Cum să organizați ședințe virtuale captivante, cu impact ridicat

Întrucât munca de la distanță cucerește lumea, companiile și organizațiile nonprofit se bazează pe un consiliu de administrație pentru a depăși provocările majore precum acestea, precum și pentru a lua decizii cheie, pentru a genera sprijin comunitar și pentru a elabora planuri strategice.

Aceste obiective trebuie în continuare îndeplinite, chiar și atunci când întâlnirile în persoană nu sunt sigure sau fezabile. Din punct de vedere istoric, ședințele consiliului au avut loc în sala de consiliu bine numită, dar, ca majoritatea lucrurilor din acest an, au devenit virtuale.

Ce este o ședință virtuală de consiliu?

O ședință virtuală a consiliului de administrație are loc online cu ajutorul unui software de videoconferință. Deși orice tip de adunare virtuală se poate confrunta cu dificultăți tehnice, provocări legate de implicarea participanților și lipsă de eficiență, este posibil să faci la fel de mult în reuniunile virtuale ale consiliului de administrație pe cât poți în persoană.

Următorul ghid va explora dezavantajele unei reuniuni virtuale de consiliu, va oferi strategii pentru a vă maximiza impactul și va răspunde la întrebări, inclusiv:

• Cine ar trebui să găzduiască o ședință virtuală a consiliului?
• Care sunt beneficiile și dezavantajele reuniunilor virtuale ale consiliului de administrație?
• Cum conduceți o ședință virtuală eficientă de consiliu?
• Cum implicați membrii consiliului prin intermediul unei platforme la distanță?
• Cum poți documenta cel mai bine o ședință virtuală a consiliului?

Cine ar trebui să găzduiască o ședință virtuală a consiliului?

Reuniunile consiliului digital sunt în prezent cea mai bună alegere pentru orice consiliu care trebuie să se întâlnească în timp ce respectă regulile de distanțare socială.

Acestea pot fi deținute de orice companie, asociație sau altă organizație care trebuie să se adapteze la nevoile unui loc de muncă digital, dar acest ghid va vorbi în mod special despre nevoile consiliilor nonprofit.

Înainte de a intra în procesul de planificare pentru următoarea ședință virtuală a consiliului de administrație, verificați din nou dacă urmați protocoalele adecvate. Reglementările de stat sau statutul propriu al organizației dvs. pot avea restricții în vigoare pentru ceea ce este și nu este permis într-o întâlnire virtuală. De exemplu, este posibil să nu puteți susține un vot la fel de ușor ca în persoană.

Unele regulamente pot chiar interzice complet întâlnirile virtuale. Dacă acesta este cazul, poate fi necesar să luați în considerare modificarea regulilor pentru a merge mai departe cu afacerile consiliului de administrație. Reuniunile virtuale ale consiliului de administrație sunt deosebit de necesare în timpul nostru, dar, după cum vom trata mai târziu, ele pot fi utile chiar și atunci când este posibil să ne întâlnim personal.

Beneficiile și provocările reuniunilor virtuale ale consiliului de administrație

În timp ce atât întâlnirile personale, cât și cele virtuale pot fi productive și captivante, există unele diferențe majore între cele două care ar trebui luate în considerare.

Schimbarea formatului întâlnirii duce la schimbări în participarea și implicarea membrilor, precum și în tehnologie și securitate. Deși unele dintre aceste diferențe sunt dezavantaje clare ale reuniunilor virtuale ale consiliului de administrație, ele pot fi abordate cu ușurință cu instrumentele și strategiile de planificare potrivite.

Beneficiile reuniunilor virtuale ale consiliului de administrație

Reuniunile virtuale ale consiliului de administrație prezintă avantajul esențial de a permite consiliului dumneavoastră să se convoace în siguranță atunci când este la distanță. Întrucât operațiunile dvs. nonprofit trebuie să persistă, indiferent de factorii atenuanți, este esențial să solicitați în continuare sfatul și sprijinul membrilor consiliului dumneavoastră, indiferent de calitatea dvs.

