أدوات لمساعدتك في إدارة عملك من الشاطئ

كان لدى الكثير منا هذا الخيال حيث نعمل بجد لبضع سنوات لإنجاز الأمور ، ونحيط أنفسنا بفريق متخصص ، ثم ننتقل إلى موقع استوائي ونراقب الأعمال من راحة شاطئنا- كراسي صالة جانبية.

إذا كنت تدير عينيك الآن - لا تفعل ذلك. في حين أن الأمر يبدو وكأنه الكثير من الهواء الساخن ، فإن القدرة على إدارة عمل فعال عن بعد ليس مجرد خيال. الآن أكثر من أي وقت مضى ، من الممكن البقاء على اتصال بالمكتب أثناء حضور مؤتمر في تورنتو - أو الدباغة في كانكون!

هناك العديد من الأدوات المتاحة لرواد الأعمال لهذا الغرض بالذات ، من أدوات إدارة المشاريع إلى الأدوات المالية. إليك بعض الأشياء التي يمكن أن تساعدك في التعامل مع العديد من عملياتك اليومية من أي مكان به اتصال بالإنترنت.

أدوات إدارة المشروع

إن مراقبة الأشياء عن بعد لن يكون نجاحًا أبدًا ما لم تكن هناك طريقة سهلة وفعالة لأعضاء الفريق للتواصل مع بعضهم البعض. لا يعمل إعداد المكتب في كل مكان للسبورة البيضاء في غرفة المؤتمرات عندما تكون جزءًا من مشروع يستخدم المواهب من زوايا بعيدة من العالم (أو عندما تريد التحقق من التقدم أثناء عملك في تلك الرحلة البحرية المتوسطية التي تشتد الحاجة إليها).

لحسن الحظ ، انفجر النظام البيئي لإدارة المشاريع عبر الإنترنت في السنوات الأخيرة ، حيث قدمت عروض مثل Asana و Trello و Basecamp و Slack نفس الخدمة الأساسية - موقع مركزي حيث يمكن لأعضاء الفريق التعاون عبر الإنترنت.

على سبيل المثال ، لنلقِ نظرة على Trello. هناك ، يقوم مديرو المشروع بإنشاء "لوحة" واحدة أو أكثر - المستودع المركزي للمشروع.

لنفترض أن عملك يبيع الأدوات ، ولديك نموذج جديد للأداة يتم طرحه في السوق. يتم إنشاء "بطاقات" مختلفة على اللوحات ، وتمثل كل بطاقة مجموعة مهام محددة يجب القيام بها. يمكن أن تكون إحدى البطاقات في مثال الأداة لدينا هي "إنهاء مراقبة الجودة". بعد ذلك ، يمكن إضافة مهام مختلفة إلى البطاقة ، كل منها مخصص لشخص واحد أو أكثر. قد يحتاج جيم وجاكلين إلى العمل على التحقق من أرقام التباين بينما يركز عزرا على إقناع المنظمين بالتوقيع على الشهادة. يمكن إنشاء بطاقة مختلفة لـ "حملة التسويق" مع المهام الفرعية ذات الصلة وما إلى ذلك.

يمكن لموظفيك إرفاق الملفات ، وإرسال الرسائل ، وطرح الأسئلة ، والتحقق من مهامهم ، كل ذلك أثناء تقديم الملاحظات ومراقبة تقدمهم ، وأنت في متناول اليد. يعني نظام الإخطار أنه يتم تنبيهك دائمًا عند إحراز تقدم ... أو عندما يلوح في الأفق موعد نهائي! وهناك أيضًا تطبيقات تابعة لجهات خارجية تعمل جنبًا إلى جنب مع Trello إذا كنت ترغب في إضافة ميزات غير مدعومة حاليًا مثل تتبع الوقت.

أدوات مشاركة الموظفين / مشاركة الأفكار

الأصل الرئيسي لأي عمل هو أفرادها. يمكن لأي موظف من موظفيك أن يبتكر فكرة تغير قواعد اللعبة للشركة يمكن أن تزيد المبيعات أو تقلل الهدر أو تحسن نوعية الحياة في العمل أو في المنزل أو تكون المنتج أو الخدمة التالية لعملك.

