Acara Virtual: Praktik Terbaik dan Alat

Platform Acara Virtual yang komprehensif memberi Anda semua data acara dari awal hingga akhir. Bukan hanya data tetapi, Anda juga mendapatkan laporan dan analitik yang berguna tentang acara virtual Anda. Jadi, manfaatkan data ini untuk menganalisis keefektifan strategi dan aktivitas acara Anda. Praktik ini tidak hanya akan membantu Anda menentukan keberhasilan acara Anda, tetapi juga memandu Anda selama proses perencanaan dan pelaksanaan acara virtual Anda di masa mendatang.

Selama beberapa bulan terakhir, kami telah mengamati pergeseran dinamis dalam paradigma peristiwa. Banyak hal telah berubah secara drastis di industri sebagai konsekuensi buruk dari pandemi Covid-19. Dunia sekarang bergerak online dan begitu juga industri acara.

Setelah mengalami kesulitan yang tak terhitung jumlahnya, para ahli perencanaan acara datang dengan konsep teknologi acara untuk memerangi kesulitan yang diciptakan oleh pandemi global. Baik itu konferensi, rapat, dan pertemuan puncak organisasi Anda atau acara seperti acara penghargaan, pameran, dan peluncuran produk, setiap jenis acara sekarang dimungkinkan melalui platform acara virtual tingkat lanjut.

Meskipun seluruh konsep ini mungkin terdengar aneh, kenyataannya adalah, penyelenggara dan pembawa acara telah menyaksikan peningkatan yang tak tertandingi dalam pendaftaran acara sejak acara beralih ke virtual.

Namun, perpaduan peristiwa dan teknologi ini semakin populer karena berbagai alasan. Dan salah satu alasan utamanya adalah, Anda dapat langsung menarik audiens global dengan mengadakan acara virtual tidak seperti, dalam hal acara fisik.

Pergeseran virtual dari industri acara memiliki pro dan kontra sendiri, tetapi alat dan praktik inovatif yang diperkenalkan oleh platform acara virtual berusaha untuk melawan semua kerumitan yang mungkin terjadi dengan cara yang paling efisien.

Dalam posting blog ini, kami akan mengeksplorasi beberapa praktik dan alat terbaik untuk memastikan keberhasilan acara virtual Anda. Sebelum itu, mari kita pahami esensi dari Virtual Event.

Apa itu Acara Virtual?

Acara Virtual hanyalah replikasi dari acara di tempat yang diwakili di tempat virtual dengan bantuan berbagai kemajuan teknologi. Peserta Anda dapat menghadiri acara secara virtual dengan lokasi terpencil mereka, tanpa Anda harus mengatur sumber daya dan fasilitas apa pun yang diperlukan dalam acara fisik.

Platform acara virtual yang komprehensif memungkinkan Anda menyiapkan acara virtual yang imersif dengan berbagai alat dan elemen. Dari fitur interaktif dan menarik hingga alat jaringan dan sponsor yang efisien, semuanya tersedia untuk Anda dan peserta Anda dengan bantuan tempat virtual.

Acara Virtual telah meningkat pesat dalam beberapa tahun terakhir dan akan terus berkembang. Oleh karena itu, penting untuk memahami praktik paling penting yang dapat membawa acara virtual Anda ke tingkat berikutnya.

Praktik Terbaik dan Alat untuk Menyelenggarakan Acara Virtual yang Sukses

Ikuti praktik berikut untuk mengatur dan menjalankan acara virtual yang efisien.

1. Tentukan Tujuan dan Tujuan Anda

Tetapkan tujuan dan tujuan Anda di balik perencanaan acara virtual. Selain menentukan tujuan mendasar dari acara Anda, buat juga menjadi beberapa menit yang berbeda.

Mengikuti latihan ini tidak hanya akan membantu Anda dalam memahami berbagai aspek acara Anda, tetapi juga memastikan kelancaran dan pelaksanaannya. Lihat contoh pertanyaan berikut untuk mendapatkan persepsi yang lebih baik tentang tujuan Anda:

• Mengapa Anda ingin menjadi tuan rumah acara ini?

• Apa yang ingin Anda capai dari acara ini?

• Apa target audiens Anda?

• Apa strategi pemasaran dan promosi yang ingin Anda sertakan dalam acara virtual?

• Apa alat keterlibatan yang ingin Anda gunakan dalam acara tersebut?

