5 Dinge, die Sie beim Kauf von Field Service Management Software beachten sollten

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie leiten ein Unternehmen, das auf Außendienstmitarbeiter angewiesen ist, das Unternehmen wächst schnell, Kunden rufen von links nach rechts an und Sie sind auf einer Einstellungstour, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Dies ist die Zeit der Flitterwochen, und meistens ist den Managern nicht klar, wie schnell dieses Wachstum aufgrund der zusätzlichen Belastung der Lagerbestände zu verpassten Terminen, überarbeiteten Mitarbeitern und schlechtem Cashflow führen kann. An diesem Punkt suchen Manager nach einer Rettungsleine. Glücklicherweise kommt an dieser Stelle Außendienst-Management-Software ins Spiel.

Lassen Sie uns zunächst eines über die Außendienstsoftware klarstellen: Google Kalender ist keine solche. Sicher, es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Meetings zu organisieren, aber Sie brauchen viel mehr als das, wenn es darum geht, mehrere Teams zu planen, Routen entsprechend den Außendienststandorten zu optimieren und ein Außendienst-Kundenerlebnis anzubieten, das die Konkurrenz aus dem Weg räumt Wasser. Natürlich sollten Sie sich fragen, wie Ihr Unternehmen von einer Außendienstmanagement-Software profitieren könnte und was Sie vor dem Kauf beachten sollten.

Was ist Außendienst-Management-Software?

Keine zwei Außendienst-Softwaretools sind gleich. Einige sind als kostenlose Apps für einzelne Benutzer oder Kleinstunternehmen erhältlich, während andere vollständig anpassbar sind und auf Unternehmen abzielen. Dann gibt es alles, was in die Mitte fällt. Wenn Sie auf der Suche nach Ihrem ersten digitalen Außendiensttool sind oder ein Upgrade von einem vorhandenen Tool durchführen möchten, dem Sie entwachsen sind, sollten Sie prüfen, ob Ihre Software-Auswahlliste diese wesentlichen Funktionen aufweist:

• Arbeitsauftragsverwaltung
• Planung
• Mobile App für Außendienstmitarbeiter
• Kundenbeziehungsmanagement
• Auftragskalkulation, Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung
• Fahrzeugortung in Echtzeit
• Berichte

Diese Funktionen zusammen stellen sicher, dass Sie eine abgerundete Lösung für das Außendienstmanagement erhalten, die Ihnen dabei hilft, die wachsenden Probleme zu überstehen, die mit dem Start Ihres Unternehmens einhergehen.

Warum brauchen Sie eine Außendienstmanagement-Software?

Die Hauptvorteile einer Außendienstmanagementsoftware sind Ihnen wahrscheinlich bereits klar: Die Planung und Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern wird vereinfacht, Anlagen und Ersatzteile werden nachverfolgt, um Verluste zu vermeiden, Berichte sind klarer und genauer usw. Aber es gibt sie auch subtilere Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie die FSM-Software tatsächlich verwenden.

Wenn Sie jemals eine begeisterte Bewertung eines Konkurrenten gesehen haben, von dem Sie wissen, dass er nicht so kompetent ist wie Sie, haben Sie sich wahrscheinlich gefragt: „Warum mögen die Leute dieses Unternehmen so sehr?“ Die Antwort ist höchstwahrscheinlich, dass sie ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten. Mit Hilfe einiger kleinerer Vorteile wie der Möglichkeit für Kunden, sich selbst über ein Online-Buchungsportal zu buchen, automatische Terminbenachrichtigungen zu senden, ihnen kundenorientierte Tracking-Portale (ähnlich der Benutzeroberfläche von Uber) zur Verfügung zu stellen und einen reibungslosen, schnellen Umzugsprozess zu haben Während des Kaufprozesses tritt die tatsächliche Qualität der Arbeit im Bewusstsein des Kunden in den Hintergrund.

