5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Membeli Perangkat Lunak Manajemen Layanan Lapangan

Bayangkan ini: Anda mengelola bisnis yang mengandalkan pekerja lapangan, perusahaan berkembang pesat, pelanggan menelepon ke kiri dan ke kanan, dan Anda sedang mencari pekerjaan untuk memenuhi permintaan.

Ini adalah periode bulan madu, dan lebih sering daripada tidak, manajer tidak menyadari seberapa cepat pertumbuhan itu dapat berubah menjadi janji yang terlewat, karyawan yang terlalu banyak bekerja, dan arus kas yang buruk karena beban tambahan pada persediaan. Pada titik ini, manajer mencari garis hidup. Untungnya, di situlah perangkat lunak manajemen layanan lapangan memasuki tempat kejadian.

Pertama-tama, mari kita luruskan satu hal tentang perangkat lunak layanan lapangan: Kalender Google bukanlah satu. Tentu, ini adalah cara yang bagus untuk mengatur rapat Anda, tetapi Anda akan membutuhkan lebih dari itu untuk menjadwalkan beberapa tim, mengoptimalkan rute sesuai dengan lokasi lapangan, dan menawarkan pengalaman pelanggan layanan lapangan yang membuat persaingan keluar. air. Tentu, ini akan membuat Anda bertanya-tanya bagaimana bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari perangkat lunak manajemen layanan lapangan, dan apa yang harus Anda pertimbangkan sebelum membelinya.

Apa itu perangkat lunak manajemen layanan lapangan?

Tidak ada dua perangkat lunak layanan lapangan yang dibuat sama. Beberapa datang sebagai aplikasi gratis untuk pengguna tunggal atau perusahaan mikro, sementara yang lain sepenuhnya dapat disesuaikan dan menargetkan perusahaan. Lalu, ada segala sesuatu yang jatuh di tengah. Jika Anda mencari alat digital layanan lapangan pertama Anda atau meningkatkan dari yang sudah ada yang sudah terlalu besar, Anda harus memeriksa apakah daftar pendek perangkat lunak Anda memiliki fitur penting berikut:

• Manajemen perintah kerja
• Penjadwalan
• Aplikasi seluler untuk karyawan lapangan
• Pengelolaan hubungan pelanggan
• Biaya pekerjaan, faktur, dan manajemen inventaris
• Pelacakan kendaraan waktu nyata
• Laporan

Fitur-fitur ini bersama-sama memastikan bahwa Anda mendapatkan solusi manajemen layanan lapangan menyeluruh yang akan membantu Anda menahan rasa sakit yang berkembang yang datang dengan memulai bisnis Anda.

Mengapa Anda memerlukan perangkat lunak manajemen layanan lapangan?

Manfaat utama perangkat lunak manajemen layanan lapangan mungkin sudah jelas bagi Anda: penjadwalan dan komunikasi dengan pekerja di luar kantor menjadi lebih sederhana, aset dan suku cadang dilacak untuk menghindari kerugian, laporan lebih jelas dan akurat, dll. juga hal-hal yang lebih halus yang harus Anda ketahui sebelum Anda benar-benar mulai menggunakan perangkat lunak FSM.

Jika Anda pernah melihat ulasan cemerlang tentang pesaing yang Anda tahu tidak sehebat Anda, Anda mungkin bertanya-tanya, “Mengapa orang-orang sangat menyukai perusahaan ini?” Jawabannya kemungkinan besar bahwa mereka menawarkan pengalaman pelanggan yang sangat baik. Dengan bantuan beberapa fasilitas kecil seperti memungkinkan pelanggan untuk memesan sendiri melalui portal pemesanan online, mengirim pemberitahuan janji temu otomatis, menyediakan mereka dengan portal pelacakan yang menghadap pelanggan (mirip dengan antarmuka pengguna Uber), dan memiliki proses perpindahan yang lancar dan cepat. melalui perjalanan pembelian, kualitas kerja yang sebenarnya mengambil kursi belakang dalam pikiran pelanggan.

