Jak Twoja firma SaaS może zautomatyzować czasochłonne przepływy pracy

Model SaaS jest zasadniczo adaptowalny, co pozwala mu funkcjonować bez infrastruktury tradycyjnie kojarzonej z biznesem wysokiego poziomu. Programiści i agenci wsparcia nie potrzebują przestronnych biur ani zaawansowanych gadżetów, aby zajmować się codziennymi operacjami. A ponieważ SaaS jest nastawiony na ludzi i firmy pracujące w podobnie elastyczny sposób, łatwo zrozumieć, dlaczego programiści w tej dziedzinie są profesjonalnie niezakłóceni problemami w stylu pandemii.

Ale to nie znaczy, że markom SaaS łatwo jest działać w trudnych warunkach. To, że nie napotykają przeszkód innych firm, w pewien sposób działa przeciwko nim. Weź pod uwagę, że często znajdują się pod ogromną presją, ponieważ oczekuje się, że zaspokoją ogromną liczbę klientów oczekujących — nawet wymagających — solidnej obsługi. Rezultatem jest dążenie do szybkiego skalowania lub pozostawienia w tyle przez wiele alternatywnych usług pojawiających się każdego dnia.

Próba zmierzenia się nieuchronnie okazuje się trudna, pozostawiając wiele firm SaaS walczących o utrzymanie tempa. Walczą, aby przejść przez niezliczone skomplikowane przepływy pracy wymagane do przetrwania ich dni, cały czas obawiając się, że jakakolwiek przerwa – a nawet spowolnienie – skłoni ich klientów do pójścia gdzie indziej. Więc jakie jest rozwiązanie?

Cóż, zmniejszenie skali jest technicznie możliwe, ale oznacza to rezygnację z udziału w rynku markom, które prawdopodobnie go nie zwrócą. Lepszym rozwiązaniem jest wdrożenie szerokiej automatyzacji w celu ścigania się przez wiele najbardziej niezręcznych przepływów pracy i uwolnienie pracowników, aby mogli poświęcić swój czas na bardziej kreatywne i angażujące zadania.

W tym poście zwięźle wyjaśnimy, w jaki sposób można wykorzystać automatyzację, aby zwiększyć wydajność firmy SaaS, usuwając z drogi czasochłonne przepływy pracy. Zacznijmy.

Przedstaw swój proces marketingu i sprzedaży

Ciąg wydarzeń prowadzących do nawrócenia ma oczywiście ogromne znaczenie. Musisz starannie pielęgnować leady, przenosząc je od pierwszej ekspozycji marki do regularnej subskrypcji, a po drodze wiele może się nie udać. Weź pod uwagę, że subskrypcja SaaS może wydawać się dużym zobowiązaniem, szczególnie gdy finansowo opłacalne jest wybranie obniżonych stawek długoterminowych. Nie możesz po prostu usiąść i zrelaksować się, gdy przybywają nowi klienci.

Mając to na uwadze, możesz zrobić wiele, aby przyspieszyć ten proces, automatyzując niektóre elementy. Pomyśl o etapie PPC. Możesz nie tylko zautomatyzować optymalizację, przeprowadzając proste testy A/B, ale także zautomatyzować proces tworzenia treści, korzystając z usługi opartej na sztucznej inteligencji do generowania kopii marketingowej. Możesz ustawić swoje parametry i pozwolić mu wyświetlać opłacalne reklamy PPC bez ręcznego wprowadzania danych (poza końcowymi kontrolami).

Zamiast umawiać się na konsultacje (kiedy są one niezbędne jako dodatek do bezpłatnych okresów próbnych lub zamiast nich), możesz skorzystać z narzędzia do planowania, aby umożliwić potencjalnym klientom rezerwację konsultacji bez bezpośredniego zaangażowania. Brak konieczności zajmowania się tymi elementami znacznie ułatwi Ci życie.