„Kundenerfahrung ist die neue Marke“, schreibt Unternehmensleiter Shep Hyken für Forbes, und obwohl Sie das nicht hören wollen – schließlich sind Sie wahrscheinlich stolz auf den qualitativ hochwertigen Service, den Sie bieten –, ist die Wahrheit diese Erfahrung Trumpfprodukt in diesen Tagen. Dasselbe gilt für den Service.

Wenn Sie ein Klempner- oder HLK-Unternehmen leiten, werden in den meisten Fällen weder private noch gewerbliche Kunden einen guten Job von einem durchschnittlichen unterscheiden können. Sie werden sich jedoch sicher an eine bemerkenswerte Erfahrung erinnern, bei der sie ihrem Dienstleister nicht tagelang nachjagen mussten, nur um eine Rechnung zu bekommen, oder sich einen ganzen Tag frei nehmen mussten, um herumzusitzen und auf einen Techniker zu warten. Selbst wenn Ihre Arbeit wirklich die beste ist, kann ein schlechtes Kundenerlebnis nachteilig sein.

Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass dieses unvergessliche Erlebnis ohne Software, die beim Speichern und Durchsuchen aller erforderlichen Daten hilft, nur schwer oder gar nicht möglich ist. Ganz zu schweigen davon, dass für die Unternehmen, die hauptsächlich mit gewerblichen Kunden (und dem gesamten damit verbundenen Ausschreibungsprozess) zu tun haben, eine Software erforderlich ist, die Transparenz und Verantwortlichkeit garantiert, fast so sehr wie die Befolgung der Best Practices für die Automatisierung des Außendiensts.

Wann sollten Sie sich eine neue Field Service Management Software besorgen?

Das sollte offensichtlich sein, aber die Antwort lautet nicht „wenn du verzweifelt bist“. Zu Beginn dieses Artikels haben wir den sich abmühenden Manager erwähnt, der nach einer softwareförmigen Rettungsleine greift. Software sollte jedoch das Boot sein, das Ihrem Unternehmen hilft, bequemer über die Meere zu segeln, und keine Rettungsleine in letzter Minute, wenn Sie bereits am Ertrinken sind.

Um sicherzustellen, dass Sie auf die Implementierung von FSM-Software vorbereitet sind, sollten Sie sich im Idealfall mit den Hauptbeteiligten (und den Mitarbeitern, deren Rollen am stärksten von der Einführung eines neuen Tools betroffen sein werden) zusammensetzen und dann eine Liste erstellen, was sie für wichtig halten recherchieren Sie Ihre Möglichkeiten ausgiebig.

Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, sollte der Entscheidungsprozess mindestens mehrere Wochen dauern. Schließlich wirkt sich eine Softwarelösung auf den Kern Ihres Unternehmens aus, und Sie müssen Unterbrechungen so weit wie möglich minimieren.

5 Dinge, die Sie vor dem Kauf von Außendienstsoftware beachten sollten

Ihre Hauptüberlegungen sollten die Benutzererfahrung, Online-Bewertungen, die Qualität des Supports, die Häufigkeit der Software-Updates und die Robustheit der Schulungs- und Wissensdatenbank sein.

Die Benutzererfahrung

Nur weil eine Software alle gewünschten Funktionen erfüllt, bedeutet das nicht, dass sie Ihre beste Option ist. Betrachten Sie es als den Unterschied zwischen Fast Food und einem Michelin-Restaurant: Beide werden Sie davon abhalten, hungrig zu sein, aber die Qualität ist das, was sie wirklich auszeichnet. Dasselbe gilt für Software und folgt dem zuvor hervorgehobenen Denken, wo Erfahrung das Produkt übertrumpft.

Die Benutzererfahrung zeichnet großartige Software aus und wirkt sich direkt auf das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter aus. Eine schlechte Benutzererfahrung bezieht sich nicht nur auf das Abstürzen von Software, sondern umfasst auch Fälle, in denen sie langsam, schwierig zu navigieren oder schwer zu verstehen ist.

