Comment organiser des réunions de conseil d'administration virtuelles engageantes et à fort impact

Alors que le travail à distance prend d'assaut le monde, les entreprises et les organisations à but non lucratif s'appuient sur un conseil d'administration pour surmonter des défis majeurs comme ceux-ci, ainsi que pour prendre des décisions clés, générer un soutien communautaire et élaborer des plans stratégiques.

Ces objectifs doivent encore être atteints, même lorsque les réunions en personne ne sont pas sûres ou réalisables. Historiquement, les réunions du conseil d'administration se tenaient dans la salle de conférence bien nommée, mais comme la plupart des choses cette année, elles sont devenues virtuelles.

Qu'est-ce qu'un conseil d'administration virtuel ?

Une réunion virtuelle du conseil d'administration se tient en ligne à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence. Bien que tout type de réunion virtuelle puisse rencontrer des difficultés techniques, des défis avec l'engagement des participants et un manque d'efficacité, il est possible d'en faire autant lors de vos réunions de conseil virtuelles que vous le pouvez en personne.

Le guide suivant explorera les tenants et les aboutissants d'une réunion de conseil d'administration virtuelle, proposera des stratégies pour maximiser votre impact et répondra à des questions telles que :

• Qui devrait organiser une réunion de conseil d'administration virtuelle ?
• Quels sont les avantages et les inconvénients des réunions de conseil virtuelles ?
• Comment organiser une réunion de conseil virtuelle efficace ?
• Comment engagez-vous les membres du conseil d'administration via une plate-forme à distance ?
• Comment documenter au mieux une réunion de conseil d'administration virtuelle ?

Qui devrait organiser une réunion de conseil d'administration virtuelle ?

Les réunions de conseil numériques sont actuellement le meilleur choix pour tout conseil qui doit se réunir tout en respectant les directives de distanciation sociale.

Ils peuvent être détenus par toute entreprise, association ou autre organisation qui doit s'adapter aux besoins d'un lieu de travail numérique, mais ce guide traitera spécifiquement des besoins des conseils d'administration à but non lucratif.

Avant de plonger dans le processus de planification de votre prochaine réunion virtuelle du conseil d'administration, vérifiez que vous suivez les protocoles appropriés. Les réglementations de l'État ou les propres statuts de votre organisation peuvent avoir des restrictions en place pour ce qui est et n'est pas autorisé dans une réunion virtuelle. Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas tenir un vote aussi facilement que vous le feriez en personne.

Certains règlements peuvent même interdire complètement les réunions virtuelles. Si tel est le cas, vous devrez peut-être envisager de modifier les règles afin d'aller de l'avant avec les affaires du conseil. Les réunions virtuelles du conseil d'administration sont particulièrement nécessaires à l'heure actuelle, mais comme nous le verrons plus tard, elles peuvent être utiles même lorsqu'il est possible de se rencontrer en personne.

Avantages et défis des réunions de conseil virtuelles

Bien que les réunions en personne et virtuelles puissent être productives et engageantes, il existe des différences majeures entre les deux qui doivent être prises en compte.

Changer le format de la réunion entraîne des changements dans la participation et l'engagement des membres ainsi que dans la technologie et la sécurité. Bien que certaines de ces différences soient des inconvénients certains des réunions virtuelles du conseil d'administration, elles peuvent facilement être résolues avec les bons outils et stratégies de planification.

Avantages des réunions de conseil virtuelles

Les réunions virtuelles du conseil d'administration présentent l'avantage clé de permettre à votre conseil de se réunir en toute sécurité à distance. Étant donné que les opérations de votre organisation à but non lucratif doivent persister, quels que soient les facteurs atténuants, il est essentiel de toujours solliciter les conseils et le soutien des membres de votre conseil d'administration, quel que soit votre capacité.

