Instrumente care vă ajută să vă conduceți afacerea de pe plajă

Mulți dintre noi au avut acea fantezie în care muncim din greu timp de câțiva ani pentru a demara lucrurile, pentru a ne înconjura de o echipă dedicată și apoi a pleca într-o locație tropicală și a ține un ochi asupra afacerii din confortul plajei noastre - șezlonguri laterale.

Dacă îți dai ochii peste cap chiar acum – nu. Deși pare mult aer cald, a putea conduce o afacere eficientă de la distanță nu este doar o fantezie. Acum, mai mult ca niciodată, este posibil să rămâi conectat cu biroul în timp ce participi la o conferință în Toronto – sau te bronzezi în Cancun!

Există o multitudine de instrumente disponibile antreprenorilor tocmai în acest scop, de la instrumente de management de proiect până la cele financiare. Iată câteva care vă pot ajuta să vă gestionați multe dintre operațiunile de zi cu zi de oriunde, cu o conexiune la internet.

Instrumente de management de proiect

Urmărirea lucrurilor de la distanță nu va fi niciodată un succes decât dacă există o modalitate ușoară și eficientă pentru membrii echipei de a comunica între ei. Configurația omniprezentă de tablă albă într-o sală de conferințe pur și simplu nu funcționează atunci când faci parte dintr-un proiect care folosește talent din colțuri îndepărtate ale globului (sau când vrei să verifici progresul în timp ce ești în acea croazieră pe Mediterană atât de necesară).

Din fericire, ecosistemul de management al proiectelor online a explodat în ultimii ani, cu oferte precum Asana, Trello, Basecamp și Slack oferind același serviciu de bază – o locație centrală în care membrii echipei pot colabora online.

De exemplu, să ne uităm la Trello. Acolo, managerii de proiect creează unul sau mai multe „tablete” – depozitul central al unui proiect.

Să presupunem că afacerea dvs. vinde gadget-uri și că aveți un nou model de gadget introdus pe piață. Pe panouri sunt create diverse „cărți”, fiecare carte reprezentând un anumit grup de sarcini care trebuie îndeplinit. Un card din exemplul nostru de gadget ar putea fi „Finish Quality Control”. Apoi, pe card pot fi adăugate diverse sarcini, fiecare atribuită uneia sau mai multor persoane. Jim și Jacqueline ar putea avea nevoie să lucreze la verificarea numerelor de variație, în timp ce Ezra se concentrează pe a determina autoritățile de reglementare să semneze certificarea. Ar putea fi creat un card diferit pentru „Campania de marketing” cu sarcini secundare aferente și așa mai departe.

Angajații tăi pot să atașeze fișiere, să trimită mesaje, să pună întrebări, să își verifice sarcinile, totul în timp ce tu oferi feedback și monitorizezi progresul lor, mai tai în mână. Un sistem de notificare înseamnă că ești mereu avertizat când s-au făcut progrese... sau când se apropie un termen limită! Și, există chiar și aplicații terțe care funcționează împreună cu Trello dacă doriți să adăugați funcții neacceptate în prezent, cum ar fi urmărirea timpului.

Instrumente de implicare a angajaților/de partajare a ideilor

Principalul atu al oricărei afaceri îl reprezintă oamenii. Oricare dintre angajații dvs. ar putea veni cu o idee de schimbare a jocului pentru companie, care ar putea crește vânzările, scădea risipa, îmbunătăți calitatea vieții la locul de muncă sau acasă sau poate fi următorul produs sau serviciu de succes pentru afacerea dvs.

A-i lăsa să lânceze într-o cutie de sugestii tradițională este o risipă aproape criminală a creierului pe care l-ai asamblat cu atâta grijă. Este imperativ să aveți o modalitate ușoară și eficientă de a împărtăși idei.

Un instrument fantastic care face exact acest lucru de oriunde în lume se numește Vetter.

Odată ce îți creezi un cont, adaugi toți utilizatorii pe care vrei să-i poată trimite idei. De asemenea, puteți crea grupuri (poate corespunzătoare diferitelor departamente din afacerea dvs.) cărora le pot face parte utilizatorii. Toată lumea poate trimite și evalua idei, iar dvs. sau un administrator de cont puteți obține rapoarte care analizează utilizările, grupurile și ideile, împreună cu impactul lor financiar. Cele mai bine cotate idei pot deveni realitate!

Instrumente precum Vetter sunt de neprețuit nu doar pentru că oferă o modalitate nedureroasă de a capta ideile generate de angajați, ci și datorită modului în care promovează discuțiile în rândul personalului dvs., făcându-i să vorbească despre și să internalizeze obiectivele și valorile companiei. Acest lucru creează un sentiment profund de proprietate în rândul echipei dvs., mai ales atunci când încep să vadă că ideile lor de vedete rock sunt implementate în afacere.

Desigur, partea de sus este că poți monitoriza și/sau gestiona totul între sesiunile de scuba în Sfânta Lucia!

Instrumente de gestiune contabilă/financiară

Contabilitatea poate fi una dintre cele mai stresante părți ale vieții unui proprietar de afaceri mici.

Păstrarea unor conturi exacte este vitală pentru sănătatea tuturor afacerilor, iar companiile mari au departamente întregi dedicate exclusiv disputei cifrelor.

Întreprinderile mici, care nu au luxul unui număr mare de personal, se bazează adesea pe câțiva angajați greu presați pentru a ține evidența cu scrupulozitate a datoriilor și creanțelor. Și nici nu există prea mult loc de eroare, deoarece o singură factură ratată poate provoca o mizerie nespusă unei companii mici care operează cu marje subțiri.

Din fericire, sectorul înfloritor al serviciilor profesionale a oferit proprietarului unei mici afaceri multiple opțiuni pentru a face evidența financiară cât mai simplă și cât mai nedureroasă posibil. Unul dintre cele mai simple instrumente care nu necesită să aveți ani de educație formală în contabilitate pentru a vă da seama cum să utilizați este Freshbooks.

Cu Freshbooks puteți genera facturi pentru clienții dvs., puteți să țineți cont de clienții care nu au plătit, să vă urmăriți cheltuielile și să generați o varietate de rapoarte. Și din nou, pentru că totul este stocat în siguranță în cloud, nu contează dacă vă aflați la biroul dvs. de acasă sau leneviți pe Laguna Beach. Odată ce laptopul sau dispozitivul mobil este online, ești gata.

Concluzie

Un lucru de reținut este că stilul de viață de lucru la distanță nu se termină doar cu cele trei tipuri de instrumente prezentate mai sus. Există o multitudine de opțiuni din care să alegeți, iar dacă aveți o problemă operațională despre care credeți că vă impune să fiți la birou zi de zi, cel mai probabil există o soluție software care să vă ajute să renunțați la cei patru pereți și un tavan. Cu puțină planificare și pregătire, îți poți conduce afacerea de pe un hamac pe plaja cu nisip alb la alegere!