Por que a previsão de recursos no gerenciamento de projetos é importante

A previsão de recursos no gerenciamento de projetos é complexa quando se trata de trabalho criativo e vem com um conjunto único de desafios.

Há pouca consistência quando se trata de necessidades e prazos de cada cliente. Você quer utilizar pessoal criativo, mas também dar a eles a liberdade de serem criativos. Com a mudança de prazos e requisitos, o planejamento de recursos torna-se incrivelmente complexo.

Para planejar recursos adequadamente, é importante poder prever a disponibilidade de recursos. Técnicas brutas, como pontuação de ROI, falham quando se trata de funções criativas complexas. Você precisa de uma abordagem mais diferenciada para prever a necessidade e a disponibilidade de recursos.

Neste artigo, discutirei alguns dos principais benefícios da previsão de recursos no gerenciamento de projetos. Também compartilharei alguns princípios orientadores para prever recursos com mais eficiência.

A importância da previsão de recursos

O negócio de agência, em sua essência, é um negócio de pessoas. Você é tão bom quanto o tipo de pessoa que pode atrair e reter.

Quando você está lidando com algo tão nebuloso e mal definido como o talento criativo, o gerenciamento cuidadoso de pessoas se torna ainda mais importante.

Pessoas criativas em agências geralmente transitam entre dois estados - "sobrecarregado" e "subutilizado" - nenhum dos quais é ideal.

A previsão de recursos visa acabar com esse problema.

A previsão de recursos, como o nome indica, está prevendo seus futuros requisitos de recursos. Para agências em crescimento, isso é vital para alocar recursos e planejar contratações.

Os gerentes de projeto usarão a previsão para garantir que seus próximos projetos tenham uma equipe adequada. Os gerentes de contas o usarão para descobrir quais novos negócios buscar.

A previsão de recursos tem vários benefícios importantes, como:

1. Certifique-se de que seus recursos estão sendo utilizados e felizes

Você não pode planejar recursos criativos da mesma forma que planejaria para uma fábrica. A criatividade humana é mal definida e fugaz. Também raramente é escalável; a produção criativa varia muito de projeto para projeto e até de dia para dia.

Portanto, o planejamento de recursos para indústrias criativas deve se concentrar não apenas na utilização de recursos, mas também em mantê-los satisfeitos.

Fazer isso requer uma profunda consciência dos pontos fortes e fracos de sua equipe criativa. Você precisa saber exatamente em que tipo de projetos e desafios seu pessoal gosta de trabalhar.

Idealmente, você deve conhecer cada recurso:

• Habilidades-chave
• Registro de trabalho passado
• Pontos fortes, pontos fracos
• Feedback sobre projetos anteriores

Se você puder combinar o recurso certo com o projeto certo, terá uma força de trabalho muito mais feliz.

Uma maneira de fazer isso é utilizar um software de gerenciamento de recursos fácil de usar e amigável. Este software fará planilhas de horas e relatórios para sua equipe e reduzirá o estresse potencial.

O melhor software de gerenciamento de recursos deve permitir que os gerentes criem cronogramas e gerenciem cargas de trabalho. Também deve integrar cronogramas e planilhas de horas, permitindo que os projetos sejam atualizados em tempo real.

Quando manuseada corretamente e pelas ferramentas certas, a previsão de recursos pode mostrar os pontos fortes e fracos de cada projeto – e como os recursos estão sendo utilizados.

2. Prever Contratação e Necessidades de Recursos

A previsão de recursos identifica as necessidades de pessoal, aloca o pessoal disponível e determina quais acréscimos ou substituições serão necessários para projetos futuros.

Todos esses fatores contribuem para o sucesso de um projeto e podem ajudar a fornecer evidências quantificáveis ​​para melhorar os processos de sua agência.

Ao planejar seu próximo projeto, é importante ter uma ideia de sua capacidade. Isso pode ser feito analisando projetos anteriores para identificar quais recursos foram subutilizados ou superutilizados.

Procure um software de gerenciamento de recursos que rastreie e armazene todos os formulários, arquivos e e-mails por cliente, facilitando a análise precisa de cada campanha.

Na indústria criativa moderna, é comum que as agências utilizem recursos terceirizados. Ter um controle sobre a previsão de recursos também pode ajudar a determinar se você precisará de um redator freelancer ou um designer em tempo integral para realizar o que está em seu pipeline de projeto.

3. Antecipar e atender à demanda das tendências do setor

A tecnologia é uma pedra angular da indústria criativa e, à medida que as tendências tecnológicas mudam, a demanda por talentos muda de acordo.

