8 maneiras como os wikis podem melhorar o compartilhamento de conhecimento organizacional

Como todo setor trabalha para modernizar suas equipes, as empresas estão se movendo para implementar o uso de wikis corporativos. Muitas empresas têm usado wikis para aumentar a produtividade, permitindo que funcionários e membros colaborem e compartilhem conhecimento e informações relevantes. Essa melhoria torna os dados da empresa acessíveis em uma estrutura hierárquica e organizada, além de recursos como busca e hiperlinks. Os wikis corporativos foram mostrados em estudos para aumentar significativamente a produtividade no local de trabalho, permitindo que mais trabalho seja feito e melhorado.

Todo método de modernização é conhecido por ter prós e contras , e o wiki corporativo não é exceção. Mesmo com esses problemas, os benefícios gerais que um wiki pode oferecer aos funcionários são a criação de um ambiente colaborativo. A capacidade de armazenar, recuperar e compartilhar conhecimento tornou-se a norma e um requisito de todas as empresas no século XXI.

O que é uma Wiki?

Um wiki, também conhecido como wiki corporativo , é um banco de dados de informações no qual os funcionários podem contribuir e editar conteúdo sobre os processos, iniciativas, itens e serviços de sua empresa. O objetivo de um wiki corporativo é fornecer um espaço para diferentes entradas de informações sobre sua demografia, funções na empresa e modelos que podem ser usados ​​para seus negócios. Todas as informações que eles podem atualizar e adicionar regularmente aos seus funcionários e membros da equipe estão presentes neste software e sites. Os dados desses wikis também podem ser pesquisados ​​e categorizados pelos funcionários, tornando a busca de informações mais acessível e organizada.

Breve História do Desenvolvimento de Wikis

O modelo mais antigo de wikis e seus antecessores podem ser datados de 1945, quando as empresas introduziram recomendações para bancos de dados colaborativos de informações e alguns sistemas semelhantes aos wikis. O conceito de Ward Cunningham em 1994 é creditado com a primeira ideia oficial de wiki, criando o primeiro site com páginas que os usuários podem editar via navegador. Este site também vem com um histórico de versões para cada edição. Lançado em 1995, Cunningham usou o termo "wiki", que é havaiano para "rápido". Muitos sites com conceitos semelhantes surgiram nos anos que se seguiram. Os usuários rapidamente desenvolveram uma "cultura wiki" em evolução, na qual os usuários contribuíam com centenas de informações para vários sites.

Com o uso generalizado da internet no novo milênio, mais sites que fornecem wikis com recursos e extensões extras começaram a aparecer em todos os lugares. Empresas, corporações, indústrias e comunidades começaram a usar wikis. Esses sites baseados em wiki estão entre os mais populares na Internet atualmente. Os desenvolvedores então introduziram wikis corporativos focados em recursos relacionados ao trabalho, com preferência por apoio corporativo primário e capital de risco.

Wiki Corporativo vs. Base de Conhecimento

As empresas normalmente fornecem a seus funcionários uma base de conhecimento e um arquivo online das políticas, serviços e outras informações pertinentes da empresa. Essas bases de conhecimento geralmente são encontradas online e podem auxiliar no autoatendimento do cliente, fornecendo informações relevantes prontas para serem apresentadas. A colaboração, ao contrário dos wikis, não está disponível nas bases de conhecimento. No caso de wikis corporativos, o fornecimento de informações relevantes é permitido a qualquer membro da equipe de sua corporação ou organização, permitindo mais espaço para ideias e colaboração. Essa é a razão pela qual a maioria das empresas agora usa wikis corporativos.

Como os wikis podem ajudar no compartilhamento de conhecimento para sua equipe

Se você está planejando usar um wiki para sua equipe, aqui estão algumas maneiras pelas quais os wikis podem ajudar uma empresa ou um grupo com o compartilhamento de conhecimento que pode ajudá-lo em sua decisão.

1. Acessibilidade

Tradicionalmente, vários papéis, manuais e pastas mantêm os dados da corporação espalhados e divididos. No entanto, um wiki permite encontrar tudo isso em um só lugar, acessível a qualquer pessoa em seus computadores. Um wiki permite que você salve, organize e pesquise todo o seu conhecimento. Essa melhoria pode economizar muito tempo para toda a equipe enquanto protege todos os dados críticos em um só lugar.

2. Organize as informações sem esforço para facilitar a pesquisa e o crowdsourcing

Em vez de usar papel e arquivar todas as informações e dados relacionados à empresa, a modernização dos locais de trabalho por meio de wikis corporativos permite a busca fácil de informações categorizadas por detalhes, data e conteúdo. Esse recurso economiza tempo e esforço na busca de informações, aumentando a produtividade geral da equipe. As informações de crowdsourcing também são mais diretas, tornando os dados acessíveis a todos os membros da equipe. O uso desse método permite que o público-alvo de uma empresa seja facilmente identificado. Proporciona intervenções e melhorias adequadas às necessidades e problemas encontrados.

3. Apresenta um painel para calendário

Um dashboard para calendário é um recurso essencial de um wiki corporativo, permitindo a organização de agendas e eventos em um só lugar. Os painéis também facilitam a informação de cada membro da equipe e não exigem vários anúncios. Os funcionários podem definir datas para fornecer informações com detalhes visíveis para todos com acesso ao wiki. Planos e datas essenciais podem ser feitos e sistematizados nesses wikis. O calendário permite que os dados sejam facilmente acessíveis e gerenciados com a priorização adequada.