• Pembicara mana yang ingin Anda sertakan dalam sesi acara Anda?

Menanyakan kepada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu Anda mengatur lebih lanjut sumber daya dan elemen yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara virtual.

2. Tentukan Jenis Acara Virtual Anda

Acara Virtual adalah istilah yang sangat luas yang mencakup berbagai bentuk dan format acara. Oleh karena itu, pilihlah jenis acara virtual yang paling sesuai dengan tujuan dan tujuan Anda mengadakan acara tersebut.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah mengumpulkan semua karyawan Anda untuk membahas keputusan penting atau kebijakan perusahaan, Anda harus menyelenggarakan AGM Virtual, atau jika Anda ingin meluncurkan produk baru, Anda harus menyelenggarakan Peluncuran Produk Virtual.

Namun, platform acara virtual yang sangat baik dapat menyelenggarakan semua jenis acara virtual, baik itu pameran dagang virtual, pameran virtual, konferensi virtual, pertemuan virtual, atau format lainnya.

3. Pilih Platform Acara Virtual yang Tepat

Anda harus sangat bijaksana saat memilih penyedia tempat virtual untuk acara online Anda. Platform acara virtual canggih dapat memberi Anda semua fasilitas inovatif untuk memastikan keberhasilan acara virtual Anda.

Penyedia tempat virtual kelas atas seperti Dreamcast memiliki sumber daya yang baik dengan alat-alat berikut. Jadi, pastikan platform acara virtual Anda memberikan semua layanan ini kepada Anda.

• Fasilitas kustomisasi yang sangat baik

• Desain merek terkemuka

• Peluang sponsor yang efisien

• Alat jaringan yang inovatif

• gamifikasi yang menyenangkan

• Pengumpulan dan analisis data peristiwa yang berharga

• Dukungan perangkat dinamis

• Dukungan backend yang tepat

• Alat keterlibatan yang efektif

• Navigasi yang kuat

• Pengalaman pengguna yang brilian

• Dan banyak lagi!

4. Cerdas Saat Memilih Timeline

Memilih timeline yang tepat untuk acara online Anda memainkan peran besar dalam memastikan keberhasilannya. Ini mencakup segala sesuatu seperti tanggal, waktu, jadwal, dan agenda sesi acara Anda.

Pastikan bahwa tanggal atau minggu acara yang Anda putuskan tidak berbenturan dengan acara penting lainnya, seolah-olah itu terjadi, audiens target Anda mungkin akan terpecah dan, demikian juga perhatian mereka. Memilih garis waktu yang efektif juga berarti memutuskan titik yang tepat untuk memasarkan dan mempromosikan acara virtual Anda untuk mengumpulkan pendaftaran sebanyak mungkin, berdasarkan jenis acara Anda.

5. Menerapkan Strategi Pemasaran dan Promosi yang Luas

Mulailah mempromosikan acara virtual Anda melalui berbagai strategi dan manfaatkan saluran sebanyak mungkin. Pemasaran Media Sosial semakin mendapatkan prevalensi di bidang strategi pemasaran karena hampir semua audiens target Anda hadir di platform ini.

Anda dapat menjalankan kontes media sosial untuk mempromosikan acara virtual Anda dan menciptakan buzz sebelum hari besar tiba. Namun, jangan lupakan keampuhan alat seperti pemasaran email dan promosi dari mulut ke mulut.

6. Pastikan Alat Keterlibatan Luar Biasa

Dengan pergeseran ke platform acara virtual, kami mendapatkan kesempatan untuk menggunakan alat keterlibatan yang tak terhitung jumlahnya yang secara efektif memastikan kualitas pengalaman acara peserta Anda.

Ada cara dinamis yang dapat Anda gunakan untuk menarik perhatian peserta dan membuat mereka tetap terlibat selama acara virtual Anda. Berikut adalah beberapa alat keterlibatan terbaik yang disediakan oleh Dreamcast:

• Game seperti perburuan virtual, ruang pelarian virtual, teka-teki silang virtual, tic-tac-toe, dll.

• Elemen interaktif seperti audio 1:1, video, dan obrolan teks, diskusi grup

• Ruang istirahat yang menarik

• Elemen sponsor seperti makanan bersponsor, kopi, tas swag, rehat hiburan, dll.

• Pengalaman 3D yang imersif

• Alat media digital seperti dinding sosial, dinding tanda tangan, bilik foto, dll.

