Digitale Transformation von Geschäftsprozessen: 4 Vorteile

Aktualisiert am 10.04.2022

Bevor die Vorteile der Digitalisierung identifiziert werden, lohnt es sich, diese zu definieren, da die Digitalisierung auf viele verschiedene Prozesse zurückgeführt wird. Ein Artikel in Forbes unterstreicht die Notwendigkeit, zwischen einigen der drei häufigsten Schlagworte in diesem Zusammenhang zu unterscheiden.

Gartner definiert Digitalisierung als „den Prozess des Wandels von der analogen zur digitalen Form“. Konkret ist es jeder Prozess, der Informationen zurückliefert, die von einem Computer gelesen werden können. Im geschäftlichen Kontext gibt es mehrere Beispiele dafür, von der Gehaltsabrechnung über die Überwachung der Vertriebsleistung bis hin zur Datenanalyse, alles Funktionen, die einen starken Digitalisierungsprozess durchlaufen haben.

Digitalisierung hingegen wird oft synonym mit Digitalisierung verwendet. Der Artikel definiert es durch die menschliche Dimension als „die Art und Weise, wie viele Bereiche des sozialen Lebens um digitale Kommunikations- und Medieninfrastrukturen herum neu strukturiert werden“. Unabhängig von der Definition, die als am besten geeignet erachtet wird, ist der grundlegende Punkt ihre Fähigkeit, wirkungsvolle Veränderungen herbeizuführen, von denen sowohl Unternehmen als auch einzelne Benutzer profitieren.

Schließlich nimmt die digitale Transformation eine breitere Bedeutung der Digitalisierung an, da es sich um eine Dimension des Wandels handelt, die sich auf alle Geschäftsfunktionen mit einer starken Kundenorientierung auswirkt. Konkret kann eine Reihe von Digitalisierungsprojekten zur digitalen Transformation eines Unternehmens führen. Gartner sagt, dass es sich „auf alles beziehen kann, von der IT-Modernisierung (z. B. Cloud Computing) über die digitale Optimierung bis hin zur Erfindung neuer digitaler Geschäftsmodelle“.

Digitale Transformation von Geschäftsprozessen

Wie jede größere Veränderung in der Geschäftsdynamik erfordert dies sowohl auf der Implementierungsebene als auch auf der Ergebnisebene (oder Rentabilität) Zeit, auch für das Engagement in Bezug auf die in den Prozess zu investierenden Ressourcen.

Die Bemühungen, Prozesse vollständig auf digital umzustellen, werden jedoch größtenteils auf der Ebene der Einnahmen und Transaktionskosten zurückgezahlt.

Wenn wir genau hinschauen, können wir unter den vielen positiven Aspekten der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen fünf Punkte identifizieren, die die wichtigsten Vorteile zusammenfassen, die sich ergeben, wenn man sein Geschäft in eine digitale Dimension bringt.

Fähigkeit, neue Märkte zu erreichen

Für KMU und Großunternehmen kann die Suche nach neuen Absatzmärkten für die von ihnen produzierten Waren und Dienstleistungen der wichtigste Wachstumstreiber sein.

Kommunikation ist grundlegend, wenn es darum geht, Ihr Geschäft auszubauen. Der Einsatz von Technologie zur Verfolgung von Interaktionen mit Interessenten in einem neuen Markt und die Möglichkeit zur Echtzeitüberwachung zur Feinabstimmung Ihrer Botschaft oder des Produkts selbst sind der Schlüssel zur Sicherung des ROI. Darüber hinaus erfordert die Fähigkeit, Verbindungen zu Ihrer Zielgruppe herzustellen – sei es der Endkunde oder ein potenzieller C-Level-Partner – eine konstante Webpräsenz und eine Omnichannel -Perspektive.

Die digitale Welt hat es ermöglicht, kulturelle und organisatorische Kommunikationsbarrieren abzubauen, die in früheren Jahrzehnten unvorstellbar waren.

Die Nutzung der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen für neue Märkte bedeutet nicht nur, sich neuen geografischen Gebieten zu stellen, sondern auch neuen Möglichkeiten für neue Produkte und neue Segmente. In der ersten Perspektive amortisieren etwa 99 % der neuen Produkte nicht einmal die Entwicklungskosten, wenn sie auf den Markt kommen. Diese Aspekte können mitunter als Basis für reaktives Handeln des Unternehmens in Bezug auf den Markt dienen (Anzahl Produktfeatures, Zukunftstrends, hoher Wettbewerb).

Ein proaktiver Marketingansatz muss durch die entsprechenden digitalen Tools unterstützt werden. In diesem Sinne gibt es verschiedene organisatorische Methoden, die von der Digitalisierung zugelassen werden. Eines verwendet insbesondere viele der Tools, die derzeit von kleinen Teams verwendet oder in die Prozesse großer multinationaler Unternehmen integriert werden: Design Thinking . Durch Tools wie „Sprint“ und „ Creative Problem Solving “ können Unternehmen ihren Teams mehr Vielseitigkeit bieten und gleichzeitig die Art und Weise verbessern, wie sie mit Endbenutzern interagieren; das durch diese Interaktion gewonnene Feedback kann dann in die Verbesserung der Arbeitsprozesse einfließen.

Produktivitätssteigerung durch Prozessautomatisierung

Business Process Automation ( BPA ) besteht aus dem Einsatz von Technologie zur Automatisierung interner Prozesse, die:

• sich wiederholend
• über die Zeit konsistent
• und solche, die fehlerfrei sein müssen

Das Ziel von BPA ist es, den manuellen Aufwand in sich wiederholenden Prozessen zu reduzieren, sie weniger anfällig für menschliche Fehler zu machen und Ressourcen für übergeordnete Aufgaben freizusetzen, bei denen mehr Kreativität und andere Fähigkeiten erforderlich sind, die von einer Maschine nicht repliziert werden können.

