Des outils pour vous aider à gérer votre entreprise depuis la plage

Beaucoup d'entre nous ont eu ce fantasme où nous travaillons dur pendant quelques années pour faire décoller les choses, nous entourer d'une équipe dévouée, puis décamper dans un endroit tropical et garder un œil sur les affaires depuis le confort de notre plage- chaises longues latérales.

Si vous roulez des yeux en ce moment, ne le faites pas. Bien que cela ressemble à beaucoup d'air chaud, être capable de gérer une entreprise efficace à distance n'est pas qu'un fantasme. Maintenant plus que jamais, il est possible de rester connecté avec le bureau tout en assistant à une conférence à Toronto – ou en bronzant à Cancun !

Il existe une multitude d'outils à la disposition des entrepreneurs à cette fin, des outils de gestion de projet aux outils financiers. En voici quelques-unes qui peuvent vous aider à gérer bon nombre de vos opérations quotidiennes depuis n'importe où avec une connexion Internet.

Outils de gestion de projet

Garder un œil sur les choses à distance ne sera jamais un succès à moins qu'il n'existe un moyen simple et efficace pour les membres de l'équipe de communiquer entre eux. La configuration de bureau omniprésente du tableau blanc dans une salle de conférence ne fonctionne tout simplement pas lorsque vous faites partie d'un projet qui utilise des talents de coins éloignés du globe (ou lorsque vous voulez vérifier les progrès pendant que vous êtes sur cette croisière méditerranéenne si nécessaire).

Heureusement, l'écosystème de gestion de projet en ligne a explosé ces dernières années, avec des offres telles qu'Asana, Trello, Basecamp et Slack fournissant le même service sous-jacent - un emplacement central où les membres de l'équipe peuvent collaborer en ligne.

Par exemple, regardons Trello. Là, les chefs de projet créent un ou plusieurs "tableaux" - le référentiel central d'un projet.

Supposons que votre entreprise vende des gadgets et que vous ayez un nouveau modèle de gadget introduit sur le marché. Diverses « cartes » sont créées sur les tableaux, chaque carte représentant un groupe de tâches spécifique qui doit être effectué. Une carte dans notre exemple de gadget pourrait être "Terminer le contrôle de la qualité". Ensuite, diverses tâches peuvent être ajoutées à la carte, chacune étant attribuée à une ou plusieurs personnes. Jim et Jacqueline devront peut-être travailler sur la vérification des numéros d'écart tandis qu'Ezra se concentre sur l'obtention par les régulateurs de la signature de la certification. Une fiche différente pourrait être créée pour la "Campagne marketing" avec les sous-tâches associées, etc.

Vos employés peuvent joindre des fichiers, envoyer des messages, poser des questions, cocher leurs tâches, tout en vous faisant part de vos commentaires et en surveillant leurs progrès, mai tai en main. Un système de notification signifie que vous êtes toujours alerté lorsque des progrès ont été réalisés… ou lorsqu'une échéance approche ! Et, il existe même des applications tierces qui fonctionnent conjointement avec Trello si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités actuellement non prises en charge, telles que le suivi du temps.

Outils d'engagement des employés/de partage d'idées

Le principal atout de toute entreprise est son personnel. N'importe lequel de vos employés pourrait proposer une idée révolutionnaire pour l'entreprise qui pourrait augmenter les ventes, réduire les déchets, améliorer la qualité de vie au travail ou à la maison, ou être le prochain produit ou service à succès pour votre entreprise.

Les laisser languir dans une boîte à suggestions traditionnelle est un gaspillage presque criminel du brain trust que vous avez si soigneusement assemblé. Il est impératif de disposer d'un moyen simple et efficace de partager des idées.

Un outil fantastique qui fait exactement cela de n'importe où dans le monde s'appelle Vetter.

Une fois que vous créez un compte, vous ajoutez tous les utilisateurs que vous souhaitez pouvoir soumettre des idées. Vous pouvez également créer des groupes (correspondant peut-être aux différents services de votre entreprise) auxquels vos utilisateurs peuvent appartenir. Tout le monde peut ensuite soumettre et noter des idées, et vous ou un administrateur de compte pouvez créer des rapports analysant les utilisations, les groupes et les idées, ainsi que leur impact financier. Les idées les mieux notées peuvent ensuite devenir réalité !

Des outils comme Vetter sont inestimables non seulement parce qu'ils offrent un moyen simple de capturer les idées générées par les employés, mais aussi parce qu'ils favorisent la discussion au sein de votre personnel, les faisant parler et intérioriser les objectifs et les valeurs de l'entreprise. Cela crée un profond sentiment d'appartenance au sein de votre équipe, en particulier lorsqu'ils commencent à voir leurs idées de rock star mises en œuvre dans l'entreprise.

Bien sûr, la cerise sur le gâteau est que vous pouvez tout surveiller et/ou gérer entre deux sessions de plongée à Sainte-Lucie !

Outils de gestion comptable/financière

La comptabilité peut être l'une des parties les plus stressantes de la vie d'un propriétaire de petite entreprise.

La tenue de comptes exacts est essentielle à la santé de toutes les entreprises, et les grandes entreprises ont des départements entiers dédiés uniquement à la manipulation des chiffres.

Les petites entreprises, qui n'ont pas le luxe d'avoir un effectif important, comptent souvent sur quelques employés aux abois pour suivre scrupuleusement les comptes créditeurs et débiteurs. Et il n'y a pas non plus beaucoup de place à l'erreur, car une facture manquée peut causer une misère incalculable pour une petite entreprise opérant avec des marges extrêmement minces.

Heureusement, le secteur florissant des services professionnels a offert aux propriétaires de petites entreprises de multiples options pour rendre la tenue de registres financiers aussi simple et indolore que possible. Freshbooks est l'un des outils les plus simples qui ne nécessite pas que vous ayez des années de formation formelle en comptabilité pour comprendre comment l'utiliser.

Avec Freshbooks, vous pouvez générer des factures pour vos clients, suivre les clients qui n'ont pas payé, suivre vos dépenses et générer une variété de rapports. Et encore une fois, parce que tout est stocké en toute sécurité dans le cloud, peu importe que vous soyez à votre bureau à domicile ou que vous paressiez sur Laguna Beach. Une fois que votre ordinateur portable ou votre appareil mobile est en ligne, vous êtes prêt à partir.

Conclusion

Une chose à garder à l'esprit est que le mode de vie du travail à distance ne se limite pas aux trois types d'outils décrits ci-dessus. Il existe une myriade d'options parmi lesquelles choisir, et si vous avez un problème d'exploitation qui, selon vous, vous oblige à être au bureau jour après jour, il existe très probablement une solution logicielle pour vous aider à abandonner les quatre murs et un plafond. Avec un peu de planification et de préparation, vous pouvez littéralement diriger votre entreprise depuis un hamac sur la plage de sable blanc de votre choix !