Design eCRF para iniciantes: 6 truques e dicas

A digitalização fez com que as indústrias inovassem e adotassem técnicas eficientes de prestação de serviços. Uma dessas inovações é o formulário eletrônico de relato de caso (eCRF). Pesquisadores médicos estão usando essa tecnologia em ensaios clínicos para coletar dados. Os ensaios clínicos são um aspecto crucial da área médica. Eles levam à descoberta de novos medicamentos e curas para doenças, melhorando a saúde das nações. Pesquisadores médicos exigem dados precisos para fazer esses avanços. Você só pode coletar dados precisos e de alta qualidade garantindo que o sistema seja usado para fazer isso com eficiência em suas operações. Neste caso, o eCRF.

Portanto, como você projeta seu eCRF para garantir um processo de coleta de dados orientado pela qualidade? Continue lendo para conhecer as dicas que você pode adotar, mesmo sendo iniciante, para desenvolver o melhor design.

Colete dados quantificáveis

A coleta de dados ajuda em sua análise, permitindo que você conclua seu estudo clínico. Você pode coletar dados qualitativos ou quantitativos. Os dados qualitativos geralmente contêm opiniões sobre uma determinada questão, enquanto os dados quantitativos lidam com números. Por padrão, medir opiniões é um desafio, daí a necessidade de coletar dados quantificáveis. Como você faz isso?

Considere adotar respostas pré-codificadas que fornecerão dados factuais sem a necessidade de fazer suposições. Por exemplo, procure sim e não; ou respostas altas, moderadas e baixas, entre outras. Você pode contar facilmente o número de sim e não, o que lhe dá a capacidade de tirar conclusões válidas.

Evite buscar respostas em texto livre onde o paciente explique sua resposta. Pode levar a interpretações erradas. No entanto, é bom notar que você pode adotar os dois sistemas em uma pergunta, onde o paciente responde sim ou não, e depois passa a explicar. O aspecto de texto livre ajuda você a entender o motivo da escolha da resposta, auxiliando ainda mais no seu ensaio clínico.

Adote a Simplicidade

A simplicidade é fundamental para os CRFs em ensaios clínicos. Você quer que seus pacientes tenham facilidade com o formulário e entendam as perguntas como você deseja.

Adote a simplicidade usando uma linguagem simples. É melhor usar uma linguagem universal que todos os pacientes entendam, apesar de sua língua nativa. No entanto, você pode optar por manter um idioma nativo se todos os pacientes forem originários de uma comunidade semelhante e nem todos compreenderem o idioma universal. Além disso, evite usar jargões, especialmente os da área médica. Nem todo mundo é proficiente com termos médicos. Adotar uma linguagem complexa criará espaço para interpretações errôneas, levando à coleta de dados errada.

Como parte da simplicidade, ajudaria a fornecer instruções sobre como proceder no processo de preenchimento. Considere colocar as instruções no início do ECRF e iniciar cada seção de suas perguntas. Há situações em que você não tem escolha a não ser usar jargão devido à falta de palavras alternativas. Certifique-se de explicar o significado da palavra para garantir que os pacientes a entendam antes de responder.

Incorporar verificações de edição

Ao preencher formulários eletrônicos de relato de caso, os pacientes podem cometer erros. Esses erros precisam de correção para você utilizar os referidos dados. O procedimento de correção é conhecido como limpeza de dados. A limpeza de dados geralmente aumenta o tempo do ensaio clínico, o que é indesejável. Quanto mais tempo for gasto, mais você investirá seus recursos, aumentando os gastos.

Portanto, considere adicionar verificações de edição aos formulários. As verificações de edição notificarão os pacientes sobre quaisquer erros cometidos ao preencher o formulário. Além disso, ele não enviará o formulário até que o paciente ajuste suas respostas de acordo. No entanto, você só pode fazer isso adicionando as configurações corretas ao seu formulário. Você pode ditar que uma determinada seção do formulário deve ter um determinado tipo de resposta. O sistema destacará qualquer desvio.

É bom que, mesmo que as verificações de edição não enviem formulários preenchidos com erros, certifique-se de que o sistema direcione o paciente para onde está o erro. O sistema também deve orientá-los adequadamente para evitar frustrar os pacientes. Imagine uma situação em que você é informado de que cometeu um erro e não consegue rastreá-lo. A frustração de não encontrar o erro ou obter a orientação adequada pode fazer com que você abandone completamente o processo.

