참여도가 높고 영향력이 큰 가상 이사회를 개최하는 방법

원격 근무가 전 세계를 휩쓸고 있는 상황에서 기업과 비영리 단체는 이사회에 의존하여 이와 같은 주요 과제를 극복하고 주요 결정을 내리고 커뮤니티 지원을 생성하며 전략 계획을 수립합니다.

대면 회의가 안전하지 않거나 실현 가능하지 않은 경우에도 이러한 목표는 여전히 달성되어야 합니다. 역사적으로 이사회 회의는 적절한 이름의 회의실에서 열렸지만 올해 대부분의 경우와 마찬가지로 가상 회의로 진행되었습니다.

가상 이사회란 무엇입니까?

화상회의 소프트웨어를 사용하여 온라인으로 가상 이사회를 개최합니다. 모든 종류의 가상 모임이 기술적인 어려움, 참여하는 참가자의 어려움 및 효율성 부족으로 어려움을 겪을 수 있지만 가상 이사회 회의에서 직접 할 수 있는 것만큼 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

다음 가이드는 가상 이사회 회의의 내용을 살펴보고 영향력을 극대화할 수 있는 전략을 제시하며 다음과 같은 질문에 답할 것입니다.

• 누가 가상 이사회를 주최해야 합니까?
• 가상 이사회의 장점과 단점은 무엇입니까?
• 효율적인 가상 이사회를 어떻게 운영합니까?
• 원격 플랫폼을 통해 이사회 구성원을 어떻게 참여시키나요?
• 가상 이사회 회의를 가장 잘 문서화할 수 있는 방법은 무엇입니까?

누가 가상 이사회를 주최해야 합니까?

디지털 이사회 회의는 현재 사회적 거리두기 지침을 준수하면서 회의를 해야 하는 모든 이사회에 가장 적합한 선택입니다.

디지털 작업 공간의 요구 사항에 적응해야 하는 모든 비즈니스, 협회 또는 기타 조직에서 이를 개최할 수 있지만 이 가이드에서는 비영리 위원회의 요구 사항에 대해 구체적으로 설명합니다.

다음 가상 이사회를 위한 계획 프로세스를 시작하기 전에 적절한 프로토콜을 따르고 있는지 다시 한 번 확인하십시오. 주 규정 또는 조직의 자체 내규에는 가상 회의에서 허용되는 항목과 허용되지 않는 항목에 대한 제한이 있을 수 있습니다. 예를 들어, 직접 투표하는 것처럼 쉽게 투표를 진행하지 못할 수 있습니다.

일부 조례는 가상 회의를 완전히 금지할 수도 있습니다. 이 경우 이사회 업무를 진행하기 위해 규칙 수정을 고려해야 할 수도 있습니다. 가상 이사회는 현시대에 특히 필요하지만 나중에 다루겠지만 직접 만날 수 있는 경우에도 유용할 수 있습니다.

가상 이사회 회의의 이점과 과제

대면 회의와 가상 회의 모두 생산적이고 매력적일 수 있지만 둘 사이에는 고려해야 할 몇 가지 주요 차이점이 있습니다.

회의 형식을 변경하면 회원 참여 및 참여는 물론 기술 및 보안도 변경됩니다. 이러한 차이점 중 일부는 가상 이사회 회의의 확실한 단점이지만 올바른 도구와 계획 전략으로 쉽게 해결할 수 있습니다.

가상 이사회의 이점

가상 이사회 회의는 이사회가 원격으로 안전하게 소집할 수 있도록 하는 주요 이점을 제공합니다. 비영리 단체의 운영은 정상 참작이 가능한 요인에 관계없이 지속되어야 하므로 가능한 한도 내에서 이사회 구성원의 조언과 지원을 구하는 것이 중요합니다.

가상 이사회 회의는 다음과 같은 몇 가지 주요 이점을 제공합니다.

