8 Cara Wiki Dapat Meningkatkan Berbagi Pengetahuan Organisasi

Karena setiap industri bekerja untuk memodernisasi timnya, bisnis bergerak untuk menerapkan penggunaan wiki perusahaan. Banyak perusahaan telah menggunakan wiki untuk meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan karyawan dan anggota untuk berkolaborasi dan berbagi pengetahuan dan informasi yang relevan. Peningkatan ini membuat data perusahaan dapat diakses dalam struktur hierarkis dan terorganisir, serta dengan fitur seperti pencarian dan hyperlink. Wiki perusahaan telah ditunjukkan dalam penelitian untuk secara signifikan meningkatkan produktivitas di tempat kerja, memungkinkan lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan ditingkatkan.

Setiap metode modernisasi diketahui memiliki pro dan kontra , dan wiki perusahaan tidak terkecuali. Bahkan dengan masalah ini, manfaat keseluruhan yang dapat diberikan wiki kepada karyawan adalah menciptakan lingkungan kolaboratif. Kemampuan untuk menyimpan, mengambil, dan berbagi pengetahuan telah menjadi norma dan kebutuhan setiap bisnis di abad kedua puluh satu.

Apa Itu Wiki?

Wiki, juga dikenal sebagai wiki perusahaan , adalah database informasi di mana karyawan dapat berkontribusi dan mengedit konten tentang proses, inisiatif, item, dan layanan perusahaan mereka. Tujuan dari wiki perusahaan adalah untuk menyediakan ruang untuk masukan yang berbeda dari informasi tentang demografi mereka, fungsi di perusahaan, dan model yang dapat mereka gunakan untuk bisnis mereka. Semua informasi yang dapat mereka perbarui dan tambahkan secara teratur kepada karyawan dan anggota tim mereka ada di perangkat lunak dan situs ini. Data wiki ini juga dapat dicari dan dikategorikan oleh karyawan, membuat pencarian informasi lebih mudah diakses dan terorganisir.

Sejarah Singkat Dalam Perkembangan Wiki

Model wiki paling awal dan pendahulunya dapat ditemukan pada tahun 1945 ketika perusahaan memperkenalkan rekomendasi untuk database informasi kolaboratif dan beberapa sistem yang mirip dengan wiki. Konsep Ward Cunningham pada tahun 1994 dikreditkan dengan ide wiki resmi pertama, menciptakan situs web pertama dengan halaman yang dapat diedit pengguna melalui browser. Situs ini juga dilengkapi dengan riwayat versi untuk setiap pengeditan. Dirilis pada tahun 1995, Cunningham menggunakan istilah "wiki," yang merupakan bahasa Hawaii untuk "cepat." Banyak situs web dengan konsep serupa bermunculan di tahun-tahun berikutnya. Pengguna dengan cepat mengembangkan "budaya wiki" yang berkembang di mana pengguna menyumbangkan ratusan informasi ke berbagai situs.

Dengan meluasnya penggunaan internet di milenium baru, semakin banyak situs yang menyediakan wiki dengan fitur dan ekstensi tambahan mulai muncul di mana-mana. Perusahaan, korporasi, industri, dan komunitas mulai menggunakan wiki. Situs berbasis wiki ini termasuk yang paling populer di internet saat ini. Pengembang kemudian memperkenalkan wiki perusahaan yang berfokus pada fitur yang berhubungan dengan pekerjaan, dengan preferensi untuk dukungan utama perusahaan dan modal ventura.

Wiki Perusahaan vs. Basis Pengetahuan

Perusahaan biasanya memberi karyawan mereka basis pengetahuan dan arsip online tentang kebijakan, layanan, dan informasi terkait perusahaan lainnya. Basis pengetahuan ini umumnya ditemukan secara online dan dapat membantu layanan mandiri pelanggan dengan menyediakan informasi relevan yang siap disajikan. Kolaborasi, berbeda dengan wiki, tidak tersedia di basis pengetahuan. Dalam kasus wiki perusahaan, memberikan informasi yang relevan diperbolehkan untuk setiap anggota tim untuk perusahaan atau organisasi mereka, memungkinkan lebih banyak ruang untuk ide dan kolaborasi. Alasan inilah mengapa kebanyakan bisnis sekarang menggunakan wiki perusahaan.

