5 cosas a tener en cuenta al comprar un software de gestión de servicios de campo

Imagínese esto: usted está administrando un negocio que depende de los trabajadores de campo, la empresa está creciendo rápidamente, los clientes están llamando a diestra y siniestra y usted está en una ola de contratación para mantenerse al día con la demanda.

Este es el período de luna de miel, y la mayoría de las veces, los gerentes no se dan cuenta de lo rápido que ese crecimiento puede convertirse en citas perdidas, empleados con exceso de trabajo y un flujo de efectivo deficiente debido a la presión adicional sobre el inventario. En este punto, los gerentes están buscando un salvavidas. Afortunadamente, ahí es donde entra en escena el software de gestión de servicios de campo.

En primer lugar, aclaremos una cosa sobre el software de servicio de campo: Google Calendar no es uno. Claro, es una excelente manera de organizar sus reuniones, pero necesitará mucho más que eso cuando se trata de programar múltiples equipos, optimizar rutas según las ubicaciones de campo y ofrecer una experiencia de cliente de servicio de campo que supere a la competencia. agua. Naturalmente, esto debería hacer que se pregunte cómo su negocio podría beneficiarse del software de gestión de servicios de campo y qué debe considerar antes de comprarlo.

¿Qué es el software de gestión de servicios de campo?

No hay dos herramientas de software de servicio de campo que se fabriquen por igual. Algunas vienen como aplicaciones gratuitas para usuarios individuales o microempresas, mientras que otras son totalmente personalizables y están dirigidas a empresas. Luego, está todo lo que cae en el medio. Si está buscando su primera herramienta digital de servicio de campo o está actualizando una existente que se le quedó pequeña, debe verificar si su lista de software preseleccionado tiene estas características esenciales:

• Gestión de órdenes de trabajo
• Planificación
• Aplicación móvil para empleados de campo
• Gestión de la relación con el cliente
• Costeo de trabajos, facturación y gestión de inventario
• Seguimiento de vehículos en tiempo real
• Informes

Juntas, estas funciones garantizan que obtenga una solución completa de administración de servicios de campo que lo ayudará a soportar los dolores de crecimiento que conlleva el despegue de su negocio.

¿Por qué necesita un software de gestión de servicios de campo?

Los principales beneficios del software de gestión de servicios de campo probablemente ya sean evidentes para usted: la programación y la comunicación con los trabajadores fuera de la oficina se simplifican, los activos y las piezas de repuesto se rastrean para evitar pérdidas, los informes son más claros y precisos, etc. también cosas más sutiles que debe saber antes de comenzar a usar el software FSM.

Si alguna vez ha visto una crítica entusiasta de un competidor que sabe que no es tan hábil como usted, probablemente se haya preguntado: "¿Por qué a la gente le gusta tanto esta empresa?" Lo más probable es que la respuesta sea que ofrecen una excelente experiencia al cliente. Con la ayuda de algunas ventajas menores, como permitir que los clientes se registren por sí mismos a través de un portal de reservas en línea, enviar notificaciones de citas automáticas, proporcionarles portales de seguimiento orientados al cliente (similares a la interfaz de usuario de Uber) y tener un proceso de mudanza rápido y sin problemas. a través del viaje de compra, la calidad real del trabajo pasa a un segundo plano en la mente del cliente.

"La experiencia del cliente es la nueva marca", escribe el líder empresarial Shep Hyken para Forbes, y aunque no es algo que quiera escuchar, después de todo, probablemente esté orgulloso del servicio de alta calidad que brinda, pero la verdad es que la experiencia producto de triunfos en estos días. Lo mismo ocurre con el servicio.

La mayoría de las veces, si tiene una empresa de plomería o HVAC, ni los clientes residenciales ni los comerciales podrán distinguir un gran trabajo de uno promedio. Sin embargo, seguramente recordarán una experiencia notable en la que no tuvieron que perseguir a su proveedor de servicios durante días solo para obtener una factura o tomarse un día libre del trabajo para sentarse y esperar a un técnico. Incluso si su trabajo es realmente el mejor, una mala experiencia del cliente puede ser perjudicial.