Reuniunile virtuale ale consiliului de administrație oferă câteva beneficii majore, inclusiv:

• Prezență crescută. Deoarece ședințele virtuale ale consiliului de administrație elimină timpul de călătorie, acestea necesită mai puțin timp. La rândul lor, membrii sunt mult mai probabil să-și aloce timp pentru întâlnirea dvs. în cadrul programelor lor încărcate. Nu este nevoie să conduceți până la o locație de întâlnire îndepărtată.
• O mai mare diversitate a membrilor consiliului . O întâlnire virtuală vă permite să invitați o varietate mai mare de membri ai consiliului pentru a servi. Puteți deschide oportunitatea într-o zonă geografică mult mai largă decât ar fi posibilă cu o întâlnire în persoană, permițând participarea persoanelor cu perspective diferite. În plus, reuniunile virtuale ale consiliului de administrație au sporit accesibilitatea pentru membrii care se pot baza pe tehnologia de asistență pentru a participa.
• Guvernare îmbunătățită. O ședință virtuală a consiliului de administrație poate fi mai ușor de planificat și executat, în special cu instrumente de management al consiliului de administrație, care îi permit consiliului să se concentreze asupra problemelor de guvernare care uneori nu primesc atenția pe care o merită. De asemenea, este util să aveți un mediu online sigur și de încredere pentru comunicarea între întâlniri.

Fiecare dintre aceste avantaje se extinde dincolo de circumstanțele pandemiei, așa că chiar și odată ce lucrurile revin la normal, ar putea merita să luați în considerare organizarea virtuală a tuturor reuniunilor consiliului.

Provocările reuniunilor virtuale ale consiliului de administrație

Din păcate, schimbarea și inovația pot avea dezavantaje. Ori de câte ori introduci ceva nou într-o organizație, inevitabil vor apărea probleme. Cu toate acestea, o precauție suplimentară și o planificare în avans pot reduce impactul acestor provocări.

Reuniunile virtuale ale consiliului de administrație pot avea riscuri, inclusiv:

• Probleme de securitate. Ori de câte ori transmiteți informații confidențiale pe internet, există pericolul unei încălcări a datelor. Pentru a reduce acest risc, asigurați-vă că echipa dvs. cunoaște măsurile de securitate adecvate pentru lucruri precum informațiile financiare confidențiale. Implementarea unui sistem securizat de gestionare a documentelor poate ajuta la atenuarea și mai mult a acestui risc.
• Angajament redus. Este posibil ca membrii consiliului să nu fie la fel de dispuși să vorbească într-un mediu îndepărtat dacă nu sunt obișnuiți cu formatul digital. Vom explora strategii specifice pentru implicarea membrilor pe parcursul întâlnirii mai târziu în acest articol.
• Dependenta tehnologica. Introducerea unei noi piese de tehnologie poate crea o varietate de obstacole tehnice și curbe de învățare. Este important să alegeți opțiuni de conferință ușor de utilizat, care să facă trecerea cât mai simplă posibil.

Asigurați-vă că rămâneți la curent cu aceste posibile capcane chiar și după ce ați luat măsuri pentru a le rezolva. Atâta timp cât rămâi la curent cu aceste riscuri, vei putea găzdui întâlniri virtuale de succes (și fără probleme).

Cum să desfășoare o ședință virtuală eficientă a consiliului de administrație

Cu orice reuniune a consiliului de administrație, aveți nevoie de un plan pentru a menține productivitatea. În caz contrar, poate fi ușor ca conversația să se îndepărteze și înainte de a-ți da seama, timpul alocat întâlnirii se va termina cu câteva decizii cheie rămase pe ordinea de zi. Sau mai rău, dacă nu foloseai o agendă, s-ar putea să omiți complet subiecte importante!

Aceste preocupări sunt la fel de răspândite la o întâlnire în persoană, dar mersul la distanță poate adăuga mai multe provocări mixului. Cu toate acestea, cu strategiile și instrumentele potrivite, o întâlnire virtuală poate fi la fel de eficientă ca o întâlnire în persoană.

Alege platforma potrivită

Mai mult ca sigur, ședința virtuală a consiliului dumneavoastră are loc prin intermediul unui software de videoconferință. Majoritatea platformelor simplifică găzduirea unei întâlniri și înregistrarea conversației, dar consiliul dvs. are probabil și alte nevoi.

Îmbinarea unui sistem mozaic de instrumente tehnologice vă poate facilita întâlnirea virtuală, dar deschide posibilitatea ca lucrurile să cadă prin fisuri sau să se piardă timpul.

