Cuando agrega un componente virtual a su evento de recaudación de fondos, se libera de cualquier limitación geográfica y puede maximizar su alcance, la participación de los asistentes y los ingresos. Los participantes de todo el país y el mundo pueden participar en su evento desde su propia casa.
También puede haber ocasiones en las que desee considerar organizar un evento totalmente virtual. Circunstancias imprevistas e inesperadas, como la evolución de las preocupaciones en torno al COVID-19 (coronavirus), pueden limitar seriamente sus iniciativas presenciales. Un elemento virtual le permite mantener su evento en funcionamiento y potencialmente incluso recaudar más dinero.
El software y las estrategias de recaudación de fondos adecuados pueden ayudar a que su recaudación de fondos virtual despegue. A continuación, se incluyen sugerencias e ideas creativas para implementar un componente virtual en su evento y brindar una experiencia atractiva para los asistentes. Además, proporcionaremos ejemplos del mundo real de organizaciones sin fines de lucro que han realizado sus eventos virtuales y han tenido un gran éxito en términos de ingresos por recaudación de fondos y participación de los asistentes.
Nuestro evento virtual anual sin fines de lucro atrajo a más de 10 000 asistentes el año pasado. Únase a nosotros para obtener aún más información sobre lo que se avecina para las donaciones en línea.
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5K, caminatas y eventos de resistencia
Los eventos de resistencia, los 5 km y las caminatas movilizan a toda una comunidad en torno al trabajo de su organización sin fines de lucro. Cientos o miles de locales en su vecindario y ciudad vienen a apoyar el evento, pero puede expandirlo más allá de las fronteras de la ciudad, el estado y el país a través de la recaudación de fondos virtual.
Agregar un componente virtual
Invite a todos sus seguidores a participar en persona o virtualmente. Esto permite que cualquier persona fuera de su ubicación geográfica se registre y corra, ande en bicicleta, camine o nade sin importar dónde se encuentre.
Esto también entra en juego si temes que se agoten las entradas para tu evento o si tienes que limitar las inscripciones físicas a un número determinado debido a las limitaciones del lugar. Las personas aún pueden registrarse, recaudar fondos y participar digitalmente, lo que abre las puertas a mayores ingresos por recaudación de fondos y a posibles participantes para convertirlos en seguidores de por vida.
Para su Hike for Haiti Challenge, el cliente de Classy Hope for Haiti invita a las personas a emular la subida de 200 escalones que los estudiantes, maestros y familias realizan todos los días en Marre a Coiffe para acceder a agua potable, atención médica y educación. Ahora cualquiera puede escalar virtualmente en solidaridad, ya sea en la naturaleza, en el gimnasio o en su complejo de apartamentos, y luego publicar sus resultados en las redes sociales para tener la oportunidad de ganar premios. Incorporar el elemento de las redes sociales y los incentivos es una forma fantástica de fomentar la participación.
Ofrezca botín y ventajas para los participantes virtuales
Desea ayudar a sus participantes virtuales a sentir que son una parte tan importante de su evento como los asistentes en persona. Una forma de asegurarse de que todos se sientan incluidos es enviar artículos o herramientas con la marca del evento.
Si está organizando una carrera/caminata, considere enviar dorsales por correo o digitales que los seguidores puedan imprimir. Asegúrese de que estén diseñados con los colores, el logotipo y otros toques divertidos de su marca. Para los eventos de resistencia que no están centrados en las carreras, puede enviar artículos promocionales de la marca, como camisetas para la actividad, botellas de agua o un paquete de calcomanías para colocar en su equipo.
Galas, cenas de agradecimiento a los donantes y eventos especiales
Con un poco de consideración y creatividad, puede agregar con éxito un componente virtual a este tipo de eventos, o incluso convertir toda la fiesta en un evento virtual. A continuación, veremos a Upaya como nuestra principal fuente de inspiración sobre cómo hacer la transición de un evento en persona a uno virtual.
Tomaron la difícil decisión de cancelar su gala anual debido al brote de coronavirus, pero pensaron rápido y crearon una página de campaña Classy en minutos y terminaron recaudando el 142 % de su meta de $200,000, y finalmente recaudaron la friolera de $283,041.
“ Cuando cancelamos, fue cuatro días antes de que se suponía que tendría lugar nuestro evento en persona. El evento virtual se inició al día siguiente. Ser capaz de realizar el evento en persona en línea y configurar rápidamente una campaña Classy fue clave. Teníamos toda la marca en su lugar, la traducimos a una página de campaña y replicamos la misma apariencia del evento real”.
Mantenga la marca de su evento
Su evento en persona probablemente tenga su propia marca. Al cambiar a un evento virtual, incluya esos elementos de marca en la página de su evento en línea.
Una marca consistente ayuda a mitigar cualquier confusión que las personas puedan tener acerca de si se trata de un evento diferente al que planeaban asistir inicialmente. La estética específica también puede darle a su audiencia la sensación elevada que prometió su evento (y aún lo hace, virtualmente).
Cuando Upaya decidió hacer de su gala anual un evento totalmente virtual, tomaron este mensaje muy en serio. Cuando hace clic en la página del evento, ve elementos de marca como la fuente con guión, que distingue a la página de otras campañas de recaudación de fondos de Upaya.
