Mengapa Peramalan Sumber Daya dalam Manajemen Proyek Penting

Peramalan sumber daya dalam manajemen proyek rumit dalam hal pekerjaan kreatif dan dilengkapi dengan serangkaian tantangan yang unik.

Ada sedikit konsistensi dalam hal kebutuhan dan jadwal setiap klien. Anda ingin memanfaatkan personel kreatif, tetapi juga memberi mereka kebebasan untuk berkreasi. Dengan pergeseran tenggat waktu dan persyaratan, perencanaan sumber daya menjadi sangat kompleks.

Untuk merencanakan sumber daya dengan benar, penting untuk dapat memperkirakan ketersediaan sumber daya Anda. Teknik kasar seperti penilaian ROI gagal dalam hal peran kreatif yang kompleks. Anda memerlukan pendekatan yang lebih bernuansa untuk memperkirakan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya.

Dalam artikel ini, saya akan membahas beberapa manfaat utama dari peramalan sumber daya dalam manajemen proyek. Saya juga akan membagikan beberapa prinsip panduan untuk memperkirakan sumber daya dengan lebih efisien.

Pentingnya Peramalan Sumber Daya

Bisnis agensi, pada intinya, adalah bisnis orang. Anda hanya sebaik orang yang dapat Anda tarik dan pertahankan.

Ketika Anda berurusan dengan sesuatu yang samar-samar dan tidak jelas seperti bakat kreatif, manajemen orang yang cermat menjadi lebih penting.

Orang-orang kreatif di agensi sering berpindah-pindah antara dua negara bagian - "terlalu banyak bekerja" dan "kurang dimanfaatkan" - keduanya tidak ideal.

Peramalan sumber daya bertujuan untuk menghentikan masalah ini.

Peramalan sumber daya, seperti namanya, memprediksi kebutuhan sumber daya Anda di masa depan. Untuk agensi yang sedang berkembang, ini sangat penting untuk mengalokasikan sumber daya dan merencanakan perekrutan.

Manajer proyek akan menggunakan peramalan untuk memastikan bahwa proyek mereka yang akan datang memiliki staf yang memadai. Manajer akun akan menggunakannya untuk mencari tahu bisnis baru apa yang akan dikejar.

Peramalan sumber daya memiliki beberapa manfaat utama, seperti:

1. Pastikan Sumber Daya Anda Dimanfaatkan dan Dibahagiakan

Anda tidak dapat merencanakan sumber daya kreatif dengan cara yang sama seperti Anda merencanakan sebuah pabrik. Kreativitas manusia tidak jelas dan cepat berlalu. Ini juga jarang terukur; keluaran kreatif sangat bervariasi dari proyek ke proyek dan bahkan dari hari ke hari.

Oleh karena itu, perencanaan sumber daya untuk industri kreatif harus fokus tidak hanya pada pemanfaatan sumber daya, tetapi juga menjaga mereka tetap puas.

Melakukan hal ini membutuhkan kesadaran yang mendalam tentang kekuatan dan kelemahan tim kreatif Anda. Anda perlu tahu persis proyek dan tantangan seperti apa yang disukai orang-orang Anda.

Idealnya, Anda harus mengetahui setiap sumber daya:

• Keterampilan kunci
• Catatan pekerjaan masa lalu
• Kekuatan Kelemahan
• Umpan balik tentang proyek sebelumnya

Jika Anda dapat mencocokkan sumber daya yang tepat dengan proyek yang tepat, Anda akan memiliki tenaga kerja yang jauh lebih bahagia.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya yang mudah digunakan dan ramah pengguna. Perangkat lunak ini akan membuat timesheets dan pelaporan untuk tim Anda dan mengurangi potensi stres.

Perangkat lunak manajemen sumber daya terbaik harus memungkinkan manajer untuk membuat jadwal dan mengelola beban kerja. Itu juga harus mengintegrasikan jadwal dan lembar waktu, memungkinkan proyek diperbarui secara waktu nyata.

Ketika ditangani dengan benar, dan dengan alat yang tepat, peramalan sumber daya dapat menunjukkan kekuatan dan kelemahan setiap proyek—dan bagaimana sumber daya digunakan.

2. Prediksi Perekrutan dan Kebutuhan Sumber Daya

Peramalan sumber daya mengidentifikasi kebutuhan staf, mengalokasikan personel yang tersedia dan menentukan penambahan atau penggantian apa yang diperlukan untuk proyek masa depan.