• 출석률이 높아졌습니다. 가상 이사회는 출장 시간을 없애기 때문에 시간 약속이 덜 필요합니다. 결과적으로 회원들은 바쁜 일정 중에 회의에 시간을 할애할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 멀리 떨어진 회의 장소까지 차를 몰고 갈 필요가 없습니다.
• 이사회 구성원의 다양성 확대 . 가상 회의를 통해 더 다양한 이사회 구성원을 초대할 수 있습니다. 대면 회의에서 가능한 것보다 훨씬 더 넓은 지리적 영역에 대한 기회를 열어 다양한 관점을 가진 사람들이 참여할 수 있습니다. 또한 가상 이사회 회의에 참여하기 위해 보조 기술에 의존할 수 있는 회원의 접근성이 향상되었습니다.
• 개선된 거버넌스. 가상 이사회는 특히 이사회 관리 도구를 사용하여 계획하고 실행하는 것이 더 간단할 수 있습니다. 이를 통해 이사회는 때때로 마땅히 받아야 할 관심을 받지 못하는 거버넌스 문제에 집중할 수 있습니다. 회의 간의 의사 소통을 위해 신뢰할 수 있고 안전한 온라인 환경을 갖는 것도 도움이 됩니다.

이러한 각 이점은 전염병의 상황을 넘어 확장되므로 상황이 정상으로 돌아간 후에도 모든 이사회 회의를 가상으로 개최하는 것을 고려할 가치가 있습니다.

가상 이사회의 과제

불행히도 변화와 혁신에는 단점이 있습니다. 조직에 새로운 것을 도입할 때마다 문제는 필연적으로 발생합니다. 그러나 미리 주의를 기울이고 계획을 세우면 이러한 문제의 영향을 줄일 수 있습니다.

가상 이사회 회의에는 다음과 같은 위험이 있을 수 있습니다.

• 보안 문제들. 인터넷을 통해 기밀 정보를 전송할 때마다 데이터 침해의 위험이 있습니다. 이러한 위험을 줄이려면 팀이 기밀 재무 정보와 같은 항목에 대한 적절한 보안 조치를 알고 있는지 확인하십시오. 보안 문서 관리 시스템을 구현하면 이러한 위험을 더욱 완화할 수 있습니다.
• 참여 감소. 이사회 구성원은 디지털 형식에 익숙하지 않은 경우 원격 환경에서 발언하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 이 기사 뒷부분에서 회의 전반에 걸쳐 구성원을 참여시키기 위한 특정 전략을 살펴보겠습니다.
• 기술 의존. 새로운 기술을 도입하면 다양한 기술적 장애물과 학습 곡선이 생성될 수 있습니다. 가능한 한 원활하게 전환할 수 있도록 사용자 친화적인 회의 옵션을 선택하는 것이 중요합니다.

문제를 해결하기 위한 조치를 취한 후에도 이러한 잠재적인 함정에 대해 항상 알고 있어야 합니다. 이러한 위험을 잘 알고 있는 한 성공적인(문제 없는) 가상 회의를 주최할 수 있습니다.

효율적인 가상 이사회를 운영하는 방법

모든 이사회에서 생산성을 유지하기 위한 계획이 필요합니다. 그렇지 않으면 대화가 궤도에서 벗어나기 쉽고, 당신이 그것을 알기도 전에 할당된 회의 시간은 여전히 ​​의제에 남아 있는 몇 가지 주요 결정으로 끝나게 될 것입니다. 또는 더 나쁜 것은 의제를 사용하지 않으면 중요한 주제를 완전히 생략할 수 있다는 것입니다!

이러한 우려는 대면 회의에서도 만연하지만 원격으로 진행하면 혼합에 더 많은 문제가 추가될 수 있습니다. 그러나 올바른 전략과 도구를 사용하면 가상 회의가 대면 회의만큼 효과적일 수 있습니다.

올바른 플랫폼 선택

가상 이사회 회의가 화상 회의 소프트웨어를 통해 진행되고 있을 가능성이 큽니다. 대부분의 플랫폼에서는 회의를 쉽게 주최하고 대화를 녹음할 수 있지만 이사회에는 다른 요구 사항도 있을 수 있습니다.

기술 도구의 패치워크 시스템을 결합하면 가상 회의를 용이하게 할 수 있지만 문제가 발생하거나 시간이 낭비될 수 있는 가능성이 열립니다.

대신, 모든 요구 사항을 충족하는 플랫폼이 있는지 확인하는 가장 쉬운 방법은 전용 보드 소프트웨어를 구현하는 것입니다. 커뮤니케이션, 문서, 회의 정보 및 회의 자체를 중앙 집중식으로 유지하면 모든 사람이 조직적이고 효율적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

전문 보드 소프트웨어 구현을 고려하고 있다면 화상 회의 도구, 문서 관리 시스템, 일정 및 통신 옵션을 포함한 기능을 찾고 싶을 것입니다. 또한 선택한 플랫폼이 회원이 사용하는 인기 있는 타사 도구와 호환되는지 확인해야 합니다.