“Pengalaman pelanggan adalah merek baru,” tulis pemimpin bisnis Shep Hyken untuk Forbes, dan meskipun itu bukan sesuatu yang ingin Anda dengar — lagipula, Anda mungkin bangga dengan layanan berkualitas tinggi yang Anda berikan — tetapi kenyataannya adalah pengalaman itu mengalahkan produk hari ini. Hal yang sama berlaku untuk layanan.

Lebih sering daripada tidak, jika Anda menjalankan perusahaan pipa ledeng atau HVAC, pelanggan perumahan atau komersial tidak akan dapat membedakan pekerjaan yang bagus dari rata-rata. Namun, mereka pasti akan mengingat pengalaman luar biasa di mana mereka tidak perlu mengejar penyedia layanan mereka selama berhari-hari hanya untuk mendapatkan faktur atau mengambil cuti seharian penuh untuk duduk-duduk dan menunggu teknisi. Bahkan jika pekerjaan Anda benar-benar yang terbaik, pengalaman pelanggan yang buruk dapat merugikan.

Sebagian besar perusahaan telah menyadari bahwa pengalaman yang tak terlupakan ini sulit jika bukan tidak mungkin untuk ditawarkan tanpa perangkat lunak yang membantu menyimpan dan menyaring semua data yang diperlukan. Belum lagi, untuk perusahaan yang sebagian besar berurusan dengan klien komersial (dan seluruh proses tender yang menyertainya), memiliki perangkat lunak yang menjamin transparansi dan akuntabilitas adalah prasyarat, hampir sama seperti mengikuti praktik terbaik otomatisasi bisnis layanan lapangan.

Kapan Anda harus mendapatkan perangkat lunak manajemen layanan lapangan baru?

Ini seharusnya sudah jelas, tetapi jawabannya bukan "ketika Anda putus asa." Dalam pembukaan artikel ini, kami menyebutkan manajer yang berjuang meraih garis hidup berbentuk perangkat lunak. Namun, perangkat lunak harus menjadi perahu yang membantu perusahaan Anda berlayar lebih nyaman di atas lautan, bukan garis hidup menit terakhir ketika Anda sudah tenggelam.

Idealnya, untuk memastikan Anda siap mengimplementasikan perangkat lunak FSM, Anda harus duduk bersama pemangku kepentingan utama (dan karyawan yang perannya akan paling terpengaruh dengan memperkenalkan alat baru), buat daftar apa yang menurut mereka penting, lalu penelitian pilihan Anda secara ekstensif.

Bergantung pada seberapa besar perusahaan Anda, proses pengambilan keputusan harus memakan waktu setidaknya beberapa minggu. Bagaimanapun, solusi perangkat lunak akan berdampak pada inti bisnis Anda dan Anda perlu meminimalkan gangguan sebanyak mungkin.

5 hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli perangkat lunak layanan lapangan

Pertimbangan utama Anda adalah pengalaman pengguna, ulasan online, kualitas dukungan, seberapa sering pembaruan perangkat lunak, dan seberapa kuat pelatihan dan basis pengetahuannya.

Pengalaman pengguna

Hanya karena perangkat lunak mencentang semua kotak fitur yang Anda inginkan tidak berarti itu adalah pilihan terbaik Anda. Anggap saja sebagai perbedaan antara makanan cepat saji dan restoran Michelin: keduanya akan membuat Anda tidak lapar tetapi kualitasnyalah yang benar-benar membedakan mereka. Sama halnya dengan perangkat lunak dan mengikuti pemikiran yang disorot sebelumnya, di mana pengalaman mengalahkan produk.

Pengalaman pengguna adalah yang membedakan perangkat lunak yang hebat dan akan berdampak langsung pada kesejahteraan karyawan Anda. Pengalaman pengguna yang buruk tidak hanya mengacu pada perangkat lunak yang mogok, tetapi juga mencakup kejadian-kejadian yang lambat, sulit dinavigasi, atau sulit dipahami.

