วิธีจัดการประชุม Virtual Board ที่มีผลกระทบสูง

ด้วยการทำงานทางไกลทำให้โลกต้องล่มสลาย ธุรกิจและองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรพึ่งพาคณะกรรมการบริหารเพื่อเอาชนะความท้าทายที่สำคัญเช่นนี้ เช่นเดียวกับการตัดสินใจที่สำคัญ สร้างการสนับสนุนจากชุมชน และจัดทำแผนกลยุทธ์

วัตถุประสงค์เหล่านี้ยังต้องบรรลุผล แม้ว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวจะไม่ปลอดภัยหรือเป็นไปได้ก็ตาม ในอดีต การประชุมคณะกรรมการจัดขึ้นในห้องประชุมคณะกรรมการที่มีชื่อเหมาะสม แต่เหมือนกับหลายๆ ครั้งในปีนี้ การประชุมผ่านระบบเสมือนจริง

การประชุมคณะกรรมการเสมือนคืออะไร?

การประชุมคณะกรรมการเสมือนจะจัดขึ้นทางออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ แม้ว่าการรวบรวมเสมือนจริงแบบใดก็ตามสามารถต่อสู้กับปัญหาทางเทคนิค ความท้าทายกับผู้เข้าร่วมที่มีส่วนร่วม และการขาดประสิทธิภาพ แต่ก็เป็นไปได้ที่จะทำให้การประชุมคณะกรรมการเสมือนจริงของคุณเสร็จสิ้นได้มากเท่าที่คุณจะทำได้

คู่มือต่อไปนี้จะสำรวจข้อมูลเชิงลึกของการประชุมคณะกรรมการเสมือนจริง เสนอกลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลกระทบสูงสุด และตอบคำถามรวมถึง:

• ใครควรเป็นเจ้าภาพการประชุมคณะกรรมการเสมือน
• ประโยชน์และข้อเสียของการประชุมคณะกรรมการเสมือนคืออะไร?
• คุณจะจัดการประชุมกระดานเสมือนที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร
• คุณมีส่วนร่วมกับสมาชิกในบอร์ดผ่านแพลตฟอร์มระยะไกลอย่างไร?
• คุณจะจัดทำเอกสารการประชุมคณะกรรมการเสมือนได้ดีที่สุดได้อย่างไร

ใครควรเป็นเจ้าภาพการประชุมคณะกรรมการเสมือน

ในปัจจุบัน การประชุมคณะกรรมการดิจิทัลเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคณะกรรมการใดๆ ที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามในขณะที่ปฏิบัติตามแนวทางการเว้นระยะห่างทางสังคม

พวกเขาสามารถจัดขึ้นโดยธุรกิจ สมาคม หรือองค์กรอื่นๆ ที่ต้องการปรับให้เข้ากับความต้องการของสถานที่ทำงานดิจิทัล แต่คู่มือนี้จะกล่าวถึงความต้องการของคณะกรรมการที่ไม่แสวงหากำไรโดยเฉพาะ

ก่อนดำดิ่งสู่กระบวนการวางแผนสำหรับการประชุมคณะกรรมการเสมือนครั้งต่อไปของคุณ ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณกำลังปฏิบัติตามโปรโตคอลที่เหมาะสม ข้อบังคับของรัฐหรือข้อบังคับขององค์กรของคุณอาจมีข้อจำกัดสำหรับสิ่งที่ได้รับอนุญาตและไม่อนุญาตในการประชุมเสมือนจริง ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่สามารถลงคะแนนเสียงได้ง่ายเหมือนที่ต้องทำด้วยตนเอง

ข้อบังคับบางอย่างอาจห้ามการประชุมเสมือนจริงอย่างสมบูรณ์ หากเป็นกรณีนี้ คุณอาจต้องพิจารณาแก้ไขกฎเกณฑ์เพื่อก้าวไปข้างหน้ากับธุรกิจของคณะกรรมการ การประชุมคณะกรรมการเสมือนมีความจำเป็นอย่างยิ่งในช่วงเวลาปัจจุบันของเรา แต่ในขณะที่เราจะกล่าวถึงในภายหลัง การประชุมดังกล่าวอาจมีประโยชน์แม้ว่าจะสามารถพบปะด้วยตนเองได้

