Cómo realizar reuniones de juntas virtuales atractivas y de alto impacto

Con el trabajo remoto arrasando en el mundo, las empresas y las organizaciones sin fines de lucro confían en una junta directiva para superar desafíos importantes como estos, así como para tomar decisiones clave, generar apoyo comunitario y elaborar planes estratégicos.

Estos objetivos aún deben lograrse, incluso cuando las reuniones en persona no son seguras o factibles. Históricamente, las reuniones de la junta se han llevado a cabo en la sala de juntas con el nombre apropiado, pero como la mayoría de las cosas este año, se han vuelto virtuales.

¿Qué es una reunión de directorio virtual?

Una reunión virtual de la junta se lleva a cabo en línea con la ayuda de un software de videoconferencia. Si bien cualquier tipo de reunión virtual puede tener dificultades técnicas, desafíos para involucrar a los participantes y falta de eficiencia, es posible hacer tanto en las reuniones de la junta virtual como en persona.

La siguiente guía explorará los entresijos de una reunión de junta virtual, ofrecerá estrategias para maximizar su impacto y responderá preguntas que incluyen:

• ¿Quién debe organizar una reunión virtual de la junta?
• ¿Cuáles son los beneficios y los inconvenientes de las reuniones de directorio virtuales?
• ¿Cómo se lleva a cabo una reunión de junta virtual eficiente?
• ¿Cómo involucra a los miembros de la junta a través de una plataforma remota?
• ¿Cómo puede documentar mejor una reunión virtual de la junta?

¿Quién debe organizar una reunión virtual de la junta?

Las reuniones de juntas digitales son actualmente la mejor opción para cualquier junta que necesite reunirse mientras se adhiere a las pautas de distanciamiento social.

Pueden estar en manos de cualquier empresa, asociación u otra organización que necesite adaptarse a las necesidades de un lugar de trabajo digital, pero esta guía hablará específicamente de las necesidades de las juntas sin fines de lucro.

Antes de sumergirse en el proceso de planificación de su próxima reunión virtual de la junta, verifique que esté siguiendo los protocolos apropiados. Las regulaciones estatales o los propios estatutos de su organización pueden tener restricciones sobre lo que está y no está permitido en una reunión virtual. Por ejemplo, es posible que no pueda realizar una votación tan fácilmente como lo haría en persona.

Algunos estatutos pueden incluso prohibir las reuniones virtuales por completo. Si este es el caso, es posible que deba considerar modificar las reglas para seguir adelante con los asuntos de la junta. Las reuniones virtuales de la junta directiva son particularmente necesarias durante los tiempos que corren, pero como veremos más adelante, pueden ser útiles incluso cuando es posible reunirse en persona.

Beneficios y desafíos de las reuniones de directorio virtuales

Si bien tanto las reuniones en persona como las virtuales pueden ser productivas y atractivas, existen algunas diferencias importantes entre las dos que deben tenerse en cuenta.

Cambiar el formato de la reunión genera cambios en la participación y el compromiso de los miembros, así como en la tecnología y la seguridad. Si bien algunas de estas diferencias son desventajas definitivas de las reuniones virtuales de la junta, se pueden abordar fácilmente con las herramientas y estrategias de planificación adecuadas.

Beneficios de las reuniones de directorio virtuales

Las reuniones virtuales de la junta presentan la ventaja clave de permitir que su junta se reúna de manera segura a distancia. Dado que las operaciones de su organización sin fines de lucro deben persistir independientemente de los factores atenuantes, es fundamental solicitar el consejo y el apoyo de los miembros de su junta en cualquier capacidad que pueda.

