Aqueça a prospecção a frio com um CRM e referências internas

Não acredite no hype sobre o inbound marketing substituir a prospecção fria.

Um bom inbound marketing traz leads, mas é preciso paciência, a segmentação é mais difícil e o custo de aquisição de clientes (CAC) pode ser alto. A prospecção fria é proativa, vai direto ao alvo e inicia o diálogo necessário para as vendas.

Mas chamadas automáticas, phishing, golpistas e muito mais estão tornando os contatos indesejados menos bem-vindos do que nunca. Não é de admirar que mais de 40% dos vendedores vejam a prospecção como a parte mais difícil do processo de vendas e pensem que os compradores os consideram insistentes e irritantes.

Apesar do estigma, os vendedores ainda usam muito o telefone e o e-mail. Quem faz bem a prospecção fria gera 2,7 vezes mais reuniões de vendas do que os demais.

Precisamos de nossos caçadores de vendas e podemos ajudar a reduzir seu estresse de forma a beneficiar toda a empresa. Com a tecnologia em nuvem, contatos centralizados e uma cultura de referências internas, o aquecimento de prospects é mais fácil e eficaz do que nunca. Aqui está o porquê e como fazê-lo.

Conexões ocultas para prospecção fria: onde e por quê

A prospecção a frio é encontrar e entrar em contato com clientes em potencial com os quais não houve contato anterior. A parte notória disso é a chamada fria. Na verdade, não precisa ser frio. A inteligência de vendas e a venda social podem aquecer os clientes em potencial antes do estágio de divulgação, embora nada supere uma introdução calorosa.

Tudo bem se você conhece alguém para apresentá-lo. Mas e se você não fizer isso? Fácil.

Se alguém está a seis graus de separação de qualquer outra pessoa, então, no local de trabalho, muitas vezes estamos abaixo de um ou dois graus. Um usuário médio do LinkedIn tem 400 conexões, de acordo com um estudo. Isso significa que qualquer pessoa na empresa está a apenas uma pessoa das 400 conexões de qualquer outra pessoa, e isso é apenas no LinkedIn.

Se os representantes de vendas puderem encontrar esses links antes da divulgação, eles poderão buscar uma “referência interna” e obter uma apresentação calorosa.

A equipe de back-office também tem contato com prospects, mas não como vendedor. Todas essas são relações humanas valiosas que estabelecem capital social e podem abrir outras portas. O desafio é descobrir quem na empresa tem uma conexão com o prospect.

Ao visualizar as redes por meio de contatos centralizados, as conexões mais improváveis ​​podem facilmente levar a referências internas que fazem a ponte para clientes em potencial pré-qualificados.

Embora a cultura do trabalho cooperativo tenha ganhado bastante atenção, pouco se escreve sobre contatos centralizados e sobre compartilhamento de contatos. A prática é comum na cultura orientada para o trabalho em equipe, como nas empresas japonesas, mas ainda é um segredo escondido em outros lugares. As etapas a seguir o levarão até lá.

Etapa 1: use a tecnologia baseada em nuvem para centralizar os dados de contato

Para compartilhar contatos e referências internas, deve haver um repositório centralizado de dados de clientes. Torná-lo baseado em nuvem adiciona um nível de segurança e o torna acessível em qualquer lugar. Mas onde estão os contatos da sua empresa? Geralmente eles estão em mesas, contas do LinkedIn, telefones e até Rolodexes. Eles são todos lugares privados, então você não pode ir lá.

Onde você pode ir é o CRM ou o sistema de gerenciamento de contatos (CMS). Ambos, idealmente, são em toda a empresa (central) e baseados em nuvem (seguros e independentes de distância).

Faça do CRM ou CMS seu convés de prospecção

Os CRMs são quase onipresentes: 91% das empresas com mais de 11 funcionários usam um CRM. Então você provavelmente tem um. O painel do Salesforce e o HubSpot são fontes de prospecção em espera. O processo de introdução do CRM também é uma chance de capacitar as pessoas e mostrar compromisso com a transparência.

Recrute os usuários finais para ajudar a escolher um CRM que eles realmente desejam. Se você gosta do seu CRM atual, mantenha-o, expanda seu uso e audite-o pelo menos anualmente. Os CRMs, no entanto, carecem de conexões não-lead, e é aí que podemos ajudá-los.

DICA: Encontre a solução de CRM certa para suas necessidades hoje.

Integre ou use separadamente um CMS e um sistema de compartilhamento

Leads e clientes compreendem a maioria dos contatos em um CRM. Todos eles representam perspectivas futuras se os negócios não derem certo, mas o que falta é:

• Encontros de negócios não liderados (eventos de networking, reuniões, etc.)
• Recrutas e entrevistados
• Encontros sociais (festas, voluntariado, ginásio, etc.)
• Encontros aleatórios (aeroporto, supermercado, etc.)