ประโยชน์และความท้าทายของการประชุมกระดานเสมือน

แม้ว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวและแบบเสมือนจะทำให้เกิดประสิทธิผลและมีส่วนร่วม แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างสองสิ่งนี้ที่ควรพิจารณา

การเปลี่ยนรูปแบบการประชุมจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วมของสมาชิก ตลอดจนเทคโนโลยีและความปลอดภัย แม้ว่าความแตกต่างบางประการจะเป็นข้อเสียที่ชัดเจนของการประชุมกระดานเสมือน แต่ก็สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและกลยุทธ์การวางแผน

ประโยชน์ของการประชุมคณะกรรมการเสมือน

การประชุมกระดานเสมือนนำเสนอข้อได้เปรียบหลักในการทำให้บอร์ดของคุณสามารถประชุมได้อย่างปลอดภัยจากระยะไกล เนื่องจากการดำเนินงานขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณต้องดำเนินต่อไปโดยไม่คำนึงถึงปัจจัยที่ลดหย่อนโทษ คุณจึงจำเป็นต้องขอคำแนะนำและการสนับสนุนจากสมาชิกคณะกรรมการของคุณในทุกตำแหน่งที่คุณทำได้

การประชุมคณะกรรมการเสมือนมีประโยชน์ที่สำคัญหลายประการ ได้แก่ :

• ผู้เข้าร่วมที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากการประชุมคณะกรรมการเสมือนช่วยลดเวลาในการเดินทาง พวกเขาจึงต้องใช้เวลาน้อยลง ในทางกลับกัน สมาชิกมักจะจัดสรรเวลาสำหรับการประชุมของคุณภายในตารางงานที่ยุ่งมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องขับรถไปยังจุดนัดพบที่อยู่ไกลออกไป
• ความหลากหลายของสมาชิกในคณะกรรมการ มากขึ้น การประชุมเสมือนจริงทำให้คุณสามารถเชิญสมาชิกคณะกรรมการที่หลากหลายขึ้นเพื่อให้บริการ คุณสามารถเปิดโอกาสให้กับพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่กว้างกว่าที่จะเป็นไปได้ด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัว ทำให้ผู้ที่มีมุมมองที่แตกต่างกันสามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้ การประชุมคณะกรรมการเสมือนได้เพิ่มการเข้าถึงสำหรับสมาชิกที่อาจใช้เทคโนโลยีอำนวยความสะดวกในการเข้าร่วม
• การกำกับดูแลที่ดีขึ้น การประชุมคณะกรรมการเสมือนสามารถวางแผนและดำเนินการได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยเครื่องมือการจัดการบอร์ด ซึ่งช่วยให้คณะกรรมการสามารถมุ่งเน้นไปที่ประเด็นด้านการกำกับดูแลที่บางครั้งไม่ได้รับความสนใจที่พวกเขาสมควรได้รับ การมีสภาพแวดล้อมออนไลน์ที่เชื่อถือได้และปลอดภัยสำหรับการสื่อสารระหว่างการประชุมยังมีประโยชน์อีกด้วย

ข้อดีแต่ละข้อเหล่านี้มีมากกว่าสถานการณ์การระบาดใหญ่ ดังนั้นแม้เมื่อสิ่งต่างๆ กลับสู่ภาวะปกติแล้ว ก็ควรพิจารณาจัดการประชุมคณะกรรมการทั้งหมดของคุณแบบเสมือนจริง

ความท้าทายของการประชุมกระดานเสมือน

น่าเสียดายที่การเปลี่ยนแปลงและนวัตกรรมอาจมีข้อเสีย เมื่อใดก็ตามที่คุณแนะนำสิ่งใหม่ๆ ให้กับองค์กร ปัญหาจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ความระมัดระวังเป็นพิเศษและการวางแผนล่วงหน้าสามารถลดผลกระทบของความท้าทายเหล่านี้ได้

การประชุมคณะกรรมการเสมือนอาจมีความเสี่ยง ได้แก่ :

