İlgi Çekici, Yüksek Etkili Sanal Yönetim Kurulu Toplantıları Nasıl Yapılır?

Uzaktan çalışmanın dünyayı kasıp kavurduğu bir ortamda, işletmeler ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, bu gibi büyük zorlukların üstesinden gelmek, ayrıca önemli kararlar almak, topluluk desteği oluşturmak ve stratejik planlar hazırlamak için bir yönetim kuruluna güveniyor.

Yüz yüze toplantılar güvenli veya uygulanabilir olmadığında bile bu hedeflere ulaşılmalıdır. Tarihsel olarak, yönetim kurulu toplantıları uygun şekilde adlandırılmış yönetim kurulu odasında yapıldı, ancak bu yılki çoğu şey gibi, sanallaştılar.

Sanal kurul toplantısı nedir?

Video konferans yazılımı yardımıyla çevrimiçi olarak sanal bir kurul toplantısı yapılır. Her türlü sanal toplantı teknik zorluklarla, katılımcıların katılımıyla ilgili zorluklarla ve verimlilik eksikliğiyle mücadele edebilir, ancak sanal yönetim kurulu toplantılarınızda şahsen yapabileceğiniz kadar çok şey yapmak mümkündür.

Aşağıdaki kılavuz, sanal bir kurul toplantısının içini ve dışını keşfedecek, etkinizi en üst düzeye çıkarmak için stratejiler sunacak ve aşağıdakileri içeren soruları yanıtlayacaktır:

• Sanal kurul toplantısına kim ev sahipliği yapmalı?
• Sanal kurul toplantılarının yararları ve sakıncaları nelerdir?
• Verimli bir sanal kurul toplantısını nasıl yürütürsünüz?
• Uzak bir platform aracılığıyla yönetim kurulu üyeleriyle nasıl etkileşim kurarsınız?
• Bir sanal kurul toplantısını en iyi nasıl belgeleyebilirsiniz?

Sanal kurul toplantısına kim ev sahipliği yapmalı?

Dijital yönetim kurulu toplantıları, sosyal mesafe kurallarına uyarak toplanması gereken herhangi bir yönetim kurulu için şu anda en iyi seçimdir.

Dijital bir işyerinin gereksinimlerine uyum sağlaması gereken herhangi bir işletme, dernek veya başka bir kuruluş tarafından düzenlenebilir, ancak bu kılavuz özellikle kar amacı gütmeyen kurulların gereksinimlerine değinecektir.

Bir sonraki sanal kurul toplantınız için planlama sürecine dalmadan önce, uygun protokolleri takip ettiğinizi iki kez kontrol edin. Eyalet düzenlemeleri veya kuruluşunuzun kendi tüzüğü, sanal bir toplantıda nelere izin verilip verilmediğine ilişkin kısıtlamalara sahip olabilir. Örneğin, şahsen yaptığınız kadar kolay bir şekilde oy kullanamayabilirsiniz.

Hatta bazı tüzükler sanal toplantıları tamamen yasaklayabilir. Bu durumda, yönetim kurulu işine devam etmek için kuralları değiştirmeyi düşünmeniz gerekebilir. Sanal yönetim kurulu toplantıları özellikle içinde bulunduğumuz zamanlarda gereklidir, ancak daha sonra ele alacağımız gibi, yüz yüze görüşmenin mümkün olduğu durumlarda bile faydalı olabilirler.

Sanal kurul toplantılarının faydaları ve zorlukları

Hem yüz yüze hem de sanal toplantılar üretken ve ilgi çekici olsa da, ikisi arasında dikkate alınması gereken bazı önemli farklılıklar vardır.

Toplantı formatının değiştirilmesi, üye katılımı ve katılımının yanı sıra teknoloji ve güvenlikte de değişikliklere yol açar. Bu farklılıklardan bazıları sanal yönetim kurulu toplantılarının kesin dezavantajları olsa da, doğru araçlar ve planlama stratejileri ile kolayca ele alınabilir.

