CRM für Personalvermittler: Wie Sie Ihre ATS- und CRM-Software dazu bringen, ihre Kräfte zu bündeln

„Ich habe ein CRM und weiß, wie man es benutzt!“ - Wahrscheinlich ein wirklich guter Anwerber.

Bei der Rekrutierung geht es darum, qualifizierte Mitarbeiter für offene Stellen zu finden. Im Wesentlichen besteht die Aufgabe eines Personalvermittlers darin, als Vermittler zwischen Arbeitssuchenden und Arbeitgebern zu fungieren, zwei sich ständig ändernde Pipelines auszugleichen und eine Art Blitzschlag zwischen ihnen zu bewirken.

Dieser sprichwörtliche Blitzschlag ist der Akt eines Kandidaten, der eingestellt wird, und er erfordert Timing, Geduld, Organisation und viel, viel Geschick. Die Kandidatenpipeline wird ständig mit neuen Bewerbern mit unterschiedlichsten Fähigkeiten aktualisiert. Auch die Kundenpipeline, die offene Stellen bereitstellt, rotiert ständig mit unterschiedlichen Qualifikationsanforderungen, Gehaltsspannen und so weiter.

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Es ist schwierig, es richtig zu machen, weshalb es Tools für das Customer Relationship Management (CRM) und Applicant Tracking Systems (ATS) gibt und sie immer besser werden.

Warum Personalvermittler CRMs verwenden

Personalvermittler verwenden eine Menge verschiedener Tools, um ihre verschiedenen Pipelines im Auge zu behalten. Einer der größten sind jedoch CRMs. Als funktionale SQL-Datenbank, die darauf ausgelegt ist, viele bewegliche Teile und Datenpunkte im Auge zu behalten, haben CRMs genug Vielseitigkeit, um eine gute Einheitslösung für die Personalbeschaffung als Ganzes zu sein.

Um einen stetigen Strom offener Positionen zu haben, müssen Kunden regelmäßig kontaktiert werden. CRMs sind das perfekte Tool für das Kundenbeziehungsmanagement , mit einer Reihe von Kommunikations- und Verfolgungsfunktionen, organisierten Pipelines, Workflows, Automatisierungen und mehr, die CRMs zu einem wichtigen Instrument bei der Verwaltung der Kundenpipeline machen.

CRMs helfen Personalvermittlern auch, Zeit zu sparen, indem sie Aufgaben automatisieren . Die meisten CRMs verfügen über persönliche E-Mail-Sequenzen, die es Personalvermittlern ermöglichen, automatisch eine Reihe von E-Mails mit standardisierten Nachrichten zu versenden, was sich hervorragend für neue Kandidaten eignet, um offene Stellen von Kunden zu erbitten und vieles mehr.

Die Verfolgung der Wege von Bewerbern durch die Rekrutierungspipeline ist auch für die Rekrutierung insgesamt von entscheidender Bedeutung, und CRMs leisten dies phänomenal. Viele CRMs, wie Nutshell (nur gesagt), bieten eine Reihe hervorragender Berichte, die zur Analyse und Optimierung von Pipelines und Prozessen im Bereich der Personalbeschaffung und darüber hinaus verwendet werden können.

Wie Personalvermittler CRMs verwenden

Obwohl es nicht ganz klar ist, sind sich Rekrutierungsprozesse und Vertriebsprozesse so ähnlich , dass ein CRM, das oft als Software für Vertriebsmitarbeiter wahrgenommen wird, die Anforderungen beider Branchen erfüllen kann. CRMs verfügen in der Regel über eine Reihe von Funktionen, die speziell für eine Vielzahl von Branchen entwickelt wurden. Einige kosten eine Tonne, andere nicht.

CRMs mit Formularen sind beispielsweise eine wunderbare Ressource, um Stellenangebote neu zu veröffentlichen (direkt auf Ihrer Website, was cool ist) und Informationen direkt von Kandidaten zu sammeln . Formulare beseitigen im Grunde die Notwendigkeit, sich wiederholende Informationen per E-Mail und Telefonanruf einzuholen, was viele Rekrutierungsmöglichkeiten eröffnet.

Personalvermittler nutzen auch die Automatisierungsfunktionen von CRMs, indem sie so viel Kommunikation wie möglich automatisieren.

Es gibt unzählige standardisierte Nachrichten , die im Recruiting-Geschäft versendet werden müssen. Lebensläufe, Verträge, Zustimmung zur Einreichung offener Stellen, Retainer usw., die alle innerhalb eines CRM automatisiert werden können, um an bestimmten Punkten in der Rekrutierungspipeline ausgelöst zu werden.

Und CRM-Berichtsfunktionen sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Es ist immer entscheidend, jede Pipeline von oben nach unten zu inspizieren, und CRMs machen dies zu einem Kinderspiel. Anhand regelmäßiger Berichte können Personalvermittler erkennen, welche Teile ihrer Kandidaten- und Kundenpipelines nicht so funktionieren, wie sie sollten.

Die Berichterstattung hilft auch dabei, zu erkennen, welche Kunden gute Kunden sind, welche Personalvermittler Stellen besetzen und welche Trends in den Pipelines einer bestimmten Personalbeschaffungsorganisation auftreten können.

Im Wesentlichen dienen CRMs dazu, die beiden Recruiting-Pipelines zu verwalten:

Pipeline eins: Kandidaten und Bewerbungen

Die erste Recruiting-Pipeline dient der Verwaltung des sich ständig verändernden Talentpools . Der Talentpool ist der derzeit zugängliche Markt für Kandidaten, und es ist keine leichte Aufgabe, jeden einzelnen im Auge zu behalten.