• ปัญหาด้านความปลอดภัย. ทุกครั้งที่คุณส่งข้อมูลที่เป็นความลับทางอินเทอร์เน็ต อาจมีอันตรายจากการละเมิดข้อมูล เพื่อลดความเสี่ยงนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณตระหนักถึงมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับ การใช้ระบบการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยสามารถช่วยลดความเสี่ยงนี้ให้ดียิ่งขึ้นไปอีก
• การมีส่วนร่วมลดลง สมาชิกคณะกรรมการอาจไม่เต็มใจที่จะพูดในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกลหากพวกเขาไม่คุ้นเคยกับรูปแบบดิจิทัล เราจะสำรวจกลยุทธ์เฉพาะสำหรับสมาชิกที่มีส่วนร่วมตลอดการประชุมในบทความนี้
• การพึ่งพาเทคโนโลยี การแนะนำเทคโนโลยีใหม่สามารถสร้างอุปสรรคทางเทคนิคและเส้นโค้งการเรียนรู้ที่หลากหลาย สิ่งสำคัญคือต้องเลือกตัวเลือกการประชุมที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งจะทำให้การสลับเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

อย่าลืมตระหนักถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้ แม้ว่าคุณจะได้ดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาแล้วก็ตาม ตราบใดที่คุณอยู่เหนือความเสี่ยงเหล่านี้ คุณจะสามารถจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ (และปราศจากปัญหา) ได้

วิธีดำเนินการประชุมกระดานเสมือนที่มีประสิทธิภาพ

ในการประชุมคณะกรรมการใด ๆ คุณต้องมีแผนในการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน มิฉะนั้น การสนทนาอาจออกนอกลู่นอกทางได้ง่าย และก่อนที่คุณจะรู้ตัว เวลาประชุมที่จัดสรรไว้จะสิ้นสุดลงพร้อมกับการตัดสินใจที่สำคัญหลายอย่างที่ยังเหลืออยู่ในวาระการประชุม หรือแย่กว่านั้น ถ้าคุณไม่ได้ใช้วาระการประชุม คุณอาจละเว้นหัวข้อที่สำคัญโดยสิ้นเชิง!

ข้อกังวลเหล่านี้พบได้ทั่วไปในการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่การออกไปทางไกลอาจเพิ่มความท้าทายให้กับการผสมผสาน อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์และเครื่องมือที่เหมาะสม การประชุมเสมือนจริงจึงมีประสิทธิภาพเทียบเท่าการประชุมแบบตัวต่อตัว

เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม

มากกว่าที่จะเป็นไปได้ การประชุมกระดานเสมือนของคุณเกิดขึ้นผ่านซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ทำให้ง่ายต่อการจัดการประชุมและบันทึกการสนทนา แต่คณะกรรมการของคุณก็อาจมีความต้องการอื่นๆ เช่นกัน

การรวมระบบการเย็บปะติดปะต่อกันของเครื่องมือเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน สามารถ อำนวยความสะดวกในการประชุมเสมือนจริงของคุณ แต่เปิดโอกาสให้สิ่งต่าง ๆ อาจตกหล่นหรือเสียเวลาเปล่า

วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแพลตฟอร์มที่ตรงตามความต้องการทั้งหมดของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์บอร์ดเฉพาะ การรักษาการสื่อสาร เอกสาร ข้อมูลการประชุม และแม้แต่การประชุมไว้ในที่เดียวก็สามารถช่วยให้ทุกคนมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะใช้ซอฟต์แวร์สำหรับบอร์ดเฉพาะทาง คุณจะต้องมองหาคุณลักษณะต่างๆ เช่น เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ ระบบการจัดการเอกสาร การตั้งเวลา และตัวเลือกการสื่อสาร คุณจะต้องยืนยันว่าแพลตฟอร์มที่คุณเลือกเข้ากันได้กับเครื่องมือของบุคคลที่สามยอดนิยมที่สมาชิกของคุณไว้วางใจ