의제를 미리 정하라

이사회 회의 의제를 미리 설정하는 것은 회의가 성공적으로 진행되도록 하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 애초에 계획부터 시작하지 않으면 모든 일이 계획대로 정확하게 진행될 수 없습니다.

회의 약 일주일 전에 의제를 보내는 것을 목표로 하십시오. 이를 통해 각 이사회 구성원은 자료를 검토하고 필요한 정보를 추가하고 질문과 요점을 준비할 수 있습니다.

전략적으로 설계할 때 회의 의제는 대화 주제의 빠른 목록 그 이상입니다. 효과적인 의제는 다음과 같습니다.

• 각 항목에 대한 목표를 포함합니다. 각 토론 주제에 대해 결정을 내리기 위해 노력하고 있는지, 아이디어를 창출하기 위해 노력하고 있는지 또는 업데이트를 공유하려고 하는지 기록해 두십시오. 이렇게 하면 원하는 결과에 도달하는 즉시 계속 진행할 수 있습니다.
• 논리적인 순서를 따르십시오. 중요도, 책임 있는 이사회 구성원, 대화 목표 등의 순서로 의제를 구성할 수 있습니다. 의도적으로 순서를 설정하십시오.
• 길이를 제한합니다. 이는 각 항목뿐만 아니라 전체 의제에도 적용됩니다. 토론 주제에 과부하가 걸리지 않도록 하십시오. 그렇지 않으면 회원을 압도하고 오래 걸리는 이사회 회의를 가질 위험이 있습니다. 또한 작업을 계속 진행하고 작업을 수행할 수 있도록 각 토론 지점에 대한 시간 제한을 포함할 수 있습니다.

대면 회의에서 종이 의제를 인쇄하여 배포할 수 있습니다. 가상 회의 의제는 인라인 작업 위임과 같은 동적 기능과 문서에 대한 손쉬운 액세스를 허용하여 일을 훨씬 더 효율적으로 만듭니다.

역동적인 의제를 개발했다면 그것을 고수하십시오! 잘 준비된 안건은 회의가 시작되자마자 버리면 의미가 없습니다. 항목별 시간 제한은 처음에는 귀하의 보드에 조정이 될 수 있지만 곧 모든 사람이 회원의 소중한 시간을 존중하는 데 이러한 제한이 얼마나 유용한지 알게 될 것입니다.

기술적 문제 예측 및 해결

생산적인 회의 환경을 만들려면 가상 "환경"이 제대로 작동하고 모든 사람에게 유용한지 확인해야 합니다.

회의 시간 이외의 문제를 해결하기 위해 미리 소프트웨어 문제를 해결하십시오. 여기에는 자신의 카메라, 스피커 및 마이크를 테스트하고 이사회 구성원도 동일한 작업을 수행하도록 권장하는 것이 포함됩니다. 아무 소리도 들리지 않기 때문에 다른 사람이 로그온하여 중요한 업데이트를 놓치는 것을 원하지 않습니다!

기술에 익숙하지 않은 이사회 구성원의 경우 연결 및 토론 참여에 대한 자세한 지침을 제공해야 합니다. 대부분의 가상 회의 소프트웨어는 상당히 직관적이지만 일부 구성원은 처음에는 여전히 익숙하지 않거나 불편할 수 있습니다. 충분한 지침을 통해 이러한 우려를 완화하기 위해 최선을 다하십시오.

마지막으로 이사회 구성원과 에티켓을 준수하기 위한 모범 사례에 대해 논의하는 것이 좋습니다. 모든 사람이 다음과 같은 핵심 원칙을 이해한다면 일이 더 원활하게 진행될 것입니다.