Les réunions virtuelles du conseil d'administration offrent plusieurs avantages majeurs, notamment :

• Augmentation de la fréquentation. Étant donné que les réunions virtuelles du conseil d'administration éliminent les temps de déplacement, elles nécessitent moins d'engagement de temps. À leur tour, les membres sont beaucoup plus susceptibles de réserver du temps pour votre réunion dans le cadre de leurs horaires chargés. Il n'est pas nécessaire de se rendre en voiture à un lieu de réunion éloigné.
• Plus grande diversité des membres du conseil . Une réunion virtuelle vous permet d'inviter une plus grande variété de membres du conseil d'administration à servir. Vous pouvez ouvrir l'opportunité à une zone géographique beaucoup plus large que ce qui serait possible avec une réunion en personne, permettant à des personnes ayant des perspectives différentes de participer. De plus, les réunions virtuelles du conseil d'administration ont accru l'accessibilité pour les membres qui peuvent compter sur la technologie d'assistance pour participer.
• Gouvernance améliorée. Une réunion virtuelle du conseil d'administration peut être plus simple à planifier et à exécuter, en particulier avec les outils de gestion du conseil d'administration, ce qui permet au conseil de se concentrer sur les questions de gouvernance qui ne reçoivent parfois pas l'attention qu'elles méritent. Il est également utile de disposer d'un environnement en ligne fiable et sécurisé pour la communication entre les réunions.

Chacun de ces avantages s'étend au-delà des circonstances de la pandémie, donc même une fois que les choses sont revenues à la normale, il peut être utile d'envisager de tenir virtuellement toutes les réunions de votre conseil d'administration.

Défis des réunions de conseil virtuelles

Malheureusement, le changement et l'innovation peuvent avoir des inconvénients. Chaque fois que vous introduisez quelque chose de nouveau dans une organisation, des problèmes surgissent inévitablement. Cependant, une prudence supplémentaire et une planification à l'avance peuvent réduire l'impact de ces défis.

Les réunions virtuelles du conseil d'administration peuvent comporter des risques, notamment :

• Les problèmes de sécurité. Chaque fois que vous transmettez des informations confidentielles sur Internet, il existe un risque de violation de données. Pour réduire ce risque, assurez-vous que votre équipe connaît les mesures de sécurité appropriées pour des éléments tels que les informations financières confidentielles. La mise en œuvre d'un système de gestion de documents sécurisé peut aider à atténuer encore plus ce risque.
• Engagement réduit. Les membres du conseil d'administration peuvent ne pas être aussi disposés à s'exprimer dans un environnement distant s'ils ne sont pas habitués au format numérique. Nous explorerons des stratégies spécifiques pour impliquer les membres tout au long de la réunion plus loin dans cet article.
• Dépendance technologique. L'introduction d'une nouvelle technologie peut créer une variété d'obstacles techniques et de courbes d'apprentissage. Il est important de choisir des options de conférence conviviales qui rendent le changement aussi transparent que possible.

Assurez-vous de rester conscient de ces pièges potentiels même après avoir pris des mesures pour les résoudre. Tant que vous maîtrisez ces risques, vous pourrez organiser des réunions virtuelles réussies (et sans problème).

Comment organiser une réunion de conseil virtuelle efficace

Pour toute réunion du conseil d'administration, vous avez besoin d'un plan en place pour maintenir la productivité. Sinon, il peut être facile pour la conversation de déraper, et avant que vous ne vous en rendiez compte, le temps de réunion alloué sera terminé avec plusieurs décisions clés encore à l'ordre du jour. Ou pire, si vous n'utilisiez pas d'agenda, vous pourriez omettre complètement des sujets importants !

Ces préoccupations sont tout aussi répandues lors d'une réunion en personne, mais le fait d'aller à distance peut ajouter plus de défis au mélange. Cependant, avec les bonnes stratégies et les bons outils en place, une réunion virtuelle peut être tout aussi efficace qu'une réunion en personne.

Choisissez la bonne plateforme

Plus que probablement, votre réunion virtuelle du conseil d'administration se déroule via un logiciel de vidéoconférence. La plupart des plates-formes simplifient l'organisation d'une réunion et l'enregistrement de la conversation, mais votre conseil a probablement d'autres besoins également.

Bricoler un système disparate d'outils technologiques peut faciliter votre réunion virtuelle, mais cela ouvre la possibilité que des choses passent entre les mailles du filet ou que du temps soit perdu.

