Ferramentas para ajudar você a administrar seus negócios na praia

Muitos de nós tivemos aquela fantasia em que trabalhamos duro por alguns anos para tirar as coisas do papel, nos cercar de uma equipe dedicada e depois fugir para um local tropical e ficar de olho nos negócios do conforto de nossa praia. poltronas laterais.

Se você está revirando os olhos agora – não. Embora pareça muito ar quente, ser capaz de administrar um negócio eficiente remotamente não é apenas uma fantasia. Agora, mais do que nunca, é possível ficar conectado com o escritório enquanto participa de uma conferência em Toronto – ou bronzeando-se em Cancun!

Há uma infinidade de ferramentas à disposição dos empreendedores para esse fim, desde ferramentas de gerenciamento de projetos até ferramentas financeiras. Aqui estão alguns que podem ajudá-lo a lidar com muitas de suas operações diárias de qualquer lugar com uma conexão com a Internet.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Ficar de olho nas coisas à distância nunca será um sucesso, a menos que haja uma maneira fácil e eficaz para os membros da equipe se comunicarem. A onipresente configuração de quadro branco em uma sala de conferências simplesmente não funciona quando você faz parte de um projeto que usa talentos de cantos distantes do globo (ou quando você deseja verificar o progresso enquanto está naquele tão necessário cruzeiro no Mediterrâneo).

Felizmente, o ecossistema de gerenciamento de projetos online explodiu nos últimos anos, com ofertas como Asana, Trello, Basecamp e Slack fornecendo o mesmo serviço subjacente – um local central onde os membros da equipe podem colaborar online.

Por exemplo, vamos dar uma olhada no Trello. Lá, os gerentes de projeto criam um ou mais “quadros” – o repositório central de um projeto.

Digamos que sua empresa venda gadgets e que você tenha um novo modelo de gadget sendo introduzido no mercado. Vários “cartões” são criados nos quadros, cada cartão representando um grupo de tarefas específico que deve ser realizado. Um cartão em nosso exemplo de gadget pode ser "Concluir controle de qualidade". Em seguida, várias tarefas podem ser adicionadas ao cartão, cada uma atribuída a uma ou mais pessoas. Jim e Jacqueline podem precisar trabalhar na verificação dos números de variação, enquanto Ezra se concentra em conseguir que os reguladores aprovem a certificação. Um cartão diferente pode ser criado para “Campanha de marketing” com subtarefas relacionadas e assim por diante.

Seus funcionários podem anexar arquivos, enviar mensagens, fazer perguntas, marcar suas tarefas, tudo isso enquanto você dá feedback e monitora seu progresso, mai tai na mão. Um sistema de notificação significa que você sempre será alertado quando houver progresso... ou quando um prazo estiver se aproximando! E existem até aplicativos de terceiros que funcionam em conjunto com o Trello se você quiser adicionar recursos atualmente não suportados, como rastreamento de tempo.

Ferramentas de Engajamento de Funcionários/Compartilhamento de Ideias

O principal ativo de qualquer negócio são as pessoas. Qualquer um de seus funcionários pode ter uma ideia revolucionária para a empresa que pode aumentar as vendas, diminuir o desperdício, melhorar a qualidade de vida no trabalho ou em casa ou ser o próximo produto ou serviço de sucesso para o seu negócio.

Deixá-los definhar em uma caixa de sugestões tradicional é um desperdício quase criminoso do cérebro que você montou com tanto cuidado. É imperativo ter uma maneira fácil e eficaz de compartilhar ideias.

Uma ferramenta fantástica que faz exatamente isso em qualquer lugar do mundo é chamada Vetter.

Depois de criar uma conta, você adiciona todos os usuários que deseja que possam enviar ideias. Você também pode criar grupos (talvez correspondentes aos vários departamentos do seu negócio) aos quais seus usuários podem pertencer. Todos podem enviar e avaliar ideias, e você ou um administrador de conta pode gerar relatórios analisando usos, grupos e ideias, juntamente com seu impacto financeiro. As ideias mais bem avaliadas podem se tornar realidade!

Ferramentas como o Vetter são inestimáveis ​​não apenas porque fornecem uma maneira indolor de capturar ideias geradas pelos funcionários, mas por causa de como promovem a discussão entre sua equipe, fazendo com que falem e internalizem os objetivos e valores da empresa. Isso cria um profundo senso de propriedade entre sua equipe, especialmente quando eles começam a ver suas ideias de rock star sendo implementadas nos negócios.

Claro, a cereja no topo é que você pode monitorar e/ou gerenciar tudo entre as sessões de mergulho em Santa Lúcia!

Ferramentas de gestão contábil/financeira

A contabilidade pode ser uma das partes mais estressantes da vida de um pequeno empresário.

Manter contas precisas é vital para a saúde de todas as empresas, e as grandes empresas têm departamentos inteiros dedicados exclusivamente a disputar os números.

As pequenas empresas, que não têm o luxo de um grande número de funcionários, geralmente dependem de alguns funcionários pressionados para acompanhar escrupulosamente as contas a pagar e a receber. E também não há muito espaço para erros, já que uma fatura perdida pode causar uma miséria incalculável para uma pequena empresa que opera com margens muito pequenas.

Felizmente, o florescente setor de serviços profissionais deu ao pequeno empresário várias opções para tornar a manutenção de registros financeiros o mais simples e indolor possível. Uma das ferramentas mais fáceis que não exige que você tenha anos de educação formal em contabilidade para descobrir como usar é o Freshbooks.

Com o Freshbooks, você pode gerar faturas para seus clientes, manter-se informado sobre os clientes que não pagaram, acompanhar suas despesas e gerar diversos relatórios. E, novamente, como tudo é armazenado com segurança na nuvem, não importa se você está em seu escritório em casa ou descansando em Laguna Beach. Quando seu laptop ou dispositivo móvel estiver online, você estará pronto para começar.

Conclusão

Uma coisa a ter em mente é que o estilo de vida do trabalho remoto não termina apenas com os três tipos de ferramentas descritos acima. Há uma infinidade de opções para escolher e, se você tiver um problema operacional que acha que exige que você esteja no escritório todos os dias, provavelmente há uma solução de software para ajudá-lo a abandonar as quatro paredes e o teto. Com um pouco de planejamento e preparação, você pode literalmente administrar seus negócios de uma rede na praia de areia branca de sua escolha!