Sanal kurul toplantılarının faydaları

Sanal yönetim kurulu toplantıları, yönetim kurulunuzun uzaktayken güvenli bir şekilde toplanmasını sağlamanın temel avantajını sunar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun faaliyetleri, hafifletici faktörler ne olursa olsun devam etmesi gerektiğinden, elinizden gelen her kapasitede yönetim kurulu üyelerinizden tavsiye ve destek istemek çok önemlidir.

Sanal yönetim kurulu toplantıları, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok önemli avantaj sunar:

• Artan katılım. Sanal kurul toplantıları seyahat süresini ortadan kaldırdığından daha az zaman taahhüdü gerektirir. Buna karşılık, üyelerin yoğun programları içinde toplantınız için zaman ayırma olasılıkları çok daha yüksektir. Yoldan uzak bir toplantı yerine gitmenize gerek yok.
• Daha fazla yönetim kurulu üyesi çeşitliliği . Sanal bir toplantı, çok çeşitli yönetim kurulu üyelerini hizmet vermeye davet etmenize olanak tanır. Yüz yüze bir toplantı ile mümkün olandan çok daha geniş bir coğrafi alana fırsatı açarak, farklı bakış açılarına sahip kişilerin katılımını sağlayabilirsiniz. Ek olarak, sanal yönetim kurulu toplantıları, katılmak için yardımcı teknolojiye güvenebilecek üyeler için erişilebilirliği artırdı.
• Geliştirilmiş yönetim. Sanal bir yönetim kurulu toplantısının planlanması ve yürütülmesi, özellikle yönetim kurulunun bazen hak ettikleri ilgiyi görmeyen yönetişim konularına odaklanmasını sağlayan yönetim kurulu yönetim araçlarıyla daha kolay olabilir. Toplantılar arasında iletişim için güvenilir, güvenli bir çevrimiçi ortamın olması da yararlıdır.

Bu avantajların her biri pandemi koşullarının ötesine geçiyor, bu nedenle işler normale döndüğünde bile tüm yönetim kurulu toplantılarınızı sanal olarak yapmayı düşünmeye değer olabilir.

Sanal kurul toplantılarının zorlukları

Ne yazık ki, değişim ve yeniliğin dezavantajları olabilir. Bir kuruluşa yeni bir şey getirdiğinizde, kaçınılmaz olarak sorunlar ortaya çıkacaktır. Bununla birlikte, bazı ekstra dikkat ve önceden planlama, bu zorlukların etkisini azaltabilir.

Sanal yönetim kurulu toplantılarının aşağıdakiler dahil riskleri olabilir:

• Güvenlik sorunları. Gizli bilgileri internet üzerinden her aktardığınızda, veri ihlali tehlikesi vardır. Bu riski azaltmak için ekibinizin gizli finansal bilgiler gibi şeyler için uygun güvenlik önlemlerinin farkında olduğundan emin olun. Güvenli bir belge yönetim sistemi uygulamak, bu riski daha da azaltmaya yardımcı olabilir.
• Azaltılmış katılım. Yönetim kurulu üyeleri, dijital formata alışkın değillerse, uzak bir ortamda konuşmaya pek istekli olmayabilirler. Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde toplantı boyunca üyelerin katılımını sağlamak için belirli stratejileri keşfedeceğiz.
• Teknolojik güven. Yeni bir teknoloji parçasının tanıtılması, çeşitli teknik engeller ve öğrenme eğrileri yaratabilir. Geçişi olabildiğince sorunsuz hale getiren kullanıcı dostu konferans seçeneklerini seçmek önemlidir.

Bunları ele almak için adımlar attıktan sonra bile bu potansiyel tuzakların farkında olduğunuzdan emin olun. Bu risklerin üstesinden geldiğiniz sürece başarılı (ve sorunsuz) sanal toplantılara ev sahipliği yapabileceksiniz.

