魅力的でインパクトのある仮想取締役会を開催する方法

リモートワークが世界に旋風を巻き起こしている中、企業や非営利団体は取締役会に依存して、このような主要な課題を克服し、重要な決定を下し、コミュニティのサポートを生み出し、戦略計画を作成しています。

これらの目的は、対面での会議が安全でない場合や実行できない場合でも達成する必要があります。 歴史的に、取締役会は適切な名前の会議室で開催されてきましたが、今年はほとんどの場合と同様に、バーチャルになりました。

仮想取締役会とは何ですか?

ビデオ会議ソフトウェアを使用して、オンラインで仮想取締役会を開催します。 どのような種類の仮想会議でも、技術的な問題、参加者を惹きつける課題、効率の悪さに苦戦する可能性がありますが、仮想取締役会では、直接会ってできることと同じくらい多くのことを成し遂げることができます。

次のガイドでは、仮想取締役会の詳細を探り、影響力を最大化するための戦略を提供し、次のような質問に答えます。

• 仮想取締役会を主催するのは誰ですか?
• 仮想取締役会の利点と欠点は何ですか?
• 効率的な仮想取締役会をどのように運営していますか?
• リモート プラットフォームを通じて取締役会のメンバーとどのように関わりますか?
• 仮想取締役会を文書化するにはどうすればよいですか?

仮想取締役会を主催するのは誰ですか?

デジタル取締役会は、現在、社会的距離のガイドラインを遵守しながら会議を行う必要がある取締役会にとって最良の選択です。

これらは、デジタル ワークプレイスのニーズに適応する必要があるあらゆる企業、協会、またはその他の組織によって開催されますが、このガイドでは、特に非営利理事会のニーズについて説明します。

次回の仮想取締役会の計画プロセスに入る前に、適切なプロトコルに従っていることを再確認してください。 州の規制または組織独自の細則によって、仮想会議で許可されているものと許可されていないものに制限が設けられている場合があります。 たとえば、直接投票する場合ほど簡単に投票を行うことができない場合があります。

一部の細則では、仮想会議を完全に禁止することさえあります。 このような場合は、取締役会の業務を進めるために規則を修正することを検討する必要があるかもしれません。 バーチャル取締役会は、現在の時代に特に必要ですが、後で説明するように、直接会うことができる場合でも役立つ可能性があります.

仮想取締役会のメリットと課題

対面会議と仮想会議はどちらも生産的で魅力的ですが、考慮すべき大きな違いがいくつかあります。

会議の形式を変えることは、メンバーの参加と関与、そしてテクノロジーとセキュリティの変化につながります。 これらの違いのいくつかは、仮想取締役会の明確な欠点ですが、適切なツールと計画戦略で簡単に対処できます。

仮想取締役会の利点

仮想取締役会は、取締役会がリモートで安全に開催できるという重要な利点を提供します。 非営利団体の運営は酌量すべき要因に関係なく存続しなければならないため、できる限り理事会メンバーのアドバイスとサポートを求めることが重要です。

仮想取締役会には、次のようないくつかの主要な利点があります。

• 出席の増加。 仮想取締役会では移動時間がなくなるため、必要な時間のコミットメントが少なくて済みます。 その結果、メンバーは忙しいスケジュールの中でミーティングの時間を確保する可能性が高くなります。 人里離れた場所まで車で行く必要はありません。
• 取締役会メンバーの多様性の向上。 仮想会議を使用すると、さまざまな理事会メンバーを招待して奉仕することができます。 対面での会議よりもはるかに広い地理的領域に機会を開き、さまざまな視点を持つ人々が参加できるようにすることができます。 さらに、仮想理事会は、参加するのに支援技術に依存している可能性のあるメンバーのアクセシビリティを向上させました。
• ガバナンスの改善。 仮想取締役会は、特に取締役会管理ツールを使用すると、計画と実行がより簡単になる可能性があります。これにより、取締役会は、本来の注意を払わないことがあるガバナンスの問題に集中することができます。 また、会議間のコミュニケーションのために、信頼できる安全なオンライン環境を用意することも役立ちます。

これらの利点はそれぞれ、パンデミックの状況を超えて拡張されるため、事態が正常に戻った後でも、すべての取締役会を仮想的に開催することを検討する価値があるかもしれません.