Use videos sobre copia voluminosa
Encuentre oportunidades en la página de su campaña donde pueda usar video, en lugar de un montón de texto, para comunicar un mensaje. El video es un gran medio que puede poner a las personas cara a cara con su personal y entre sí, a pesar de estar en lugares separados. Recuerda hacer que tus videos sean divertidos y atractivos.
Por ejemplo, Upaya grabó mensajes de su CEO, miembros de la junta y subastadores y los incrustó directamente en su página de campaña Classy. Para hacerlo divertido, hicieron que cada persona se vistiera con su mejor atuendo de gala para transmitir un mensaje entusiasta sobre por qué eligieron ser virtual y cómo los asistentes pueden esperar que vaya el evento.
Sin embargo, estos videos no se publicaron todos el mismo día. Upaya decidió filtrar su lanzamiento durante un período de cuatro días para que la gente volviera a la página del evento una y otra vez.
La publicación de un nuevo video no solo brinda una buena razón para enviar continuamente comunicaciones de marketing, sino que también hace que la página de su evento se sienta como un verdadero centro para que todos se conecten. Esto ayuda a promover el sentimiento emocional detrás de conectar a su comunidad entre sí a pesar de que todos asisten virtualmente.
Consejo profesional
Las campañas con clase también admiten videos de transmisión en vivo de YouTube y Twitch, que puede usar para generar entusiasmo en torno a experiencias oportunas y detrás de escena. Incluso puede pedirles a los seguidores que sintonicen en un momento específico para ver su evento y participar mientras se lleva a cabo en vivo.
Activar asistentes para generar ingresos
Para Upaya, la gala es una oportunidad para generar importantes ingresos de recaudación de fondos. Cada mesa tiene un capitán que invita a otros a unirse y luego donar durante el evento. Una vez que se canceló la gala, el equipo decidió convertir a todos sus capitanes de mesa en capitanes de equipos de recaudación de fondos entre pares.
Los capitanes adoptaron el mismo enfoque que normalmente adoptarían durante la gala, pero pudieron ampliar sus esfuerzos creando páginas personales de recaudación de fondos y apelando a sus comunidades en línea. Establecieron, y excedieron, metas ambiciosas de recaudación de fondos: seis mesas diferentes recaudaron más de $20,000, tres de las cuales superaron los $30,000.
Si se está volviendo virtual, considere incluir un elemento de recaudación de fondos entre pares como lo hizo Upaya. No solo ayudará a compensar las posibles pérdidas en los ingresos del evento, sino que también ayudará a comercializar su evento virtual a nuevas audiencias.
Comuníquese en exceso y no tome un “no” por respuesta
Habrá muchos cambios y ajustes de última hora a medida que convierta su iniciativa en un evento virtual de recaudación de fondos. Maximice la participación y los ingresos comunicando los detalles y las actualizaciones a sus asistentes.
Asegúrese de ser creativo con la forma en que está involucrando a las personas. Upaya envió información relevante mezclada con un poco de diversión para reconectar a las personas con el evento. Por ejemplo, anunciarían los nuevos videos que se publicaron o generarían entusiasmo sobre un próximo período de donaciones equivalentes.
También adoptaron una estrategia sobre la cadencia de los mensajes y realizaron una campaña de cuatro días en la que los correos electrónicos se enviaban todos los días a la misma hora. Upaya se dirigió a los asistentes registrados en el evento, pero también comercializó a otros que tenían RSVP como un "no".
Ahora que era un evento virtual, no había nada que impidiera que la mayoría de los posibles asistentes participaran. Este enfoque fue un factor fundamental para ayudar a Upaya a superar su meta de recaudación de fondos de $200,000.
Alinee su equipo interno
Mantenga una estrecha alineación con sus equipos internos para estar al tanto de la logística. Considere tener una reunión diaria para ponerse en contacto con su personal y asegurarse de que los elementos de acción del día anterior se cumplan antes de continuar. Por ejemplo, podría examinar qué seguidores aún necesitan una nota de agradecimiento personalizada o los detalles finales de un próximo partido.
Para organizaciones sin fines de lucro más pequeñas como Upaya, el tamaño de su equipo lo ayudará a mantenerse ágil durante el proceso de planificación. Si es una organización sin fines de lucro más grande, debe designar un grupo de trabajo interno compuesto por partes interesadas clave que puedan encabezar el proceso para la organización. De cualquier manera, todo debe estar en sintonía para garantizar que nada se escape.
Habrá ciertas situaciones que podrían requerir la necesidad de organizar un evento virtual, pero incluso de manera normal, agregar un elemento virtual a su evento puede ser fácil y beneficioso. Puede ampliar el alcance de su alcance a nuevas audiencias, aumentar los ingresos por recaudación de fondos y aún así ofrecer una experiencia inolvidable.
Comuníquese directamente con Classy si desea ayuda para navegar el cambio de un evento en persona a un evento virtual. Estamos aquí para ayudar a garantizar que su organización sin fines de lucro no pierda el ritmo.
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