Verimli bir sanal kurul toplantısı nasıl yapılır

Herhangi bir yönetim kurulu toplantısında üretkenliği sürdürmek için bir plana ihtiyacınız vardır. Aksi takdirde, konuşmanın rayından çıkması kolay olabilir ve siz farkına bile varmadan, birkaç önemli kararın gündemde kalmasıyla ayrılan toplantı süresi sona erecektir. Ya da daha kötüsü, bir ajanda kullanmıyorsanız, önemli konuları tamamen atlayabilirsiniz!

Bu endişeler, yüz yüze bir toplantıda olduğu kadar yaygındır, ancak uzaklara gitmek, karışıma daha fazla zorluk ekleyebilir. Ancak, doğru stratejiler ve araçlar kullanıldığında sanal bir toplantı, yüz yüze bir toplantı kadar etkili olabilir.

Doğru platformu seçin

Büyük olasılıkla, sanal kurul toplantınız video konferans yazılımı üzerinden gerçekleşiyor. Çoğu platform, bir toplantı düzenlemeyi ve konuşmayı kaydetmeyi kolaylaştırır, ancak panonuzun başka ihtiyaçları da olabilir.

Yamalı bir teknik araç sistemini bir araya getirmek, sanal toplantınızı kolaylaştırabilir, ancak bazı şeylerin çatlaklardan geçebileceği veya zamanın boşa harcanabileceği olasılığını açar.

Bunun yerine, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan bir platforma sahip olduğunuzdan emin olmanın en kolay yolu, özel kart yazılımı uygulamaktır. İletişimi, belgeleri, toplantı bilgilerini ve hatta toplantının kendisini tek bir merkezi yerde tutmak, herkesin düzenli ve verimli kalmasına yardımcı olabilir.

Özel bir kart yazılımı uygulamayı düşünüyorsanız, video konferans araçları, bir belge yönetim sistemi, zamanlama ve iletişim seçenekleri gibi özellikleri aramak isteyeceksiniz. Ayrıca, seçtiğiniz platformun, üyelerinizin güvendiği tüm popüler üçüncü taraf araçlarla uyumlu olduğunu doğrulamak isteyeceksiniz.

Önceden bir gündem belirleyin

Bir yönetim kurulu toplantısı gündemini önceden belirlemek, toplantınızın başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlamanın en iyi yollarından biridir. Sonuçta, ilk etapta bir planla başlamazsanız işler tam olarak planlandığı gibi gitmez.

Gündemi toplantıdan yaklaşık bir hafta önce göndermeyi hedefleyin. Bu, her yönetim kurulu üyesine materyalleri gözden geçirme, gerekli bilgileri ekleme ve sorular ve konuşma noktaları ile hazırlıklı gelme şansı verecektir.

Stratejik olarak tasarlandığında, bir toplantı gündemi, sohbet konularının hızlı bir listesinden daha fazlasıdır. Etkili bir gündem şunları sağlayacaktır:

• Her öğe için bir hedef ekleyin. Her tartışma konusu için bir karara varmaya mı, fikir üretmeye mi yoksa bir güncellemeyi paylaşmaya mı çalıştığınızı not edin. Bu sayede istediğiniz sonuca ulaşır ulaşmaz devam edebilirsiniz.
• Mantıksal bir sıra izleyin. Gündeminizi önem sırasına, sorumlu yönetim kurulu üyesine, konuşma amacına veya başka bir şeye göre düzenleyebilirsiniz. Sadece siparişi kasıtlı olarak ayarladığınızdan emin olun.
• Sınır uzunluğu. Bu, tüm gündem için olduğu kadar her bir madde için de geçerlidir. Tartışma konularına aşırı yüklenmeyin, yoksa üyelerin ezilmesi ve uzun süren bir yönetim kurulu toplantısı yapma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Ayrıca, işlerin ilerlemesini ve görev başında kalmasını sağlamak için her tartışma noktası için bir zaman sınırı eklemek isteyeceksiniz.

