Quando aggiungi una componente virtuale al tuo evento di raccolta fondi, ti liberi da qualsiasi limitazione geografica e sei in grado di massimizzare la tua portata, la partecipazione dei partecipanti e le entrate. I partecipanti di tutto il paese e del mondo possono partecipare al tuo evento da casa propria.
Potrebbero anche esserci momenti in cui vuoi considerare di ospitare un evento completamente virtuale. Circostanze impreviste e inaspettate, come le preoccupazioni in evoluzione intorno al COVID-19 (coronavirus), possono limitare seriamente le tue iniziative di persona. Un elemento virtuale ti consente di mantenere attivo il tuo evento e potenzialmente anche di raccogliere più soldi.
Il software e le strategie di raccolta fondi giusti possono aiutare la tua raccolta fondi virtuale a decollare. Di seguito sono riportati suggerimenti e idee creative per implementare una componente virtuale nel tuo evento e offrire un'esperienza coinvolgente ai partecipanti. Inoltre, forniremo esempi reali di organizzazioni non profit che hanno reso virtuali i loro eventi e hanno avuto un grande successo in termini di entrate della raccolta fondi e partecipazione dei partecipanti.
Il nostro evento virtuale annuale senza scopo di lucro ha attirato oltre 10.000 partecipanti l'anno scorso. Unisciti a noi per ulteriori informazioni su ciò che ci aspetta per le donazioni online.
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5K, passeggiate ed eventi di resistenza
Eventi di resistenza, 5K e passeggiate mobilitano un'intera comunità attorno al lavoro della tua organizzazione no profit. Centinaia o migliaia di persone del tuo quartiere e della tua città si dichiarano per sostenere l'evento, ma puoi espanderlo oltre i confini della città, dello stato e della nazione attraverso la raccolta fondi virtuale.
Aggiungi un componente virtuale
Invita tutto il tuo seguito a partecipare di persona o virtualmente. Ciò consente a chiunque al di fuori della tua posizione geografica di registrarsi e correre, andare in bicicletta, camminare o nuotare, indipendentemente da dove si trovino.
Ciò entra in gioco anche se temi che il tuo evento possa esaurirsi o devi limitare le registrazioni fisiche a un certo numero a causa delle limitazioni della sede. Le persone possono ancora registrarsi, raccogliere fondi e partecipare in modo digitale, il che apre le porte a maggiori entrate per la raccolta fondi e potenziali partecipanti per diventare sostenitori per tutta la vita.
Per la loro Hike for Haiti Challenge, il cliente Classy Hope for Haiti invita le persone a emulare la salita di 200 gradini che studenti, insegnanti e famiglie intraprendono ogni giorno a Marre a Coiffe per accedere all'acqua pulita, all'assistenza sanitaria e all'istruzione. Chiunque ora può fare virtualmente la scalata in solidarietà, in natura, in palestra o nel proprio complesso di appartamenti, e quindi pubblicare i propri risultati sui social media per avere la possibilità di vincere premi. Portare l'elemento dei social media e gli incentivi sono un modo fantastico per incoraggiare la partecipazione.
Offri Swag e vantaggi per i partecipanti virtuali
Vuoi aiutare i tuoi partecipanti virtuali a sentirsi parte del tuo evento tanto quanto i tuoi partecipanti di persona. Un modo per assicurarsi che tutti si sentano coinvolti è inviare gadget o strumenti a marchio dell'evento.
Se stai organizzando una corsa/marcia, valuta la possibilità di inviare i pettorali di gara per posta o quelli digitali che i tifosi possono stampare. Assicurati che siano progettati con i colori del tuo marchio, il logo e qualsiasi altro tocco divertente. Per gli eventi di resistenza che non sono incentrati sulla gara, puoi inviare gadget di marca come magliette per l'attività, bottiglie d'acqua o un pacchetto di adesivi da mettere sulla loro attrezzatura.
Gala, cene di apprezzamento dei donatori ed eventi speciali
Con un po' di attenzione e creatività, puoi aggiungere con successo una componente virtuale a questi tipi di eventi, o persino trasformare l'intera festa in un affare virtuale. Di seguito, considereremo Upaya come la nostra principale fonte di ispirazione su come trasformare un evento di persona in uno virtuale.
Hanno preso la difficile decisione di annullare il loro gala annuale a causa dell'epidemia di coronavirus, ma con un po' di rapidità hanno creato una pagina della campagna Classy in pochi minuti e hanno finito per raccogliere il 142% del loro obiettivo di $ 200.000, raccogliendo infine un enorme $ 283.041.
“ Quando abbiamo cancellato, sono trascorsi quattro giorni prima che il nostro evento di persona avrebbe dovuto svolgersi. L'evento virtuale è stato avviato il giorno successivo. Essere in grado di portare l'evento di persona online e impostare rapidamente una campagna di classe è stato fondamentale. Avevamo tutto il marchio a posto, lo abbiamo tradotto in una pagina della campagna e abbiamo replicato lo stesso aspetto e lo stesso aspetto dell'evento reale".
Mantieni il marchio del tuo evento
È probabile che il tuo evento di persona abbia il proprio marchio. Quando passi a un evento virtuale, porta quegli elementi di branding nella pagina dell'evento online.
Il marchio coerente aiuta a mitigare la confusione che le persone potrebbero avere sul fatto che si tratti di un evento diverso da quello a cui avevano inizialmente pianificato di partecipare. L'estetica specifica può anche dare al tuo pubblico la sensazione elevata che il tuo evento ha promesso (e continua a fare, virtualmente).
Quando Upaya ha deciso di trasformare il loro galà annuale in un evento completamente virtuale, hanno preso a cuore questo messaggio. Quando fai clic sulla pagina dell'evento, vedi elementi di branding come il carattere con script, che distingue la pagina dalle altre campagne di raccolta fondi di Upaya.
