CRM pour les recruteurs : comment combiner vos logiciels ATS et CRM

"J'ai un CRM et je sais m'en servir !" - Un très bon recruteur, probablement.

Le recrutement consiste à trouver des personnes qualifiées pour correspondre aux postes vacants. Essentiellement, le travail d'un recruteur consiste à servir d'entremetteur entre les demandeurs d'emploi et les embaucheurs, à équilibrer deux pipelines en constante évolution et à créer une sorte de coup de foudre entre eux.

Ce coup de foudre proverbial est l'acte d'un candidat qui est embauché, et cela demande du temps, de la patience, de l'organisation et beaucoup, beaucoup de compétences. Le vivier de candidats est constamment mis à jour avec de nouveaux candidats aux compétences variées. Le pipeline de clients, qui fournit des postes vacants, est également en constante rotation avec différentes exigences en matière de compétences, d'échelles salariales, etc.

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Il est difficile de bien faire les choses, c'est pourquoi les outils de gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de suivi des candidatures (ATS) existent, et pourquoi ils ne cessent de s'améliorer.

Pourquoi les recruteurs utilisent les CRM

Les recruteurs utilisent une tonne d'outils différents pour suivre leurs différents pipelines. L'un des plus importants, cependant, est les CRM. En tant que base de données SQL fonctionnelle conçue pour suivre de nombreuses pièces mobiles et points de données, les CRM ont suffisamment de polyvalence pour constituer une bonne solution unique pour le recrutement dans son ensemble.

Afin d'avoir un flux constant de postes vacants, les clients doivent être régulièrement contactés. Les CRM sont l'outil idéal pour la gestion de la relation client , avec une gamme de capacités de communication et de suivi, des pipelines organisés, des flux de travail, des automatisations, etc., qui rendent les CRM essentiels à la gestion du pipeline client.

Les CRM aident également les recruteurs à gagner du temps en automatisant les tâches . La plupart des CRM ont des séquences d'e-mails personnelles qui permettent aux recruteurs d'envoyer automatiquement une série d'e-mails avec une messagerie standardisée, ce qui est idéal pour les nouveaux candidats, sollicitant des postes vacants auprès des clients, et bien plus encore.

Le suivi des parcours des candidats à travers le pipeline de recrutement est également essentiel pour le recrutement dans son ensemble, et les CRM le font de manière phénoménale. De nombreux CRM, comme Nutshell (juste pour dire), fournissent une gamme de rapports stellaires qui peuvent être utilisés pour analyser et optimiser les pipelines et les processus dans l'espace de recrutement et au-delà.

Comment les recruteurs utilisent les CRM

Bien que ce ne soit pas tout à fait clair, les processus de recrutement et les processus de vente sont suffisamment similaires pour qu'un CRM, souvent perçu comme un logiciel pour les commerciaux, puisse répondre aux besoins des deux industries. Les CRM ont généralement un tas de fonctionnalités spécialement conçues pour servir un large éventail d'industries. Certains coûtent une tonne, d'autres pas.

Les CRM avec formulaires, par exemple, sont une merveilleuse ressource pour republier des offres d'emploi (directement sur votre site Web, ce qui est cool), ainsi que pour collecter des informations directement auprès des candidats. Les formulaires éliminent essentiellement le besoin de solliciter des informations répétitives via des e-mails et des appels téléphoniques, ce qui ouvre de nombreuses possibilités de recrutement.

Les recruteurs profitent également des capacités d'automatisation des CRM en automatisant autant de communications que possible.

Il y a des tonnes et des tonnes de messages standardisés qui doivent être envoyés dans le secteur du recrutement. CV, contrats, consentement à la soumission à des postes vacants, mandats, etc., qui peuvent tous être automatisés dans un CRM pour se déclencher à des points spécifiques du pipeline de recrutement.

Et les fonctionnalités de reporting CRM sont également essentielles. Il est toujours crucial d'inspecter n'importe quel pipeline de haut en bas, et les CRM en font un jeu d'enfant. En consultant régulièrement les rapports, les recruteurs peuvent voir quelles parties de leurs pipelines de candidats et de leurs pipelines de clients ne fonctionnent pas comme ils le devraient.

Les rapports aident également à identifier les clients qui sont de bons clients, les recruteurs qui occupent des postes et les tendances qui peuvent survenir dans les pipelines d'une organisation de recrutement spécifique.

Les CRM servent essentiellement à gérer les deux pipelines de recrutement :

Pipeline 1 : Candidats et candidatures

Le premier pipeline de recrutement sert à gérer le vivier de talents en constante évolution . Le vivier de talents est le marché actuellement accessible des candidats, et garder une trace de chacun n'est pas une mince affaire.