Yüz yüze bir toplantıda, muhtemelen kağıt gündemleri yazdırır ve dağıtırsınız. Sanal toplantı gündemi, işleri daha da verimli hale getirmek için satır içi görev delegasyonu ve belgelere kolay erişim gibi dinamik yeteneklere izin verir.

Dinamik bir gündem geliştirdikten sonra ona bağlı kalın! İyi hazırlanmış bir gündem, toplantı başlar başlamaz bir kenara bırakılırsa anlamsızdır. Öğeye özel zaman sınırları, ilk başta panonuz için bir düzenleme olsa da, yakında herkes, üyelerin değerli zamanına saygı duymanın ne kadar yararlı olduğunu anlayacaktır.

Teknik sorunları tahmin edin ve ele alın

Verimli bir toplantı ortamı yaratmak için sanal “ortamın” düzgün çalıştığından ve herkes için faydalı olduğundan emin olmalısınız.

Toplantı saati dışındaki sorunları denemek ve çözmek için yazılımınızdaki sorunları önceden giderdiğinizden emin olun. Bu, kendi kameranızı, hoparlörlerinizi ve mikrofonunuzu test etmeyi ve yönetim kurulu üyelerinizi de aynısını yapmaya teşvik etmeyi içerir. Birinin oturum açıp önemli bir güncellemeyi kaçırmasını istemezsiniz çünkü hiçbir şey duyamazlar!

Teknoloji konusunda çok bilgili olmayan yönetim kurulu üyeleri için, bağlantı kurmak ve tartışmaya katılmak için ayrıntılı talimatlar vermek isteyeceksiniz. Çoğu sanal toplantı yazılımı oldukça sezgisel olsa da, bazı üyeler ilk başta buna aşina olmayabilir veya rahatsız olabilir. Bu endişeleri bol miktarda rehberlikle hafifletmek için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Son olarak, toplantı görgü kuralları için en iyi uygulamaları yönetim kurulu üyelerinizle tartışmak iyi bir fikir olabilir. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere temel ilkeleri herkes anlarsa işler daha sorunsuz yürüyecektir:

• Mikrofonunuzu sessize alın. Aktif olarak konuşmadığınızda mikrofonunuzu sessize almak kibarlıktır. Bu, arka plan gürültüsünü azaltmaya yardımcı olur ve söz alan yönetim kurulu üyesinin daha kolay duyulmasını sağlar.
• Konuşma protokolünü belirleyin. Üyelerin ekleyecekleri bir nokta olduğunda sohbete katılmalarına izin veriliyor mu, yoksa grubun dikkatini çekmek için el kaldırma gibi bir prosedür mü izlemeliler? Karışıklığı en aza indirmek için bu kuralları önceden belirleyin.
• Çoklu görev yapmayın. Sanal bir toplantı sırasında başka şeyler üzerinde çalışmak kolay olsa da, yalnızca eldeki konuyla ilgili masaüstü pencerelerini açarak çoklu görevlerin cazibesini azaltın.
• Çevrenizden haberdar olmak. Profesyonel bir arka plan şart olmasa da, dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmak ve etrafınızdaki alanı düzenlemek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Ek olarak, kendinizi bir pencerenin önüne yerleştirmemeye çalışın, aksi takdirde ışık sizi görmeyi zorlaştıracaktır!

Bu görgü kuralları kuralları, toplantının yoldan çıkmasını engelleyecek ve herkesin saygı duyduğu bir ortam yaratacaktır. Bu nezaket, yönetim kurulu üyelerinin rahat ve sohbete katılmalarını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Uzak bir platform aracılığıyla yönetim kurulu üyeleriyle nasıl etkileşime geçilir?

Aylarca süren uzaktan çalışma, sanal mutlu saatler ve diğer görüntülü aramalardan sonra, muhtemelen sessiz bir konferans görüşmesinin garip deneyimini yaşadınız. Şahsen doğal olarak aynı düzeyde uzaktan etkileşimi teşvik etmek zor olabilir.