Usa i video su una copia voluminosa
Trova opportunità nella pagina della tua campagna in cui puoi utilizzare il video, invece di un mucchio di testo, per comunicare un messaggio. Il video è un ottimo mezzo che può portare le persone faccia a faccia con il tuo staff e tra di loro, nonostante si trovino tutti in luoghi separati. Ricordati di rendere i tuoi video divertenti e coinvolgenti.
Ad esempio, Upaya ha registrato i messaggi del CEO, dei membri del consiglio e del banditore e li ha incorporati direttamente nella pagina della campagna Classy. Per renderlo divertente, hanno fatto indossare a ogni persona i loro migliori abiti di gala per trasmettere un messaggio entusiasta sul motivo per cui hanno scelto di diventare virtuale e su come i partecipanti possono aspettarsi che l'evento vada.
Tuttavia, questi video non sono stati rilasciati tutti lo stesso giorno. Upaya ha deciso di gocciolare il loro rilascio per un periodo di quattro giorni per riportare le persone alla pagina dell'evento ancora e ancora.
La pubblicazione di un nuovo video non solo fornisce una buona ragione per inviare continuamente comunicazioni di marketing, ma fa anche sentire la pagina del tuo evento come un vero hub in cui tutti possono connettersi. Questo aiuta a rafforzare il sentimento emotivo alla base del collegamento tra la tua comunità nonostante tutti vi partecipino virtualmente.
Suggerimento professionale
Le campagne di classe supportano anche i video in live streaming di YouTube e Twitch, che puoi utilizzare per suscitare entusiasmo attorno a esperienze tempestive e dietro le quinte. Puoi anche chiedere ai sostenitori di sintonizzarsi a un'ora specifica per guardare il tuo evento e partecipare mentre si svolge dal vivo.
Attiva i partecipanti per aumentare le entrate
Per Upaya, il galà è un'opportunità per aumentare le entrate della raccolta fondi. Ogni tavolo ha un capitano che invita gli altri a unirsi e poi a donare durante l'evento. Una volta annullato il gala, il team ha deciso di trasformare tutti i capitani di tavolo in capitani di squadre di raccolta fondi peer-to-peer.
I capitani hanno adottato lo stesso approccio che avrebbero normalmente adottato durante il gala, ma sono stati in grado di amplificare i loro sforzi creando pagine di raccolta fondi personali e facendo appello alle loro comunità online. Hanno fissato e superato ambiziosi obiettivi di raccolta fondi: sei diversi tavoli hanno raccolto oltre $ 20.000, tre dei quali hanno superato i $ 30.000.
Se stai diventando virtuale, considera di includere un elemento di raccolta fondi peer-to-peer come ha fatto Upaya. Non solo aiuterà a compensare potenziali perdite nelle entrate dell'evento, ma aiuterà anche a commercializzare il tuo evento virtuale a un nuovo pubblico.
Comunicare troppo e non accettare un "no" come risposta
Ci saranno molti cambiamenti e aggiustamenti dell'ultimo minuto mentre trasformi la tua iniziativa in un evento di raccolta fondi virtuale. Massimizza la partecipazione e le entrate comunicando i dettagli e gli aggiornamenti ai partecipanti.
Assicurati di essere creativo con il modo in cui stai coinvolgendo le persone. Upaya ha inviato informazioni rilevanti mescolate con un bel po' di divertimento per riconnettere le persone con l'evento. Ad esempio, annuncerebbero i nuovi video che sono stati pubblicati o suscitano entusiasmo per un imminente periodo di regali corrispondenti.
Sono anche diventati strategici sulla cadenza dei messaggi e hanno condotto una campagna di quattro giorni in cui le e-mail venivano inviate ogni giorno alla stessa ora. Upaya ha preso di mira i partecipanti all'evento registrati, ma ha anche commercializzato ad altri che avevano RSVP come "no".
Ora che si trattava di un evento virtuale, non c'era nulla che impedisse alla maggior parte di quegli aspiranti partecipanti di partecipare. Questo approccio è stato un fattore determinante per aiutare Upaya a superare l'obiettivo di raccolta fondi di $ 200.000.
Allinea il tuo team interno
Mantieni uno stretto allineamento con i tuoi team interni per rimanere al passo con la logistica. Prendi in considerazione l'idea di organizzare una riunione quotidiana per entrare in contatto con il tuo personale e assicurarti che le azioni del giorno precedente siano portate a termine prima di andare avanti. Ad esempio, potresti esaminare quali tifosi hanno ancora bisogno di un biglietto di ringraziamento personalizzato o dei dettagli finali per una partita imminente.
Per le organizzazioni non profit più piccole come Upaya, le dimensioni del tuo team ti aiuteranno a rimanere agile durante il processo di pianificazione. Se sei un'organizzazione no profit più grande, dovresti nominare una task force interna composta da stakeholder chiave che possono guidare il processo per l'organizzazione. In ogni caso, tutto deve essere in perfetto ordine per garantire che nulla scivoli attraverso le fessure.
Ci saranno alcune situazioni che potrebbero richiedere la necessità di ospitare un evento virtuale, ma anche su base normale, aggiungere un elemento virtuale al tuo evento può essere facile e vantaggioso. Puoi espandere l'ambito della tua portata a nuovi segmenti di pubblico, aumentare le entrate della raccolta fondi e offrire comunque un'esperienza indimenticabile.
Rivolgiti direttamente a Classy se desideri assistenza nel passaggio da un evento di persona a un evento virtuale. Siamo qui per aiutarti a garantire che la tua organizzazione non perda un colpo.
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