Strumenti per aiutarti a gestire la tua attività dalla spiaggia

Molti di noi hanno avuto quella fantasia in cui lavoriamo duramente per alcuni anni per far decollare le cose, circondarci di un team dedicato e poi trasferirci in una località tropicale e tenere d'occhio l'attività dalla comodità della nostra spiaggia- sedie a sdraio laterali.

Se stai alzando gli occhi al cielo in questo momento, non farlo. Anche se suona come un sacco di aria calda, essere in grado di gestire un'attività efficiente da remoto non è solo una fantasia. Ora più che mai, è possibile rimanere in contatto con l'ufficio mentre si partecipa a una conferenza a Toronto o abbronzandosi a Cancun!

Ci sono una moltitudine di strumenti a disposizione degli imprenditori proprio per questo scopo, dagli strumenti di gestione dei progetti a quelli finanziari. Eccone alcuni che possono aiutarti a gestire molte delle tue operazioni quotidiane da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

Strumenti di gestione del progetto

Tenere d'occhio le cose a distanza non sarà mai un successo a meno che non ci sia un modo semplice ed efficace per comunicare tra loro i membri del team. L'onnipresente disposizione dell'ufficio della lavagna in una sala conferenze semplicemente non funziona quando fai parte di un progetto che utilizza talenti provenienti da angoli remoti del globo (o quando vuoi controllare i progressi mentre sei in quella tanto necessaria crociera nel Mediterraneo).

Fortunatamente, l'ecosistema di gestione dei progetti online è esploso negli ultimi anni, con offerte come Asana, Trello, Basecamp e Slack che forniscono lo stesso servizio sottostante: una posizione centrale in cui i membri del team possono collaborare online.

Ad esempio, diamo un'occhiata a Trello. Lì, i project manager creano una o più "schede" - il repository centrale di un progetto.

Supponiamo che la tua azienda venda gadget e che tu abbia introdotto sul mercato un nuovo modello di gadget. Sulle schede vengono create varie "carte", ciascuna delle quali rappresenta uno specifico gruppo di attività che deve essere eseguito. Una carta nel nostro esempio di gadget potrebbe essere "Finish Quality Control". Successivamente, alla scheda possono essere aggiunti vari compiti, ciascuno assegnato a una o più persone. Jim e Jacqueline potrebbero dover lavorare per controllare i numeri di varianza mentre Ezra si concentra sul far firmare alle autorità di regolamentazione la certificazione. È possibile creare una scheda diversa per "Campagna di marketing" con attività secondarie correlate e così via.

I tuoi dipendenti sono in grado di allegare file, inviare messaggi, porre domande, controllare i loro compiti, il tutto mentre tu fornisci feedback e monitori i loro progressi, mai tai in mano. Un sistema di notifica significa che sei sempre avvisato quando sono stati compiuti progressi... o quando una scadenza si avvicina! E ci sono anche app di terze parti che funzionano insieme a Trello se desideri aggiungere funzionalità attualmente non supportate come il monitoraggio del tempo.

Strumenti di coinvolgimento/condivisione delle idee dei dipendenti

La risorsa principale per qualsiasi azienda sono le sue persone. Ognuno dei tuoi dipendenti potrebbe avere un'idea rivoluzionaria per l'azienda che potrebbe aumentare le vendite, ridurre gli sprechi, migliorare la qualità della vita al lavoro oa casa o essere il prossimo prodotto o servizio di successo per la tua attività.

Lasciarli languire in una tradizionale cassetta dei suggerimenti è uno spreco quasi criminale della fiducia del cervello che hai così accuratamente assemblato. È fondamentale disporre di un modo semplice ed efficace per condividere le idee.

Uno strumento fantastico che fa proprio questo da qualsiasi parte del mondo si chiama Vetter.

Una volta creato un account, aggiungi tutti gli utenti a cui desideri essere in grado di inviare idee. Puoi anche creare gruppi (magari corrispondenti ai vari dipartimenti della tua attività) a cui possono appartenere i tuoi utenti. Tutti possono quindi inviare e valutare le idee e tu o un amministratore dell'account potete visualizzare rapporti che analizzano usi, gruppi e idee, insieme al loro impatto finanziario. Le idee più quotate possono quindi diventare realtà!

Strumenti come Vetter sono inestimabili non solo perché forniscono un modo indolore per catturare le idee generate dai dipendenti, ma anche per il modo in cui favoriscono la discussione tra il personale, inducendolo a parlare e a interiorizzare gli obiettivi ei valori dell'azienda. Questo crea un profondo senso di appartenenza all'interno del tuo team, specialmente quando iniziano a vedere le loro idee da rockstar implementate nel business.

Naturalmente, la ciliegina sulla torta è che puoi monitorare e/o gestire tutto tra una sessione di immersioni e l'altra a Santa Lucia!

Strumenti di gestione contabile/finanziaria

La contabilità può essere una delle parti più stressanti della vita di un piccolo imprenditore.

Mantenere conti accurati è vitale per la salute di tutte le aziende e le grandi aziende hanno interi dipartimenti dedicati esclusivamente alla disputa sui numeri.

Le piccole imprese, che non hanno il lusso di un ampio organico, spesso si affidano a pochi dipendenti in difficoltà per tenere scrupolosamente traccia di debiti e crediti. E non c'è nemmeno molto spazio per gli errori, poiché una fattura mancata può causare indicibili sofferenze a una piccola azienda che opera con margini sottilissimi.

Fortunatamente, il fiorente settore dei servizi professionali ha offerto al proprietario di una piccola impresa molteplici opzioni per rendere la registrazione finanziaria il più semplice e indolore possibile. Uno degli strumenti più semplici che non richiedono anni di formazione contabile formale per capire come utilizzare è Freshbooks.

Con Freshbooks puoi generare fatture per i tuoi clienti, tenerti aggiornato sui clienti che non hanno pagato, tenere traccia delle tue spese e generare una varietà di report. E ancora, poiché tutto è archiviato in modo sicuro nel cloud, non importa se sei nel tuo ufficio a casa o ozia a Laguna Beach. Una volta che il tuo laptop o dispositivo mobile è online, sei a posto.

Conclusione

Una cosa da tenere a mente è che lo stile di vita del lavoro a distanza non si limita ai tre tipi di strumenti descritti sopra. Ci sono una miriade di opzioni tra cui scegliere e se hai un problema operativo che ritieni richieda di essere in ufficio giorno dopo giorno, molto probabilmente c'è una soluzione software per aiutarti ad abbandonare le quattro pareti e un soffitto. Con un po' di pianificazione e preparazione, puoi letteralmente gestire la tua attività da un'amaca sulla spiaggia di sabbia bianca di tua scelta!