Ancak, daha bilinçli konuşma taktikleri ve iletişim stratejileriyle, yönetim kurulu üyelerinin tartışmalara katılma konusunda kendilerini hazırlıklı ve rahat hissettikleri bir atmosfer yaratabilirsiniz. Rahat ve üretken bir sanal toplantı odası oluşturmak için birkaç fırsattan bahsedelim.

İşbirliği ortamını teşvik edin

İdeal olarak, yönetim kurulu üyeleriniz hareket halindeyken rahatça katılabilirler ve tüm konuşmalarınız ve beyin fırtınası oturumlarınız her zamanki gibi üretken ve canlı olacaktır.

Ancak muhtemelen deneyiminizden bildiğiniz gibi, bu garanti edilmez. Bunun yerine, fiziksel toplantı odasında olduğu gibi aynı açık ortamı aktif olarak tanıtmalısınız. Üyelerinize, diğer üyeler veya liderlikle aynı fikirde olmasalar bile, bakış açılarının memnuniyetle karşılandığını hatırlatın. Bir video görüşmesinde muhalif görüşlerle konuşmak doğal olmayabilir, ancak kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için mümkün olan en iyi kararları vermeniz çok önemlidir.

Ayrıca bir güven duygusu geliştirmek istersiniz. Uzak bir toplantıda, yönetim kurulu üyeleri hassas bilgileri ifşa etmeye veya yasal bir endişeyi dile getirmeye daha az istekli olabilir. Güvenli toplantı yazılımı kullanıyorsanız, yönetim kurulu üyelerine düşüncelerinin hâlâ gizli olduğuna dair güvence verebilirsiniz.

Herkesin gerekli bilgi ve araçlara erişmesini sağlayın

Katılımın önündeki olası bir barikat, toplantı altyapınızdır. Doğru belgelere ve yönetim kurulu yönetim araçlarına kolay erişim sağlamazsanız, toplantıyı başarısızlığa veya en azından katılım eksikliğine hazırlıyorsunuz demektir.

Toplantı sırasında ilgili tüm materyallerin üyelere açık olduğundan emin olun. Dinamik bir ajanda kullanıyorsanız, her şeyi tek bir yere dahil etmek kolay olacaktır. Değilse, önceden incelemek üzere ek belgeler dağıtmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Siz veya üyeleriniz toplantı sırasında bir şey aramak zorunda kalırsanız, değerli zamanınızı boşa harcarsınız ve üyelerin tartışmaya hazır olmama riskini alabilirsiniz.

Başka bir seçenek de yoklama gibi ekip işbirliği araçlarını uygulamaktır. Bu kaynaklar, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun misyonunu ileriye taşımaya yardımcı olacak sağlıklı bir işbirliği ortamını besleyecektir.

Toplantı boyunca üyelerden düzenli olarak geri bildirim isteyin

Sanal bir toplantıda, toplantının yapısına kasıtlı olarak etkileşim fırsatları oluşturmalısınız. Yüz yüze bir konuşmanın beden dili ve sosyal ipuçları olmadan, araya girme korkusu bazı yönetim kurulu üyelerinin konuşmasını engelleyebilir. Bununla mücadeleye yardımcı olmak için, toplantı süresince yönetim kurulu üyelerinden açıkça yorum ve sorular isteyin.

Toplantının başında, her bir yönetim kurulu üyesini katılmaya çağırarak tartışmayı açın. “Gündeme ekleyecek bir şeyi olan var mı?” gibi yüzeysel bir sorgulama. yeterli değil – herkesin katıldığından emin olmak daha iyidir. Bu şekilde, en başından işbirliğini teşvik edersiniz.

Görüşme başladığında, üyelerden geri bildirim almak için sık sık durakladığınızdan emin olun. Uzak bir ortamda araya girmek çok daha zor olduğu için, bu açıklıkları bilerek oluşturmak en iyisidir. Aksi takdirde, üyeler soruları toplantının sonuna saklayabilir ve potansiyel olarak onları unutabilir.