În schimb, cel mai simplu mod de a vă asigura că aveți o platformă care să răspundă tuturor nevoilor dvs. este să implementați software-ul dedicat pentru plăci. Păstrarea comunicării, a documentelor, a informațiilor despre întâlniri și chiar și a întâlnirii în sine într-un singur loc centralizat poate ajuta pe toată lumea să rămână organizată și eficientă.

Dacă vă gândiți să implementați un software de bord specializat, veți dori să căutați funcții, inclusiv instrumente de videoconferință, un sistem de gestionare a documentelor, programare și opțiuni de comunicare. De asemenea, veți dori să confirmați că platforma aleasă este compatibilă cu orice instrumente populare terțe pe care se bazează membrii dvs.

Stabiliți o agendă din timp

Stabilirea din timp a unei agende a ședinței consiliului de administrație este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că întâlnirea dumneavoastră se desfășoară cu succes. La urma urmei, lucrurile nu pot merge exact așa cum au fost planificate dacă nu începi cu un plan de la început.

Urmăriți să trimiteți ordinea de zi cu aproximativ o săptămână înainte de întâlnire. Acest lucru va oferi fiecărui membru al consiliului șansa de a revizui materialele, de a adăuga informațiile necesare și de a veni pregătit cu întrebări și puncte de discuție.

Atunci când este concepută strategic, agenda întâlnirii este mai mult decât o listă rapidă de subiecte de conversație. O agendă eficientă va:

• Includeți un obiectiv pentru fiecare articol. Pentru fiecare subiect de discuție, rețineți dacă încercați să luați o decizie, să generați idei sau să trimiteți o actualizare. Astfel, poți trece mai departe imediat ce ai ajuns la rezultatul dorit.
• Urmați o ordine logică. Îți poți organiza agenda în ordinea importanței, a membrului responsabil al consiliului, a scopului conversației sau altceva. Doar asigurați-vă că setați ordinea în mod intenționat.
• Lungime limită. Acest lucru se aplică întregii ordini de zi, precum și fiecărui punct. Nu supraîncărcați pe subiecte de discuție, sau riscați să copleșiți membrii și să aveți o ședință de consiliu care durează. În plus, veți dori să includeți o limită de timp pentru fiecare punct de discuție, pentru a menține lucrurile în mișcare și la sarcină.

La o întâlnire în persoană, probabil ați tipări și distribui agende pe hârtie. O agendă de întâlnire virtuală permite capabilități dinamice, cum ar fi delegarea sarcinilor inline și accesul ușor la documente pentru a face lucrurile și mai eficiente.

Odată ce ați dezvoltat o agendă dinamică, rămâneți la ea! O agendă bine pregătită este lipsită de sens dacă este dată deoparte imediat ce începe întâlnirea. În timp ce limitele de timp specifice unui articol pot fi la început o ajustare pentru consiliul dvs., în curând toată lumea va aprecia cât de utile sunt pentru a respecta timpul prețios al membrilor.

Anticipați și abordați problemele tehnice

Pentru a crea un mediu de întâlnire productiv, trebuie să vă asigurați că „mediul” virtual funcționează corect și este util tuturor.

Asigurați-vă că vă depanați software-ul din timp pentru a încerca să rezolvați orice problemă în afara orei întâlnirii. Aceasta include testarea propriei camere, difuzoarele și microfonul și încurajarea membrilor consiliului să facă același lucru. Nu doriți ca cineva să se conecteze și să piardă o actualizare importantă pentru că nu aude nimic!

Pentru membrii consiliului de administrație care nu sunt atât de pricepuți la tehnologie, veți dori să oferiți instrucțiuni detaliate pentru a vă conecta și a participa la discuție. În timp ce majoritatea software-ului pentru întâlniri virtuale este destul de intuitiv, unii membri pot fi încă nefamiliarizați sau incomozi cu el la început. Faceți tot posibilul pentru a atenua aceste preocupări cu multe îndrumări.