Semua faktor ini berkontribusi pada keberhasilan proyek, dan dapat membantu memberikan bukti terukur untuk meningkatkan proses agensi Anda.

Saat merencanakan proyek Anda berikutnya, penting untuk memiliki gagasan tentang kapasitas Anda. Ini dapat dicapai dengan melihat proyek-proyek masa lalu untuk mengidentifikasi sumber daya mana yang kurang atau terlalu banyak digunakan.

Cari perangkat lunak manajemen sumber daya yang melacak dan menyimpan semua formulir, file, dan email oleh klien, sehingga memudahkan untuk menganalisis setiap kampanye secara akurat.

Dalam industri kreatif modern, sudah umum bagi agensi untuk memanfaatkan sumber daya yang dialihdayakan. Memiliki pegangan pada peramalan sumber daya juga dapat membantu menentukan apakah Anda memerlukan copywriter lepas atau desainer penuh waktu untuk menyelesaikan apa yang ada dalam alur proyek Anda.

3. Antisipasi dan Penuhi Permintaan untuk Tren Industri

Teknologi adalah landasan industri kreatif, dan seiring dengan pergeseran tren teknologi, permintaan akan bakat juga berubah.

Bahasa pemrograman atau praktik desain yang populer dua tahun lalu mungkin tidak disukai dalam enam bulan ke depan. Anda harus dapat meramalkan tren ini dan mengarahkan praktik perekrutan Anda sesuai dengan itu.

Sebagai mantan ketua GE, Reginald Jones, berkomentar di HBR :

“Kami adalah perusahaan dengan 30.000 insinyur elektromekanis menjadi perusahaan yang membutuhkan insinyur elektronik. Kami tidak merencanakan perubahan ini pada tahun 1970, dan itu menyebabkan masalah besar bagi kami pada pertengahan 1970-an”

Ini adalah salah satu manfaat yang kurang dikenal dari peramalan sumber daya dalam manajemen proyek. Ini memberi Anda pandangan sekilas tentang industri dan kekuatan pasar yang membentuknya. Jika ada tren yang muncul di cakrawala, Anda dapat memasukkannya ke dalam keputusan perekrutan Anda.

Pada saat yang sama, mampu melihat tren akan membantu Anda mengembangkan solusi pelatihan juga. Bukan hal yang aneh bagi manajer proyek untuk berkolaborasi dengan manajer SDM untuk menawarkan pelatihan anggota tim untuk tren yang diperkirakan.

4. Petakan (dan Kurangi) Tingkat Atrisi

Anggota tim kunci melompat kapal adalah salah satu hal yang lebih berbahaya yang dapat terjadi pada proyek apa pun. Jika Anda menggunakan metodologi manajemen proyek yang lebih terstruktur, seperti metode Waterfall, kepergian sumber daya dapat menggagalkan keseluruhan proyek.

Dalam proses memperkirakan sumber daya di masa mendatang, Anda juga harus melakukan survei tentang tingkat atrisi yang ada (yang bisa lebih dari 20% di beberapa agensi kreatif). Hal ini dapat membantu Anda memahami dan memetakan alasan kepergian karyawan.

Melakukan ini, memungkinkan untuk mengambil langkah-langkah perbaikan. Jika sumber daya utama pergi karena mereka tidak dapat mengerjakan proyek yang berarti, Anda dapat mengalihkan upaya mereka sesuai dengan itu.

Perkiraan sumber daya sebagai salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan di agensi Anda.

Pertanyaannya sekarang adalah: bagaimana Anda melakukannya?

Saya akan membagikan beberapa tips di bawah ini.

Bagaimana Melakukan Peramalan Sumber Daya

Pada intinya, peramalan sumber daya hanyalah ukuran dari tiga hal - catatan pekerjaan historis Anda, komposisi tim Anda saat ini, dan pekerjaan masa depan yang akan datang kepada Anda.

Untuk peramalan sumber daya yang sukses, Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

1. Pertumbuhan Organisasi

Kesalahan umum yang terjadi dengan peramalan sumber daya dalam manajemen proyek adalah ketika pandangan tingkat proyek diambil dari kebutuhan sumber daya masa depan. Meskipun ini akan memberi tahu Anda proyek masa depan apa yang perlu Anda persiapkan, itu tidak memberi tahu bagaimana organisasi Anda siap untuk menangani perubahan ini.