Bir sanal kurul toplantısı en iyi nasıl belgelenir

Ayrıntılı belgeler, sanal toplantınızın etkinliği için kritik öneme sahiptir. Tartışma noktaları ve sonraki adımlar hakkında ayrıntılı notlar, verimli bir sohbeti ileriye taşımanın en iyi yoludur.

Bu belgeler, mevcut olmayan üyeler için yararlı bir bağlam sağlar, gelecekteki yönetim kurulu liderlerinin bilinçli kararlar almasına yardımcı olur ve hatta düzenleyici kurumlar gibi dış tarafları bilgilendirir. Yeterli sanal toplantı belgeleri için birkaç temel adımı gözden geçirelim.

Kapsamlı toplantı tutanakları alın

Dakikalar, dijital yönetim kurulu toplantınızın kalıcı, resmi belgeleridir. Yararlı bir dahili kaynak olsalar da, yasal komplikasyonlarla karşılaşmanız durumunda yasal bir kayıt görevi görürler.

Aşağıdaki en iyi uygulamalar, bu kaydın net, doğru ve eksiksiz olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır:

• Bir şablon kullanın. Bu, tutanakların iyi biçimlendirilmesini ve toplantıdan toplantıya tutarlı olmasını sağlayacaktır. Bu süreci hemen başlatmak için toplantı gündemini temel bir yapı olarak kullanabilirsiniz.
• Bir dakika tutucu atayın. Tutanaktan sorumlu kişi önceden atanmalıdır. Tipik olarak, bu görev sekreterin sorumluluklarına girer.
• Objektif bir ses kullanın. Tutanakların içeriği somut gerçeklere bağlı kalmalı ve duygusal olarak yüklü görüşleri dışarıda bırakmalıdır.
• Anahtar ayrıntıları ekleyin. Toplantının ne zaman gerçekleştiği, kimin katıldığı ve hangi kararların alındığı gibi ilgili bilgileri ekleyin.
• Dakikaları gözden geçirin ve güvenli bir şekilde paylaşın. Tutanakları gözden geçirin ve yönetim kurulu yazılımınız gibi güvenli bir platform kullanarak üyelerinize dağıtın.

Hangi bilgilerin dahil edileceğini düşünürken, tutanak kısa ve eksiksiz arasında bir denge hedeflemelidir. Üyelerin bireysel oylarını veya görüşlerini, kayıt dışı tartışmaları ve yasal sonuçları olabilecek herhangi bir konuşmayı dahil etmekten kaçının.

Sonraki adımları net olarak belirleyin

Sanal toplantınız sona erdiğinde, herkes bir sonraki adımlarını net bir şekilde anlamalıdır. Spesifik olarak, bir sonraki toplantıdan önce hangi eylemlerin yapılması gerekiyor?

Gündemdeki herhangi bir maddenin bir takip görevi varsa, onu hemen orada atamak en iyisidir. Dinamik bir ajanda ile ivme kaybetmeden uygun üyeye devredebilirsiniz. Veya toplantı boyunca devam eden bir yapılacaklar listesi tutabilir ve bunları toplantı sonrası takipte atayabilirsiniz. Her iki durumda da, görevi açıkça tanımladığınızdan ve bir son tarih belirlediğinizden emin olun.

Doğrudan görev delegasyonu ile, bir sonraki toplantıya gelme ve önemli eylem öğelerinin atanmamış ve eksik kaldığını fark etme gibi rahatsız edici senaryodan kaçınabilirsiniz.

Çözüm

Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun yönetim kurulu, fon yaratma girişimlerinde ve topluluk etkisinde başarısının önemli bir bileşenidir. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar pandemi ve bunun sonucunda ortaya çıkan sosyal mesafe kuralları sırasında faaliyet göstermeye devam ettikçe sanal toplantılar gerekli olmaya devam edecek. Yüz yüze toplantı odası olmasa bile, yönetim kurulunuz yine de canlı ve yüksek etkili toplantılar düzenleyebilir. İyi şanlar!