La mayoría de las empresas se han dado cuenta de que esta experiencia memorable es difícil, si no imposible, de ofrecer sin un software que ayude a almacenar y filtrar todos los datos necesarios. Sin mencionar que para las empresas que tratan principalmente con clientes comerciales (y todo el proceso de licitación que conlleva), tener un software que garantice la transparencia y la rendición de cuentas es un requisito previo, casi tanto como lo es seguir las mejores prácticas de automatización comercial de servicios de campo.

¿Cuándo debería adquirir un nuevo software de gestión de servicios de campo?

Esto debería ser obvio, pero la respuesta no es "cuando estás desesperado". Al comienzo de este artículo, mencionamos al gerente con dificultades que buscaba un salvavidas en forma de software. Sin embargo, el software debe ser el barco que ayude a su empresa a navegar más cómodamente por los mares, no un salvavidas de última hora cuando ya se está ahogando.

Idealmente, para asegurarse de estar preparado para implementar el software FSM, debe sentarse con las principales partes interesadas (y los empleados cuyas funciones se verán más afectadas por la introducción de una nueva herramienta), hacer una lista de lo que creen que es importante y luego investigue sus opciones extensamente.

Dependiendo del tamaño de su empresa, el proceso de decisión debería llevar al menos varias semanas. Después de todo, una solución de software tendrá un impacto en el núcleo de su negocio y necesita minimizar las interrupciones tanto como sea posible.

5 cosas a considerar antes de comprar un software de servicio de campo

Sus principales consideraciones deben ser la experiencia del usuario, las revisiones en línea, la calidad del soporte, la frecuencia con la que se actualiza el software y la solidez de la base de capacitación y conocimiento.

la experiencia del usuario

El hecho de que un software cumpla con todas las funciones que desea no significa que sea su mejor opción. Piense en ello como la diferencia entre la comida rápida y un restaurante Michelin: ambos evitarán que tenga hambre, pero la calidad es lo que realmente los distingue. Es lo mismo con el software y sigue el pensamiento destacado anteriormente, donde la experiencia triunfa sobre el producto.

La experiencia del usuario es lo que distingue a un gran software y tendrá un impacto directo en el bienestar de sus empleados. La mala experiencia del usuario no se refiere simplemente al bloqueo del software, sino que también incluye aquellas instancias en las que es lento, difícil de navegar o difícil de entender.

Todos estos factores conducen a empleados frustrados y clientes decepcionados, frustrando el propósito de obtener software en primer lugar. Por lo general, es lo que sucede cuando los gerentes están desesperados por una solución de cualquier tipo, por lo que simplemente eligen el primer nombre que aparece en una búsqueda de Google y lo ejecutan. Hacer su tarea es vital, lo que nos lleva al siguiente punto, las reseñas en línea.

Reseñas en línea

No existe tal cosa como leer demasiadas reseñas antes de invertir en un software de gestión de servicios de campo. Es una de las mejores maneras de ver cómo las empresas similares a la suya se han ocupado de los problemas con los que podría estar luchando y en qué medida ayudó el software.

Si no está seguro de cómo evaluar cosas como la facilidad de uso o la calidad del soporte, la categoría de software de gestión de servicios de campo de G2 lo tiene cubierto, mientras que los sitios web de búsqueda de empleo como Glassdoor pueden revelar la cultura detrás de la empresa para la que se está preparando. negocios con. La alta rotación y el personal descontento no serán un buen socio, que es lo que está buscando en un proveedor de software.

Dicho esto, las reseñas negativas de los usuarios pueden ser muy reveladoras, así que no olvides leerlas también. No descarte una opción con una calificación más baja antes de ver el motivo detrás de la calificación. Algunas reseñas pueden ser injustas (p. ej., el producto no encajaba bien con el tipo de negocio, en lugar de ser intrínsecamente de mala calidad), mientras que las opiniones sobre los pros y los contras pueden ser subjetivas.

Hay usuarios que estarán contentos con una función integrada de rastreo de vehículos y piensan que es un gran complemento que les evita gastar más dinero en un producto separado. Otros usuarios, sin embargo, esperarán el mismo nivel de funcionalidad de este complemento como si fuera un producto dedicado, por lo que quedarán insatisfechos. También puede saber qué tan bueno es el servicio al cliente y la cultura de la empresa por las respuestas dejadas en estas críticas negativas.

