5 dicas para agências de marketing melhorarem a colaboração com os clientes

Ao administrar uma agência de marketing, é muito fácil priorizar seus recursos, tempo e esforço nos projetos “uau” de seus clientes.

Por sua vez, você se torna mais tolerante em relação aos processos de colaboração agência-cliente.

Para garantir que você se destaque da multidão, é importante ir além de simplesmente manter um relacionamento agência-cliente.

Não basta mais ser a melhor agência do ramo, os clientes querem fazer parte do processo. Afinal, são os projetos deles também!

Nenhum cliente ficará entusiasmado em trabalhar com você novamente se não tiver uma ótima experiência com projetos anteriores. Existem centenas de agências por aí que podem oferecer o que você não pode, e é por isso que ter um processo de colaboração sólido é vital no espaço de agência de hoje.

Reunimos esta lista das cinco melhores dicas que aprendemos ao trabalhar com clientes do tipo agência aqui no Teamwork.

Aqui está o que você pode fazer agora.

1. Desenvolva um processo abrangente de integração

Todos os bons relacionamentos precisam de uma base sólida. É por isso que desenvolver um processo abrangente de integração deve ser o primeiro passo no relacionamento entre agência e cliente.

Para garantir a melhor colaboração possível, um processo de integração deixa tudo claro sobre as especificidades de um projeto do cliente, incluindo:

• Os objetivos, entregas e resultados do projeto
• Diretrizes da marca, mercado-alvo e personas do comprador do cliente
• Funções e responsabilidades da agência e do cliente
• A estratégia do projeto, marcos e prazos
• Expectativas de comunicação e colaboração (incluindo integração a qualquer ferramenta que sua agência use)

Pregar os detalhes desde o início coloca todos na mesma página e ajuda a criar confiança entre ambas as partes.

Agências que nutrem relacionamentos com clientes entendem o que torna seu cliente único. Em seguida, eles podem aproveitar esses insights para criar e executar o melhor projeto possível.

Investir em software de gerenciamento de trabalho como o Teamwork permite que as agências construam relacionamentos mais fortes de colaboração com o cliente desde o início.

Com o modelo de integração de clientes do Teamwork, você pode criar experiências de integração personalizadas que dão a todos uma base sólida para trabalhar e ajudam os novos clientes a se sentirem confiantes de que sua agência foi a escolha certa.

Além disso, com usuários clientes ilimitados, você inclui seus clientes na plataforma para melhor colaboração, visibilidade do projeto e uma experiência produtiva geral, tudo sem custo adicional.

Essas coisas simples proporcionam aos seus clientes as melhores experiências que os levam a voltar sempre.

2. Seja claro com quem você precisa colaborar (e quando)

Com tantas partes móveis, é difícil saber quem é o responsável pelo que está em cada projeto. Adicione vários projetos em uma equipe e as coisas de repente ficam complicadas.

Haverá pessoas em ambos os lados que precisam estar envolvidas em cada etapa do processo de colaboração. No entanto, nem todos precisam estar envolvidos o tempo todo.

Dependendo do projeto, existem indivíduos que são colaboradores sempre ativos, enquanto outros são colaboradores passivos.

Por exemplo, vejamos o que é necessário para uma campanha de marketing de rebrand. Você provavelmente tem várias partes interessadas importantes da equipe de marketing, como profissionais de marketing de marca e produto. Essas pessoas seriam os colaboradores sempre ativos.

Contribuidores passivos podem incluir o CEO, COO ou cofundadores da empresa. Embora eles não precisem necessariamente de todos os meandros do trabalho, eles precisarão ser os principais tomadores de decisão.

Definir pontos de contato claros para cada projeto terá um impacto positivo na colaboração e na comunicação, além de reduzir os gargalos.

3. Defina expectativas detalhadas no início do projeto

Toda relação de trabalho tem expectativas, necessidades e desejos. As relações agência-cliente não são diferentes de fazer negócios on-line ou atender clientes

Em muitas situações, as expectativas ajudam a impulsionar os projetos, definir direções para o trabalho e auxiliar o processo criativo de sua equipe.

Mas quando as expectativas se quebram, o julgamento se resume a uma suposição de que a outra parte entendeu corretamente os desejos e necessidades.

