Herramientas para ayudarlo a administrar su negocio desde la playa

Muchos de nosotros hemos tenido esa fantasía en la que trabajamos duro durante algunos años para hacer que las cosas despeguen, nos rodeamos de un equipo dedicado y luego nos mudamos a un lugar tropical y vigilamos el negocio desde la comodidad de nuestra playa. sillones laterales.

Si estás poniendo los ojos en blanco ahora mismo, no lo hagas. Si bien suena como un montón de palabrería, poder administrar un negocio eficiente de forma remota no es solo una fantasía. Ahora más que nunca, es posible mantenerse conectado con la oficina mientras asiste a una conferencia en Toronto, ¡o se broncea en Cancún!

Hay una multitud de herramientas disponibles para los emprendedores para este mismo propósito, desde herramientas de gestión de proyectos hasta herramientas financieras. Aquí hay algunos que pueden ayudarlo a manejar muchas de sus operaciones diarias desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Herramientas de gestión de proyectos

Vigilar las cosas desde la distancia nunca será un éxito a menos que haya una manera fácil y efectiva para que los miembros del equipo se comuniquen entre sí. La omnipresente configuración de oficina de pizarra en una sala de conferencias simplemente no funciona cuando eres parte de un proyecto que utiliza talento de rincones remotos del mundo (o cuando quieres verificar el progreso mientras estás en ese crucero tan necesario por el Mediterráneo).

Afortunadamente, el ecosistema de gestión de proyectos en línea se ha disparado en los últimos años, con ofertas como Asana, Trello, Basecamp y Slack que brindan el mismo servicio subyacente: una ubicación central donde los miembros del equipo pueden colaborar en línea.

Por ejemplo, echemos un vistazo a Trello. Allí, los gerentes de proyecto crean uno o más "tableros": el repositorio central de un proyecto.

Supongamos que su empresa vende dispositivos y tiene un nuevo modelo de dispositivo que se está introduciendo en el mercado. Se crean varias "tarjetas" en los tableros, cada tarjeta representa un grupo de tareas específico que debe realizarse. Una tarjeta en nuestro ejemplo de gadget podría ser "Control de calidad final". Luego, se pueden agregar varias tareas a la tarjeta, cada una asignada a una o más personas. Es posible que Jim y Jacqueline deban trabajar para verificar los números de variación, mientras que Ezra se enfoca en lograr que los reguladores aprueben la certificación. Se podría crear una tarjeta diferente para "Campaña de marketing" con subtareas relacionadas, etc.

Sus empleados pueden adjuntar archivos, enviar mensajes, hacer preguntas, marcar sus tareas, todo mientras usted da su opinión y supervisa su progreso, mai tai en la mano. Un sistema de notificación significa que siempre recibe una alerta cuando se ha realizado un progreso... ¡o cuando se avecina una fecha límite! E incluso hay aplicaciones de terceros que funcionan junto con Trello si desea agregar funciones que actualmente no son compatibles, como el seguimiento del tiempo.

Compromiso de los empleados/herramientas para compartir ideas

El principal activo de cualquier empresa es su gente. A cualquiera de sus empleados se le podría ocurrir una idea revolucionaria para la empresa que podría aumentar las ventas, reducir los desperdicios, mejorar la calidad de vida en el trabajo o en el hogar, o ser el próximo producto o servicio exitoso para su empresa.

Dejar que languidezcan en un buzón de sugerencias tradicional es un desperdicio casi criminal del grupo de expertos que ha reunido con tanto cuidado. Es imperativo tener una forma fácil y efectiva de compartir ideas.

Una herramienta fantástica que hace precisamente esto desde cualquier parte del mundo se llama Vetter.

Una vez que crea una cuenta, agrega todos los usuarios que desea que puedan enviar ideas. También puede crear grupos (quizás correspondientes a los distintos departamentos de su empresa) a los que pueden pertenecer sus usuarios. Luego, todos pueden enviar y calificar ideas, y usted o un administrador de cuenta pueden generar informes que analizan usos, grupos e ideas, junto con su impacto financiero. ¡Las ideas mejor calificadas pueden convertirse en realidad!

Las herramientas como Vetter son invaluables no solo porque brindan una forma sencilla de capturar las ideas generadas por los empleados, sino porque fomentan la discusión entre su personal, logrando que hablen e interioricen los objetivos y valores de la empresa. Esto crea un profundo sentido de propiedad entre su equipo, especialmente cuando comienzan a ver que sus ideas estrella se implementan en el negocio.

Por supuesto, la guinda del pastel es que puedes controlarlo y/o gestionarlo todo entre sesiones de buceo en Santa Lucía.

Herramientas de gestión contable/financiera

La contabilidad puede ser una de las partes más estresantes de la vida del propietario de una pequeña empresa.

Mantener cuentas precisas es vital para la salud de todas las empresas, y las grandes empresas tienen departamentos enteros dedicados únicamente a disputar los números.

Las pequeñas empresas, que no pueden darse el lujo de contar con una gran dotación de personal, a menudo dependen de unos pocos empleados en apuros para realizar un seguimiento escrupuloso de las cuentas por pagar y por cobrar. Y tampoco hay mucho margen para el error, ya que una factura perdida puede causar una miseria incalculable para una pequeña empresa que opera con márgenes muy reducidos.

Afortunadamente, el floreciente sector de servicios profesionales le ha brindado al propietario de una pequeña empresa múltiples opciones para hacer que el mantenimiento de registros financieros sea lo más simple e indoloro posible. Una de las herramientas más fáciles que no requiere que tengas años de educación formal en contabilidad para saber cómo usar es Freshbooks.

Con Freshbooks puede generar facturas para sus clientes, estar al tanto de los clientes que no han pagado, realizar un seguimiento de sus gastos y generar una variedad de informes. Y nuevamente, debido a que todo se almacena de forma segura en la nube, no importa si está en la oficina de su hogar o holgazaneando en Laguna Beach. Una vez que su computadora portátil o dispositivo móvil esté en línea, estará listo para comenzar.

Conclusión

Una cosa a tener en cuenta es que el estilo de vida del trabajo remoto no solo termina con los tres tipos de herramientas descritas anteriormente. Hay una gran variedad de opciones para elegir, y si tiene un problema de operaciones que cree que requiere estar en la oficina día tras día, lo más probable es que haya una solución de software que lo ayude a deshacerse de las cuatro paredes y el techo. ¡Con un poco de planificación y preparación, literalmente puede administrar su negocio desde una hamaca en la playa de arena blanca de su elección!