La guía definitiva para contratar una agencia de relaciones públicas

Breves antecedentes de las relaciones públicas

La idea de utilizar las comunicaciones para mantener una reputación e influencia positivas existe desde hace mucho tiempo, pero las relaciones públicas en sí se consideran una profesión relativamente nueva.

La fundación de las relaciones públicas se remonta a la antigua Grecia. Sin embargo, a pesar de estos orígenes del pasado, fue el amanecer de la comunicación de masas a principios del siglo XX lo que condujo a lo que hoy llamamos la industria de las relaciones públicas.

Las relaciones públicas han evolucionado en las últimas décadas al igual que los canales de medios. Junto con esto, el papel de los publicistas y las agencias de relaciones públicas también ha cambiado.

Comenzamos con las relaciones públicas tradicionales, que es un enfoque directo que utiliza canales convencionales como la televisión, la radio, los periódicos y las revistas para promover una imagen de marca positiva a través de ubicaciones ganadas en noticias y editoriales de los medios.

Ahora, estamos en la era de las relaciones públicas digitales. Al igual que las relaciones públicas tradicionales, las relaciones públicas digitales tienen como objetivo aumentar el conocimiento de la marca a través de métodos en línea. Esta idea de “nuevas” relaciones públicas implica la comunicación a través de múltiples canales junto con podcasts, publicaciones de invitados en blogs de renombre y/o el uso de relaciones con personas influyentes para publicitar su marca frente a clientes potenciales. Además, esta nueva era de relaciones públicas también implica el uso de estos canales para una variedad de prácticas, como eventos de LinkedIn, campañas de búsqueda de productos, chats de Twitter y más.

No existe un enfoque único para las relaciones públicas. La verdad es que la campaña de relaciones públicas ideal es una combinación de relaciones públicas tradicionales y digitales. La utilización de ambos sectores de relaciones públicas le permite capturar una audiencia mucho más amplia a través de diferentes métodos de comunicación. Por ejemplo, puede usar las redes sociales para capturar una audiencia en línea, pero luego use los métodos tradicionales fuera de línea, como la televisión y la radio, para aquellos que no tienen canales sociales activos y atentos.

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En general, las relaciones públicas tradicionales y digitales tienen cada una su propio conjunto de fortalezas, pero cuando se combinan, tienen el potencial de superar sus expectativas para aumentar el conocimiento de la marca, impulsar el tráfico y maximizar los clientes potenciales.

¿Cuál es el papel de una agencia de relaciones públicas?

El papel de una agencia de relaciones públicas es asesorar a los clientes sobre la comunicación.

Los profesionales de relaciones públicas deben tener el dedo en el pulso de la opinión pública, y deben usar esa información para analizar y anticipar cualquier problema que pueda tener la organización. También deben usar sus conocimientos para ver cómo pueden insertar la marca de su cliente en las conversaciones públicas de manera positiva.

Los profesionales de relaciones públicas trabajan para promover la misión y los objetivos de la empresa a través de medios externos, como comunicados de prensa, preparación de discursos y entrevistas y asesoramiento sobre proyectos y campañas digitales.

La agencia de relaciones públicas medirá los resultados de los esfuerzos de la organización y ajustará y refinará los objetivos según sea necesario a lo largo de una campaña. Los profesionales de relaciones públicas pueden mirar a los competidores de la empresa al refinar una estrategia. Utilizando el análisis competitivo, los profesionales de relaciones públicas pueden identificar qué están haciendo los principales competidores y cómo pueden responder, competir y asumir una mayor participación de voz.

Las agencias de relaciones públicas deben actuar como recursos para sus clientes, brindando orientación respaldada por datos para ayudar a las empresas a hacer crecer sus estrategias de comunicación externa. Una agencia de relaciones públicas fuerte es un verdadero socio e interactuará no solo con los líderes empresariales sino también con los departamentos internos de marketing y comunicación. Juntos, las relaciones públicas y el marketing pueden generar conciencia, credibilidad y confianza, posicionando a los consumidores para convertir.

¿Qué hace una agencia de relaciones públicas?

Relaciones con los medios

Las principales agencias de relaciones públicas tienen conexiones bien conocidas con los medios. Pueden crear listas de medios específicos para ejemplificar el liderazgo intelectual de su marca en publicaciones relevantes.

Eventos en vivo, AMA, Espacios de Twitter

Las agencias de relaciones públicas son un gran recurso cuando se trata de organizar y promocionar eventos.

Pueden ayudar a planificar y establecer eventos promocionales estratégicos y oportunidades de marketing experiencial. Se comunican con los contactos de los medios, fomentando la asistencia y la cobertura de sus eventos. Y pueden garantizar que sus eventos abarquen los mundos físico y digital al incluir componentes presenciales y en línea.