Calidad del soporte

Hay pocas cosas más frustrantes que estar sentado en espera durante horas, esperando que alguien explique por qué su costoso software no funciona. Muchos proveedores de software de servicio de campo pueden impresionar a los clientes potenciales con una experiencia previa a la compra notable, pero fallan más tarde cuando el cliente potencial ya se ha convertido (es decir, el dinero está en la bolsa) y están sufriendo problemas posteriores a la implementación.

Desafortunadamente, esto no es algo fácil de prever hasta que es demasiado tarde y te han puesto en espera por un tiempo. Una solución es, nuevamente, leer las reseñas y revisarlas en busca de quejas relacionadas con el soporte. Un excelente proveedor de servicios no solo resolverá sus problemas, sino que también lo ayudará a evitar que vuelvan a ocurrir, tomará en cuenta sus sugerencias y responderá rápidamente cualquier consulta por correo electrónico. Además, un equipo experimentado de atención al cliente podrá compartir consejos y trucos que han aprendido de otras empresas similares a la suya.

Con qué frecuencia se actualiza

A menudo pasado por alto, la frecuencia con la que un proveedor de software de servicio de campo publica actualizaciones es una prueba de su compromiso con la innovación y la mejora del producto existente. Como gerente o propietario de un negocio, también pasa por reorganizaciones comerciales en las que introduce procesos más eficientes, por lo que debe esperar lo mismo de sus socios de software. La perfección no existe y ver que un proveedor se esfuerza por mejorar continuamente es una señal de confianza.

Dicho esto, tenga cuidado con los proveedores de software de servicio de campo que lanzan nuevas funciones constantemente y nunca regresan para actualizar las antiguas. Esto demuestra que están más comprometidos con la cantidad que con la calidad y no hay garantía de que la gran cantidad de funciones que ofrecen vengan con la experiencia de soporte adecuada o el nivel de funcionalidad que prometen. Es difícil equilibrar estos diferentes tipos de actualizaciones, pero una vez que encuentra un software que puede hacer ambas cosas, puede confiar en que invierten en el desarrollo de productos tanto como invierten en ventas y marketing.

Qué tan extensa es su formación y base de conocimientos

Es normal que las empresas de servicios de campo se las arreglen con software gratuito o aplicaciones móviles durante su primer año, pero cuando invierten en un producto profesional, a menudo esperan más funciones con la misma curva de aprendizaje. Lamentablemente, no es así como funciona. El software de servicio de campo puede ser lo suficientemente simple para que cualquiera lo use sin capacitación o lo suficientemente complejo para administrar su negocio, pero no ambos.

Incluso si un usuario experto en tecnología puede descubrir cómo usar un producto, eso no significa que lo esté usando de la manera correcta y aprovechándolo al máximo, que es a lo que se reduce todo. La capacitación de alta calidad es lo que le brinda un buen retorno de la inversión.

El software profesional no es barato, por lo que se justifican las expectativas de una eficiencia significativamente mayor. Suponiendo que optó por un producto de alta calidad de un proveedor confiable, su nuevo software tendrá muchas opciones. Sus diseñadores apuntaron a que el software creciera con su empresa. De esta manera, puede servirle durante el mayor tiempo posible. Si su equipo solo usa el 10% de estas opciones porque realmente no saben qué hacer con el otro 90%, significa que la mayor parte de su inversión no va a ninguna parte. Invertir en capacitación es un evento único que le garantiza el valor de su dinero durante el tiempo que planee usar el software.

¿Está utilizando el mejor software en su campo?

Invertir en un software de gestión de servicios de campo siempre será una gran decisión. Como conclusión final, asegúrese de considerar estas cinco cosas antes de dar el paso:

• La interfaz de diseño es importante: no desea utilizar una herramienta frustrante.
• Revisa siempre las reseñas (incluso las negativas), ya que son un buen indicador de calidad.
• Recuerde que un equipo de soporte experimentado puede hacer que incluso los días malos sean pan comido.
• Vale la pena, las actualizaciones periódicas significan que el software podrá crecer con usted.
• Un buen programa de capacitación y desarrollo le enseñará a su personal cómo resolver desafíos complejos de manera eficiente y maximizar el ROI.

Si tiene esto en cuenta, seguramente encontrará un software que valió la pena el esfuerzo. Vea las soluciones de software de gestión de servicios de campo más fáciles de usar disponibles para sus necesidades, solo en G2.