4. Permitir que todos contribuam e torná-lo editável

Uma das características essenciais de um wiki é que ele permite que a equipe acesse, contribua e edite as informações que podem inserir no wiki. Este componente permite que mais ideias e perspectivas sejam consideradas, o que pode contribuir significativamente para o progresso da empresa. Também permite que os funcionários abordem preocupações e contribuam com ideias relevantes para seu trabalho atual. Ao mesmo tempo, isso permite que uma empresa que oferece produtos ou serviços esteja mais sintonizada com seus dados demográficos ou resolva e identifique problemas com mais eficiência e menos complicações.

5. Hiperlinks

O recurso de hiperlink de documentos, links relevantes, aplicativos e outras informações facilita o acesso a todos os membros da equipe que desejam visualizar documentos. Qualquer pessoa pode usar a sintaxe de link do wiki para criar uma página, vincular a uma página existente no mesmo wiki ou vincular a outra. O texto pode exibir o título da página wiki ou qualquer outra coisa. Você também pode incluir links para URLs internos e externos. Juntamente com o recurso de pesquisa, isso torna um wiki uma ferramenta acessível para utilizar em um ambiente de trabalho, reduzindo menos tempo e esforço desperdiçado na pesquisa manual.

6. Assíncrono sem restrições de tempo

Com o uso generalizado do wiki nas empresas, houve uma atualização da produção tradicional de informações para a colaboração assíncrona e remota suportada por sites wiki. O sistema assíncrono permite que a equipe escolha quando e onde contribuir com menos restrições de tempo e menos pressão para estar presente em um horário específico. Esse recurso também permite atualizações de wiki mais rápidas sem esperar o horário de expediente ou uma programação síncrona. A equipe economizará tempo e será mais produtiva devido a isso.

7. Evidência baseada em pesquisa de maior satisfação no trabalho

Um estudo realizado pela análise da IBM afirma que os funcionários sentem uma maior sensação de pertencimento, propósito e felicidade com os membros de sua equipe na presença de um wiki corporativo. Um banco de dados que permite que os funcionários contribuam e compartilhem suas ideias lhes dá confiança. Esse método permite que eles saibam que fazem parte da equipe com a qual estão trabalhando, com suas informações sendo ouvidas e visualizadas por seus colegas de trabalho. A pesquisa descobriu que os wikis aumentam a satisfação da equipe e aumentam a produtividade no local de trabalho.

8. Funciona melhor para trainees

Um wiki corporativo pode tornar facilmente acessíveis guias de instruções e materiais de treinamento para novos membros da equipe. Os recém-chegados podem usar essas informações como um guia e os funcionários podem atualizá-las com mais informações de wikis fornecidos por outros membros da equipe. Um dos aspectos mais críticos dos wikis é o histórico do arquivo, que os novos membros podem acessar e aprender para se manterem atualizados sobre os produtos, serviços e políticas de sua empresa.

Coisas a considerar ao usar wikis corporativos

Os wikis podem ser uma ferramenta útil para o seu negócio, mas você deve ter em mente que existem outros recursos que você deve acompanhar e fornecer uma solução ao usar um wiki. As informações sobre isso podem ficar desatualizadas com o tempo, portanto, a equipe deve atualizá-las regularmente. Amplo conhecimento para entrar em seu wiki pode representar um desafio, e você precisará de habilidades organizacionais para evitar tropeçar.

Um grande número de contribuidores também pode ser problemático para seu wiki, então mantenha o grupo pequeno ou use diretrizes para manter o wiki organizado com um grande número de contribuidores. Finalmente, instrua os membros da sua equipe não técnica sobre o uso do wiki para que possam contribuir e colaborar com as informações.

Escolhendo o Wiki certo para sua empresa

Suponha que você esteja considerando um wiki corporativo para sua comunidade ou empresa. Nesse caso, há vários fatores que você deve considerar para utilizar esses wikis corretamente e da melhor maneira possível.

• A interface deve ser intuitiva, organizada e direta para quem precisa de acesso às informações.
• A função de busca é uma das características essenciais de um wiki, por isso deve ser confiável, relevante e capaz de localizar rapidamente as informações solicitadas.
• Recursos básicos, como marcação e uso de hierarquia para conteúdo, devem estar disponíveis para uma navegação mais rápida.
• Mesmo membros não técnicos de sua equipe devem ser capazes de editar e enviar informações com facilidade.
• Qualquer informação deve ter direitos de acesso, e o wiki deve ter protocolos adequados para organizá-los.
• Os aplicativos de produtividade devem ser vinculados a esses wikis corporativos para que os usuários possam acessar suas informações sem fechar outros aplicativos de produtividade.

Conclusão

Considerando as informações e os benefícios dos wikis, um wiki para sua empresa ou equipe seria uma escolha sábia. Wikis são ferramentas essenciais para organizar, categorizar e planejar ideias e informações da equipe, moldar a colaboração, aumentar a produtividade geral e abordar adequadamente os problemas e necessidades de sua empresa.