All diese Faktoren führen zu frustrierten Mitarbeitern und enttäuschten Kunden, wodurch der Zweck, Software überhaupt zu erwerben, zunichte gemacht wird. Das passiert normalerweise, wenn Manager verzweifelt nach einer Lösung suchen, also einfach den ersten Namen auswählen, der in einer Google-Suche auftaucht, und damit loslegen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, was uns zum nächsten Punkt bringt, den Online-Bewertungen.

Online-Bewertungen

Es gibt keine Möglichkeit, zu viele Rezensionen zu lesen, bevor man in eine Außendienstmanagement-Software investiert. Es ist eine der besten Möglichkeiten, um zu sehen, wie ähnliche Unternehmen mit Problemen umgegangen sind, mit denen Sie möglicherweise zu kämpfen haben, und inwieweit die Software geholfen hat.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Dinge wie Benutzerfreundlichkeit oder die Qualität des Supports beurteilen sollen, sind Sie in der Kategorie Außendienstmanagement-Software von G2 genau richtig, während Jobsuche-Websites wie Glassdoor die Kultur hinter dem Unternehmen enthüllen können, auf das Sie sich vorbereiten Geschäfte mit. Hohe Fluktuation und unzufriedene Mitarbeiter machen keinen guten Partner aus, was Sie von einem Softwareanbieter erwarten.

Abgesehen davon können negative Benutzerbewertungen sehr aufschlussreich sein, also vergessen Sie nicht, diese auch zu lesen. Verwerfen Sie eine niedriger bewertete Option nicht, bevor Sie den Grund für die Bewertung kennen. Einige Bewertungen können unfair sein (z. B. war das Produkt nicht gut für die Art des Unternehmens geeignet, anstatt an sich von schlechter Qualität zu sein), während die Ansichten über Vor- und Nachteile subjektiv sein können.

Es gibt Benutzer, die mit einer integrierten Fahrzeugortungsfunktion zufrieden sein werden und denken, dass es ein großartiges Add-on ist, das ihnen erspart, mehr Geld für ein separates Produkt auszugeben. Andere Benutzer werden jedoch von diesem Add-on die gleiche Funktionalität erwarten, als wäre es ein dediziertes Produkt, und werden daher unzufrieden bleiben. Sie können auch anhand der Antworten auf diese negativen Bewertungen erkennen, wie gut der Kundenservice und die Unternehmenskultur sind.

Qualität der Unterstützung

Es gibt wenige Dinge, die frustrierender sind, als stundenlang in der Warteschleife zu sitzen und darauf zu warten, dass jemand erklärt, warum Ihre teure Software nicht funktioniert. Viele Anbieter von Außendienstsoftware können potenzielle Kunden mit einem bemerkenswerten Erlebnis vor dem Kauf beeindrucken, scheitern jedoch später, wenn der Lead bereits konvertiert ist (dh das Geld in der Tasche ist) und sie unter Problemen nach der Implementierung leiden.

Leider ist dies nicht leicht vorhersehbar, bis es zu spät ist und Sie tatsächlich eine Weile in der Warteschleife stecken. Eine Lösung besteht wiederum darin, die Bewertungen zu lesen und sie nach Support-bezogenen Beschwerden zu durchsuchen. Ein ausgezeichneter Dienstleister wird Ihre Probleme nicht nur lösen, sondern Ihnen auch dabei helfen, ein erneutes Auftreten zu verhindern, Ihre Vorschläge zu berücksichtigen und alle E-Mail-Anfragen umgehend zu beantworten. Darüber hinaus kann ein erfahrenes Kundensupport-Team Tipps und Tricks weitergeben, die es von anderen ähnlichen Unternehmen wie Ihrem gelernt hat.