Campañas de búsqueda de productos

Una agencia de relaciones públicas es esencial cuando se trata de lanzar nuevos productos. Tienen información sobre programas y estrategias, como Product Hunt, un sitio web que permite a los fabricantes y comercializadores lanzar sus productos o servicios y ponerse en contacto con sus primeros usuarios reales. Estos usuarios pueden votar y dejar comentarios honestos sobre el producto.

Las agencias de relaciones públicas pueden configurar campañas de búsqueda de productos para sus clientes preparando el sitio web de su cliente para el lanzamiento y asegurándose de que todo funcione antes de hacer público el producto.

Comunicación/gestión de crisis

Las relaciones públicas juegan un papel importante cuando se trata de la gestión de crisis, ya que las relaciones públicas se tratan fundamentalmente de presentar y mantener una marca particular y una imagen pública. En caso de una crisis, el equipo de relaciones públicas actuará con prontitud para abordar la crisis y crear mensajes adecuados para presentarlos al público.

La agencia de relaciones públicas puede luego guiar a todas las audiencias clave a través del problema o la inquietud, evitando que los rumores tomen forma y eliminando las imprecisiones y la información errónea. Por último, los profesionales de relaciones públicas pueden determinar la mejor estrategia para mostrar la preocupación honesta y auténtica de la marca, ayudando a posicionar la marca de una manera que demuestre que la empresa realmente se preocupa por cualquier daño cometido. La penitencia auténtica por un paso en falso o un resultado desafortunado puede ayudar a los medios a presentar una historia multifacética en lugar de una narrativa de nosotros contra ellos.

Consigue más clientes potenciales cualificados

Las relaciones públicas son clave para generar clientes potenciales más calificados.

Con una personalidad de comprador sólida, su estrategia de relaciones públicas debería ser más fácil de implementar. El equipo de relaciones públicas puede dirigirse a las personas, escribir contenido de calidad, como comunicados de prensa optimizados, publicaciones de blog, publicaciones de LinkedIn, videos, documentos técnicos e incluso estudios de casos.

Las relaciones públicas también pueden generar más clientes potenciales mediante el uso de medios ganados. Un blog de invitados en un medio de comunicación clave es una excelente manera no solo de ganar visibilidad y posicionamiento de liderazgo, sino también de dirigir más clientes potenciales a su sitio.

Nutrir prospectos y clientes

La crianza de prospectos (el acto de nutrir prospectos) es el proceso de cultivar prospectos que aún no están listos para comprar. La crianza de clientes potenciales ayuda a los profesionales de marketing y relaciones públicas a definir las necesidades del comprador en función de quiénes son mediante el uso de características de perfil, título, función, industria, etc.

La prensa del equipo de relaciones públicas se puede convertir en activos de ventas para habilitar las ventas. Al nutrir a estos posibles compradores, la empresa puede mantenerlos comprometidos al proporcionar contenido relevante para su situación. La crianza también puede ayudar a los clientes activos al brindarles la información que pueden necesitar al realizar una compra. Ya sean clientes potenciales o clientes, un equipo de relaciones públicas que practique la nutrición mediante el uso de la prensa puede generar más ingresos al seguir la actividad y los comportamientos de los visitantes en su sitio.

Correo de propaganda

El email marketing y las relaciones públicas coexisten y se refuerzan mutuamente.

Se superponen en que ambos se enfocan en entregar información relevante al público de manera oportuna. El marketing por correo electrónico B2B es una gran oportunidad para que los equipos de marketing y comunicaciones colaboren con relaciones públicas para ampliar la cobertura de prensa y promover próximos eventos o lanzamientos de productos. Un buen equipo de relaciones públicas también puede tomar el contenido creado por un equipo de comunicación interna o un equipo de marketing y encontrar formas de ayudar a que esas ideas lleguen al público.

Por ello, recomendamos la colaboración de todos los departamentos de RRPP, marketing y comunicación. Esta colaboración ayudará a garantizar que cada éxito de relaciones públicas se comparta en los boletines de la empresa o se vincule a los blogs de la empresa y que las relaciones públicas puedan tomar ideas de blogs existentes para oportunidades de presentación.

infografías

Las infografías son una forma de comunicación visual que trae pensamientos importantes a la audiencia adecuada de una manera fácil y divertida. Las agencias de relaciones públicas pueden redactar infografías en lugar de enviar un informe sobre su último estudio. Son una forma de simplificar investigaciones y datos complejos que pueden ser difíciles de entender.

Las infografías, por otro lado, brindan la simplicidad necesaria para explicar grandes complejos de datos de manera clara. Las infografías también crean énfasis y brindan conclusiones. Por ejemplo, muchas agencias usan gráficos y cuadros para llegar a varias conclusiones y puede ser bastante lento y letárgico. Sin embargo, las infografías funcionan como buenas publicaciones de blog. Ofrecen al lector enfoque y énfasis en una cosa para abrir una discusión. En lugar de llegar a múltiples conclusiones, con una infografía los lectores son empujados a una conclusión deseada.