Incluir seções obrigatórias

Um ensaio clínico depende de dados para ser um sucesso. Você obterá esses dados por meio de um eCRF. Diferentes tipos de dados têm significados variados para seu teste. Alguns são a pedra angular; outros são menores. Alguns pacientes podem deixar algumas seções em branco acidentalmente ou de propósito ao coletar dados. As áreas deixadas em branco podem ser a base de todo o seu ensaio clínico; o que acontecerá com os dados ausentes? Na maioria dos casos, você não terá outra opção a não ser repetir o processo de coleta de dados, prolongando o processo. Como designer de eCRF, você pode eliminar essas possibilidades negativas introduzindo campos obrigatórios em seu formulário.

Os campos obrigatórios informarão o paciente sobre os dados que ele deve preencher para enviar o formulário. Inclua os campos obrigatórios apenas nos dados essenciais que você precisa. Você quer dar aos seus pacientes a opção de responder aos dados menos importantes. Você não vai parecer controlador, um aspecto que pode passar despercebido para alguns pacientes, levando-os a abandonar o processo.

Não há nenhum caso em que você receba formulários preenchidos sem os dados necessários com campos obrigatórios.

Adote a facilidade de uso

A facilidade de uso é essencial; ele determinará se seus pacientes continuarão a preencher os formulários. Ninguém quer trabalhar com um sistema complexo. Na maioria dos casos, um eCRF requer uma plataforma para que seus pacientes acessem os formulários de relato de caso. Portanto, é essencial que você também torne a plataforma amigável. Como?

Considere incorporar um menu. Um menu dará aos pacientes acesso direto às informações de que precisam em sua plataforma. Certifique-se de que o menu forneça acesso a todas as seções da sua plataforma. Também ajudaria ter os botões de call-to-action necessários, como o número de telefone e o endereço de e-mail. Alguns pacientes podem ficar presos e precisar de ajuda para preencher os eCRFs. Com call-to-actions, eles podem facilmente entrar em contato com você para obter ajuda.

Agora, você está lidando com pacientes de diferentes personagens; alguns gostam de ser independentes, enquanto outros não se importam com a ajuda. É melhor atender às necessidades de ambos. Considere adicionar uma seção de perguntas frequentes (FAQ) na plataforma. Aqueles que precisam de assistência podem passar por isso e encontrar soluções para os problemas que enfrentam à medida que preenchem os eCRFs de forma independente. Adicionar blogs pode ser benéfico para os pacientes. Os blogs podem conter dados sobre ensaios clínicos e tudo o que está envolvido; você quer que seus pacientes entendam e saibam a importância do que estão fazendo. Dessa forma, é provável que você tenha uma transição de 100% de todos os pacientes; nenhum deixará o processo no meio do caminho.

Organize o formulário

A organização do seu eCRF afeta a primeira impressão dos pacientes sobre a coleta de dados. Um formulário desorganizado pode afastar alguns pacientes, enquanto outros abandonam o processo no meio do caminho. Como você organiza seu formulário?

Comece utilizando o tamanho de fonte correto para o texto. A fonte não deve ser muito grande ou muito pequena. Uma fonte enorme retratará um tom negativo em relação ao paciente (como gritar), enquanto fontes minúsculas tornarão difícil para alguns pacientes apontar as palavras. Portanto, você deve encontrar um equilíbrio entre as duas fontes para evitar criar emoções negativas para seus pacientes. Um paciente pode decidir fornecer os dados errados porque está com raiva.

O outro truque é minimizar as páginas do formulário ao mínimo. Faça isso coletando apenas dados relevantes; isso reduzirá a quantidade de dados que você coletará. Muitas páginas podem sobrecarregar os pacientes antes que eles comecem a preencher sua eCRF. Além disso, considere seccionar suas perguntas para que o formulário pareça menor do que é.

Conclusão

Projetar um formulário eletrônico de relatório de caso (eCRF) não é desafiador, seja você um iniciante ou um guru. Com a orientação adequada, você pode criar o melhor design para seus formulários para auxiliar em um procedimento de coleta de dados preciso e eficiente. Este artigo discutiu dicas que você pode adotar durante o design. Considere adotá-los e você terá sucesso em seu ensaio clínico.