Beispiele dafür gibt es viele: Lebenslaufvorauswahlprozesse im Personalwesen, der automatische Rechnungszahlungsprozess und das Vertragsmanagement sind nur einige Phasen, in denen ein Großteil der damit verbundenen Aufgaben (vom Ausfüllen bis zum Versenden Dokumente) können digitalisiert und automatisiert werden.

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Arbeitsstrukturen ändern sich im Laufe der Zeit, abhängig von der Art der produzierten Produkte und Dienstleistungen sowie der Notwendigkeit, verschiedene Märkte zu erreichen, mit Flexibilität und der Fähigkeit, Ressourcen aus der Ferne zu organisieren, wobei Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Die Digitalisierung der Ressourcen, die zur Entwicklung und Planung des Vertriebs oder der Erbringung einer Dienstleistung erforderlich sind, ist die erste Voraussetzung für die Entwicklung einer echten digitalen Transformation von Geschäftsprozessen und der Organisation.

Im Folgenden einige Beispiele, die das Konzept der Employee Experience (EE) verbessern können:

• Corporate VPN: Der Zugriff auf Unternehmensplattformen von überall, sicher und verifiziert, ist die erste Voraussetzung für eine konkrete und breite Entwicklung der Digitalisierung
• Company Academy: Interne Weiterbildung ist eine der ersten Formen der Bindung, da Mitarbeiter es zunehmend schätzen, neue Fähigkeiten hinzufügen zu können. Eine Online-Unternehmensakademie ermöglicht es auch, Mitarbeiter zu schulen, egal wo sie sich befinden.
• Remote Support Services: Ähnlich wie bei Firmenakademien kann die Möglichkeit zur sofortigen Fernunterstützung interner Prozesse einen wichtigen Beitrag zu Effizienz und Resilienz leisten.
• Agiles Arbeiten : Während laut ISTAT nur 8 % der italienischen Belegschaft Zugang zu intelligenten Arbeitszeiten hatten, hat die COVID-19-Notsituation der Einführung neuer Infrastrukturen einen wichtigen Schub gegeben

Kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen

Die Summe der oben genannten Punkte führt zur Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch eine Reduzierung der Fixkosten und eine Erhöhung der Angebotskapazität von Produkten und Dienstleistungen. Es ist jedoch notwendig, diese Verbesserungen in einen breiteren Rahmen zu integrieren, wie alle Geschäftsprozesse organisiert sind, von der Produktion bis zur Leistungsüberwachung.

Der Customer-Journey-Mapping-Prozess, also das Verfolgen des gesamten Verbrauchererlebnisses vom ersten Kontakt mit der Marke bis zum Kauf, unterscheidet sich von Branche zu Branche erheblich, hat aber einige Konstanten:

• Identifizierung einzelner Touchpoints im Erlebnis: Bei welchen Anlässen kommt das Unternehmen in direkten Kontakt mit aktuellen oder potenziellen Kunden? Identifizieren Sie von physischer Werbung (von Werbetafeln bis hin zu temporären Geschäften) bis hin zur digitalen Kundenbetreuung die kritischen Probleme und Schlüsselelemente jedes einzelnen Berührungspunkts.
• Multichannel- und Omnichannel-Dimensionen: die Fähigkeit, einen einzigen Kontaktpunkt auf mehreren Kanälen (z. B. Kundenbetreuung durch ein Gebietsnetzwerk, das mit einer Online-Kundenbetreuungsplattform verbunden ist) entlang der gesamten Käuferreise abzudecken.

Viele der Prozesse, die die Kaufreise unterbrechen können, dh negatives Kundenfeedback, können aus Anrufen bei externen Callcentern oder Hilfeanfragen von physischen Standorten oder Touchpoints resultieren. Auch komplexe Bezahlvorgänge oder ein nicht linearer Weg zur Unternehmenswebsite können die Conversion beeinträchtigen.

Dank Digitalisierungsprozessen ist es jedoch möglich, den Bedarf an Unterstützung zu reduzieren, indem die häufigsten Bedenken durch Chatbots, effektive FAQs oder geführte Reisen (z. B. durch die Verwendung von Tooltips) gelöst werden.

Die vielen Veränderungen in der Kundeninteraktion durch die Digitalisierung erfordern Veränderungen in den Geschäftsprozessen. Laut Barr Seitz von McKinsey „ist die Kultur der am schwierigsten zu verändernde Teil der Organisation. Technologie wechseln, die richtigen Talente finden, das richtige Produktset und die richtige Strategie finden – das ist alles machbar, nicht einfach, aber machbar. Am schwierigsten ist der kulturelle Wandel in Unternehmen, die ein sehr tiefes Erbe und kulturelle Wurzeln haben.“

Die Digitalisierung auf Unternehmensebene ist daher eine Vielzahl von technologischen, kulturellen und organisatorischen Veränderungen, die zu einer Verbesserung der internen Effizienz und einer größeren Reaktionsfähigkeit auf externe Impulse führen. Es handelt sich also nicht nur um eine bloße Bereitstellung von Tools und Technologien, sondern um eine tiefgreifende Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen handeln, sehen und denken, was neue Wege der Herangehensweise an den Markt und den Kunden, neue Organisations- und Führungsstrukturen erfordert der Produktionskette oder im Dienstleistungsangebot und neue Wege der Mitarbeiterführung.