În cele din urmă, poate fi o idee bună să discutați despre cele mai bune practici pentru eticheta întâlnirii cu membrii consiliului dumneavoastră. Lucrurile vor merge mai bine dacă toată lumea înțelege principiile cheie, inclusiv:

• Dezactivați microfonul. Este politicos să dezactivați microfonul atunci când nu vorbiți în mod activ. Acest lucru ajută la reducerea zgomotului de fundal și face mai ușor să auziți membrul consiliului care are cuvântul.
• Determinați protocolul de conversație. Li se permite membrilor să intre în conversație atunci când au un punct de adăugat sau ar trebui să urmeze o procedură precum ridicarea mâinii pentru a atrage atenția grupului? Stabiliți aceste reguli din timp pentru a minimiza confuzia.
• Nu multitasking. Deși este ușor să lucrați la alte lucruri în timpul unei întâlniri virtuale, reduceți tentația de a face mai multe sarcini deschizând doar ferestrele desktop relevante pentru subiectul în cauză.
• Fii conștient de împrejurimile tale. Deși un fundal profesional nu este o cerință, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a elimina distragerile și a ordona zona din jurul vostru. În plus, încercați să nu vă poziționați în fața unei ferestre, altfel lumina vă va îngreuna să vă vedeți!

Aceste linii directoare de etichetă vor împiedica întâlnirea să se îndepărteze și vor crea un mediu în care toată lumea se simte respectată. Această curtoazie va ajuta la menținerea membrilor consiliului de conducere confortabil și implicați în conversație.

Cum să implicați membrii consiliului de administrație printr-o platformă de la distanță

După luni de lucru de la distanță, orele virtuale fericite și alte apeluri video, probabil că ați trecut prin experiența incomodă a unui apel conferință silențios. Poate fi dificil să promovezi același nivel de implicare de la distanță pe care ar fi natural în persoană.

Cu toate acestea, cu tactici de conversație și strategii de comunicare mai intenționate, puteți crea o atmosferă în care membrii consiliului de administrație se simt pregătiți și confortabil să participe la discuții. Să parcurgem câteva oportunități pentru a stabili o sală de consiliu virtuală confortabilă și productivă.

Încurajează un mediu de colaborare

În mod ideal, membrii consiliului dvs. vor fi confortabil să participe de la început, iar toate conversațiile și sesiunile dvs. de brainstorming vor fi la fel de productive și pline de viață ca de obicei.

Dar după cum probabil știți din experiență, acest lucru nu este garantat. În schimb, trebuie să promovați în mod activ același mediu deschis ca și în sala fizică de consiliu. Amintiți-le membrilor că perspectivele lor sunt binevenite, chiar dacă nu sunt de acord cu alți membri sau cu conducerea. A vorbi cu opinii divergente într-un apel video poate fi nefiresc, dar este esențial să luați cele mai bune decizii posibile pentru organizația dvs. nonprofit.

De asemenea, vrei să cultivi un sentiment de încredere. Într-o întâlnire la distanță, membrii consiliului se pot simți mai puțin dispuși să dezvăluie informații sensibile sau să-și exprime o preocupare juridică. Dacă utilizați un software pentru întâlniri securizat, îi puteți asigura pe membrii consiliului că gândurile lor sunt încă confidențiale.

Asigurați-vă că toată lumea are acces la informațiile și instrumentele necesare

Un potențial obstacol în calea implicării este infrastructura pentru întâlniri. Dacă nu oferiți acces ușor la documentele potrivite și instrumentele de management al consiliului de administrație, pregătiți întâlnirea pentru eșec – sau cel puțin pentru lipsă de participare.

Asigurați-vă că toate materialele relevante sunt disponibile membrilor în timpul întâlnirii. Dacă utilizați o agendă dinamică, va fi ușor să includeți totul într-un singur loc. Dacă nu, faceți tot posibilul pentru a distribui documente suplimentare pentru a le examina din timp. Dacă dvs. sau membrii dvs. trebuie să căutați ceva în timpul întâlnirii, veți pierde timp prețios și puteți risca ca membrii să nu fie pregătiți pentru discuții.

O altă opțiune este implementarea instrumentelor de colaborare în echipă, cum ar fi sondajele. Aceste resurse vor alimenta un mediu sănătos de colaborare care va ajuta la promovarea misiunii dumneavoastră nonprofit.

Solicitați în mod regulat feedback de la membri pe parcursul întâlnirii

Într-o întâlnire virtuală, trebuie să construiți în mod intenționat oportunități de interacțiune în structura întâlnirii. Fără limbajul corpului și indiciile sociale ale unei conversații în persoană, teama de a întrerupe poate împiedica unii membri ai consiliului să vorbească. Pentru a ajuta la combaterea acestui lucru, solicitați în mod explicit comentarii și întrebări de la membrii consiliului pe toată durata întâlnirii.