仮想取締役会の課題

残念ながら、変化と革新にはマイナス面がつきものです。 組織に何か新しいものを導入するときはいつでも、必然的に問題が発生します。 ただし、細心の注意を払い、事前に計画を立てることで、これらの課題の影響を軽減できます。

仮想取締役会には、次のようなリスクが伴う可能性があります。

• セキュリティ上の問題。 機密情報をインターネット経由で送信しているときはいつでも、データ侵害の危険があります。 このリスクを軽減するには、機密の財務情報などに対する適切なセキュリティ対策をチームが認識していることを確認してください。 安全なドキュメント管理システムを実装すると、このリスクをさらに軽減できます。
• エンゲージメントの低下。 取締役会のメンバーは、デジタル形式に慣れていない場合、リモート環境で率直に発言することをためらうかもしれません。 この記事の後半で、ミーティング全体を通してメンバーを参加させるための具体的な戦略について説明します。
• 技術依存。 新しいテクノロジーを導入すると、さまざまな技術的ハードルと学習曲線が生じる可能性があります。 切り替えを可能な限りシームレスにする、使いやすい会議オプションを選択することが重要です。

対策を講じた後でも、これらの潜在的な落とし穴に注意してください。 これらのリスクを把握している限り、成功する (そして問題のない) 仮想会議を主催することができます。

効率的な仮想取締役会の運営方法

取締役会では、生産性を維持するための計画が必要です。 そうしないと、会話が簡単に軌道から外れてしまう可能性があり、割り当てられた会議の時間は、議題にいくつかの重要な決定が残ったまま、あっという間に終わってしまいます。 さらに悪いことに、議題を使用していない場合、重要なトピックを完全に省略してしまう可能性があります。

これらの懸念は、対面の会議でも同じように一般的ですが、リモートになると、さらに課題が増える可能性があります. ただし、適切な戦略とツールが整っていれば、仮想会議は対面会議と同じくらい効果的です。

適切なプラットフォームを選択する

多くの場合、仮想取締役会はビデオ会議ソフトウェアを介して行われます。 ほとんどのプラットフォームでは、会議を主催して会話を記録するのは簡単ですが、ボードには他のニーズもあるでしょう。

技術ツールのパッチワーク システムを組み合わせると、仮想会議が容易になりますが、物事が見過ごされたり、時間が無駄になったりする可能性が生じます。

代わりに、すべてのニーズを満たすプラットフォームを確保する最も簡単な方法は、専用のボード ソフトウェアを実装することです。 コミュニケーション、ドキュメント、会議情報、さらには会議自体を 1 か所にまとめることで、全員が組織化され、効率を維持できます。

専用ボード ソフトウェアの実装を検討している場合は、ビデオ会議ツール、ドキュメント管理システム、スケジューリング、通信オプションなどの機能を探す必要があります。 また、選択したプラットフォームが、メンバーが依存している一般的なサードパーティ ツールと互換性があることを確認する必要があります。

事前に議題を設定する

事前に取締役会の議題を設定することは、会議を成功させるための最良の方法の 1 つです。 そもそも、計画を立てないと物事は計画通りに進みません。

会議の約 1 週間前に議題を送付することを目指します。 これにより、各理事会メンバーは資料を確認し、必要な情報を追加し、質問や論点を準備する機会が与えられます。

戦略的に設計された会議の議題は、単なる会話トピックの簡単なリストではありません。 効果的なアジェンダは次のことを行います。

• 各アイテムの目標を含めます。 ディスカッションのトピックごとに、意思決定、アイデアの生成、または更新の共有を試みているかどうかに注意してください。 このようにして、目的の結果に到達したらすぐに先に進むことができます。
• 論理的な順序に従います。 議題は、重要度、責任者、会話の目標などによって整理できます。 意図的に順序を設定してください。
• 長さを制限します。 これは各議題だけでなく議題全体にも当てはまります。 議題を詰め込みすぎないようにしましょう。そうしないと、メンバーが圧倒され、取締役会が長引く危険があります。 さらに、議論の各ポイントに時間制限を含めて、物事を進めてタスクを遂行し続けることをお勧めします。

対面式の会議では、おそらく紙の議題を印刷して配布するでしょう。 仮想会議の議題により、インライン タスクの委任やドキュメントへの簡単なアクセスなどの動的な機能が可能になり、物事をさらに効率化できます。

ダイナミックなアジェンダを作成したら、それを守りましょう。 よく準備されたアジェンダも、会議が始まってすぐに放り出されては意味がありません。 アイテムごとの時間制限は、最初は理事会の調整になるかもしれませんが、メンバーの貴重な時間を尊重するのに役立つことをすぐに誰もが理解するでしょう。

