Calentar la prospección en frío con un CRM y referencias internas

No crea en la exageración sobre el marketing entrante que reemplaza a la prospección en frío.

El buen inbound marketing trae clientes potenciales, pero requiere paciencia, la orientación es más difícil y el costo de adquisición de clientes (CAC) puede ser alto. La prospección en frío es proactiva, va directamente al objetivo e inicia el diálogo necesario para las ventas.

Pero las llamadas automáticas, el phishing, los estafadores y más están haciendo que los contactos no invitados sean menos bienvenidos que nunca. No es de extrañar que más del 40% de los vendedores vean la prospección como la parte más difícil del proceso de ventas y piensen que los compradores los ven como agresivos y molestos.

A pesar del estigma, los vendedores todavía usan mucho el teléfono y el correo electrónico. Aquellos que hacen bien la prospección en frío generan 2,7 veces más reuniones de ventas que el resto.

Necesitamos a nuestros cazadores de ventas y podemos ayudarlos a reducir su estrés de manera que beneficie a toda la empresa. Con tecnología en la nube, contactos centralizados y una cultura de referencias internas, calentar prospectos es más fácil y efectivo que nunca. Aquí está el por qué y cómo hacerlo.

Conexiones ocultas para la prospección en frío: dónde y por qué

La prospección en frío es encontrar y contactar con clientes potenciales con los que no ha habido contacto previo. La parte notoria de esto es la llamada en frío. De hecho, no tiene que ser frío. La inteligencia de ventas y la venta social pueden animar a los prospectos antes de la etapa de divulgación, aunque nada mejor que una cálida presentación.

Eso está bien si conoces a alguien que te presente. Pero, ¿y si no lo haces? Fácil.

Si alguien está a seis grados de separación de los demás, entonces en el lugar de trabajo a menudo estamos a uno o dos grados. Un usuario promedio de LinkedIn tiene 400 conexiones, según un estudio. Eso significa que cualquier persona en la empresa está a solo una persona de las 400 conexiones de cualquier otra persona, y eso es solo en LinkedIn.

Si los representantes de ventas pueden encontrar estos enlaces antes de la divulgación, pueden buscar una "referencia interna" y obtener esa cálida presentación.

El personal administrativo también tiene contacto con prospectos, pero no en calidad de ventas. Todas estas son relaciones humanas valiosas que establecen capital social y pueden abrir otras puertas. El desafío es descubrir quién en la empresa tiene una conexión con el prospecto.

Al visualizar las redes a través de contactos centralizados, las conexiones más improbables pueden conducir fácilmente a referencias internas que unen a prospectos precalificados.

Si bien la cultura del trabajo cooperativo ha ganado mucha atención, se escribe poco sobre los contactos centralizados y sobre el intercambio de contactos. La práctica es común en la cultura impulsada por el trabajo en equipo, como en las empresas japonesas, pero sigue siendo un secreto oculto en otros lugares. Los siguientes pasos lo llevarán allí.

Paso 1: use tecnología basada en la nube para centralizar los datos de contacto

Para compartir contactos y referencias internas, debe haber un depósito centralizado de datos de clientes. Hacerlo basado en la nube agrega un nivel de seguridad y lo hace accesible desde cualquier lugar. Pero, ¿dónde están los contactos de su empresa? Por lo general, están en escritorios, cuentas de LinkedIn, teléfonos e incluso Rolodex. Todos son lugares privados, así que no puedes ir allí.

Donde puedes ir es al CRM o al sistema de gestión de contactos (CMS). Ambos, idealmente, son para toda la empresa (centrales) y basados ​​en la nube (seguros y independientes de la distancia).

Haga del CRM o CMS su plataforma de vuelo de prospección

Los CRM son casi omnipresentes: el 91 % de las empresas con más de 11 empleados utilizan un CRM. Así que probablemente tengas uno. El panel de Salesforce y HubSpot son fuentes de prospección en espera. El proceso de introducción de CRM también es una oportunidad para empoderar a las personas y mostrar compromiso con la transparencia.

Reclute a los usuarios finales para que le ayuden a elegir un CRM que realmente desee. Si le gusta su CRM actual, consérvelo, amplíe su uso y auditelo al menos una vez al año. Sin embargo, los CRM carecen de conexiones que no sean líderes, y ahí es donde podemos ayudarlos.

CONSEJO: Encuentre hoy mismo la solución de CRM adecuada para sus necesidades.

Integre o use por separado un CMS y un sistema para compartir

Los clientes potenciales y los clientes comprenden la mayoría de los contactos en un CRM. Todos ellos representan perspectivas futuras si las ofertas no funcionan, pero lo que falta es:

• Encuentros de negocios sin plomo (eventos de networking, reuniones, etc.)
• Reclutas y entrevistados
• Encuentros sociales (fiestas, voluntariado, gimnasio, etc.)
• Encuentros aleatorios (aeropuerto, supermercado, etc.)

