Transformasi digital proses bisnis: 4 manfaat

Diperbarui pada 04/10/2022

Sebelum mengidentifikasi keuntungan dari digitalisasi, ada baiknya untuk mendefinisikannya, karena digitalisasi dikaitkan dengan banyak proses yang berbeda. Sebuah artikel di Forbes menyoroti perlunya perbedaan antara beberapa dari tiga kata kunci paling umum dalam konteks ini.

Gartner mendefinisikan digitalisasi sebagai "proses perubahan dari analog ke bentuk digital." Secara konkret, setiap proses yang mengembalikan informasi yang dapat dibaca oleh komputer. Ada beberapa contoh dalam konteks bisnis, mulai dari manajemen penggajian hingga pemantauan kinerja penjualan, dan analisis data, semua fungsi yang telah melalui proses digitalisasi yang kuat.

Digitalisasi , di sisi lain, sering digunakan secara bergantian dengan digitalisasi. Artikel tersebut mendefinisikannya melalui dimensi manusia sebagai "cara di mana banyak domain kehidupan sosial direstrukturisasi di sekitar komunikasi digital dan infrastruktur media." Terlepas dari definisi yang dianggap paling tepat, poin mendasarnya adalah kemampuannya untuk membawa perubahan berdampak yang menguntungkan perusahaan dan pengguna individu.

Terakhir, transformasi digital memiliki makna digitalisasi yang lebih luas, karena merupakan dimensi perubahan yang berdampak pada semua fungsi bisnis, dengan orientasi pelanggan yang kuat. Secara konkret, serangkaian proyek digitalisasi dapat mengarah pada transformasi digital perusahaan. Gartner mengatakan bahwa itu dapat "mengacu pada apa saja mulai dari modernisasi TI (misalnya, komputasi awan), hingga pengoptimalan digital, hingga penemuan model bisnis digital baru."

Transformasi digital dari proses bisnis

Seperti halnya perubahan besar dalam dinamika bisnis, hal ini membutuhkan waktu baik pada tingkat implementasi maupun pada tingkat hasil (atau profitabilitas), juga untuk komitmen dalam hal sumber daya yang akan diinvestasikan dalam proses tersebut.

Namun, upaya untuk sepenuhnya mengubah proses ke digital sebagian besar dilunasi pada tingkat pendapatan dan biaya transaksi.

Jika kita cermati, dari sekian banyak aspek positif transformasi digital proses bisnis, kita dapat mengidentifikasi lima poin yang merangkum keuntungan utama yang datang dari membawa bisnis seseorang ke dimensi digital.

Kemampuan untuk menjangkau pasar baru

Untuk UKM dan perusahaan besar, menemukan outlet baru untuk barang dan jasa yang mereka hasilkan dapat menjadi pendorong pertumbuhan yang paling penting.

Komunikasi adalah hal mendasar dalam mengembangkan bisnis Anda. Penggunaan teknologi untuk melacak interaksi dengan prospek di pasar baru, dan kemampuan pemantauan waktu nyata untuk menyempurnakan pesan Anda atau produk itu sendiri, adalah kunci untuk memastikan ROI. Selain itu, kemampuan untuk membuat koneksi dengan audiens target Anda—apakah itu pelanggan akhir atau prospek mitra tingkat C—membutuhkan kehadiran web yang konstan dan perspektif omnichannel .

Dunia digital telah memungkinkan untuk mendobrak hambatan budaya dan organisasi komunikasi yang pada dekade sebelumnya tidak terbayangkan untuk diatasi.

Menggunakan transformasi digital proses bisnis untuk menghadapi pasar baru tidak hanya berarti menghadapi wilayah geografis baru , tetapi juga peluang baru untuk produk dan segmen baru. Dalam perspektif pertama, sekitar 99% produk baru bahkan tidak membayar kembali biaya pengembangan setelah dipasarkan. Terkadang, aspek-aspek ini dapat digunakan sebagai dasar untuk tindakan reaktif perusahaan dalam kaitannya dengan pasar (jumlah fitur produk, tren masa depan, persaingan yang tinggi).

Pendekatan proaktif untuk pemasaran adalah salah satu yang harus didukung oleh alat digital yang sesuai. Dalam hal ini, ada berbagai metodologi organisasi yang diizinkan oleh digital. Satu, khususnya, menggunakan banyak alat yang saat ini digunakan oleh tim kecil atau terintegrasi dalam proses perusahaan multinasional besar: Design Thinking . Melalui alat seperti "Sprint" dan " Pemecahan Masalah Kreatif ," perusahaan dapat menyediakan tim dengan keserbagunaan yang lebih besar dan pada saat yang sama, dapat meningkatkan cara mereka berinteraksi dengan pengguna akhir; umpan balik yang diperoleh melalui interaksi ini kemudian dapat digabungkan untuk meningkatkan proses kerja.

Peningkatan produktivitas melalui otomatisasi proses

Business Process Automation ( BPA ) terdiri dari penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi proses internal yaitu:

• berulang-ulang
• konsisten dari waktu ke waktu
• dan yang harus bebas dari kesalahan

Tujuan BPA adalah untuk mengurangi upaya manual dalam proses yang berulang, membuatnya kurang rentan terhadap kesalahan manusia dan membebaskan sumber daya untuk tugas tingkat yang lebih tinggi di mana lebih banyak kreativitas dan kemampuan lain yang tidak dapat direplikasi oleh mesin diperlukan.