Semua faktor ini menyebabkan karyawan frustrasi dan pelanggan kecewa, mengalahkan tujuan mendapatkan perangkat lunak di tempat pertama. Ini biasanya terjadi ketika manajer sangat membutuhkan solusi apa pun sehingga mereka hanya memilih nama depan yang muncul dalam pencarian Google dan menjalankannya. Melakukan pekerjaan rumah Anda sangat penting, yang membawa kita ke poin berikutnya, ulasan online.

Ulasan online

Tidak ada yang namanya membaca terlalu banyak ulasan sebelum berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen layanan lapangan. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk melihat bagaimana bisnis yang serupa dengan Anda telah menangani masalah yang mungkin Anda perjuangkan dan sejauh mana perangkat lunak itu membantu.

Jika Anda tidak yakin tentang cara menilai hal-hal seperti kemudahan penggunaan atau kualitas dukungan, kategori perangkat lunak manajemen layanan lapangan G2 telah Anda bahas, sementara situs web pencarian kerja seperti Glassdoor dapat mengungkapkan budaya di balik perusahaan yang sedang Anda persiapkan bisnis dengan. Pergantian yang tinggi dan staf yang tidak senang tidak akan menjadi mitra yang baik, yang Anda cari di vendor perangkat lunak.

Dikatakan demikian, ulasan negatif pengguna bisa sangat berwawasan, jadi jangan lupa untuk membacanya juga. Jangan abaikan opsi dengan peringkat lebih rendah sebelum melihat alasan di balik peringkat tersebut. Beberapa ulasan bisa jadi tidak adil (misalnya produk tidak cocok untuk jenis bisnis, bukannya berkualitas buruk secara intrinsik), sementara pandangan tentang pro dan kontra bisa subjektif.

Ada pengguna yang akan senang dengan fitur pelacakan kendaraan terintegrasi dan menganggapnya sebagai tambahan hebat yang menyelamatkan mereka dari menghabiskan lebih banyak uang untuk produk terpisah. Pengguna lain, bagaimanapun, akan mengharapkan tingkat fungsionalitas yang sama dari pengaya ini seolah-olah itu adalah produk khusus, oleh karena itu mereka tidak akan puas. Anda dapat mengetahui seberapa baik layanan pelanggan dan budaya perusahaan dengan tanggapan yang ditinggalkan pada ulasan negatif ini juga.

Kualitas dukungan

Ada beberapa hal yang lebih membuat frustrasi daripada menunggu berjam-jam, menunggu seseorang menjelaskan mengapa perangkat lunak mahal Anda tidak berfungsi. Banyak penyedia perangkat lunak layanan lapangan dapat mengesankan prospek dengan pengalaman pra-pembelian yang luar biasa, tetapi gagal di kemudian hari ketika prospek telah dikonversi (yaitu uang ada di kantong) dan mereka menderita masalah pasca-implementasi.

Sayangnya, ini bukan hal yang mudah untuk diramalkan sampai semuanya terlambat dan Anda sebenarnya telah ditunda untuk sementara waktu. Salah satu solusinya adalah, sekali lagi, membaca ulasan dan menjelajahi keluhan terkait dukungan. Penyedia layanan yang sangat baik tidak hanya akan menyelesaikan masalah Anda, tetapi juga membantu Anda mencegahnya terjadi lagi, mempertimbangkan saran Anda, dan segera menjawab pertanyaan email apa pun. Selain itu, tim dukungan pelanggan yang berpengalaman akan dapat berbagi tips dan trik yang telah mereka pelajari dari bisnis lain yang serupa dengan bisnis Anda.

Seberapa sering update

Sering diabaikan, frekuensi di mana penyedia perangkat lunak layanan lapangan merilis pembaruan adalah bukti komitmen mereka untuk berinovasi dan meningkatkan produk yang ada. Sebagai seorang manajer atau pemilik bisnis, Anda juga menjalani perombakan bisnis di mana Anda memperkenalkan proses yang lebih efisien, jadi Anda harus mengharapkan hal yang sama dari mitra perangkat lunak Anda. Tidak ada yang namanya kesempurnaan dan melihat bahwa penyedia berusaha untuk meningkatkan secara terus menerus adalah tanda kepercayaan.