ตั้งวาระล่วงหน้า

การกำหนดวาระการประชุมคณะกรรมการล่วงหน้าเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะดำเนินไปอย่างประสบความสำเร็จ ท้ายที่สุด สิ่งต่างๆ จะไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้อย่างแน่นอน ถ้าคุณไม่เริ่มด้วยแผนตั้งแต่แรก

ตั้งเป้าส่งวาระก่อนการประชุมประมาณหนึ่งสัปดาห์ ซึ่งจะทำให้สมาชิกคณะกรรมการแต่ละคนมีโอกาสทบทวนเนื้อหา เพิ่มข้อมูลที่จำเป็น และเตรียมคำถามและประเด็นสนทนา

เมื่อออกแบบอย่างมีกลยุทธ์ วาระการประชุมเป็นมากกว่ารายการหัวข้อสนทนาสั้นๆ วาระที่มีประสิทธิภาพจะ:

• รวมเป้าหมายสำหรับแต่ละรายการ สำหรับหัวข้อสนทนาแต่ละหัวข้อ ให้สังเกตว่าคุณกำลังพยายามตัดสินใจ สร้างแนวคิด หรือแบ่งปันข้อมูลอัปเดต ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดำเนินการได้ทันทีที่บรรลุผลตามที่ต้องการ
• ทำตามคำสั่งตรรกะ คุณสามารถจัดระเบียบวาระการประชุมตามลำดับความสำคัญ สมาชิกคณะกรรมการที่รับผิดชอบ เป้าหมายการสนทนา หรืออย่างอื่น เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าได้ตั้งค่าคำสั่งซื้อโดยเจตนา
• จำกัดความยาว. สิ่งนี้ใช้กับทั้งวาระและแต่ละรายการ อย่าใช้หัวข้อสนทนามากเกินไป มิฉะนั้นคุณอาจเสี่ยงกับสมาชิกที่ล้นหลามและมีการประชุมคณะกรรมการที่ยืดเยื้อ นอกจากนี้ คุณจะต้องรวมการจำกัดเวลาสำหรับแต่ละประเด็นของการสนทนาเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปและดำเนินการได้

ในการประชุมแบบตัวต่อตัว คุณอาจจะพิมพ์และแจกจ่ายวาระการประชุมที่เป็นกระดาษ วาระการประชุมเสมือนช่วยให้มีความสามารถแบบไดนามิก เช่น การมอบหมายงานแบบอินไลน์ และการเข้าถึงเอกสารได้ง่าย เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อคุณได้พัฒนาวาระแบบไดนามิกแล้ว ให้ ยึดถือตามนั้น! ระเบียบวาระที่เตรียมไว้มาอย่างดีจะไม่มีความหมายหากถูกละทิ้งทันทีที่การประชุมเริ่มต้น แม้ว่าการจำกัดเวลาเฉพาะรายการอาจเป็นการปรับเปลี่ยนบอร์ดของคุณในตอนแรก ในไม่ช้าทุกคนจะซาบซึ้งว่าพวกเขามีประโยชน์เพียงใดในการเคารพเวลาอันมีค่าของสมาชิก

คาดการณ์และแก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ในการสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมที่มีประสิทธิผล คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า "สภาพแวดล้อม" เสมือนทำงานอย่างถูกต้องและเป็นประโยชน์กับทุกคน

อย่าลืมแก้ไขปัญหาซอฟต์แวร์ของคุณล่วงหน้าเพื่อลองแก้ไขปัญหานอกเวลาประชุม ซึ่งรวมถึงการทดสอบกล้อง ลำโพง และไมโครโฟนของคุณเอง และสนับสนุนให้สมาชิกในคณะกรรมการทำเช่นเดียวกัน คุณไม่ต้องการให้ใครเข้าสู่ระบบและพลาดการอัปเดตที่สำคัญเพราะพวกเขาไม่ได้ยินอะไรเลย!