Cara Wiki Dapat Membantu Berbagi Pengetahuan Untuk Tim Anda

Jika Anda berencana untuk mempertimbangkan menggunakan wiki untuk tim Anda, berikut adalah beberapa cara agar wiki dapat membantu perusahaan atau grup dengan berbagi pengetahuan yang dapat membantu Anda mengambil keputusan.

1. Aksesibilitas

Secara tradisional, berbagai kertas, buku pegangan, dan folder menyimpan data perusahaan yang tersebar dan terbagi. Namun, wiki memungkinkan menemukan semua ini di satu tempat, dapat diakses oleh siapa saja di komputer mereka. Sebuah wiki memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengatur, dan mencari semua pengetahuan Anda. Peningkatan ini dapat menghemat banyak waktu untuk seluruh tim sekaligus mengamankan semua data penting di satu tempat.

2. Atur Informasi dengan Mudah untuk Pencarian Mudah dan Crowdsourcing

Alih-alih menggunakan kertas dan mengarsipkan setiap informasi dan data terkait perusahaan, modernisasi tempat kerja melalui wiki perusahaan memungkinkan pencarian informasi yang dikategorikan berdasarkan detail, tanggal, dan konten dengan mudah. Fitur ini menghemat waktu dan tenaga saat mencari informasi, meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan. Informasi crowdsourcing juga lebih mudah, membuat data dapat diakses oleh semua anggota tim. Menggunakan metode ini memungkinkan demografi target perusahaan dengan mudah diidentifikasi. Ini memberikan intervensi dan perbaikan yang tepat untuk kebutuhan dan masalah yang dihadapi.

3. Menampilkan Dasbor untuk Kalender

Dasbor untuk kalender adalah fitur penting dari wiki perusahaan, yang memungkinkan pengaturan jadwal dan acara di satu tempat. Dasbor juga memudahkan menginformasikan setiap anggota tim dan tidak memerlukan banyak pengumuman. Karyawan dapat mengatur tanggal untuk memberikan informasi dengan detail yang dapat dilihat oleh semua orang yang memiliki akses wiki. Rencana dan tanggal penting dapat dilakukan dan disistematisasikan dalam wiki ini. Kalender memungkinkan data mudah diakses dan dikelola dengan prioritas yang tepat.

4. Mengizinkan Semua Orang Berkontribusi dan Membuatnya Dapat Diedit

Salah satu karakteristik penting dari wiki adalah memungkinkan tim untuk mengakses, berkontribusi, dan mengedit informasi yang dapat mereka masukkan ke wiki. Komponen ini memungkinkan lebih banyak ide dan perspektif untuk dipertimbangkan, yang secara signifikan dapat berkontribusi pada kemajuan perusahaan. Hal ini juga memungkinkan karyawan untuk mengatasi masalah dan menyumbangkan ide-ide yang relevan dengan pekerjaan mereka saat ini. Pada saat yang sama, ini memungkinkan perusahaan yang menawarkan produk atau layanan untuk lebih selaras dengan demografi mereka atau untuk mengatasi dan menunjukkan masalah dengan lebih efisien dan dengan lebih sedikit kerumitan.

5. Hyperlink

Fitur hyperlink dokumen, link yang relevan, aplikasi, dan informasi lainnya membuat akses lebih mudah bagi semua anggota tim yang ingin melihat dokumen. Siapa saja dapat menggunakan sintaks tautan wiki untuk membuat halaman, menautkan ke halaman yang ada di wiki yang sama, atau menautkan ke yang lain. Teks dapat menampilkan judul halaman wiki atau yang lainnya. Anda juga dapat menyertakan tautan ke URL internal dan eksternal. Seiring dengan fitur pencarian, ini membuat wiki menjadi alat yang dapat diakses untuk digunakan dalam lingkungan kerja, mengurangi waktu dan tenaga yang terbuang untuk pencarian manual.