Karena itu, waspadalah terhadap penyedia perangkat lunak layanan lapangan yang merilis fitur baru secara konstan dan tidak pernah kembali untuk memperbarui yang lama. Ini menunjukkan bahwa mereka lebih berkomitmen pada kuantitas daripada kualitas dan tidak ada jaminan bahwa kebanyakan fitur yang mereka tawarkan akan datang dengan keahlian dukungan yang tepat atau tingkat fungsionalitas yang mereka janjikan. Sulit untuk menyeimbangkan berbagai jenis pembaruan ini, tetapi begitu Anda menemukan perangkat lunak yang dapat melakukan keduanya, Anda dapat percaya bahwa mereka berinvestasi dalam pengembangan produk sama seperti mereka berinvestasi dalam penjualan dan pemasaran.

Seberapa luas pelatihan dan basis pengetahuan mereka

Itu normal bagi perusahaan layanan lapangan untuk puas dengan perangkat lunak atau aplikasi seluler gratis di tahun pertama mereka atau lebih, tetapi ketika berinvestasi dalam produk profesional, mereka sering mengharapkan lebih banyak fitur dengan kurva pembelajaran yang sama. Sayangnya, ini bukan cara kerjanya. Perangkat lunak layanan lapangan dapat cukup sederhana untuk digunakan siapa saja tanpa pelatihan atau cukup rumit untuk menjalankan bisnis Anda, tetapi tidak keduanya.

Bahkan jika pengguna yang paham teknologi dapat mengetahui cara menggunakan suatu produk, itu tidak berarti mereka menggunakannya dengan cara yang benar dan memanfaatkannya sebaik mungkin, itulah intinya. Pelatihan berkualitas tinggi adalah apa yang memberi Anda laba atas investasi yang baik.

Perangkat lunak profesional tidak murah, sehingga harapan akan peningkatan efisiensi yang signifikan dapat dibenarkan. Dengan asumsi Anda memilih produk berkualitas tinggi dari vendor tepercaya, perangkat lunak baru Anda akan memiliki banyak opsi. Perancangnya bertujuan agar perangkat lunak tumbuh bersama perusahaan Anda. Dengan cara ini, ia dapat melayani Anda selama mungkin. Jika tim Anda hanya menggunakan 10% dari opsi ini karena mereka tidak benar-benar tahu apa yang harus dilakukan dengan 90% lainnya, itu berarti sebagian besar investasi Anda tidak menghasilkan apa-apa. Berinvestasi dalam pelatihan adalah acara satu kali yang memastikan nilai uang Anda selama Anda berencana menggunakan perangkat lunak.

Apakah Anda menggunakan software terbaik di bidangnya?

Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen layanan lapangan akan selalu menjadi keputusan besar. Sebagai kesimpulan terakhir, pastikan untuk mempertimbangkan lima hal ini sebelum mengambil risiko:

• Antarmuka desain itu penting: Anda tidak ingin menggunakan alat yang membuat frustrasi.
• Selalu periksa ulasan (bahkan yang negatif), karena merupakan indikator kualitas yang baik.
• Ingatlah bahwa tim pendukung yang berpengalaman dapat membuat hari-hari yang buruk menjadi mudah.
• Bermanfaat, pembaruan rutin berarti perangkat lunak akan dapat tumbuh bersama Anda.
• Program pelatihan dan pengembangan yang baik akan mengajari staf Anda cara mengatasi tantangan kompleks secara efisien dan memaksimalkan ROI.

Jika Anda mengingat ini, Anda pasti akan menemukan perangkat lunak yang sepadan dengan usaha. Lihat solusi perangkat lunak manajemen layanan lapangan yang paling mudah digunakan yang tersedia untuk kebutuhan Anda, hanya di G2.