• 마이크를 음소거합니다. 적극적으로 말하지 않을 때는 마이크를 음소거하는 것이 예의입니다. 이것은 배경 소음을 줄이는 데 도움이 되고 바닥에 있는 이사회 구성원의 목소리를 더 쉽게 들을 수 있도록 합니다.
• 대화 프로토콜을 결정합니다. 회원들은 추가할 사항이 있을 때 대화에 뛰어들 수 있습니까, 아니면 그룹의 관심을 끌기 위해 손을 드는 것과 같은 절차를 따라야 합니까? 혼란을 최소화하기 위해 이러한 규칙을 미리 설정하십시오.
• 멀티태스킹을 하지 마십시오. 가상 회의 중에 다른 일을 하는 것은 쉽지만, 당면한 주제와 관련된 데스크탑 창만 열어서 멀티태스킹에 대한 유혹을 줄이십시오.
• 주변에 주의하십시오. 전문적인 배경이 필수 조건은 아니지만 주의를 산만하게 하는 요소를 제거하고 주변을 정리하기 위해 최선을 다해야 합니다. 또한, 창 앞에 위치하지 않도록 하세요. 그렇지 않으면 빛이 당신을 보기 어렵게 만듭니다!

이 에티켓 지침은 회의가 제대로 진행되지 않도록 하고 모든 사람이 존중받는다고 느끼는 환경을 조성합니다. 이러한 예의는 이사회 구성원을 편안하게 유지하고 대화에 참여하는 데 도움이 됩니다.

원격 플랫폼을 통해 이사회 구성원을 참여시키는 방법

몇 달 간의 원격 근무, 가상 해피 아워 및 기타 화상 통화 후, 당신은 아마도 조용한 전화 회의의 어색한 경험을 겪었을 것입니다. 대면에서 자연스러운 것과 동일한 수준의 원격 참여를 촉진하는 것은 어려울 수 있습니다.

그러나 보다 의도적인 대화 전략과 의사 소통 전략을 사용하면 이사회 구성원이 준비되어 있고 편안하게 토론에 참여할 수 있는 분위기를 조성할 수 있습니다. 편안하고 생산적인 가상 회의실을 구축할 수 있는 몇 가지 기회를 살펴보겠습니다.

협업 환경 조성

이상적으로는 이사회 구성원이 처음부터 편안하게 참여할 수 있고 모든 대화와 브레인스토밍 세션이 평소와 같이 생산적이고 활기차게 될 것입니다.

그러나 경험에서 알 수 있듯이 이것이 보장되는 것은 아닙니다. 대신 실제 회의실에서와 동일한 개방형 환경을 적극적으로 홍보해야 합니다. 다른 회원이나 리더십에 동의하지 않더라도 자신의 관점을 환영한다는 것을 회원들에게 상기시키십시오. 화상 통화에서 반대 의견을 말하는 것이 부자연스럽게 느껴질 수 있지만 비영리 단체를 위해 가능한 최선의 결정을 내리는 것이 중요합니다.

당신은 또한 신뢰감을 키우고 싶어합니다. 원격 회의에서 이사회 구성원은 민감한 정보를 공개하거나 법적 문제를 제기하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 보안 회의 소프트웨어를 사용하면 이사회 구성원의 생각이 여전히 기밀임을 확신할 수 있습니다.

모든 사람이 필요한 정보와 도구에 액세스할 수 있도록 보장

참여에 대한 잠재적인 장애물 중 하나는 회의 인프라입니다. 적절한 문서와 이사회 관리 도구에 쉽게 액세스할 수 없다면 회의가 실패하거나 최소한 참여가 부족하기 때문입니다.

회의 중에 모든 관련 자료를 회원이 사용할 수 있는지 확인합니다. 동적 의제를 사용하는 경우 모든 것을 한 곳에 쉽게 포함할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 추가 문서를 배포하여 미리 검토할 수 있도록 최선을 다하십시오. 귀하 또는 귀하의 회원이 회의 중에 무언가를 검색해야 하는 경우 귀중한 시간을 낭비하고 회원이 토론 준비를 하지 못할 위험이 있습니다.

또 다른 옵션은 폴링과 같은 팀 협업 도구를 구현하는 것입니다. 이러한 리소스는 비영리 단체의 사명을 추진하는 데 도움이 되는 건전한 협업 환경을 조성할 것입니다.

회의 전반에 걸쳐 회원들에게 정기적으로 피드백을 요청합니다.

가상 회의에서는 회의 구조에 상호 작용 기회를 의도적으로 구축해야 합니다. 신체 언어와 대면 대화의 사회적 단서가 없으면 방해에 대한 두려움으로 인해 일부 이사회 구성원이 발언하지 못할 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 회의 기간 동안 이사회 구성원의 의견과 질문을 명시적으로 요청하십시오.