إن تركهم يضعفون في صندوق الاقتراحات التقليدي هو إهدار إجرامي تقريبًا لثقة العقل التي جمعتها بعناية. من الضروري أن يكون لديك طريقة سهلة وفعالة لمشاركة الأفكار.

إحدى الأدوات الرائعة التي تقوم بهذا الأمر من أي مكان في العالم تسمى Vetter.

بمجرد إنشاء حساب ، يمكنك إضافة جميع المستخدمين الذين تريدهم لتتمكن من إرسال الأفكار. يمكنك أيضًا إنشاء مجموعات (ربما تتوافق مع الأقسام المختلفة في عملك) التي يمكن للمستخدمين الانتماء إليها. يمكن للجميع بعد ذلك إرسال الأفكار وتقييمها ، ويمكنك أنت أو مسؤول الحساب سحب تقارير تحلل الاستخدامات والمجموعات والأفكار ، إلى جانب تأثيرها المالي. يمكن للأفكار الأعلى تقييمًا أن تصبح حقيقة واقعة!

أدوات مثل Vetter لا تقدر بثمن ليس فقط لأنها توفر طريقة غير مؤلمة لالتقاط الأفكار التي يولدها الموظفون ، ولكن بسبب كيفية تعزيز النقاش بين موظفيك ، وجعلهم يتحدثون عن أهداف الشركة وقيمها. هذا يخلق إحساسًا عميقًا بالملكية بين فريقك ، خاصةً عندما يبدأون في رؤية أفكار نجوم موسيقى الروك الخاصة بهم يتم تنفيذها في العمل.

بالطبع ، يمكنك مراقبة و / أو إدارة كل شيء بين جلسات الغوص في سانت لوسيا!

أدوات المحاسبة / الإدارة المالية

يمكن أن تكون المحاسبة أحد أكثر الأجزاء إرهاقًا في حياة صاحب العمل الصغير.

يعد الاحتفاظ بحسابات دقيقة أمرًا حيويًا لصحة جميع الشركات ، ولدى الشركات الكبيرة أقسام كاملة مخصصة فقط للجدل في الأرقام.

غالبًا ما تعتمد الشركات الصغيرة ، التي لا تتمتع برفاهية وجود عدد كبير من الموظفين ، على عدد قليل من الموظفين الذين يتعرضون لضغوط شديدة لتتبع المدفوعات والمبالغ المستحقة القبض بدقة. ولا يوجد مجال كبير للخطأ أيضًا ، لأن فاتورة واحدة ضائعة يمكن أن تسبب بؤسًا لا يوصف لشركة صغيرة تعمل بهوامش رفيعة.

لحسن الحظ ، منح قطاع الخدمات المهنية المزدهر مالك الأعمال الصغيرة خيارات متعددة لجعل حفظ السجلات المالية أمرًا بسيطًا وسهل قدر الإمكان. تعد Freshbooks واحدة من أسهل الأدوات التي لا تتطلب أن يكون لديك سنوات من تعليم المحاسبة الرسمي لمعرفة كيفية استخدامها.

باستخدام Freshbooks ، يمكنك إنشاء فواتير لعملائك ، ومتابعة العملاء الذين لم يدفعوا ، وتتبع نفقاتك ، وإنشاء مجموعة متنوعة من التقارير. ومرة أخرى ، نظرًا لأنه يتم تخزين كل شيء بشكل آمن في السحابة ، فلا يهم إذا كنت في مكتب منزلك أو تتسكع في لاجونا بيتش. بمجرد اتصال الكمبيوتر المحمول أو الجهاز المحمول بالإنترنت ، فأنت على ما يرام.

خاتمة

شيء واحد يجب أخذه في الاعتبار هو أن نمط حياة العمل عن بُعد لا ينتهي فقط بالأنواع الثلاثة من الأدوات الموضحة أعلاه. هناك عدد لا يحصى من الخيارات للاختيار من بينها ، وإذا كانت لديك مشكلة في العمليات تعتقد أنها تتطلب منك أن تكون في المكتب يومًا بعد يوم ، فهناك على الأرجح حل برمجي لمساعدتك في التخلص من الجدران الأربعة والسقف. بقليل من التخطيط والتحضير ، يمكنك إدارة عملك حرفيًا من أرجوحة شبكية على الشاطئ الرملي الأبيض الذي تختاره!