Cada encuentro humano tiene el potencial para la colaboración y nuevas empresas. Si no es para el dueño, entonces para alguien más. Es más probable que estos contactos se mantengan en una PC o dispositivo personal, en forma física o en un CMS si tiene suerte. Un buen CMS es invaluable aquí y distinto del CRM.

Un CMS integral que está diseñado para todos los contactos le permite digitalizar (escaneando) contactos precisos, visualizar conexiones, eliminar cuentas y datos duplicados, y puede enriquecer y actualizar sus datos de CRM cuando está integrado. O se usa solo si tiene funciones de CRM para rastrear clientes potenciales y cuentas. Esta solución brinda a la empresa datos de contacto centralizados, basados ​​en la nube y actualizados de todo tipo de contactos comerciales.

Paso 2: Alimenta constantemente el CRM/CMS con contactos

Un CRM es tan bueno como sus datos, y los datos son tan buenos como cómo se usan. Necesitará un sistema para proporcionar al CRM, o CMS, nuevos contactos, día tras día. Y tiene que ser automatizado y fácil porque los vendedores dedican el 17 % de su tiempo a la tediosa entrada de datos cuando podrían estar vendiendo.

Identifique y redondee los contactos e inclúyalos en el sistema

Los clientes potenciales y los contactos provienen de muchos lugares y de muchas formas, incluidas las redes sociales, el correo directo, las ferias comerciales e incluso los encuentros casuales. Pueden estar en formato digital o en papel, y pueden contener tan solo una dirección de correo electrónico.

Las tarjetas de visita pueden ser el formato más útil para todos estos, porque son una sola tarjeta de datos de clientes muy precisos. Después de todo, ¿quién tiene una tarjeta de presentación con el correo electrónico incorrecto o el nombre mal escrito? También se pueden escanear directamente al CRM o CMS. Dígale a su director ejecutivo que todavía tiene el administrador para escribirlos en una hoja de cálculo.

Identifique los tipos de contactos, especialmente tarjetas de visita, vea cómo los va a digitalizar (escaneado, entrada manual, etc.) y consígalos en el CRM o CMS. Este será el resumen inicial, si es necesario. Entonces conviértalo en un proceso regular. Ordene el uso de CRM/CMS si es necesario, pero asegúrese de dejar muy claros los beneficios.

Automatice el dolor del proceso

Para seguir ampliando la base de datos de contactos, crear vínculos potenciales y mantener los datos actualizados, los contactos deben ingresarse diariamente.

Los principales métodos para ingresar contactos en el CRM son:

• Entrada manual de datos: la entrada manual de datos sigue siendo una queja sobre los CRM y es una limitación en los contactos centralizados para los CRM más simples.
• Integración/sincronización: las integraciones en Salesforce AppExchange y HubSpot Marketplace son específicas para un CRM y funcionan como complementos. Vinculan el CRM con un servicio específico, como Outlook o Google Contacts. Los servicios de terceros como Zapier ofrecen integraciones personalizadas que necesitan pocos conocimientos técnicos.
• Escaneo : una gran victoria para las tarjetas de presentación aquí, porque un escáner elimina la mayoría o la totalidad de la entrada de datos. Los escáneres simples se basan en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) básico y la salida generalmente necesita algo de limpieza. Los escáneres más avanzados incorporan IA y verificación humana, por lo que se necesita poca o ninguna limpieza.

Paso 3: Construya una cultura de referencias internas

Las empresas que construyen una cultura de prospección interna ven una mejor cooperación, ventas y eficiencia. La prospección de ventas comienza en la empresa, no con listas de contactos arriesgadas y compra de prospectos. Explore los clientes potenciales, los contactos y otros contratos de su empresa. Encuentre un objetivo, o alguien a un grado de distancia, y pídale una presentación al propietario del contacto.

Con una cultura de referencias internas, el personal se ayuda entre sí. Los compañeros de trabajo de diferentes departamentos colaboran cuando, de lo contrario, estarían en sus propias secciones y sucursales. Está científicamente comprobado que estas relaciones positivas elevan la moral y previenen el estrés.

Dar y recibir. Esa es una buena cultura de trabajo, que es algo que los vendedores califican como más importante que el dinero. Y cuando el 54 % de los vendedores encuentran que su trabajo es estresante, esto puede contribuir en gran medida a mantenerlos a bordo. Es posible que necesite un mandato al principio, pero es mejor si el personal ve la lógica y los grandes beneficios, y si acepta.