Oleh karena itu, salah satu hal pertama yang perlu Anda perhatikan adalah pertumbuhan organisasi.

Tanyakan pada diri Anda: seberapa cepat bisnis ini berkembang? Apakah usaha tersebut berkontraksi/berkembang di wilayah tertentu? Bagaimana kesehatan keuangan bisnis untuk mendukung perubahan personel?

Jika bisnis secara aktif mengejar klien baru untuk proyek desain gerak, Anda harus mengarahkan tim Anda sesuai dengan itu. Jika pertumbuhan yang buruk dalam dua kuartal terakhir telah memengaruhi kemampuan perekrutan, Anda harus memasukkannya ke dalam keputusan estimasi sumber daya Anda.

2. Tingkat Atrisi

Kepergian personel kunci tidak hanya dapat menggagalkan proyek Anda saat ini, tetapi juga membahayakan kemampuan Anda untuk menangani proyek-proyek masa depan.

Oleh karena itu, faktorkan tingkat pengurangan karyawan ke dalam perkiraan Anda.

Lacak tingkat gesekan berdasarkan:

• Keterampilan , untuk melihat apakah anggota tim dengan keterampilan tertentu lebih mungkin untuk pergi daripada yang lain. Ini juga akan memberi tahu Anda permintaan untuk keterampilan yang berbeda. Misalnya, jika lebih banyak pengembang Django Anda pergi, ini bisa berarti bahwa mereka memiliki lebih banyak peluang di luar perusahaan Anda.

• Jenis proyek , untuk memeriksa apakah jenis proyek atau klien tertentu lebih cenderung mengarah pada pengurangan karyawan. Ini dapat membantu Anda menghindari ketidaksesuaian proyek personel di masa mendatang.

• Ukuran proyek , untuk memeriksa apakah ada korelasi antara ukuran proyek dan kepuasan karyawan. Misalnya, jika proyek besar memiliki tingkat gesekan yang tinggi, ini bisa menjadi indikator masalah komunikasi dan manajemen yang mendasarinya.

3. Tren Teknologi

Anda mungkin memiliki personel untuk proyek Anda yang sudah ada, tetapi itu tidak selalu berarti bahwa Anda dapat memenuhi kebutuhan masa depan. Tren teknologi baru seringkali dapat membutakan manajer proyek dan membuat mereka kekurangan staf untuk proyek yang akan datang.

Oleh karena itu, lacak tren teknologi dan gunakan dalam perkiraan Anda. Kamu butuh:

• Lacak permintaan untuk keterampilan Anda yang ada untuk melihat seberapa baik tim Anda yang ada akan berjalan dalam keterlibatan di masa mendatang. Jika permintaan untuk keterampilan tertentu sedang sekarat, Anda dapat melatih kembali atau mengurangi jumlah karyawan Anda.

• Lacak kebutuhan pasar di masa depan untuk membuat keputusan perekrutan dan pelatihan.

4. Faktor lain

Selain hal di atas, Anda juga perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ke dalam perkiraan Anda:

• Persyaratan klien: Perkirakan permintaan klien di masa mendatang berdasarkan kebutuhan Anda saat ini. Gunakan permintaan ini untuk mengetahui alokasi sumber daya dan kebutuhan perekrutan.

• Persyaratan proyek ad-hoc , yaitu, persyaratan sumber daya untuk proyek tertentu. Ini akan memastikan bahwa Anda memiliki keseimbangan yang tepat antara bakat di tim Anda untuk memenuhi tuntutan proyek.

• Ukuran buffer ideal: Akan selalu ada ketidaksesuaian antara perkiraan Anda vs. berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek. Gunakan catatan proyek historis untuk mengidentifikasi ketidakcocokan ini dan gunakan saat memperkirakan ukuran buffer untuk proyek mendatang.

Tip untuk Peramalan Sumber Daya

Ada beberapa pendekatan untuk peramalan sumber daya, seperti analisis beban kerja, analisis tren, penilaian manajemen, dll.

Melalui semua pendekatan ini berada di luar cakupan posting blog ini.

Namun, terlepas dari pendekatan apa yang Anda gunakan, ada beberapa tips yang dapat Anda ikuti untuk perkiraan sumber daya yang lebih baik:

1. Gunakan perkiraan tingkat karyawan

Peramalan sumber daya di tingkat industri atau organisasi sangat membantu, tetapi tidak memperhitungkan sifat unik dari pekerjaan kreatif. Karena pekerjaan kreatif tidak dapat diskalakan seperti pekerjaan pabrik, perkiraan Anda juga harus pada tingkat karyawan.