Cada encontro humano tem potencial para colaboração e novos empreendimentos. Se não para o proprietário, então para outra pessoa. É mais provável que esses contatos sejam mantidos em um PC ou dispositivo pessoal, em formato físico ou em um CMS, se você tiver sorte. Um bom CMS é inestimável aqui e distinto do CRM.

Um CMS abrangente projetado para todos os contatos permite digitalizar (digitalizando) contatos precisos, visualizar conexões, eliminar contas e dados duplicados e pode enriquecer e atualizar seus dados de CRM quando integrado. Ou usado sozinho se tiver funções de CRM para rastrear leads e contas. Esta solução fornece à empresa dados de contato centralizados, baseados em nuvem e atualizados de todos os tipos de contato comercial.

Passo 2: Alimente constantemente o CRM/CMS com contatos

Um CRM é tão bom quanto seus dados, e os dados são tão bons quanto como são usados. Você precisará de um sistema para abastecer o CRM, ou CMS, com novos contatos, dia após dia. E tem que ser automatizado e fácil porque os vendedores gastam 17% do seu tempo na entrada de dados tediosa quando poderiam estar vendendo.

Identifique e arredonde os contatos e coloque-os no sistema

Leads e contatos vêm de muitos lugares e de muitas formas, incluindo mídias sociais, mala direta, feiras e até encontros casuais. Eles podem estar em formato digital ou em papel e podem conter apenas um endereço de e-mail.

Os cartões de visita podem ser o formato mais útil para todos eles, porque são um único cartão de dados de clientes muito precisos. Afinal, quem tem um cartão de visita com o e-mail errado ou com o nome errado? Eles também podem ser digitalizados diretamente para o CRM ou CMS. Diga ao seu CEO que ainda está fazendo com que o administrador os digite em uma planilha.

Identifique os tipos de contatos, especialmente cartões de visita, veja como você vai digitalizá-los (digitalização, entrada manual, etc.) e obtenha-os no CRM ou CMS. Este será o roundup inicial, se necessário. Em seguida, torná-lo um processo regular. Obrigar o uso de CRM/CMS, se necessário, mas certifique-se de deixar os benefícios bem claros.

Automatize a dor do processo

Para continuar expandindo o banco de dados de contatos, criando possíveis links e para manter os dados atualizados, os contatos devem ser inseridos diariamente.

Os principais métodos de inserção de contatos no CRM são:

• Entrada manual de dados: A entrada manual de dados continua sendo uma reclamação sobre CRMs e é uma limitação em contatos centralizados para CRMs mais simples.
• Integração/sincronização: as integrações no Salesforce AppExchange e HubSpot Marketplace são específicas para um CRM e funcionam como plug-ins. Eles vinculam o CRM a um serviço específico, como Outlook ou Contatos do Google. Serviços de terceiros, como o Zapier, oferecem integrações personalizadas que exigem pouco conhecimento técnico.
• Digitalização : Uma grande vitória para os cartões de visita aqui, porque um scanner remove a maioria ou todas as entradas de dados. Os scanners simples dependem do reconhecimento óptico de caracteres (OCR) básico e a saída geralmente precisa de alguma limpeza. Os scanners mais avançados incorporam IA e verificação humana, portanto, pouca ou nenhuma limpeza é necessária.

Passo 3: Construa uma cultura de referências internas

As empresas que constroem uma cultura de prospecção interna obtêm cooperação, vendas e eficiência aprimoradas. A prospecção de vendas começa na empresa, não com listas de contatos arriscadas e compra de leads. Navegue pelos leads, contatos e outros contratos da sua empresa. Encontre um alvo, ou alguém a um grau de distância, e peça uma apresentação ao proprietário do contato.

Com uma cultura de referências internas, os funcionários ajudam uns aos outros. Colegas de trabalho de diferentes departamentos colaboram quando, de outra forma, estariam em suas próprias seções e filiais. Essas relações positivas são cientificamente comprovadas para elevar o moral e prevenir o estresse.

Dê e receba. Essa é uma boa cultura de trabalho, algo que os vendedores consideram mais importante que o dinheiro. E quando 54% dos vendedores acham seu trabalho estressante, isso pode ajudar bastante a mantê-los a bordo. Você pode precisar de um mandato no início, mas é melhor que a equipe veja a lógica e os enormes benefícios, e se eles aderem.

