Cómo su empresa SaaS puede automatizar los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo

El modelo SaaS es fundamentalmente adaptable, lo que le permite funcionar sin la infraestructura tradicionalmente asociada con el negocio de alto nivel. Los programadores y los agentes de soporte no necesitan oficinas espaciosas ni dispositivos avanzados para hacer frente a las operaciones diarias. Y dado que SaaS está orientado a personas y empresas que trabajan de manera similarmente flexible, es fácil ver por qué los desarrolladores de software en el campo no se ven perturbados profesionalmente por problemas de estilo pandémico.

Pero eso no significa que sea fácil para las marcas SaaS operar en circunstancias difíciles. Que no se enfrenten a los obstáculos de otros negocios les perjudica de alguna manera. Considere que a menudo se encuentran bajo una enorme presión, se espera que atiendan a un gran número de clientes que esperan, incluso exigen, recibir un servicio sólido como una roca. El resultado es el impulso para escalar rápidamente o quedarse atrás por los muchos servicios alternativos que surgen todos los días.

Tratar de estar a la altura inevitablemente resulta difícil, dejando a muchas empresas de SaaS luchando por mantener el ritmo. Se esfuerzan por superar los innumerables flujos de trabajo complejos necesarios para pasar el día, temiendo todo el tiempo que cualquier pausa, o incluso una desaceleración, haga que sus clientes se vayan a otra parte. Entonces, ¿cuál es la solución?

Bueno, es técnicamente posible reducir la escala, pero eso significa ceder participación de mercado a marcas que probablemente no la devolverán. Una mejor solución es implementar una amplia automatización para atravesar muchos de los flujos de trabajo más complicados y liberar a los trabajadores para que dediquen su tiempo a tareas más creativas y atractivas.

En esta publicación, explicaremos sucintamente cómo puede usar la automatización para hacer que su negocio de SaaS sea más eficiente, eliminando los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo. Empecemos.

Diseñe su proceso de marketing y ventas

La serie de eventos que conducen a la conversión es obviamente de vital importancia. Debe cultivar cuidadosamente a los clientes potenciales, llevándolos desde la primera exposición de la marca hasta una suscripción regular, y muchas cosas pueden salir mal en el camino. Considere que una suscripción a SaaS puede parecer un gran compromiso, especialmente cuando es financieramente práctico elegir tarifas a largo plazo con descuento. No puedes simplemente sentarte y relajarte mientras llegan nuevos clientes.

Dicho esto, puede hacer mucho para acelerar ese proceso mediante la automatización de ciertos elementos. Piense en la etapa de PPC. No solo puede automatizar la optimización mediante la realización de pruebas A/B sencillas, sino que también puede automatizar el proceso de creación de contenido mediante el uso de un servicio impulsado por IA para generar una copia de marketing. Puede establecer sus parámetros y dejar que genere anuncios de PPC viables sin entrada manual (aparte de las comprobaciones finales).

En lugar de programar consultas (cuando son necesarias además de, o en lugar de, períodos de prueba gratuitos), puede utilizar una herramienta de programación para permitir que los clientes potenciales reserven consultas sin necesidad de su participación directa. Ya no tendrá que lidiar con estos elementos, lo que le facilitará considerablemente la vida.

Y luego está la cuestión logística de administrar sus suscripciones y evitar que sus clientes más importantes se vayan a otro lado. Tomarse el tiempo para implementar una herramienta de administración de suscripciones le otorgará la libertad de suavizar su proceso de pago, aumentar las ventas, hacer concesiones a los clientes insatisfechos y, en general, mantener sus ingresos en marcha.

Dibuje sus consultas de soporte en una ubicación

En estos días, los clientes de SaaS esperan que sus inquietudes sean notadas independientemente de dónde las expresen en línea. Alguien que se frustra con un servicio y habla de él en Twitter se formará una mala opinión del proveedor del servicio si nadie del equipo de soporte lo nota. Se considera una señal de profesionalismo que una empresa moderna controle las menciones de su marca en todas las plataformas populares (incluso en sitios de foros como Reddit).

Sin embargo, lidiar con esos problemas de soporte puede llevar mucho tiempo. No ayuda que incluso hacer un seguimiento de ellos sea un desafío. Entonces, ¿qué pasaría si pudiera eliminar esa parte de la ecuación y restringir el trabajo a resolver problemas? Puede, y la clave es extraer sus consultas de soporte de múltiples fuentes en una sola ubicación.

Esto será particularmente valioso si ejecuta una operación internacional, ya que el problema de la falta de comunicación para el soporte en idiomas extranjeros se ve agravado por la pérdida de mensajes. El uso de software de bandeja de entrada compartida (una bandeja de entrada compartida centraliza sus conversaciones) para reunir todo reducirá el personal de soporte requerido y le permitirá concentrarse en su negocio principal.

Programar actualizaciones de servicios multiplataforma

Todo negocio de SaaS necesita mantener a sus clientes informados sobre las actualizaciones del servicio. ¿Hay tiempo de inactividad planificado? ¿Qué nuevas características se están implementando? Hacer que la gente sepa lo que está pasando puede llevar horas. El uso de un programador de publicaciones en redes sociales acelerará drásticamente este proceso, lo que le permitirá crear una actualización que se ajuste perfectamente a los requisitos de formato de cada plataforma, e incluso reciclar su contenido para asegurarse de que se vea.

Combine esto con encuestas automatizadas de clientes para asegurarse de que las personas obtengan la información que necesitan (aquí hay un servicio viable) y le resultará fácil publicar exactamente tantos detalles como sea necesario. Esto le quitará mucha tensión a los tipos de ingeniería, muchos de los cuales pueden no ser los más adecuados para comunicar ideas a los usuarios finales.

Cree una base de conocimientos completa

¿Cuánto tiempo dedica a compartir información internamente? Probablemente haya una buena cantidad de discusión en medio de su actividad diaria, y esa discusión no es estrictamente necesaria. Para abordar esto, y para agregar al trabajo de atención al cliente mencionado anteriormente, tiene mucho sentido crear una base de conocimiento accesible tanto para los empleados como para los clientes.

Querrá segmentar las secciones, por supuesto, con algunas piezas clave restringidas a los empleados, pero en general, la información debe estar abierta a todos. Esto automatizará algunos problemas comunes. En lugar de tener que preguntar a sus compañeros, cualquiera de sus trabajadores podrá encontrar la información que necesita con unos pocos clics.

Le brindamos cuatro excelentes ejemplos de cómo su negocio SaaS puede automatizar flujos de trabajo que consumen mucho tiempo, explicando los beneficios de cada uno y brindándole enlaces a recursos útiles. Todo lo que tiene que hacer es poner en práctica nuestros consejos y luego cosechar los beneficios que aportan.