Pada dasarnya, ini berarti peramalan berdasarkan keterampilan dan kebiasaan kerja masing-masing karyawan.

Jika seorang karyawan dikenal brilian tetapi lambat, Anda perlu memperhitungkannya. Jika karyawan lain bekerja sangat baik pada proyek kecil tetapi kesulitan dalam tim besar, Anda perlu memperkirakannya juga.

Mengingat sifat industri kreatif yang berfokus pada manusia, mengadopsi pendekatan ini akan menghasilkan tenaga kerja yang lebih bahagia dan perkiraan yang lebih akurat.

2. Mengadopsi pendekatan partisipatif

Peramalan sumber daya Anda bisa dari atas ke bawah (yaitu, manajemen senior mengidentifikasi arah bisnis dan merencanakan sumber daya) atau bisa juga dari bawah ke atas (yaitu, manajer proyek mengidentifikasi persyaratan).

Namun, untuk peramalan sumber daya yang benar-benar akurat, Anda perlu mengadopsi pendekatan partisipatif. Di sinilah manajemen puncak dan manajer proyek berkumpul untuk merencanakan kebutuhan sumber daya di masa depan. Manajemen memberi tahu manajer proyek arah bisnis, dan manajer proyek mengembangkan solusi untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Dalam lingkungan kerja yang dinamis, pendekatan partisipatif ini memberikan kejelasan yang sangat dibutuhkan untuk estimasi sumber daya .

3. Kembangkan Rencana Manajemen Risiko

Itu tak terelakkan: beberapa sumber daya akan hilang, beberapa sumber daya akan berkinerja buruk, dan beberapa sumber daya akan ditayangkan secara berlebihan.

Ini adalah bagian tak terpisahkan dari industri kreatif. Anda tidak pernah dapat secara akurat memprediksi bagaimana hal-hal akan benar-benar terjadi dalam sebuah proyek.

Oleh karena itu, dalam peramalan sumber daya Anda, buatlah rencana manajemen risiko. Miliki rencana untuk skenario terburuk - apa yang akan Anda lakukan jika anggota tim kunci memutuskan untuk berhenti atau jika sumber daya tidak berfungsi seperti yang diharapkan. Faktor dalam waktu buffer yang cukup untuk memastikan Anda dapat menangani masalah saat muncul.

Menjadi manajer proyek sering kali bermuara pada menjembatani kesenjangan antara apa yang diharapkan dan apa yang sebenarnya terjadi . Semakin banyak Anda dapat merencanakan kemungkinan, semakin baik Anda menjembatani kesenjangan ini.

Peramalan sumber daya adalah salah satu tanggung jawab paling penting dari seorang manajer proyek. Peramalan sumber daya yang menyeluruh akan membuat Anda jauh lebih baik dalam memenuhi kebutuhan karyawan. Dalam industri kreatif yang berfokus pada orang, ini dapat diterjemahkan menjadi karyawan yang lebih bahagia dalam mengerjakan masalah yang mereka pedulikan. Dan karyawan yang lebih bahagia sama dengan klien yang lebih bahagia.

Ini juga merupakan salah satu aktivitas yang lebih luas yang akan Anda ikuti. Perkiraan sumber daya yang akurat dalam manajemen proyek mengharuskan Anda mempertimbangkan faktor tingkat organisasi, tingkat industri, dan tingkat karyawan yang memengaruhi pekerjaan Anda.

Mengadopsi pendekatan partisipatif di mana Anda menyatukan manajemen puncak dan manajer proyek dalam memperkirakan keputusan, fokus pada karyawan, dan merencanakan kemungkinan untuk peramalan sumber daya yang lebih akurat.

Workamajig adalah perangkat lunak manajemen proyek pemasaran lengkap yang membantu agensi hebat seperti milik Anda menjadi lebih hebat! Ingin memasukkan semua tips dari blog ini ke agensi kreatif ANDA? Workamajig adalah alat kekuatan jalur cepat Anda dalam hal perkiraan sumber daya, serta semua bisnis terkait proyek dalam hal ini.

Jangan mengambil kata kami untuk itu meskipun-lihat sendiri!