Uma linguagem de programação ou prática de design popular há dois anos pode estar em desuso nos próximos seis meses. Você precisa ser capaz de prever essas tendências e orientar suas práticas de contratação de acordo.

Como o ex-presidente da GE, Reginald Jones, comentou na HBR :

“Éramos uma empresa com 30.000 engenheiros eletromecânicos tornando-se uma empresa que precisava de engenheiros eletrônicos. Não planejamos essa mudança em 1970, e isso nos causou grandes problemas em meados da década de 1970”

Esse é um dos benefícios menos conhecidos da previsão de recursos no gerenciamento de projetos. Dá-lhe uma visão panorâmica da indústria e das forças de mercado que a moldam. Se houver tendências emergentes no horizonte, você pode levar isso em consideração em suas decisões de contratação.

Ao mesmo tempo, ser capaz de identificar tendências também o ajudará a desenvolver soluções de treinamento. Não é incomum que os gerentes de projeto colaborem com os gerentes de RH para oferecer treinamento aos membros da equipe para tendências previstas.

4. Mapear (e reduzir) as taxas de atrito

Membros-chave da equipe pulando do barco é uma das coisas mais desastrosas que podem acontecer em qualquer projeto. Se você utilizar uma metodologia de gerenciamento de projetos mais estruturada, como o método Waterfall, a saída de um recurso pode inviabilizar todo o projeto.

No processo de previsão de recursos futuros, você também terá que fazer uma pesquisa de suas taxas de atrito existentes (que podem ser superiores a 20% em algumas agências de criação). Isso pode ajudá-lo a entender e mapear o motivo das saídas de funcionários.

Fazendo isso, torna possível tomar medidas corretivas. Se os principais recursos estão saindo porque não conseguem trabalhar em projetos significativos, você pode desviar seus esforços de acordo.

A previsão de recursos como uma das coisas mais importantes que você pode fazer em sua agência.

A questão agora é: como você faz isso?

Vou compartilhar algumas dicas abaixo.

Como fazer a previsão de recursos

Em sua essência, a previsão de recursos é simplesmente uma medida de três coisas - seus registros históricos de trabalho, sua composição atual de equipe e trabalho futuro em seu caminho.

Para uma previsão de recursos bem-sucedida, você precisa levar em consideração os seguintes fatores:

1. Crescimento da Organização

Um erro comum que acontece com a previsão de recursos no gerenciamento de projetos é tomar quando uma visão em nível de projeto é feita de requisitos de recursos futuros. Embora isso diga para quais projetos futuros você precisa se preparar, não informa se sua organização está equipada para lidar com essas mudanças.

Portanto, uma das primeiras coisas que você precisa considerar é o crescimento da organização.

Pergunte a si mesmo: quão rápido o negócio está crescendo? O negócio está contraindo/expandindo em uma determinada área? Qual é a saúde financeira da empresa para apoiar as mudanças de pessoal?

Se a empresa está buscando ativamente novos clientes para projetos de motion design, você terá que orientar sua equipe de acordo. Se o baixo crescimento nos últimos dois trimestres tiver impactado a capacidade de contratação, você terá que levar isso em consideração em suas decisões de estimativa de recursos.

2. Taxas de atrito

A saída de pessoal-chave pode não apenas inviabilizar seus projetos atuais, mas também comprometer sua capacidade de contratar projetos futuros.

Portanto, leve em consideração as taxas de desgaste de funcionários em sua previsão.

Acompanhe as taxas de atrito por:

• Skill , para ver se os membros da equipe com certas habilidades são mais propensos a sair do que outros. Isso também lhe dirá a demanda por diferentes habilidades. Por exemplo, se mais de seus desenvolvedores Django estão saindo, isso pode significar que eles têm mais oportunidades fora da sua empresa.

• Project-type , para verificar se determinados tipos de projetos ou clientes têm maior probabilidade de levar ao desgaste de funcionários. Isso pode ajudá-lo a evitar a incompatibilidade de projeto pessoal no futuro.

• Project-size , para verificar se há correlação entre o tamanho do projeto e a satisfação dos funcionários. Por exemplo, se grandes projetos têm alta taxa de atrito, isso pode ser um indicador de problemas subjacentes de comunicação e gerenciamento.

3. Tendências de tecnologia

Você pode ter o pessoal para seus projetos existentes, mas isso nem sempre significa que você pode atender às necessidades futuras. As novas tendências tecnológicas muitas vezes podem surpreender os gerentes de projeto e deixá-los com falta de pessoal para os próximos projetos.