สำหรับสมาชิกคณะกรรมการที่ไม่ค่อยเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี คุณจะต้องให้คำแนะนำโดยละเอียดในการเชื่อมต่อและมีส่วนร่วมในการอภิปราย แม้ว่าซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงส่วนใหญ่จะใช้งานได้ง่าย แต่สมาชิกบางคนอาจยังไม่คุ้นเคยหรือไม่คุ้นเคยกับซอฟต์แวร์นี้ในตอนแรก พยายามอย่างเต็มที่เพื่อคลายความกังวลเหล่านี้ด้วยคำแนะนำมากมาย

สุดท้าย อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะหารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการพบปะสังสรรค์กับสมาชิกในคณะกรรมการของคุณ สิ่งต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นหากทุกคนเข้าใจหลักการสำคัญ ได้แก่ :

• ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณ การปิดเสียงไมโครโฟนเป็นเรื่องที่สุภาพเมื่อคุณไม่ได้พูด ซึ่งจะช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและทำให้ได้ยินสมาชิกในบอร์ดที่มีพื้นได้ง่ายขึ้น
• กำหนดโปรโตคอลการสนทนา สมาชิกได้รับอนุญาตให้กระโดดเข้าสู่การสนทนาเมื่อมีประเด็นที่จะเพิ่มหรือไม่ หรือพวกเขาควรปฏิบัติตามขั้นตอนเช่นการยกมือเพื่อให้ได้รับความสนใจจากกลุ่ม? ตั้งกฎเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าเพื่อลดความสับสน
• อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แม้ว่าการทำงานอื่นๆ ระหว่างการประชุมเสมือนจริงจะเป็นเรื่องง่าย ให้ลดความอยากที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกันโดยเปิดเฉพาะหน้าต่างเดสก์ท็อปที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่มีอยู่
• ระวังสภาพแวดล้อมของคุณ แม้ว่าฉากหลังแบบมืออาชีพจะไม่จำเป็น แต่คุณควรพยายามอย่างเต็มที่เพื่อขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและทำให้พื้นที่รอบๆ เป็นระเบียบเรียบร้อย นอกจากนี้ อย่าพยายามตั้งตัวเองไว้หน้าหน้าต่าง มิฉะนั้น แสงจะทำให้มองเห็นคุณได้ยาก!

หลักเกณฑ์ด้านมารยาทเหล่านี้จะป้องกันไม่ให้การประชุมออกนอกลู่นอกทางและสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกเคารพนับถือ มารยาทนี้จะช่วยให้สมาชิกคณะกรรมการรู้สึกสบายใจและมีส่วนร่วมในการสนทนา

วิธีดึงดูดสมาชิกคณะกรรมการผ่านแพลตฟอร์มระยะไกล

หลังจากทำงานทางไกลหลายเดือน ชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนจริง และแฮงเอาท์วิดีโออื่นๆ คุณอาจเคยผ่านประสบการณ์ที่น่าอึดอัดใจของการประชุมทางโทรศัพท์แบบเงียบ ๆ อาจเป็นเรื่องยากที่จะส่งเสริมการมีส่วนร่วมทางไกลในระดับเดียวกับที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ

อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์การสนทนาและกลยุทธ์การสื่อสารที่ตั้งใจมากขึ้น คุณยังคงสามารถสร้างบรรยากาศที่สมาชิกคณะกรรมการรู้สึกพร้อมและสบายใจที่จะเข้าร่วมในการอภิปราย มาดูโอกาสต่างๆ ในการสร้างห้องประชุมเสมือนจริงที่สะดวกสบายและมีประสิทธิภาพกัน

ส่งเสริมสภาพแวดล้อมของการทำงานร่วมกัน

ตามหลักการแล้ว สมาชิกคณะกรรมการของคุณจะรู้สึกสบายใจที่จะเข้าร่วมตั้งแต่เริ่มต้น และการสนทนาและการระดมความคิดทั้งหมดของคุณจะมีประสิทธิภาพและมีชีวิตชีวาเหมือนเช่นเคย

แต่อย่างที่คุณอาจทราบจากประสบการณ์ ไม่รับประกัน คุณต้องส่งเสริมสภาพแวดล้อมแบบเปิดเช่นเดียวกับที่คุณมีในห้องประชุมคณะกรรมการจริงแทน เตือนสมาชิกว่ามุมมองของพวกเขายินดี แม้ว่าพวกเขาจะไม่เห็นด้วยกับสมาชิกคนอื่นหรือผู้นำก็ตาม การพูดแสดงความคิดเห็นที่ไม่เห็นด้วยในแฮงเอาท์วิดีโออาจดูไม่เป็นธรรมชาติ แต่การตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