Dos obstáculos psicológicos comunes para el enfoque de compartir son el temor de ser “descubierto” por el trabajo que está haciendo y la renuencia a compartir contactos por temor a que alguien los robe.

Aceptar y superar estos miedos es la clave para compartir contactos regularmente. Cuando se ignoran, las personas vuelven a su propia lista de contactos de Gmail, libreta de direcciones de iPhone, Rolodex, etc. Los beneficios son muchos, pero comúnmente no se entienden.

Acentuar lo positivo

Salesforce lo entiende: "Los vendedores deben dejar de lado sus egos y encontrar formas de trabajar juntos de manera inteligente, aprovechando sus fortalezas de manera complementaria para el bien de todo el equipo".

Eso es especialmente en el caso de tratos complejos, tratos en peligro de perderse y tratos en los que el representante carece de conocimientos específicos. Pero debería extenderse a todas las ofertas. Compartir contactos y trabajar cooperativamente es una forma saludable de trabajar, y la tecnología lo hace posible.

Lograr que todos participen y participen

Cuando el marketing y las ventas colaboran con intención, y todos los departamentos están a bordo en el CRM o CMS, tendrá una gran cantidad de clientes potenciales con un CAC mínimo.

La nueva perspectiva aquí es que desea que todos los empleados participen y utilicen el sistema, no solo las ventas y el marketing. TI, recursos humanos, administración, todos los que recopilan contactos necesitan una cuenta de usuario de CRM, capacitación y soporte continuo.

Las operaciones de ventas pueden iniciar esto y servir como facilitadores. También ayuda tener defensores en cada equipo. Por supuesto, algunos departamentos pueden encontrar extraño participar en este esfuerzo, pero aquí es donde los sistemas CMS tienen una ventaja para centralizar contactos.

También hay situaciones que no son de venta en las que una base de datos de contactos centralizada resulta muy útil. Estos incluyen: buscar proveedores confiables, reclutar e invitar a los asistentes a los eventos. Cualquier situación en la que necesites conocer a alguien pero te falte una conexión. Se ha descubierto que la industria, la academia y el gobierno se benefician de los datos de contacto centralizados y el intercambio de contactos.

Mostrar compromiso con la cultura y recompensar a quienes la encarnan

Está pidiendo bastante al hacer que las personas compartan sus contactos, y es posible que los beneficios no resuenen con las personas establecidas en sus caminos. Endulce el trato agregando herramientas que son fáciles de aprender y que fomentarán aún más la interacción mientras refuerzan y recompensan los grandes esfuerzos de adaptación.

Éstos incluyen:

• Software de comunicaciones internas como Workplace, Slack y Chatter, que brinda a los colegas espacios públicos y privados para comunicarse y establecer reglas comunitarias.
• Software de reconocimiento de empleados como Fond, Kudos y Bonusly, donde los empleados pueden felicitarse unos a otros, reforzar los valores compartidos y ser recompensados.
• Software de organigrama como Pingboard y Names & Faces para ayudar al personal a conocerse entre departamentos y entre divisiones y sucursales.

Aún mejor, encuesta a tu personal y mira lo que han encontrado y lo que les encantaría tener. Ahora te estás transformando cultural y digitalmente.

Acepte el retroceso, avance con la colaboración, coseche las recompensas

La red de un vendedor es algo por lo que trabajaron duro para construir, y es su generador de dinero. Naturalmente, lo protegen mucho, por lo que la implementación de contactos centralizados y compartidos seguramente generará rechazo.

Para ser claros, los representantes no necesitan compartir todos los contactos que hayan adquirido (por maravilloso que sea). Su LinkedIn es de ellos. Su libreta de direcciones de iPhone es suya. Pero sí necesitan compartir los contactos que adquieren en el transcurso de su trabajo en la empresa. Lo mismo se aplica a las personas en todos los departamentos. Prospección y cierre de acuerdos se convierte en un proyecto de toda la empresa.

Cuando el 86 % de los trabajadores citan la falta de colaboración como causa de las fallas en el lugar de trabajo, y cuando empresas como Pixar diseñan deliberadamente sus oficinas para que las personas tengan encuentros aleatorios que generen nuevas ideas, hay amplias pruebas de que la colaboración es deseable.

Además, si un vendedor se muda a otra empresa, no se lleva todos sus contactos con él. Esos clientes potenciales son un activo corporativo. Cuando se comparten, otro representante de su equipo puede hacerse cargo de la cuenta.

Use su tecnología, comparta y coopere, y el frío en la prospección en frío casi desaparece.

Si está buscando más formas de impulsar su éxito de prospección, consulte lo que los profesionales de ventas experimentados dicen que son imprescindibles para sus esfuerzos de prospección.