych narzędzi sieciowych renderowanych przez wirtualne platformy zdarzeń:

• Wirtualny salon sieci

• Wirtualne pokoje typu breakout

• kojarzenie AI

• Zaawansowane filtry wyszukiwania

• Planiści spotkań B2B

• Wirtualne przerwy kawowe

• Tabele sieciowe

• Interakcja 1:1 i dyskusje grupowe

• i wiele więcej

9. Wprowadź na pokład cennych sponsorów

Włączenie doskonałych elementów sponsorskich może nie tylko zwiększyć wartość wirtualnego wydarzenia, ale także poprawić wrażenia uczestników. Włączenie efektywnego sponsoringu działa znakomicie dla obu stron, zarówno sponsorów, jak i organizatorów.

Dlatego zabierz na pokład wartościowych sponsorów i zapewnij im odpowiednią wartość na swoim wydarzeniu online. Oto niektóre z najlepszych pomysłów sponsorskich na zintensyfikowanie wirtualnego wydarzenia:

• Sponsorowane jam session

• Posiłki sponsorowane

• Sponsorowane łupy

• Gry sponsorowane

• Sponsorowana fotobudka

• Sponsorowana happy hour

• Sponsorowane przerwy rozrywkowe

• Kawa sponsorowana

• Konkursy sponsorowane

• Sponsorowane webinaria i dyskusje grupowe

10. Zbierz opinie uczestników

Zrozumienie doświadczenia i perspektywy uczestników jest bardzo ważne dla zrozumienia skuteczności wirtualnego wydarzenia. Ponadto zbieranie opinii i informacji od odbiorców stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek, ponieważ wszystko jest dostępne w formacie cyfrowym.

Możesz dostarczyć im formularze zwrotne na samej platformie i osiągnąć cel, jakim jest zebranie cennych danych. Dlatego nie zapomnij zebrać opinii uczestników po wydarzeniu.

Punkt bonusowy!

Kompleksowa platforma wirtualnych wydarzeń zapewnia wszystkie dane o wydarzeniach od początku do końca. Nie tylko dane, ale także przydatne raporty i analizy dotyczące Twojego wirtualnego wydarzenia.

Skorzystaj z tych dostarczonych danych, aby przeanalizować skuteczność strategii i działań związanych z wydarzeniami. Ta praktyka nie tylko pomoże ci określić sukces twojego wydarzenia, ale także poprowadzi cię podczas procesu planowania i realizacji twoich przyszłych wirtualnych wydarzeń.

Szukasz kompleksowego rozwiązania do zorganizowania udanego wirtualnego wydarzenia? Dreamcast cię wspiera! Skontaktuj się z nami i zarezerwuj demo już teraz.