技術的な問題を予測して対処する

生産的な会議環境を作成するには、仮想の「環境」が適切に機能し、誰にとっても役立つものであることを確認する必要があります。

会議の時間外に問題が発生した場合は、事前にソフトウェアのトラブルシューティングを行って問題を解決してください。 これには、自分のカメラ、スピーカー、マイクをテストし、取締役会のメンバーにも同じことをするよう奨励することが含まれます。 誰かがログオンして、何も聞こえないために重要な更新を見逃すことは望ましくありません。

技術にあまり詳しくない理事会メンバーには、接続してディスカッションに参加するための詳細な手順を提供する必要があります。 ほとんどの仮想会議ソフトウェアはかなり直感的ですが、一部のメンバーはまだ慣れていないか、最初は不快である可能性があります. 十分なガイダンスでこれらの懸念を緩和するために最善を尽くしてください。

最後に、会議のエチケットのベスト プラクティスについて取締役会メンバーと話し合うことをお勧めします。 誰もが次のような重要な原則を理解していれば、物事はよりスムーズに進みます。

• マイクをミュートします。 積極的に話していないときは、マイクをミュートするのが礼儀です。 これにより、バックグラウンド ノイズが軽減され、発言権を持つ取締役の声が聞き取りやすくなります。
• 会話プロトコルを決定します。 メンバーは、追加するポイントがあるときに会話に飛び込むことを許可されていますか? それとも、グループの注意を引くために挙手などの手順に従う必要がありますか? 混乱を最小限に抑えるために、事前にこれらのルールを確立してください。
• マルチタスクをしないでください。 仮想会議中に他の作業を行うのは簡単ですが、目前のトピックに関連するデスクトップ ウィンドウのみを開くことで、マルチタスクへの誘惑を減らします。
• 周囲に注意してください。 プロ仕様の背景は必須ではありませんが、気を散らすものを排除し、周囲を整頓するために最善を尽くす必要があります。 さらに、窓の前に身を置かないようにしてください。そうしないと、光であなたが見えにくくなります。

これらのエチケット ガイドラインは、会議が軌道から外れることを防ぎ、誰もが尊重されていると感じる環境を作り出します。 この礼儀正しさは、取締役会のメンバーが快適に会話に参加できるようにするのに役立ちます。

リモート プラットフォームを介して取締役会のメンバーと交流する方法

リモートワーク、バーチャル ハッピーアワー、その他のビデオ通話を数か月続けた後、無言の電話会議の気まずい経験を経験したことがあるでしょう。 対面で自然に行われるのと同じレベルのリモート エンゲージメントを促進することは難しい場合があります。

ただし、より意図的な会話戦術とコミュニケーション戦略を使用することで、取締役会のメンバーが準備を整え、快適に議論に参加できる雰囲気を作り出すことができます。 快適で生産的な仮想会議室を確立するためのいくつかの機会を見ていきましょう。

コラボレーションの環境を奨励する

理想的には、取締役会のメンバーが最初から快適に参加できるようにし、すべての会話やブレインストーミング セッションがいつもと同じように生産的で活気のあるものになるようにします。

しかし、おそらく経験からわかるように、これは保証されていません。 代わりに、物理的な会議室と同じオープンな環境を積極的に推進する必要があります。 メンバーが他のメンバーやリーダーシップに同意しない場合でも、メンバーの視点を歓迎することを思い出してください。 ビデオハングアウトで反対意見を述べるのは不自然に感じるかもしれませんが、非営利団体にとって最善の決定を下すためには非常に重要です。

信頼感も養いたい。 リモート会議では、取締役会のメンバーは、機密情報を開示したり、法的な懸念を表明したりすることに消極的であると感じる場合があります。 セキュリティで保護された会議ソフトウェアを使用すると、取締役会のメンバーの考えが機密であることを保証できます。

誰もが必要な情報とツールにアクセスできるようにする

エンゲージメントに対する潜在的な障害の 1 つは、会議インフラストラクチャです。 適切なドキュメントやボード管理ツールに簡単にアクセスできない場合は、会議が失敗するか、少なくとも参加者が不足する可能性があります。

会議中、メンバーがすべての関連資料を利用できるようにします。 動的な議題を使用している場合は、すべてを 1 か所に簡単に含めることができます。 そうでない場合は、追加のドキュメントを配布して事前に確認するよう最善を尽くしてください。 あなたやあなたのメンバーが会議中に何かを検索しなければならない場合、貴重な時間を無駄にし、メンバーが議論の準備ができていない可能性があります.