Glücklicherweise lösen Software wie ATS-Systeme und CRMs beide dieses Problem, indem sie es Personalvermittlern ermöglichen, für jede Person einen neuen Eintrag in der Datenbank vorzunehmen und die zugehörigen Daten (Fähigkeiten, Anforderungen, Ausbildung, Standort, Präferenzen usw.) in ihrem Profil zu dokumentieren das System.

CRMs ermöglichen Personalvermittlern auch, die Lebensläufe von Kandidaten direkt an ihre Profile anzuhängen . Den Lebenslauf griffbereit zu haben, ist großartig, um Kandidaten anzurufen, zu kommunizieren und den Lebenslauf an E-Mails anzuhängen, die sie an Kunden senden können.

Die verschiedenen Möglichkeiten zum Anzeigen von Daten in CRMs sind ebenfalls nützlich, z. B. kann eine Fähigkeit (oder ein beliebiger Datenpunkt) direkt im System gesucht werden , wodurch es einfach wird, große Listen von Kandidaten mit einer Vielzahl von Datenpunkten zu analysieren .

Wenn ein Personalvermittler beispielsweise versucht, einen Kandidaten mit SQL-Kenntnissen zu finden, kann er die Suche starten, indem er SQL in die CRM-Suchleiste eingibt und die Ergebnisse exportiert.

Letztendlich dient diese Pipeline dazu, alle Kandidaten zu verwalten, die ein Personalvermittler einem Kunden unterbreiten möchte. Wenn es nicht das tut, was es tun soll, spielt es keine Rolle, wie viele offene Stellen es gibt, es gibt keine passenden Bewerber.

Pipeline zwei: Kunden und offene Positionen

Die zweite Pipeline ist die Business Development Pipeline. Sie wird oft als Client-Pipeline bezeichnet, was implizit den Kontrast zur Kandidaten-Pipeline hervorhebt.

Diese Pipeline erfüllt buchstäblich die Funktion der Neugeschäftsentwicklung , was eine Standardpraxis ist, die von Geschäftsentwicklungsvertretern in jeder Branche durchgeführt wird. Manchmal geht es darum, Investoren zu gewinnen, ein Produkt zu verkaufen oder einen Arbeitsvertrag zu bekommen.

In diesem Fall geht es darum, offene Positionen zu gewinnen, die mit Bewerbern Ihrer Personalvermittler besetzt werden können, die Mitarbeiter im Unternehmen des Kunden werden. Wenn diese Pipeline nicht funktioniert und die offenen Stellen nicht mehr fließen, können alle Bewerber auf der Welt nicht helfen, weshalb es wichtig ist, beide Pipelines gesund zu halten.

Die Kundenpipeline wird fast immer von einem hochwertigen CRM bedient, das BDRs und Personalvermittlern hilft, offene Stellen, Kundenkommunikation und alle Kundenbedürfnisse an einem Ort zu verfolgen.

Da dies oft ein kollaborativer Prozess ist, tragen CRMs mit integrierten Team-Collaboration-Tools außerdem dazu bei, zu verhindern, dass sich Drähte kreuzen, die Kommunikation dupliziert wird oder Mitglieder des Geschäftsentwicklungsteams über den Status eines Unternehmens im Dunkeln gelassen werden führen oder handeln.

Ein letzter wichtiger Punkt in der Kundenpipeline ist, dass sie unbedingt immer auf dem neuesten Stand sein muss, um Kunden und Kandidaten gleichermaßen mit den relevantesten Informationen anzusprechen.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Technisch gesehen ist ein Bewerbermanagementsystem einem CRM sehr ähnlich. Sie sind fast vollständig dieselbe Software – eine SQL-Datenbank im Kern mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche –, aber mit unterschiedlichen Marken versehen und mit branchenspezifischen Funktionen ausgestattet. CRMs tendieren typischerweise in die Verkaufsrichtung und ATS-Systeme neigen in die Rekrutierungsrichtung.

ATS-Systeme und CRMs dienen beide als Aufbewahrungsort für Kandidaten und ihre relevanten Informationen. Beide ermöglichen jeder Person ihre eigene „Seite“, auf der alle ihre Fähigkeiten, ihr beruflicher Werdegang und aktuelle Informationen wie ein Hub einsehbar sind. Darüber hinaus ermöglichen beide Systeme das Hochladen von Anhängen wie Lebensläufen und Arbeitsunterlagen.

Eine weitere wichtige Funktion, die beide Systeme bieten, ist die Möglichkeit, das System schnell mit Schlüsselwörtern zu durchsuchen, wodurch das Auffinden geeigneter Kandidaten zu einem mühelosen Erlebnis wird.

Die am häufigsten verwendete Funktion, die beide Systeme besitzen, ist die Möglichkeit, während des gesamten Rekrutierungsprozesses Notizen zu jedem Kandidaten zu führen. Notizen können für Feedback, Erinnerungen oder alles andere sein, was für den Kandidaten (oder Kunden) relevant ist, und sind in Echtzeit für alle Mitglieder des Teams einsehbar.

Bewerber-Tracking-Systeme versus CRMs

CRMs und ATS-Systeme haben viele Gemeinsamkeiten, aber es gibt einige wesentliche Unterschiede, darunter:

• ATS-Systeme sind auf Recruiting ausgerichtet, CRMs sind ergebnisoffen
• CRMs bieten allgemeinere Funktionen
• ATS-Systeme verwalten den Bewerbungsprozess oft „out of the box“.
• Einige ATS-Systeme können Kandidaten manuell aus einem Lebenslauf erstellen