Las reuniones virtuales de la junta ofrecen varios beneficios importantes, que incluyen:

• Mayor asistencia. Dado que las reuniones virtuales de la junta eliminan el tiempo de viaje, requieren menos compromiso de tiempo. A su vez, es mucho más probable que los miembros reserven tiempo para su reunión dentro de sus apretadas agendas. No hay necesidad de conducir a un lugar de reunión apartado.
• Mayor diversidad de miembros del directorio . Una reunión virtual le permite invitar a una variedad más amplia de miembros de la junta para servir. Puede abrir la oportunidad a un área geográfica mucho más amplia de lo que sería posible con una reunión en persona, permitiendo que participen personas con diferentes perspectivas. Además, las reuniones virtuales de la junta han aumentado la accesibilidad para los miembros que pueden depender de la tecnología de asistencia para participar.
• Gobernanza mejorada. Una reunión virtual de la junta puede ser más sencilla de planificar y ejecutar, especialmente con las herramientas de administración de la junta, lo que permite que la junta se centre en los problemas de gobierno que a veces no reciben la atención que merecen. También es útil tener un entorno en línea seguro y confiable para la comunicación entre reuniones.

Cada una de estas ventajas se extiende más allá de las circunstancias de la pandemia, por lo que incluso una vez que las cosas vuelvan a la normalidad, puede valer la pena considerar celebrar todas las reuniones de la junta virtualmente.

Desafíos de las reuniones de directorio virtuales

Desafortunadamente, el cambio y la innovación pueden tener inconvenientes. Siempre que introduzca algo nuevo en una organización, inevitablemente surgirán problemas. Sin embargo, un poco de precaución adicional y la planificación anticipada pueden reducir el impacto de estos desafíos.

Las reuniones virtuales de la junta pueden tener riesgos, que incluyen:

• Temas de seguridad. Cada vez que transmite información confidencial a través de Internet, existe el peligro de una violación de datos. Para reducir este riesgo, asegúrese de que su equipo conozca las medidas de seguridad adecuadas para cosas como la información financiera confidencial. La implementación de un sistema seguro de gestión de documentos puede ayudar a mitigar aún más este riesgo.
• Compromiso reducido. Es posible que los miembros de la junta no estén tan dispuestos a hablar en un entorno remoto si no están acostumbrados al formato digital. Exploraremos estrategias específicas para involucrar a los miembros durante la reunión más adelante en este artículo.
• Dependencia tecnológica. La introducción de una nueva pieza de tecnología puede crear una variedad de obstáculos técnicos y curvas de aprendizaje. Es importante elegir opciones de conferencia fáciles de usar que hagan que el cambio sea lo más fluido posible.

Asegúrese de estar al tanto de estos peligros potenciales incluso después de haber tomado medidas para abordarlos. Mientras esté al tanto de estos riesgos, podrá organizar reuniones virtuales exitosas (y sin problemas).

Cómo llevar a cabo una reunión de junta virtual eficiente

Con cualquier reunión de la junta, necesita un plan para mantener la productividad. De lo contrario, puede ser fácil que la conversación se desvíe y, antes de que se dé cuenta, el tiempo asignado para la reunión habrá terminado y aún quedan varias decisiones clave en la agenda. O peor aún, si no estuviera usando una agenda, ¡podría omitir temas importantes por completo!

Estas preocupaciones son igualmente frecuentes en una reunión en persona, pero ir a distancia puede agregar más desafíos a la mezcla. Sin embargo, con las estrategias y herramientas adecuadas, una reunión virtual puede ser tan efectiva como una reunión en persona.

Elige la plataforma adecuada

Lo más probable es que su reunión de junta virtual se lleve a cabo a través de un software de videoconferencia. La mayoría de las plataformas simplifican la organización de una reunión y la grabación de la conversación, pero es probable que su tablero también tenga otras necesidades.

Improvisar un sistema de mosaico de herramientas tecnológicas puede facilitar su reunión virtual, pero abre la posibilidad de que las cosas se caigan o se pierda el tiempo.