คุณยังต้องการปลูกฝังความรู้สึกไว้วางใจ ในการประชุมทางไกล สมาชิกคณะกรรมการอาจรู้สึกไม่เต็มใจที่จะเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือแสดงข้อกังวลทางกฎหมายน้อยลง หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การประชุมที่ปลอดภัย คุณสามารถรับรองสมาชิกคณะกรรมการว่าความคิดของพวกเขายังคงเป็นความลับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือที่จำเป็น

สิ่งกีดขวางบนถนนที่เป็นไปได้อย่างหนึ่งในการมีส่วนร่วมคือโครงสร้างพื้นฐานการประชุมของคุณ หากคุณไม่ให้การเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้องและเครื่องมือการจัดการบอร์ดที่เหมาะสม แสดงว่าคุณกำลังตั้งค่าการประชุมเพื่อความล้มเหลว หรืออย่างน้อยก็เพราะขาดการมีส่วนร่วม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกมีเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในระหว่างการประชุม หากคุณกำลังใช้วาระการประชุมแบบไดนามิก การรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวจะเป็นเรื่องง่าย หากไม่ โปรดพยายามแจกจ่ายเอกสารเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบล่วงหน้า หากคุณหรือสมาชิกต้องค้นหาบางสิ่งในระหว่างการประชุม คุณจะเสียเวลาอันมีค่าและอาจเสี่ยงต่อสมาชิกที่ไม่ได้เตรียมตัวสำหรับการสนทนา

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีม เช่น การสำรวจความคิดเห็น แหล่งข้อมูลเหล่านี้จะเติมเชื้อเพลิงให้สภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่ดี ซึ่งจะช่วยขับเคลื่อนภารกิจขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณไปข้างหน้า

ขอความคิดเห็นจากสมาชิกอย่างสม่ำเสมอตลอดการประชุม

ในการประชุมเสมือน คุณต้องสร้างโอกาสในการโต้ตอบในโครงสร้างของการประชุมโดยเจตนา หากไม่มีภาษากายและสัญญาณทางสังคมของการสนทนาแบบตัวต่อตัว ความกลัวที่จะถูกขัดจังหวะอาจทำให้สมาชิกในคณะกรรมการบางคนไม่สามารถพูดได้ เพื่อช่วยแก้ไขปัญหานี้ โปรดสอบถามความคิดเห็นและคำถามจากสมาชิกคณะกรรมการตลอดระยะเวลาการประชุมอย่างชัดเจน

เมื่อเริ่มการประชุม ให้เปิดการอภิปรายโดยเชิญสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคนเข้าร่วม คำถามสั้นๆ เช่น “มีใครมีอะไรจะเพิ่มเติมในวาระนี้ไหม” ไม่เพียงพอ – เป็นการดีกว่าที่จะทำให้แน่ใจว่า ทุกคน มีส่วนร่วม ด้วยวิธีนี้ คุณจะส่งเสริมการทำงานร่วมกันตั้งแต่เริ่มแรก

เมื่อการสนทนาดำเนินไป โปรดหยุดทุก ๆ ครั้งเพื่อขอความคิดเห็นจากสมาชิก เนื่องจากยากกว่ามากที่จะแทรกเข้าไปในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะสร้างช่องเปิดเหล่านี้โดยตั้งใจ มิฉะนั้น สมาชิกอาจเก็บคำถามไว้ในตอนท้ายของการประชุมและอาจลืมคำถามเหล่านั้นไป

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดทำเอกสารการประชุมกระดานเสมือน

เอกสารโดยละเอียดมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของการประชุมเสมือนของคุณ การจดบันทึกประเด็นการสนทนาและขั้นตอนถัดไปอย่างละเอียดเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการสนทนาอย่างมีประสิทธิผล