Dois obstáculos psicológicos comuns à abordagem de compartilhamento são o medo de ser “descoberto” pelo trabalho que você está fazendo e a relutância em compartilhar contatos por medo de alguém roubá-los.

Aceitar e superar esses medos é a chave para o compartilhamento regular de contatos. Quando eles são ignorados é quando as pessoas voltam para sua própria lista de contatos do Gmail, catálogo de endereços do iPhone, Rolodex e assim por diante. Os benefícios são muitos, mas não são comumente compreendidos.

Acentue o positivo

A Salesforce entende: “Os vendedores precisam deixar de lado seus egos e encontrar maneiras de trabalhar juntos de maneira inteligente, aproveitando seus pontos fortes de maneira complementar para o bem de toda a equipe”.

Isso é especialmente no caso de negócios complexos, negócios que correm o risco de serem perdidos e negócios em que o representante não tem conhecimento específico. Mas deve ser estendido a todos os negócios. Compartilhar contatos e trabalhar cooperativamente é uma maneira saudável de trabalhar, e a tecnologia torna isso possível.

Envolvendo todos e a bordo

Quando o marketing e as vendas estão colaborando com a intenção, e todos os departamentos estão integrados no CRM ou CMS, você terá um rico suprimento de leads com CAC mínimo.

A nova perspectiva aqui é que você deseja que todos os funcionários participem e usem o sistema, não apenas vendas e marketing. TI, RH, administração, todos que coletam contatos precisam de uma conta de usuário de CRM, treinamento e suporte contínuo.

As operações de vendas podem iniciar isso e servir como facilitadores. Também ajuda ter defensores em cada equipe. É verdade que alguns departamentos podem achar estranho participar desse esforço, mas é aí que os sistemas CMS têm uma vantagem para centralizar os contatos.

Há também situações não relacionadas a vendas em que um banco de dados de contatos centralizado é muito útil. Isso inclui: buscar fornecedores confiáveis, recrutar e convidar participantes para eventos. Qualquer situação em que você precisa conhecer alguém, mas não tem uma conexão. A indústria, a academia e o governo se beneficiam dos dados de contato centralizados e do compartilhamento de contatos.

Mostrar compromisso com a cultura e recompensar aqueles que a incorporam

Você está pedindo muito ao fazer com que as pessoas compartilhem seus contatos, e os benefícios podem não ressoar com as pessoas definidas em seus caminhos. Adoce o negócio adicionando ferramentas fáceis de aprender e que incentivarão ainda mais a interação, reforçando e recompensando grandes esforços de adaptação.

Esses incluem:

• Softwares de comunicação interna, como Workplace, Slack e Chatter, que oferecem aos colegas espaços públicos e privados para se comunicarem e definirem as regras da comunidade.
• Software de reconhecimento de funcionários como Fond, Kudos e Bonusly, onde os funcionários podem elogiar uns aos outros, reforçar valores compartilhados e ser recompensados.
• Software de organograma como Pingboard e Names & Faces para ajudar a equipe a se conhecer entre departamentos e entre divisões e filiais.

Melhor ainda, faça uma pesquisa com sua equipe e veja o que eles descobriram e o que gostariam de ter. Agora você está se transformando cultural e digitalmente.

Abrace o retrocesso, avance com a colaboração, colha as recompensas

A rede de um vendedor é algo que eles trabalharam duro para construir, e é o seu ganha-pão. Eles são muito protetores com isso, naturalmente, portanto, implementar contatos centralizados e compartilhados provavelmente sofrerá resistência.

Para ser claro, os representantes não precisam compartilhar todos os contatos que já adquiriram (por mais maravilhoso que isso seja). O LinkedIn deles é deles. O catálogo de endereços do iPhone é deles. Mas eles precisam compartilhar os contatos que adquiriram no decorrer de seu trabalho na empresa. O mesmo se aplica a pessoas em todos os departamentos. Prospecção e fechamento de negócios torna-se um projeto de toda a empresa.

Quando 86% dos trabalhadores citam a falta de colaboração para falhas no local de trabalho, e quando empresas como a Pixar projetam deliberadamente seus escritórios para que as pessoas tenham encontros aleatórios que despertem novas ideias, há ampla prova de que a colaboração é desejável.

Além disso, se um vendedor muda para outra empresa, ele não leva todos os seus contatos com ele. Esses leads são um ativo corporativo. Quando eles são compartilhados, outro representante da sua equipe pode assumir a conta.

Use sua tecnologia, compartilhe e coopere, e o frio na prospecção fria praticamente desaparece.

Se você está procurando mais maneiras de aumentar seu sucesso de prospecção, confira o que profissionais de vendas experientes dizem ser obrigatórios para seus esforços de prospecção.