Wie oft es aktualisiert wird

Oft übersehen, ist die Häufigkeit, mit der ein Außendienst-Softwareanbieter Updates veröffentlicht, ein Beweis für sein Engagement für Innovationen und die Verbesserung des bestehenden Produkts. Als Manager oder Geschäftsinhaber durchlaufen Sie auch geschäftliche Umstrukturierungen, bei denen Sie effizientere Prozesse einführen, also sollten Sie dasselbe von Ihren Softwarepartnern erwarten. Perfektion gibt es nicht und es ist ein Vertrauensbeweis, dass ein Anbieter ständig nach Verbesserung strebt.

Hüten Sie sich jedoch vor Anbietern von Außendienstsoftware, die ständig neue Funktionen veröffentlichen und niemals zurückgehen, um die alten zu aktualisieren. Dies zeigt, dass sie sich eher der Quantität als der Qualität verschrieben haben, und es gibt keine Garantie dafür, dass die Fülle der von ihnen angebotenen Funktionen mit dem richtigen Support-Know-how oder dem versprochenen Funktionsumfang einhergeht. Es ist schwierig, diese verschiedenen Arten von Updates auszugleichen, aber sobald Sie eine Software gefunden haben, die beides kann, können Sie darauf vertrauen, dass sie genauso viel in die Produktentwicklung investieren wie in Vertrieb und Marketing.

Wie umfangreich ihre Ausbildung und Wissensbasis ist

Es ist normal, dass Außendienstunternehmen im ersten Jahr oder so mit kostenloser Software oder mobilen Apps auskommen, aber wenn sie in ein professionelles Produkt investieren, erwarten sie oft mehr Funktionen bei gleicher Lernkurve. Leider funktioniert das so nicht. Außendienstsoftware kann einfach genug sein, damit jeder sie ohne Schulung verwenden kann, oder komplex genug, um Ihr Unternehmen zu führen, aber nicht beides.

Selbst wenn ein technisch versierter Benutzer herausfinden kann, wie man ein Produkt verwendet, bedeutet das nicht, dass er es richtig verwendet und das Beste daraus macht, worauf es ankommt. Qualitativ hochwertiges Training ist das, was Ihnen einen guten Return on Investment einbringt.

Professionelle Software ist nicht billig, daher sind Erwartungen an eine deutlich gesteigerte Effizienz berechtigt. Angenommen, Sie haben sich für ein qualitativ hochwertiges Produkt von einem vertrauenswürdigen Anbieter entschieden, wird Ihre neue Software viele Optionen haben. Seine Designer zielten darauf ab, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wächst. Auf diese Weise kann es Ihnen so lange wie möglich dienen. Wenn Ihr Team nur 10 % dieser Optionen nutzt, weil es nicht wirklich weiß, was es mit den anderen 90 % anfangen soll, bedeutet dies, dass ein Großteil Ihrer Investition ins Leere geht. Die Investition in Schulungen ist ein einmaliges Ereignis, das sicherstellt, dass Sie Ihr Geld wert sind, solange Sie die Software nutzen möchten.

Verwenden Sie die beste Software in ihrem Bereich?

Die Investition in Außendienstmanagement-Software wird immer eine große Entscheidung sein. Als abschließendes Fazit sollten Sie diese fünf Dinge berücksichtigen, bevor Sie den Sprung wagen:

• Die Designschnittstelle ist wichtig: Sie möchten kein frustrierendes Tool verwenden.
• Überprüfen Sie immer Bewertungen (auch negative), da sie ein guter Indikator für Qualität sind.
• Denken Sie daran, dass ein erfahrenes Support-Team selbst schlechte Tage zum Kinderspiel machen kann.
• Lohnenswert: Durch regelmäßige Updates wächst die Software mit.
• Ein gutes Schulungs- und Entwicklungsprogramm wird Ihren Mitarbeitern beibringen, wie sie komplexe Herausforderungen effizient lösen und den ROI maximieren können.

Wenn Sie diese im Hinterkopf behalten, werden Sie sicher eine Software finden, die den Aufwand wert war. Sehen Sie sich die benutzerfreundlichsten Softwarelösungen für das Außendienstmanagement an, die für Ihre Anforderungen verfügbar sind, nur auf G2.