เอกสารนี้ให้บริบทที่เป็นประโยชน์แก่สมาชิกที่ขาดงาน ช่วยให้ผู้นำคณะกรรมการในอนาคตตัดสินใจอย่างมีข้อมูล และแม้กระทั่งแจ้งบุคคลภายนอก เช่น หน่วยงานกำกับดูแล มาดูขั้นตอนหลักสองสามขั้นตอนสำหรับเอกสารการประชุมเสมือนจริงที่เพียงพอ

จดบันทึกการประชุมอย่างละเอียด

รายงานการประชุมเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการของการประชุมคณะกรรมการดิจิทัลของคุณอย่างถาวร แม้ว่าจะเป็นแหล่งข้อมูลภายในที่มีประโยชน์ แต่ก็ยังทำหน้าที่เป็นบันทึกทางกฎหมายหากคุณประสบปัญหาทางกฎหมาย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อไปนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกนี้ชัดเจน ถูกต้อง และสมบูรณ์:

• ใช้เทมเพลต เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานการประชุมมีรูปแบบที่ดีและสอดคล้องกันในแต่ละการประชุม หากต้องการเริ่มต้นขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้วาระการประชุมเป็นโครงสร้างพื้นฐานได้
• มอบหมายผู้รับนาที ควรแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการรายงานการประชุมล่วงหน้า โดยปกติงานนี้ตกอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของเลขานุการ
• ใช้เสียงที่เป็นกลาง เนื้อหาของรายงานการประชุมควรยึดติดกับข้อเท็จจริงที่หนักแน่นและละทิ้งความคิดเห็นที่เกี่ยวกับอารมณ์
• รวมรายละเอียดที่สำคัญ เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น เวลาที่มีการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และการตัดสินใจ
• ตรวจสอบและแชร์นาทีอย่างปลอดภัย พิสูจน์อักษรและแจกจ่ายให้กับสมาชิกของคุณโดยใช้แพลตฟอร์มที่ปลอดภัย เช่น ซอฟต์แวร์บอร์ดของคุณ

เมื่อพิจารณาว่าจะรวมข้อมูลใดบ้าง ผู้จดนาทีของคุณควรตั้งเป้าหมายให้สมดุลระหว่างความกระชับและทั่วถึง หลีกเลี่ยงการลงคะแนนเสียงหรือความคิดเห็นของสมาชิก การสนทนาที่ไม่เป็นประวัติการณ์ และการสนทนาใดๆ ที่อาจมีการแตกสาขาทางกฎหมาย

กำหนดขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน

เมื่อการประชุมเสมือนของคุณใกล้จะสิ้นสุดลง ทุกคนควรมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องมีการดำเนินการอะไรบ้างก่อนการประชุมครั้งต่อไป

ถ้ารายการใดในระเบียบวาระมีงานติดตามผล วิธีที่ดีที่สุดคือมอบหมายงานนั้นทันที ด้วยกำหนดการแบบไดนามิก คุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกที่เหมาะสมได้โดยไม่สูญเสียโมเมนตัม หรือคุณสามารถเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำตลอดการประชุมและมอบหมายในการติดตามผลหลังการประชุม ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด อย่าลืมกำหนดงานและกำหนดเส้นตายให้ชัดเจน

ด้วยการมอบหมายงานโดยตรง คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่สบายใจในการมาถึงการประชุมครั้งต่อไปและตระหนักว่ารายการการดำเนินการที่สำคัญไม่ได้ถูกกำหนดและไม่สมบูรณ์

บทสรุป

คณะกรรมการที่ไม่แสวงหากำไรเป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จในการริเริ่มการระดมทุนและผลกระทบต่อชุมชน เนื่องจากองค์กรไม่แสวงผลกำไรยังคงดำเนินการต่อไปในช่วงการระบาดใหญ่และแนวทางปฏิบัติ Social Distancing ที่เป็นผล การประชุมเสมือนจริงจึงยังคงมีความจำเป็น แม้จะไม่มีห้องประชุมคณะกรรมการแบบตัวต่อตัว บอร์ดของคุณก็ยังสามารถจัดการประชุมที่มีชีวิตชีวาและมีผลกระทบสูง ขอให้โชคดี!