Ada beberapa contohnya: proses pra-seleksi CV dalam konteks sumber daya manusia, proses pembayaran faktur otomatis, dan manajemen kontrak hanyalah beberapa fase di mana sebagian besar tugas terkait (dari pengisian hingga pengiriman dokumen) dapat didigitalkan dan otomatis.

Pengalaman karyawan yang ditingkatkan

Struktur kerja berubah dari waktu ke waktu, tergantung pada jenis produk dan layanan yang dihasilkan, serta kebutuhan untuk menjangkau pasar yang berbeda, dengan fleksibilitas dan kemampuan untuk mengatur sumber daya dari jarak jauh, dengan tim yang bekerja dari lokasi yang berbeda. Digitalisasi sumber daya yang diperlukan untuk mengembangkan dan merencanakan distribusi atau penyampaian layanan adalah syarat pertama untuk pengembangan transformasi digital yang sebenarnya dari proses bisnis dan organisasi.

Berikut ini adalah beberapa contoh yang dapat meningkatkan konsep Employee Experience (EE):

• VPN Perusahaan: akses ke platform perusahaan dari mana saja, dengan cara yang aman dan terverifikasi, adalah syarat pertama untuk pengembangan digitalisasi yang konkret dan meluas
• Akademi Perusahaan: pelatihan internal adalah salah satu bentuk retensi pertama, karena karyawan semakin menghargai kemampuan untuk menambah keterampilan baru. Memiliki akademi perusahaan online juga memungkinkan untuk melatih karyawan di mana pun mereka berada.
• Layanan dukungan jarak jauh: mirip dengan akademi perusahaan, kemungkinan memiliki dukungan jarak jauh langsung untuk proses internal dapat memberikan kontribusi penting bagi efisiensi dan ketahanan.
• Pekerjaan tangkas : sementara menurut ISTAT, hanya 8% tenaga kerja Italia yang memiliki akses ke jam kerja cerdas, situasi darurat COVID-19 telah memberikan dorongan penting untuk adopsi infrastruktur baru

Perbaikan terus-menerus dari proses bisnis dan hubungan pelanggan

Jumlah poin di atas mengarah pada kelangsungan hidup perusahaan melalui pengurangan biaya tetap dan peningkatan kapasitas untuk menawarkan produk dan layanan. Namun, perbaikan ini perlu dimasukkan ke dalam kerangka kerja yang lebih luas tentang bagaimana semua proses bisnis diatur, mulai dari produksi hingga pemantauan kinerja.

Proses pemetaan perjalanan pelanggan, yaitu melacak seluruh pengalaman konsumen dari kontak pertama dengan merek hingga pembelian, berbeda secara signifikan dari satu sektor ke sektor lainnya, tetapi memiliki beberapa elemen konstan:

• Identifikasi titik kontak individu dalam pengalaman: pada kesempatan apa perusahaan melakukan kontak langsung dengan pelanggan saat ini atau pelanggan potensial? Dari iklan fisik (dari papan reklame hingga toko sementara) hingga layanan pelanggan digital, identifikasi masalah kritis dan elemen kunci dari setiap titik kontak individu.
• Dimensi multichannel dan omnichannel: kemampuan untuk mencakup satu titik kontak di beberapa saluran (misalnya layanan pelanggan melalui jaringan wilayah yang terkait dengan platform layanan pelanggan online) di sepanjang perjalanan pembeli.

Banyak proses yang dapat mengganggu perjalanan pembelian, yaitu umpan balik negatif dari pelanggan, dapat dihasilkan dari panggilan ke pusat panggilan eksternal atau permintaan bantuan dari lokasi fisik atau titik kontak. Bahkan proses pembayaran yang rumit atau perjalanan non-linier ke situs web perusahaan dapat mengganggu konversi.

Namun, berkat proses digitalisasi, adalah mungkin untuk mengurangi kebutuhan akan dukungan dengan menyelesaikan masalah yang paling umum melalui chatbots, FAQ yang efektif, atau perjalanan terpandu (misalnya melalui penggunaan tooltips).

Banyaknya perubahan dalam interaksi pelanggan yang dibawa oleh digitalisasi membutuhkan perubahan dalam proses bisnis. Menurut Barr Seitz dari McKinsey, “budaya adalah bagian tersulit dari organisasi untuk diubah. Mengubah teknologi, menemukan bakat yang tepat, menemukan rangkaian produk dan strategi yang tepat—itu semua bisa dilakukan, tidak mudah, tetapi bisa dilakukan. Yang paling sulit adalah transformasi budaya dalam bisnis yang memiliki warisan dan akar budaya yang sangat dalam.”

Digitalisasi di tingkat perusahaan, oleh karena itu, merupakan berbagai perubahan teknologi, budaya, dan organisasi, yang mengarah pada peningkatan efisiensi internal dan respons yang lebih besar terhadap rangsangan eksternal. Oleh karena itu, ini bukan hanya sekedar penyediaan alat dan teknologi, tetapi diterjemahkan ke dalam perubahan besar dalam cara perusahaan melakukan, melihat, dan berpikir, yang memerlukan cara baru untuk mendekati pasar dan pelanggan, struktur organisasi dan manajerial baru dalam rantai produksi atau dalam penawaran layanan, dan cara baru mengelola karyawan.