6. Asynchronous Tanpa Batasan Waktu

Dengan meluasnya penggunaan wiki dalam bisnis, telah terjadi peningkatan dari produksi informasi tradisional menjadi kolaborasi asinkron dan jarak jauh yang didukung oleh situs wiki. Sistem asinkron memungkinkan tim untuk memilih kapan dan di mana berkontribusi dengan batasan waktu yang lebih sedikit dan tekanan yang lebih sedikit untuk hadir pada waktu tertentu. Fitur ini juga memungkinkan pembaruan wiki lebih cepat tanpa menunggu jam kantor atau jadwal yang sinkron. Tim akan menghemat waktu dan menjadi lebih produktif karenanya.

7. Bukti Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi Berbasis Penelitian

Sebuah studi yang dilakukan oleh analitik IBM menyatakan bahwa karyawan merasakan rasa memiliki, tujuan, dan kebahagiaan yang lebih besar dengan anggota tim mereka dengan adanya wiki perusahaan. Basis data yang memungkinkan karyawan untuk berkontribusi dan berbagi ide memberi mereka kepercayaan diri. Metode ini membuat mereka tahu bahwa mereka adalah bagian dari tim yang bekerja dengan mereka, dengan informasi mereka didengar dan dilihat oleh rekan kerja mereka. Penelitian menemukan bahwa wiki meningkatkan kepuasan tim dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

8. Bekerja Terbaik untuk Trainee

Wiki perusahaan dapat membuat panduan cara kerja dan materi pelatihan untuk anggota tim baru mudah diakses. Pendatang baru dapat menggunakan informasi ini sebagai panduan, dan karyawan dapat memperbaruinya dengan informasi lebih lanjut dari wiki yang disediakan oleh anggota tim lainnya. Salah satu aspek terpenting dari wiki adalah riwayat arsip, yang dapat diakses dan dipelajari oleh anggota baru untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang produk, layanan, dan kebijakan perusahaan mereka.

Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menggunakan Wiki Perusahaan

Wiki dapat menjadi alat yang berguna untuk bisnis Anda, tetapi Anda harus ingat bahwa ada fitur lain yang harus Anda ikuti dan berikan solusi saat menggunakan wiki. Informasi tentang ini dapat menjadi usang seiring waktu, sehingga tim harus memperbaruinya secara teratur. Pengetahuan yang luas untuk memasuki wiki Anda dapat menimbulkan tantangan, dan Anda akan memerlukan keterampilan organisasi untuk menghindari tersandung.

Sejumlah besar kontributor juga dapat menjadi masalah bagi wiki Anda, jadi jaga agar grup tetap kecil atau gunakan pedoman untuk menjaga wiki tetap teratur dengan sejumlah besar kontributor. Terakhir, instruksikan anggota tim non-teknis Anda untuk menggunakan wiki sehingga mereka dapat berkontribusi dan berkolaborasi dalam informasi.

Memilih Wiki yang Tepat Untuk Perusahaan Anda

Misalkan Anda sedang mempertimbangkan wiki perusahaan untuk komunitas atau perusahaan Anda. Dalam hal ini, ada beberapa faktor yang harus Anda pertimbangkan untuk menggunakan wiki ini dengan benar dan sebaik-baiknya.

• Antarmuka harus intuitif, terorganisir, dan mudah bagi siapa saja yang membutuhkan akses informasi.
• Fungsi pencarian adalah salah satu fitur penting dari wiki, sehingga harus dapat diandalkan, relevan, dan mampu dengan cepat menemukan informasi yang diminta.
• Fitur dasar seperti penandaan dan penggunaan hierarki untuk konten harus tersedia untuk navigasi yang lebih cepat.
• Bahkan anggota non-teknis tim Anda harus dapat mengedit dan mengirimkan informasi dengan mudah.
• Setiap informasi harus memiliki hak akses, dan wiki harus memiliki protokol yang sesuai untuk mengaturnya.
• Aplikasi produktivitas harus ditautkan dalam wiki perusahaan ini sehingga pengguna dapat mengakses informasi mereka tanpa menutup aplikasi produktivitas lainnya.

Kesimpulan

Mempertimbangkan informasi dan manfaat wiki, wiki untuk perusahaan atau tim Anda akan menjadi pilihan yang bijaksana. Wiki adalah alat penting untuk mengatur, mengkategorikan, dan merencanakan ide dan informasi tim, membentuk kolaborasi, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, dan menangani masalah dan kebutuhan perusahaan Anda secara memadai.