Portanto, acompanhe as tendências tecnológicas e use-as em sua previsão. Você precisa:

• Acompanhe a demanda por suas habilidades existentes para ver como sua equipe existente se sairá em futuros compromissos. Se a demanda por uma determinada habilidade estiver diminuindo, você pode treinar novamente ou reduzir seu pessoal de acordo.

• Acompanhe as necessidades futuras do mercado para tomar decisões de contratação e treinamento.

4. Outros fatores

Além do acima, você também precisa levar em consideração o seguinte em sua previsão:

• Requisitos do cliente: Estime as demandas futuras do cliente com base em seus requisitos atuais. Use essa demanda para descobrir a alocação de recursos e as necessidades de contratação.

• Requisitos de projeto ad-hoc , ou seja, os requisitos de recursos para um projeto específico. Isso garantirá que você tenha o equilíbrio certo de talentos em sua equipe para atender às demandas do projeto.

• Tamanho ideal do buffer: sempre haverá uma incompatibilidade entre o que você estima e quanto tempo um projeto realmente leva. Use os registros históricos do projeto para identificar essa incompatibilidade e use-a ao prever o tamanho do buffer para projetos futuros.

Dicas para previsão de recursos

Existem várias abordagens para a previsão de recursos, como análise de carga de trabalho, análise de tendências, julgamento de gerenciamento, etc.

Passar por todas essas abordagens está além do escopo desta postagem no blog.

No entanto, independentemente de qual abordagem você usa, há algumas dicas que você pode seguir para uma melhor previsão de recursos:

1. Use a previsão no nível do funcionário

A previsão de recursos em nível de setor ou organização é útil, mas não leva em conta a natureza única do trabalho criativo. Como o trabalho criativo não pode ser dimensionado como o trabalho de fábrica, sua previsão também deve estar no nível do funcionário.

Essencialmente, isso significa prever com base nas habilidades e hábitos de trabalho de cada funcionário.

Se um funcionário é conhecido por ser brilhante, mas lento, você precisa levar isso em consideração. Se outro funcionário trabalha excepcionalmente bem em projetos pequenos, mas tem dificuldades em equipes grandes, você também precisa prever isso.

Dada a natureza focada nas pessoas da indústria criativa, a adoção dessa abordagem resultará em uma força de trabalho mais feliz e previsões mais precisas.

2. Adote uma abordagem participativa

Sua previsão de recursos pode ser de cima para baixo (ou seja, a alta administração identifica a direção do negócio e planeja recursos) ou pode ser de baixo para cima (ou seja, os gerentes de projeto identificam os requisitos).

Para uma previsão de recursos verdadeiramente precisa, no entanto, você precisa adotar uma abordagem participativa. É aqui que a alta administração e os gerentes de projeto se reúnem para planejar os futuros requisitos de recursos. O gerenciamento informa aos gerentes de projeto a direção do negócio e os gerentes de projeto desenvolvem uma solução para atender aos seus requisitos.

Em ambientes de trabalho dinâmicos, essa abordagem participativa traz clareza muito necessária à estimativa de recursos.

3. Desenvolva um Plano de Gerenciamento de Riscos

É inevitável: alguns recursos sairão, alguns recursos terão desempenho inferior e alguns recursos serão entregues em excesso.

Esta é uma parte integrante da indústria criativa. Você nunca pode prever com precisão como as coisas realmente acontecerão em um projeto.

Portanto, em sua previsão de recursos, crie um plano de gerenciamento de riscos. Tenha planos para os piores cenários - o que você faria se um membro importante da equipe decidisse sair ou se um recurso não funcionasse conforme o esperado. Considere um tempo de buffer suficiente para garantir que você possa lidar com os problemas quando eles surgirem.

Ser um gerente de projeto geralmente se resume a preencher a lacuna entre o que era esperado e o que realmente acontece . Quanto mais você puder planejar para contingências, melhor você preencherá essa lacuna.

A previsão de recursos é uma das responsabilidades mais importantes de um gerente de projeto. A previsão completa de recursos o tornará muito melhor em atender às necessidades dos funcionários. Na indústria criativa focada nas pessoas, isso pode se traduzir em funcionários mais felizes trabalhando em problemas com os quais se importam. E funcionários mais felizes são iguais a clientes mais felizes.

É também uma das atividades mais abrangentes nas quais você estará envolvido. A previsão de recursos precisa no gerenciamento de projetos requer que você considere os fatores em nível de organização, setor e funcionário que afetam seu trabalho.

Adote uma abordagem participativa em que você reúne a alta administração e os gerentes de projeto nas decisões de previsão, concentra-se nos funcionários e planeja contingências para uma previsão de recursos mais precisa.

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Mas não acredite em nossa palavra - veja por si mesmo!