회의를 시작할 때 각 이사회 구성원에게 참여를 요청하여 토론을 시작합니다. "의제에 추가할 사항이 있는 사람이 있습니까?"와 같은 피상적인 질문입니다. 충분하지 않습니다. 모든 사람 이 참여하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처음부터 협업을 촉진할 수 있습니다.

대화가 진행 중이면 회원들로부터 피드백을 받기 위해 자주 일시 중지해야 합니다. 원격 환경에서는 개입하기가 훨씬 더 어렵기 때문에 이러한 개구부를 의도적으로 만드는 것이 가장 좋습니다. 그렇지 않으면 구성원이 회의 종료를 위해 질문을 저장하고 잠재적으로 잊어버릴 수 있습니다.

가상 이사회 회의를 가장 잘 문서화하는 방법

자세한 문서는 가상 회의의 효율성에 매우 중요합니다. 토론 요점과 다음 단계에 대한 자세한 메모는 생산적인 대화를 진행하는 가장 좋은 방법입니다.

이 문서는 부재 회원에게 유용한 컨텍스트를 제공하고, 미래의 이사회 리더가 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되며, 규제 기관과 같은 외부 당사자에게도 정보를 제공합니다. 충분한 가상 회의 문서화를 위한 몇 가지 기본 단계를 살펴보겠습니다.

포괄적인 회의록 작성

회의록은 디지털 이사회 회의에 대한 영구적인 공식 문서입니다. 유용한 내부 리소스인 동시에 법적 문제가 발생할 경우 법적 기록으로도 사용됩니다.

다음의 모범 사례는 이 기록이 명확하고 정확하며 완전한지 확인하는 데 도움이 됩니다.

• 템플릿을 사용하세요. 이렇게 하면 회의록이 잘 형식화되고 회의 간에 일관성이 유지됩니다. 이 프로세스를 바로 시작하기 위해 회의 안건을 기본 구조로 사용할 수 있습니다.
• 분당원을 지정합니다. 회의록 작성 책임자를 미리 지정해야 합니다. 일반적으로 이 작업은 비서의 책임에 속합니다.
• 객관적인 목소리를 사용하세요. 회의록의 내용은 확실한 사실에 충실해야 하며 감정적인 의견은 배제해야 합니다.
• 주요 세부정보를 포함합니다. 회의가 언제 열렸는지, 누가 참석했는지, 어떤 결정을 내렸는지와 같은 관련 정보를 추가하세요.
• 회의록을 검토하고 안전하게 공유하세요. 회의록을 교정하고 보드 소프트웨어와 같은 보안 플랫폼을 사용하여 회원에게 배포하십시오.

어떤 정보를 포함할 것인지 고려할 때 회의록 작성자는 간결함과 철저함 사이의 균형을 목표로 해야 합니다. 개별 투표나 회원의 의견, 비공개 토론, 법적 영향을 미칠 수 있는 모든 대화를 포함하지 마십시오.

명확한 다음 단계 설정

가상 회의가 종료되면 모든 사람이 다음 단계를 명확하게 이해해야 합니다. 구체적으로 다음 회의를 앞두고 어떤 조치를 취해야 합니까?

의제에 후속 작업이 있는 항목이 있으면 바로 그 자리에서 할당하는 것이 가장 좋습니다. 역동적인 안건으로 추진력을 잃지 않고 적절한 구성원에게 위임할 수 있습니다. 또는 회의 전체에 실행 중인 할 일 목록을 유지하고 회의 후 후속 조치에 할당할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 작업을 명확하게 정의하고 마감일을 결정하십시오.

직접 작업 위임을 사용하면 다음 회의에 도착하여 중요한 작업 항목이 할당되지 않고 불완전한 상태로 남아 있다는 불편한 시나리오를 피할 수 있습니다.

결론

비영리 단체의 이사회는 기금 마련 이니셔티브 및 지역 사회 영향에서 성공의 핵심 구성 요소입니다. 비영리 단체는 전염병과 그에 따른 사회적 거리 지침 동안 계속 운영되므로 가상 회의는 여전히 필수적입니다. 직접 모일 회의실이 없더라도 이사회는 여전히 활기차고 영향력 있는 회의를 개최할 수 있습니다. 행운을 빕니다!