• Efek audio seperti suara tepuk tangan dan teriakan

• Reaksi seperti acungan jempol, emoticon, tepuk tangan, mengangkat tangan, dll.

• Fasilitas yang lebih interaktif seperti polling langsung, sesi tanya jawab, kontes, kuis, trivia, dll.

• Gambar HD, dokumen, dan video di stan virtual agar peserta Anda dapat mengetahuinya sendiri

• Pemberitahuan pop-up untuk membuat mereka diperbarui tentang agenda

• Kontes dan integrasi media sosial

• Dan masih banyak lagi!

7. Jadikan semua Konten Penting Tersedia

Peserta Anda akan mengharapkan akses ke semua konten penting dari acara virtual Anda. Oleh karena itu, pastikan bahwa peserta Anda diberikan semua data dan informasi penting melalui platform acara virtual.

Misalnya, fasilitasi peserta Anda dengan dokumen yang tepat untuk jadwal dan agenda acara, presentasi, kartu nama peserta, brosur hingga detail produk, dll.

8. Memberikan Peluang Jaringan yang Relevan

Setiap peserta virtual dari acara online Anda pasti berharap untuk meningkatkan jangkauan mereka dan menghasilkan arahan yang bermanfaat, baik itu sponsor, peserta pameran, pembicara, atau penonton. Fakta penting yang perlu diperhatikan adalah, kepuasan peserta Anda adalah faktor berharga dalam hasil dan kinerja acara virtual Anda.

Oleh karena itu, pastikan Anda memberi peserta Anda peluang jaringan yang tepat. Praktik ini tidak hanya akan membuat mereka tetap terlibat tetapi juga meningkatkan nilai acara virtual Anda. Berikut adalah beberapa alat jaringan teratas yang diberikan oleh platform acara virtual:

• Lounge jaringan virtual

• Ruang istirahat virtual

• Penjodohan AI

• Filter pencarian lanjutan

• Penjadwal pertemuan B2B

• Rehat kopi virtual

• Tabel jaringan

• 1:1 interaksi dan diskusi kelompok

• dan banyak lagi

9. Bawa Sponsor Berharga ke Pesawat

Memasukkan elemen sponsorship yang sangat baik tidak hanya dapat meningkatkan nilai acara virtual Anda, tetapi juga meningkatkan pengalaman acara peserta Anda. Menyertakan sponsorship yang efisien akan sangat bermanfaat bagi kedua belah pihak baik itu sponsor maupun penyelenggara.

Oleh karena itu, bawalah sponsor yang berharga dan berikan mereka nilai yang layak di acara online Anda. Berikut adalah beberapa ide sponsorship terbaik untuk mengintensifkan acara virtual Anda:

• Sesi selai yang disponsori

• Makanan bersponsor

• Barang curian yang disponsori

• Permainan yang disponsori

• Bilik foto bersponsor

• Disponsori happy hour

• Istirahat hiburan yang disponsori

• Kopi bersponsor

• Kontes yang disponsori

• Webinar dan diskusi grup yang disponsori

10. Kumpulkan Umpan Balik Peserta

Memahami pengalaman dan perspektif peserta Anda sangat penting untuk memahami kemanjuran acara virtual Anda. Selain itu, mengumpulkan umpan balik dan wawasan audiens menjadi lebih mudah dari sebelumnya karena semuanya tersedia dalam format digital.

Anda dapat memberi mereka formulir umpan balik di platform itu sendiri dan mencapai tujuan untuk mengumpulkan data berharga. Oleh karena itu, jangan lupa untuk mengumpulkan umpan balik peserta Anda setelah acara.

Poin Bonus!

Platform Acara Virtual yang komprehensif memberi Anda semua data acara dari awal hingga akhir. Bukan hanya data tetapi, Anda juga mendapatkan laporan dan analitik yang berguna tentang Peristiwa Virtual Anda.

Jadi, manfaatkan data yang disediakan ini untuk menganalisis keefektifan strategi dan aktivitas acara Anda. Praktik ini tidak hanya akan membantu Anda menentukan keberhasilan acara Anda, tetapi juga memandu Anda selama proses perencanaan dan pelaksanaan Acara Virtual Anda di masa mendatang.

Mencari solusi satu atap untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses? Dreamcast mendukung Anda! Hubungi kami dan pesan demo sekarang.