La începutul întâlnirii, deschideți discuția invitând fiecare membru al consiliului să participe. O întrebare scurtă de genul „Are cineva ceva de adăugat la agendă?” nu este suficient – ​​este mai bine să vă asigurați că toți participă. Astfel, promovezi colaborarea încă de la început.

Odată ce conversația este în curs, asigurați-vă că vă întrerupeți din când în când pentru a solicita feedback de la membri. Deoarece este mult mai greu de intervenit într-un mediu îndepărtat, cel mai bine este să creați intenționat aceste deschideri. În caz contrar, membrii ar putea păstra întrebări pentru sfârșitul întâlnirii și pot uita de ele.

Cum să documentezi cel mai bine o întâlnire virtuală a consiliului

Documentația detaliată este esențială pentru eficacitatea întâlnirii dvs. virtuale. Notele detaliate despre punctele de discuție și pașii următori sunt cea mai bună modalitate de a duce o conversație productivă mai departe.

Această documentație oferă un context util membrilor absenți, îi ajută pe viitorii lideri ai consiliului de administrație să ia decizii informate și chiar informează părțile externe, cum ar fi agențiile de reglementare. Să parcurgem câțiva pași primari pentru a obține o documentație suficientă a întâlnirii virtuale.

Luați procese-verbale cuprinzătoare ale întâlnirilor

Procesele-verbale sunt documentația permanentă și oficială a reuniunii consiliului dumneavoastră digital. Deși sunt o resursă internă utilă, ele servesc și ca înregistrare legală în cazul în care întâmpinați vreodată complicații legale.

Următoarele bune practici de luare a minutelor vă vor ajuta să vă asigurați că această înregistrare este clară, exactă și completă:

• Utilizați un șablon. Acest lucru va asigura că procesele-verbale sunt bine formatate și consecvente de la o întâlnire la alta. Pentru a începe acest proces, puteți utiliza agenda întâlnirii ca structură de bază.
• Atribuiți un ținător de minute. Persoana responsabilă cu întocmirea proceselor-verbale trebuie desemnată în prealabil. De obicei, această sarcină intră în responsabilitățile secretarului.
• Folosește o voce obiectivă. Conținutul procesului-verbal ar trebui să respecte faptele concrete și să lase deoparte orice opinii încărcate emoțional.
• Includeți detalii cheie. Adăugați informații pertinente, cum ar fi când a avut loc întâlnirea, cine a fost prezent și ce decizii au fost luate.
• Examinați și distribuiți în siguranță minutele. Verificați procesele-verbale și distribuiți-le membrilor dvs. folosind o platformă securizată, cum ar fi software-ul de bord.

Când vă gândiți la ce informații să includeți, persoana care ia minutele ar trebui să urmărească un echilibru între concis și detaliat. Evitați să includeți voturile sau opiniile individuale ale membrilor, discuțiile neoficiale și orice conversație care ar putea avea ramificații legale.

Stabiliți pașii următori clari

Când întâlnirea dvs. virtuală se apropie de sfârșit, toată lumea ar trebui să aibă o înțelegere clară a pașilor următori. Mai exact, ce măsuri trebuie luate înainte de următoarea întâlnire?

Dacă orice punct de pe ordinea de zi are o sarcină ulterioară, cel mai bine este să-l atribuiți imediat. Cu o agendă dinamică, o puteți delega membrului corespunzător fără a pierde impuls. Sau, puteți păstra o listă curentă de sarcini de făcut pe parcursul întâlnirii și le puteți atribui în urma ședinței. În orice caz, asigurați-vă că definiți clar sarcina și stabiliți un termen limită.

Cu delegarea directă a sarcinilor, puteți evita scenariul incomod de a ajunge la următoarea întâlnire și de a realiza că elementele de acțiune importante au fost lăsate nealocate și incomplete.

Concluzie

Consiliul de administrație al unui nonprofit este o componentă cheie a succesului său în inițiativele de strângere de fonduri și impactul asupra comunității. Pe măsură ce organizațiile nonprofit continuă să funcționeze în timpul pandemiei și al regulilor de distanțare socială rezultate, întâlnirile virtuale vor rămâne esențiale. Chiar și fără o sală de consiliu personală în care să se adune, consiliul dvs. poate organiza întâlniri pline de viață și de mare impact. Mult noroc!