Heureusement, des logiciels comme les systèmes ATS et les CRM résolvent ce problème en permettant aux recruteurs de créer une nouvelle entrée dans la base de données pour chaque personne et de documenter leurs données associées (compétences, exigences, formation, localisation, préférences, etc.) sur leur profil dans le système.

Les CRM permettent également aux recruteurs de joindre directement les CV des candidats à leurs profils. Avoir le CV accessible à portée de main est idéal pour effectuer des appels téléphoniques avec des candidats, des communications et également pour joindre le CV à des e-mails à soumettre aux clients.

Les différentes façons de visualiser les données dans les CRM sont également utiles, par exemple, une compétence (ou n'importe quel point de données) peut être recherchée directement dans le système , ce qui facilite l'analyse de grandes listes de candidats avec un ensemble diversifié de points de données. .

Par exemple, s'il essaie de trouver un candidat ayant des compétences en SQL, un recruteur peut commencer la recherche en tapant SQL dans la barre de recherche du CRM et en exportant les résultats.

En fin de compte, ce pipeline sert à gérer tous les candidats qu'un recruteur pourrait vouloir soumettre à un client. S'il ne fait pas ce qu'il est censé faire, peu importe le nombre de postes vacants, il n'y aura pas de candidats avec qui les jumeler.

Pipeline 2 : Clients et postes ouverts

Le deuxième pipeline est le pipeline de développement commercial. Il est souvent appelé le pipeline client , ce qui met implicitement en évidence le contraste avec le pipeline candidat.

Ce pipeline remplit littéralement la fonction de développement de nouvelles affaires , qui est une pratique standard effectuée par les représentants du développement des affaires dans n'importe quelle industrie. Parfois, l'objectif est de trouver des investisseurs, de vendre un produit ou de signer un contrat de travail.

Dans ce cas, l'objectif est de recueillir des postes vacants pouvant être pourvus par des candidats de vos recruteurs, qui deviennent des employés de l'entreprise du client. Si ce pipeline n'est pas fonctionnel et que les postes vacants cessent d'affluer, tous les candidats du monde ne peuvent pas aider, c'est pourquoi il est important de maintenir les deux pipelines en bonne santé.

Le pipeline de clients est presque toujours desservi par un CRM de qualité, qui aide les BDR et les recruteurs à suivre les postes vacants, les communications avec les clients et tous les besoins des clients en un seul endroit.

De plus, comme il s'agit souvent d'un processus collaboratif, les CRM avec des outils de collaboration d'équipe intégrés jouent un rôle déterminant pour empêcher que les fils ne se croisent, que les communications ne soient dupliquées ou que les membres de l'équipe de développement commercial ne soient laissés dans l'ignorance du statut d'un diriger ou négocier.

Un dernier point important sur le pipeline de clients est qu'il doit absolument rester à jour en permanence afin d'approcher les clients et les candidats avec les informations les plus pertinentes.

Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures ?

Techniquement parlant, un système de suivi des candidatures est assez similaire à un CRM. Il s'agit presque entièrement du même logiciel - une base de données SQL en son cœur avec une interface utilisateur soignée - mais de marque différente et équipée de fonctionnalités spécifiques à l'industrie. Les CRM s'appuient généralement sur la direction des ventes et les systèmes ATS sur la direction du recrutement.

Les systèmes ATS et CRM servent tous deux de référentiel pour les candidats et leurs informations pertinentes. Ils permettent tous les deux à chaque personne sa propre "page" où toutes ses compétences, son historique d'emploi et ses informations actuelles sont visibles comme un hub. De plus, les deux systèmes permettent de télécharger des pièces jointes telles que des CV et des documents d'emploi.

Une autre caractéristique essentielle offerte par les deux systèmes est la possibilité de rechercher rapidement dans le système avec des mots-clés, ce qui facilite la recherche de candidats applicables.

La fonctionnalité la plus couramment utilisée par les deux systèmes est la possibilité de conserver des notes sur chaque candidat tout au long du processus de recrutement. Les notes peuvent servir de commentaires, de rappels ou de tout ce qui concerne le candidat (ou le client) et sont visibles en temps réel par tous les membres de l'équipe.

Systèmes de suivi des candidatures versus CRM

Les systèmes CRM et ATS ont beaucoup en commun, mais il existe quelques différences clés, notamment :

• Les systèmes ATS sont orientés vers le recrutement, les CRM sont ouverts
• Les CRM offrent des fonctionnalités plus générales
• Les systèmes ATS gèrent souvent le processus de demande prêt à l'emploi
• Certains systèmes ATS peuvent créer manuellement des candidats à partir d'un CV