En cambio, la forma más fácil de asegurarse de tener una plataforma que satisfaga todas sus necesidades es implementar un software de placa dedicado. Mantener la comunicación, los documentos, la información de la reunión e incluso la reunión misma en un lugar centralizado puede ayudar a que todos se mantengan organizados y eficientes.

Si está considerando implementar un software de tablero especializado, querrá buscar características que incluyan herramientas de videoconferencia, un sistema de administración de documentos, programación y opciones de comunicación. También querrá confirmar que la plataforma elegida es compatible con cualquier herramienta popular de terceros en la que confíen sus miembros.

Establecer una agenda con anticipación

Establecer una agenda de reunión de la junta con anticipación es una de las mejores maneras de garantizar que su reunión se desarrolle con éxito. Después de todo, las cosas no pueden salir exactamente según lo planeado si no comienza con un plan en primer lugar.

Trate de enviar la agenda aproximadamente una semana antes de la reunión. Esto le dará a cada miembro de la junta la oportunidad de revisar los materiales, agregar la información necesaria y venir preparado con preguntas y puntos de discusión.

Cuando se diseña estratégicamente, la agenda de una reunión es más que una lista rápida de temas de conversación. Una agenda efectiva:

• Incluya una meta para cada elemento. Para cada tema de discusión, tenga en cuenta si está tratando de tomar una decisión, generar ideas o compartir una actualización. De esta manera, puede continuar tan pronto como alcance el resultado deseado.
• Sigue un orden lógico. Puede organizar su agenda por orden de importancia, el miembro de la junta responsable, el objetivo de la conversación o cualquier otra cosa. Solo asegúrese de establecer el orden intencionalmente.
• Limite la longitud. Esto se aplica a toda la agenda, así como a cada punto. No se sobrecargue con los temas de discusión, o corre el riesgo de abrumar a los miembros y tener una reunión de la junta que se prolongue. Además, querrá incluir un límite de tiempo para cada punto de discusión para mantener las cosas en movimiento y en la tarea.

En una reunión en persona, probablemente imprimiría y distribuiría agendas en papel. Una agenda de reunión virtual permite capacidades dinámicas como la delegación de tareas en línea y un fácil acceso a los documentos para hacer las cosas aún más eficientes.

Una vez que haya desarrollado una agenda dinámica, ¡manténgala! Una agenda bien preparada no tiene sentido si se deja de lado nada más empezar la reunión. Si bien los límites de tiempo específicos de los elementos pueden ser un ajuste para su tablero al principio, pronto todos apreciarán lo útiles que son para respetar el valioso tiempo de los miembros.

Anticipar y abordar problemas técnicos.

Para crear un entorno de reunión productivo, debe asegurarse de que el "entorno" virtual funcione correctamente y sea útil para todos.

Asegúrese de solucionar los problemas de su software con anticipación para tratar de resolver cualquier problema fuera del horario de la reunión. Esto incluye probar su propia cámara, parlantes y micrófono y alentar a los miembros de la junta a hacer lo mismo. ¡No querrá que alguien inicie sesión y se pierda una actualización importante porque no puede escuchar nada!

Para los miembros de la junta que no son tan expertos en tecnología, querrá proporcionar instrucciones detalladas para conectarse y participar en la discusión. Si bien la mayoría del software de reuniones virtuales es bastante intuitivo, es posible que algunos miembros aún no estén familiarizados o se sientan incómodos con él al principio. Haga todo lo posible para aliviar estas preocupaciones con mucha orientación.