Au lieu de cela, le moyen le plus simple de vous assurer que vous disposez d'une plate-forme qui répond à tous vos besoins consiste à implémenter un logiciel de carte dédié. Garder la communication, les documents, les informations sur la réunion et même la réunion elle-même dans un endroit centralisé peut aider tout le monde à rester organisé et efficace.

Si vous envisagez de mettre en œuvre un logiciel de tableau spécialisé, vous voudrez rechercher des fonctionnalités telles que des outils de vidéoconférence, un système de gestion de documents, des options de planification et de communication. Vous devrez également confirmer que la plate-forme que vous avez choisie est compatible avec tous les outils tiers populaires sur lesquels vos membres comptent.

Établissez un ordre du jour à l'avance

Établir à l'avance l'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration est l'un des meilleurs moyens de garantir le bon déroulement de votre réunion. Après tout, les choses ne peuvent pas se passer exactement comme prévu si vous ne commencez pas par un plan en premier lieu.

Essayez d'envoyer l'ordre du jour environ une semaine avant la réunion. Cela donnera à chaque membre du conseil l'occasion d'examiner les documents, d'ajouter les informations nécessaires et de se préparer avec des questions et des points de discussion.

Lorsqu'il est conçu de manière stratégique, un ordre du jour de réunion est plus qu'une simple liste rapide de sujets de conversation. Un ordre du jour efficace :

• Inclure un objectif pour chaque élément. Pour chaque sujet de discussion, notez si vous essayez de prendre une décision, de générer des idées ou de partager une mise à jour. De cette façon, vous pouvez passer à autre chose dès que vous atteignez le résultat souhaité.
• Suivez un ordre logique. Vous pouvez organiser votre ordre du jour par ordre d'importance, membre du conseil d'administration responsable, objectif de conversation ou autre chose. Assurez-vous simplement de définir l'ordre intentionnellement.
• Longueur limite. Ceci s'applique à l'ensemble de l'ordre du jour ainsi qu'à chaque point. Ne surchargez pas les sujets de discussion, ou vous risquez de submerger les membres et d'avoir une réunion du conseil d'administration qui s'éternise. De plus, vous souhaiterez inclure une limite de temps pour chaque point de discussion afin de faire avancer les choses et de rester concentré sur la tâche.

Lors d'une réunion en personne, vous imprimerez et distribuerez probablement des ordres du jour papier. Un ordre du jour de réunion virtuelle offre des fonctionnalités dynamiques telles que la délégation de tâches en ligne et un accès facile aux documents pour rendre les choses encore plus efficaces.

Une fois que vous avez développé un agenda dynamique, respectez-le ! Un ordre du jour bien préparé n'a pas de sens s'il est mis de côté dès le début de la réunion. Bien que les limites de temps spécifiques aux éléments puissent être un ajustement pour votre conseil d'administration au début, tout le monde appréciera bientôt à quel point elles sont utiles pour respecter le temps précieux des membres.

Anticiper et résoudre les problèmes techniques

Pour créer un environnement de réunion productif, vous devez vous assurer que « l'environnement » virtuel fonctionne correctement et est utile à tous.

Assurez-vous de dépanner votre logiciel à l'avance pour essayer de résoudre tout problème en dehors de l'heure de la réunion. Cela inclut de tester votre propre caméra, vos haut-parleurs et votre microphone et d'encourager les membres de votre conseil d'administration à faire de même. Vous ne voulez pas que quelqu'un se connecte et rate une mise à jour importante parce qu'il n'entend rien !

Pour les membres du conseil d'administration qui ne sont pas si férus de technologie, vous voudrez fournir des instructions détaillées pour se connecter et participer à la discussion. Bien que la plupart des logiciels de réunion virtuelle soient assez intuitifs, certains membres peuvent encore ne pas être familiers ou mal à l'aise au début. Faites de votre mieux pour apaiser ces préoccupations avec de nombreux conseils.