Se essas expectativas não forem devidamente comunicadas, compreendidas ou gerenciadas, isso levará a um relacionamento prejudicado entre sua agência e seu cliente. Mais importante ainda, pode resultar na perda desse cliente.

Para gerenciar corretamente as expectativas, é importante documentar totalmente as necessidades e desejos do seu cliente e comunicá-los regularmente. Defina as expectativas no início do processo, certifique-se de que elas sejam realistas para sua equipe realizar.

Se isso significa revisar regularmente essas decisões em chamadas de check-in com gerentes de contas, que assim seja. É muito importante manter registros abrangentes de todas as etapas do projeto e garantir que todas as linhas de comunicação estejam abertas.

4. Defina limites e descreva práticas de comunicação

Diferentes clientes têm várias expectativas de como se comunicar com sua agência.

Alguns adoram uma abordagem prática, permitindo que sua agência trabalhe como você deseja com interações limitadas.

Outros clientes ficam um pouco empolgados esperando atualizações constantes ou tempos de resposta em um minuto, mesmo quando você está em um fuso horário diferente.

Todos nós já estivemos lá. Então, qual é a solução? Você precisa delinear métodos de comunicação para seus clientes.

Ter as ferramentas corretas para gerenciar as linhas de comunicação é essencial. Mas com serviços automatizados para solicitações fora do expediente, você garante que os clientes entendam que uma resposta não será instantânea.

O SimpleTexting oferece mensagens ausentes, um recurso que ativa uma resposta automática quando um cliente tenta entrar em contato com seus funcionários fora do horário de trabalho. Ter uma barreira tão simples quanto uma resposta automática elimina o constrangimento de repetir as expectativas de comunicação.

Agora você tem uma maneira mais simples de fazer com que seus clientes reconheçam as diretrizes definidas e os prazos para respostas.

Outro grande benefício do SimpleTexting são os números de telefone virtuais, que permitem que seus funcionários evitem compartilhar suas informações pessoais com os clientes. As mensagens podem vir de uma plataforma, diretamente do seu desktop, laptop e até mesmo do seu dispositivo móvel.

Para e-mails recebidos, o Teamwork Desk oferece horário comercial. Semelhante às mensagens ausentes do SimpleTexting, você pode mapear o horário comercial da sua empresa como uma variável emparelhada com respostas predeterminadas e respostas automáticas.

Isso permite que os clientes saibam quando sua equipe poderá atender às solicitações.

5. Comunicar, Documentar, Comunicar

Para todos os esforços de colaboração de marketing, muitas vezes é difícil (ou mesmo desgastante) acompanhar a documentação ou a comunicação de todas as informações de um processo.

Sempre que algo for lançado para um cliente, como uma postagem no blog, inclua as comunicações do cliente em sua lista de verificação para lançamento. Envie a eles uma atualização com a palavra-chave segmentada, o link para o blog e os resultados esperados.

Incorporar a comunicação em seu processo de colaboração dá aos clientes confiança em sua agência.

Faça questão de documentar todos os principais processos, comunicações ou esforços de colaboração para um fluxo de trabalho mais simplificado e estratégico. Fazer isso por e-mail simplesmente não é suficiente,

No entanto, usar um hub centralizado para acesso de sua equipe e clientes ajuda a manter todas as partes na mesma página. Ferramentas como o Google Suite, o Teamwork Spaces ou o Confluence ajudariam aqui.

E por último, certifique-se de comemorar qualquer sucesso com seus clientes. Ótima comunicação também é poder falar sobre as vitórias para animar seus clientes.

Você concluiu um projeto importante antecipadamente? Atingiu a meta anual antes do esperado?

Inclua seu cliente na celebração, os processos de colaboração que você implementou garantiram que eles trabalhassem juntos para que isso acontecesse.

A colaboração do cliente Wrap On

Definir e manter limites desde o início cria expectativas realistas e permite gerenciar melhor vários projetos ao mesmo tempo.

Trata-se de tornar a vida mais fácil para você e para o cliente, para que ninguém fique no escuro. Implemente nossas cinco dicas para garantir um processo de colaboração sem problemas e manter seus clientes retornando.