Finalmente, puede ser una buena idea discutir las mejores prácticas para la etiqueta de la reunión con los miembros de la junta. Las cosas funcionarán mejor si todos entienden los principios clave, que incluyen:

• Silencia tu micrófono. Es de buena educación silenciar el micrófono cuando no estás hablando activamente. Esto ayuda a reducir el ruido de fondo y hace que sea más fácil escuchar al miembro de la junta que tiene la palabra.
• Determinar el protocolo de conversación. ¿Se les permite a los miembros participar en la conversación cuando tienen un punto que agregar, o deben seguir un procedimiento como levantar la mano para llamar la atención del grupo? Establezca estas reglas con anticipación para minimizar la confusión.
• No realice múltiples tareas. Si bien es fácil trabajar en otras cosas durante una reunión virtual, reduzca la tentación de realizar múltiples tareas abriendo solo las ventanas del escritorio relevantes para el tema en cuestión.
• Ten cuidado de tu entorno. Si bien un telón de fondo profesional no es un requisito, debe hacer todo lo posible para eliminar las distracciones y ordenar el área que lo rodea. Además, trata de no colocarte frente a una ventana, ¡o la luz hará que sea difícil verte!

Estas pautas de etiqueta evitarán que la reunión se desvíe y crearán un entorno en el que todos se sientan respetados. Esta cortesía ayudará a mantener a los miembros de la junta cómodos y comprometidos con la conversación.

Cómo involucrar a los miembros de la junta a través de una plataforma remota

Después de meses de trabajo remoto, horas felices virtuales y otras videollamadas, probablemente haya pasado por la incómoda experiencia de una conferencia telefónica silenciosa. Puede ser difícil fomentar el mismo nivel de participación remota que sería natural en persona.

Sin embargo, con tácticas de conversación y estrategias de comunicación más intencionales, aún puede crear una atmósfera en la que los miembros de la junta se sientan preparados y cómodos para participar en las discusiones. Veamos algunas oportunidades para establecer una sala de juntas virtual cómoda y productiva.

Fomentar un ambiente de colaboración.

Idealmente, los miembros de su junta se sentirán cómodos participando desde el primer momento, y todas sus conversaciones y sesiones de intercambio de ideas serán tan productivas y animadas como de costumbre.

Pero como probablemente sepa por experiencia, esto no está garantizado. En su lugar, debe promover activamente el mismo entorno abierto que tenía en la sala de juntas física. Recuérdeles a sus miembros que sus perspectivas son bienvenidas, incluso si no están de acuerdo con otros miembros o con el liderazgo. Hablar con opiniones discrepantes en una videollamada puede parecer poco natural, pero es crucial para tomar las mejores decisiones posibles para su organización sin fines de lucro.

También desea cultivar un sentimiento de confianza. En una reunión remota, los miembros de la junta pueden sentirse menos dispuestos a divulgar información confidencial o expresar una inquietud legal. Si utiliza un software seguro para reuniones, puede asegurarles a los miembros de la junta que sus pensamientos siguen siendo confidenciales.

Asegúrese de que todos tengan acceso a la información y las herramientas necesarias

Un obstáculo potencial para el compromiso es su infraestructura de reuniones. Si no brinda fácil acceso a los documentos correctos y las herramientas de administración de la junta, está preparando la reunión para el fracaso, o al menos para la falta de participación.

Asegúrese de que todos los materiales relevantes estén disponibles para los miembros durante la reunión. Si está utilizando una agenda dinámica, será fácil incluir todo en un solo lugar. De lo contrario, haga todo lo posible por distribuir documentos adicionales para revisarlos con anticipación. Si usted o sus miembros tienen que buscar algo durante la reunión, perderá un tiempo valioso y puede correr el riesgo de que los miembros no estén preparados para la discusión.

Otra opción es implementar herramientas de colaboración en equipo, como encuestas. Estos recursos impulsarán un entorno saludable de colaboración que ayudará a impulsar la misión de su organización sin fines de lucro.

Solicite regularmente comentarios de los miembros durante la reunión.

En una reunión virtual, debe crear intencionalmente oportunidades de interacción en la estructura de la reunión. Sin el lenguaje corporal y las señales sociales de una conversación en persona, el miedo a interrumpir puede impedir que algunos miembros de la junta hablen. Para ayudar a combatir esto, solicite explícitamente comentarios y preguntas de los miembros de la junta durante la duración de la reunión.