Enfin, il peut être judicieux de discuter des meilleures pratiques en matière d'étiquette de réunion avec les membres de votre conseil d'administration. Les choses se dérouleront plus facilement si tout le monde comprend les principes clés, notamment :

• Coupez votre microphone. Il est poli de désactiver votre microphone lorsque vous ne parlez pas activement. Cela aide à réduire le bruit de fond et permet d'entendre plus facilement le membre du conseil qui a la parole.
• Déterminez le protocole de conversation. Les membres sont-ils autorisés à intervenir dans la conversation lorsqu'ils ont un point à ajouter, ou doivent-ils suivre une procédure telle que lever la main pour attirer l'attention du groupe ? Établissez ces règles à l'avance pour minimiser la confusion.
• Ne faites pas plusieurs tâches. Bien qu'il soit facile de travailler sur d'autres choses lors d'une réunion virtuelle, réduisez la tentation du multitâche en n'ouvrant que les fenêtres du bureau pertinentes pour le sujet traité.
• Soyez conscient de votre environnement. Bien qu'un arrière-plan professionnel ne soit pas obligatoire, vous devez faire de votre mieux pour éliminer les distractions et ranger la zone autour de vous. De plus, essayez de ne pas vous positionner devant une fenêtre, sinon la lumière vous empêchera de vous voir !

Ces directives d'étiquette empêcheront la réunion de dérailler et créeront un environnement où chacun se sentira respecté. Cette courtoisie aidera à garder les membres du conseil à l'aise et engagés dans la conversation.

Comment impliquer les membres du conseil via une plateforme distante

Après des mois de travail à distance, d'heures heureuses virtuelles et d'autres appels vidéo, vous avez probablement vécu l'expérience délicate d'une conférence téléphonique silencieuse. Il peut être difficile de favoriser le même niveau d'engagement à distance que ce qui serait naturel en personne.

Cependant, avec des tactiques de conversation et des stratégies de communication plus intentionnelles, vous pouvez toujours créer une atmosphère dans laquelle les membres du conseil se sentent préparés et à l'aise pour participer aux discussions. Passons en revue quelques opportunités pour établir une salle de réunion virtuelle confortable et productive.

Encourager un environnement de collaboration

Idéalement, les membres de votre conseil d'administration seront à l'aise de participer dès le départ, et toutes vos conversations et séances de remue-méninges seront aussi productives et animées que d'habitude.

Mais comme vous le savez probablement par expérience, ce n'est pas garanti. Au lieu de cela, vous devez promouvoir activement le même environnement ouvert que celui que vous aviez dans la salle de réunion physique. Rappelez à vos membres que leurs points de vue sont les bienvenus, même s'ils ne sont pas d'accord avec les autres membres ou la direction. Exprimer des opinions dissidentes lors d'un appel vidéo peut sembler anormal, mais il est essentiel de prendre les meilleures décisions possibles pour votre organisation à but non lucratif.

Vous souhaitez également cultiver un sentiment de confiance. Lors d'une réunion à distance, les membres du conseil d'administration peuvent se sentir moins disposés à divulguer des informations sensibles ou à exprimer une préoccupation juridique. Si vous utilisez un logiciel de réunion sécurisé, vous pouvez garantir aux membres du conseil que leurs réflexions restent confidentielles.

Veiller à ce que chacun ait accès aux informations et outils nécessaires

Un obstacle potentiel à l'engagement est votre infrastructure de réunion. Si vous ne fournissez pas un accès facile aux bons documents et outils de gestion du conseil d'administration, vous préparez la réunion à l'échec - ou du moins à un manque de participation.

Assurez-vous que tous les documents pertinents sont à la disposition des membres pendant la réunion. Si vous utilisez un agenda dynamique, il sera facile de tout inclure au même endroit. Si ce n'est pas le cas, faites de votre mieux pour distribuer des documents supplémentaires à examiner à l'avance. Si vous ou vos membres devez rechercher quelque chose pendant la réunion, vous perdrez un temps précieux et risquez de ne pas préparer les membres à la discussion.

Une autre option consiste à mettre en œuvre des outils de collaboration d'équipe, tels que les sondages. Ces ressources alimenteront un environnement sain de collaboration qui contribuera à faire avancer la mission de votre organisation à but non lucratif.

Solliciter régulièrement les commentaires des membres tout au long de la réunion

Dans une réunion virtuelle, vous devez intentionnellement créer des opportunités d'interaction dans la structure de la réunion. Sans le langage corporel et les indices sociaux d'une conversation en personne, la peur d'interrompre peut empêcher certains membres du conseil de s'exprimer. Pour aider à lutter contre cela, demandez explicitement des commentaires et des questions aux membres du conseil d'administration tout au long de la réunion.