もう 1 つのオプションは、ポーリングなどのチーム コラボレーション ツールを実装することです。 これらのリソースは、非営利団体の使命を前進させるのに役立つ健全なコラボレーション環境を促進します。

ミーティング中、定期的にメンバーからのフィードバックを求める

仮想会議では、対話の機会を意図的に会議の構造に組み込む必要があります。 対面での会話のボディ ランゲージや社交的な手がかりがなければ、邪魔されることへの恐怖から、発言を控える取締役もいるかもしれません。 これに対抗するために、会議中に取締役会のメンバーにコメントや質問を明確に求めてください。

会議の開始時に、各理事会メンバーに参加を呼びかけて議論を開始します。 「アジェンダに追加するものはありますか?」のような大ざっぱな質問。 だけでは十分ではありません。全員が参加できるようにする方がよいでしょう。 このようにして、最初からコラボレーションを促進します。

会話が始まったら、ときどき一時停止して、メンバーからのフィードバックを求めてください。 リモート環境で介入するのははるかに難しいため、これらの開口部を意図的に作成することをお勧めします。 そうしないと、メンバーが会議の最後に質問を保存し、忘れてしまう可能性があります。

仮想取締役会を最も適切に文書化する方法

詳細なドキュメントは、仮想会議の有効性にとって重要です。 議論のポイントと次のステップについての詳細なメモは、生産的な会話を進めるための最良の方法です。

このドキュメントは、不在のメンバーに役立つコンテキストを提供し、将来の取締役会のリーダーが十分な情報に基づいた決定を下すのに役立ち、規制機関などの外部関係者にさえ通知します。 十分な仮想会議のドキュメントを作成するためのいくつかの主要な手順について説明します。

包括的な議事録を取る

議事録は、デジタル会議の恒久的な公式文書です。 これらは有用な内部リソースですが、法的な問題が発生した場合の法的な記録としても役立ちます。

次の分単位のベスト プラクティスは、この記録が明確、正確、完全であることを確認するのに役立ちます。

• テンプレートを使用します。 これにより、会議ごとに議事録が適切にフォーマットされ、一貫したものになります。 このプロセスをすぐに開始するには、会議の議題を基本構造として使用できます。
• 議事録担当者を割り当てます。 議事録を取る責任者は、事前に任命する必要があります。 通常、このタスクは秘書の責任に該当します。
• 客観的な声を使う。 議事録の内容は、確かな事実に固執し、感情的な意見を除外する必要があります。
• 重要な詳細を含めます。 会議がいつ行われたか、誰が出席したか、どのような決定が下されたかなどの関連情報を追加します。
• 議事録を確認し、安全に共有します。 議事録を校正し、ボード ソフトウェアなどの安全なプラットフォームを使用してメンバーに配布します。

どの情報を含めるかを検討する際、議事録作成担当者は、簡潔さと完全さのバランスを取ることを目指す必要があります。 メンバーの個々の投票や意見、オフレコの議論、法的な影響を与える可能性のある会話を含めることは避けてください。

明確な次のステップを確立する

仮想会議が終わりに近づくと、全員が次のステップを明確に理解する必要があります。 具体的には、次の会議の前にどのようなアクションを実行する必要がありますか?

議題のいずれかの項目にフォローアップ タスクがある場合は、その場ですぐに割り当てるのが最善です。 動的な議題を使用すると、勢いを失うことなく適切なメンバーに議題を委任できます。 または、ミーティング全体を通して実行中の To-Do リストを保持し、ミーティング後のフォローアップでそれらを割り当てることができます。 いずれにせよ、タスクを明確に定義し、期限を決定してください。

直接のタスクの委任により、次の会議に到着したときに、重要なアクション アイテムが割り当てられておらず、不完全であることに気付くという不快なシナリオを回避できます。

結論

非営利団体の理事会は、資金調達イニシアチブとコミュニティへの影響を成功させるための重要な要素です。 非営利団体はパンデミックとそれに伴う社会的距離のガイドラインの間も活動を続けているため、仮想会議は引き続き不可欠です。 直接集まる会議室がなくても、取締役会は活発で影響力のある会議を開催できます。 幸運を！