Al comienzo de la reunión, abra la discusión llamando a cada miembro de la junta a participar. Una pregunta superficial como "¿Alguien tiene algo que agregar a la agenda?" no es suficiente, es mejor asegurarse de que todos participen. De esta manera, promueve la colaboración desde el principio.

Una vez que la conversación esté en marcha, asegúrese de hacer una pausa de vez en cuando para solicitar comentarios de los miembros. Dado que es mucho más difícil intervenir en un entorno remoto, lo mejor es crear estas aberturas a propósito. De lo contrario, los miembros podrían guardar preguntas para el final de la reunión y posiblemente olvidarse de ellas.

Cómo documentar mejor una reunión de junta virtual

La documentación detallada es fundamental para la eficacia de su reunión virtual. Las notas detalladas sobre los puntos de discusión y los próximos pasos son la mejor manera de llevar adelante una conversación productiva.

Esta documentación proporciona un contexto útil para los miembros ausentes, ayuda a los futuros líderes de la junta a tomar decisiones informadas e incluso informa a las partes externas, como las agencias reguladoras. Veamos un par de pasos principales para obtener suficiente documentación de reuniones virtuales.

Tomar actas de reuniones completas

Las actas son la documentación oficial permanente de la reunión de su directorio digital. Si bien son un recurso interno útil, también sirven como un registro legal en caso de que alguna vez encuentre complicaciones legales.

Las siguientes mejores prácticas para tomar actas ayudarán a garantizar que este registro sea claro, preciso y completo:

• Usa una plantilla. Esto asegurará que las actas estén bien formateadas y sean consistentes de una reunión a otra. Para iniciar este proceso, puede utilizar la agenda de la reunión como estructura básica.
• Asigne un tomador de actas. La persona responsable de levantar actas debe ser designada con anticipación. Por lo general, esta tarea cae bajo las responsabilidades del secretario.
• Usa una voz objetiva. El contenido de las actas debe ceñirse a los hechos concretos y dejar de lado cualquier opinión con carga emocional.
• Incluye detalles clave. Agregue información pertinente, como cuándo se llevó a cabo la reunión, quién asistió y qué decisiones se tomaron.
• Revise y comparta minutos de forma segura. Corrija las actas y distribúyalas a sus miembros usando una plataforma segura, como el software de su junta.

Al considerar qué información incluir, su tomador de actas debe buscar un equilibrio entre conciso y completo. Evite incluir los votos u opiniones individuales de los miembros, discusiones extraoficiales y cualquier conversación que pueda tener ramificaciones legales.

Establezca claramente los próximos pasos

Cuando su reunión virtual llega a su fin, todos deben tener una comprensión clara de sus próximos pasos. Específicamente, ¿qué acciones deben tomarse antes de la próxima reunión?

Si algún elemento de la agenda tiene una tarea de seguimiento, es mejor asignarla en ese mismo momento. Con una agenda dinámica, puede delegarla al miembro apropiado sin perder impulso. O bien, puede mantener una lista actualizada de tareas pendientes a lo largo de la reunión y asignarlas en el seguimiento posterior a la reunión. De cualquier manera, asegúrese de definir claramente la tarea y determinar una fecha límite.

Con la delegación directa de tareas, puede evitar el incómodo escenario de llegar a la próxima reunión y darse cuenta de que los elementos de acción importantes quedaron sin asignar e incompletos.

Conclusión

La junta directiva de una organización sin fines de lucro es un componente clave de su éxito en las iniciativas de recaudación de fondos y el impacto en la comunidad. A medida que las organizaciones sin fines de lucro continúen operando durante la pandemia y las pautas de distanciamiento social resultantes, las reuniones virtuales seguirán siendo esenciales. Incluso sin una sala de juntas en persona para reunirse, su junta aún puede celebrar reuniones animadas y de alto impacto. ¡Buena suerte!