Au début de la réunion, ouvrez la discussion en invitant chaque membre du conseil à participer. Une demande rapide comme "Quelqu'un a-t-il quelque chose à ajouter à l'ordre du jour ?" n'est pas suffisant – il vaut mieux s'assurer que tout le monde participe. De cette façon, vous favorisez la collaboration dès le départ.

Une fois la conversation en cours, assurez-vous de faire des pauses de temps en temps pour solliciter les commentaires des membres. Puisqu'il est beaucoup plus difficile d'intervenir dans un environnement distant, il est préférable de créer délibérément ces ouvertures. Sinon, les membres pourraient garder des questions pour la fin de la réunion et éventuellement les oublier.

Comment documenter au mieux une réunion virtuelle du conseil d'administration

Une documentation détaillée est essentielle à l'efficacité de votre réunion virtuelle. Des notes détaillées sur les points de discussion et les prochaines étapes sont le meilleur moyen de faire avancer une conversation productive.

Cette documentation fournit un contexte utile aux membres absents, aide les futurs dirigeants du conseil à prendre des décisions éclairées et informe même les parties extérieures telles que les organismes de réglementation. Passons en revue quelques étapes principales pour une documentation suffisante de la réunion virtuelle.

Rédigez des comptes rendus de réunion complets

Les procès-verbaux sont la documentation permanente et officielle de votre réunion de conseil numérique. Bien qu'ils constituent une ressource interne utile, ils servent également de dossier juridique au cas où vous rencontreriez des complications juridiques.

Les meilleures pratiques de rédaction de procès-verbaux suivantes aideront à garantir que cet enregistrement est clair, précis et complet :

• Utilisez un modèle. Cela garantira que les procès-verbaux sont bien formatés et cohérents d'une réunion à l'autre. Pour démarrer ce processus, vous pouvez utiliser l'ordre du jour de la réunion comme structure de base.
• Attribuez un minuteur. La personne responsable de la rédaction des procès-verbaux doit être désignée à l'avance. Typiquement, cette tâche relève des responsabilités du secrétaire.
• Utilisez une voix objective. Le contenu du procès-verbal doit s'en tenir aux faits concrets et laisser de côté toute opinion chargée d'émotion.
• Inclure les détails clés. Ajoutez des informations pertinentes telles que le moment où la réunion a eu lieu, qui était présent et quelles décisions ont été prises.
• Consultez et partagez en toute sécurité les minutes. Relisez le procès-verbal et distribuez-le à vos membres en utilisant une plateforme sécurisée, comme votre logiciel de conseil.

Lors de l'examen des informations à inclure, votre secrétaire doit viser un équilibre entre concis et approfondi. Évitez d'inclure les votes individuels ou les opinions des membres, les discussions confidentielles et toute conversation qui pourrait avoir des ramifications juridiques.

Établir clairement les prochaines étapes

Lorsque votre réunion virtuelle touche à sa fin, chacun doit avoir une idée claire des prochaines étapes. Plus précisément, quelles mesures doivent être prises avant la prochaine réunion ?

Si un point de l'ordre du jour a une tâche de suivi, il est préférable de l'assigner sur-le-champ. Avec un agenda dynamique, vous pouvez le déléguer au membre approprié sans perdre votre élan. Ou, vous pouvez conserver une liste courante de tâches tout au long de la réunion et les attribuer lors du suivi post-réunion. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de définir clairement la tâche et de déterminer un délai.

Avec la délégation directe des tâches, vous pouvez éviter le scénario inconfortable d'arriver à la réunion suivante et de vous rendre compte que des éléments d'action importants ont été laissés non attribués et incomplets.

Conclusion

Le conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif est un élément clé de son succès dans les initiatives de collecte de fonds et l'impact communautaire. Alors que les organisations à but non lucratif continuent de fonctionner pendant la pandémie et les directives de distanciation sociale qui en découlent, les réunions virtuelles resteront essentielles. Même sans salle de conférence en personne pour se réunir, votre conseil peut toujours organiser des réunions animées et à fort impact. Bonne chance!