A do tego dochodzi kwestia logistyczna zarządzania subskrypcjami i powstrzymywania najważniejszych klientów przed pójściem gdzie indziej. Poświęcenie czasu na wdrożenie narzędzia do zarządzania subskrypcjami zapewni Ci swobodę usprawnienia procesu płatności, sprzedaży dodatkowej, ustępstw dla niezadowolonych klientów i ogólnie utrzymania przychodów.

Narysuj swoje zapytania dotyczące pomocy technicznej w jednej lokalizacji

W dzisiejszych czasach klienci SaaS oczekują, że ich obawy zostaną zauważone niezależnie od tego, gdzie w Internecie je zgłaszają. Ktoś, kto jest sfrustrowany usługą i rozmawia o niej na Twitterze, wyrobi sobie niejasną opinię o dostawcy usługi, jeśli nikt z zespołu wsparcia tego nie zauważy. To, że nowoczesna firma monitoruje wzmianki o swojej marce na wszystkich popularnych platformach (nawet na takich forach, jak Reddit), jest uważane za oznakę profesjonalizmu.

Jednak radzenie sobie z tymi problemami wsparcia może zająć dużo czasu. Nie pomaga to, że nawet śledzenie ich jest wyzwaniem. A co by było, gdybyś mógł usunąć tę część z równania i ograniczyć pracę do faktycznego rozwiązywania problemów? Możesz, a kluczem jest przeciągnięcie zapytań o wsparcie z wielu źródeł do tylko jednego miejsca.

Będzie to szczególnie cenne, jeśli prowadzisz operację międzynarodową, ponieważ problem nieporozumień w zakresie obsługi obcojęzycznej jest pogłębiany przez gubienie wiadomości. Korzystanie z oprogramowania do wspólnej skrzynki odbiorczej (udostępniona skrzynka odbiorcza centralizuje Twoje rozmowy) w celu zebrania wszystkiego razem, zmniejszy liczbę wymaganych pracowników wsparcia i pozwoli Ci skoncentrować się na podstawowej działalności.

Zaplanuj aktualizacje usług międzyplatformowych

Każda firma SaaS musi informować swoich klientów o aktualizacjach usług. Czy planowany jest przestój? Jakie nowe funkcje są wprowadzane? Poinformowanie ludzi o tym, co się dzieje, może zająć kilka godzin. Korzystanie z harmonogramu postów w mediach społecznościowych drastycznie przyspieszy ten proces, umożliwiając utworzenie jednej aktualizacji, która zostanie zgrabnie dopasowana do wymagań formatu każdej platformy — a nawet recykling zawartości, aby zapewnić jej widoczność.

Połącz to z automatycznym badaniem klientów, aby upewnić się, że ludzie otrzymują informacje, których potrzebują (oto opłacalna usługa), a z łatwością udostępnisz dokładnie tyle szczegółów, ile jest to wymagane. Odciąży to wiele osób zajmujących się inżynierią, z których wiele może nie być idealnie przystosowanych do przekazywania pomysłów użytkownikom końcowym.

Stwórz kompleksową bazę wiedzy

Ile czasu poświęcasz na wewnętrzne udostępnianie informacji? Prawdopodobnie w środku twojej codziennej aktywności jest sporo dyskusji i ta dyskusja nie jest absolutnie konieczna. Aby rozwiązać ten problem i uzupełnić wspomnianą wcześniej pracę w zakresie obsługi klienta, sensowne jest stworzenie bazy wiedzy dostępnej zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Oczywiście będziesz chciał podzielić sekcje, z niektórymi kluczowymi elementami ograniczonymi do pracowników — ale ogólnie rzecz biorąc, informacje powinny być dostępne dla wszystkich. To zautomatyzuje niektóre typowe problemy. Zamiast pytać swoich współpracowników, każdy z Twoich pracowników będzie w stanie znaleźć potrzebne informacje za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Podaliśmy cztery świetne przykłady tego, w jaki sposób Twoja firma SaaS może zautomatyzować czasochłonne przepływy pracy, wyjaśniając zalety każdego z nich i udostępniając łącza do przydatnych zasobów. Wszystko, co musisz zrobić, to zastosować nasze wskazówki w praktyce, a następnie czerpać korzyści, jakie przynoszą.