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Borrador de estudios de casos y libros blancos

Los estudios de casos y los documentos técnicos son piezas esenciales de contenido que cualquier equipo de relaciones públicas impulsará. Los estudios de casos son una excelente manera de mostrar qué tan buenos son sus servicios en el mercado. Esto se puede hacer en forma de testimonios de clientes anteriores o ejemplos de cómo resolvió el problema de un cliente y lo ayudó a lograr el éxito.

Por otro lado, los libros blancos son piezas de contenido persuasivas, autorizadas y profundas que se redactan para explicar un problema, tema o tecnología específicos. Al final, ambas piezas de contenido se beneficiarán del aporte del equipo de relaciones públicas, ya que determinarán si serán o no un éxito para su empresa y para la que está escribiendo.

Apoyar los esfuerzos de SEO

Las agencias de relaciones públicas pueden implementar estrategias de SEO B2B en su campaña para aumentar las clasificaciones de búsqueda. Al hacerlo, el equipo puede impulsar el tráfico orgánico, mejorar la reputación de la empresa, generar confianza y autoridad y aumentar las ventas.

Todo esto se hace, primero decidiendo una lista maestra de palabras clave y encontrando los canales correctos. Luego, el equipo de relaciones públicas puede comenzar a optimizar. La optimización de todo, desde su sitio hasta las publicaciones de blog e incluso los videos, se realiza mediante el uso de sus palabras clave. Al agregarlos a lo largo de su sitio, dentro de las publicaciones, en el meta título y la meta descripción, puede comenzar a clasificar para los términos de búsqueda populares.

Otro método para generar confianza y autoridad es a través de la divulgación o el envío de correos electrónicos fríos. Esta es la práctica de llegar a publicaciones de alta autoridad y proporcionarles una publicación invitada bien informada. Al hacerlo, se le puede otorgar permiso para insertar un enlace a su sitio dentro de la publicación. Este es el comienzo de su estrategia de construcción de enlaces, pero también un medio para establecer su credibilidad dentro de la comunidad.

Construir autoridad de marca

Las relaciones públicas son una forma segura de crear autoridad para su marca. La gente confía en las marcas que tienen una voz y una presencia fuertes, y las relaciones públicas son una estrategia clave para construir eso. Una fuerte campaña de relaciones públicas incluye centrarse en las características clave y los puntos de venta únicos de su empresa. Otras formas de crear autoridad de marca incluyen responder a las preguntas de sus clientes, crear informes y estudios, asociarse con otras marcas autorizadas y publicar contenido en sitios web confiables. Estas tácticas obtendrán cobertura mediática y lo ayudarán a obtener vínculos de retroceso de alta calidad, lo que le indicará a Google que usted es una autoridad.

Medios de comunicación social

El primer paso de cualquier estrategia de marketing en redes sociales comienza con la investigación de un mercado objetivo. No puede comercializar su producto si no sabe quién lo está buscando y qué está buscando. Las agencias de relaciones públicas pueden encontrar y definir sus mercados objetivo de diferentes formas.

Primero, observan su base de clientes actual y entienden por qué le compran. Luego pasan a buscar a sus competidores y ven a quién se dirigen. Una vez que se revisa esto, el equipo de relaciones públicas puede elegir datos demográficos específicos para apuntar.

A continuación, viene la creación de la personalidad del comprador. Un personaje de comprador es una descripción detallada de su cliente objetivo y su demografía, pasatiempos, intereses, deseos, puntos débiles y más. Dado que el equipo de relaciones públicas ahora tiene más información sobre su audiencia, es más fácil crear una persona.

Analizarán aspectos importantes para crear esta persona, como datos de redes sociales, herramientas de conocimiento de la audiencia, encuestas de clientes para crear una imagen de comprador completa. Esto les ayudará a comprender cómo su producto o servicio encajará en el estilo de vida de su mercado objetivo y cómo puede presentárselo. Una vez que tenga la respuesta a estas preguntas, la parte real de la orientación se vuelve mucho más fácil, ya que tendrá una idea más clara de lo que resonará con ellos.

marketing de contenidos

La mayoría de las agencias de relaciones públicas tendrán un redactor publicitario o un equipo de contenido asignado que trabajará para crear contenido optimizado para su negocio. Trabajarán en estrecha colaboración con el cliente para elaborar planes de contenido que incluyan qué contenido crear y dónde/cuándo publicarlo. La creación de contenido para campañas de relaciones públicas puede verse diferente según el tipo de cliente. Algunas formas en que el contenido entra en juego es a través de ubicaciones de prensa tradicionales: el equipo de relaciones públicas notificará al redactor o al equipo de contenido de una ubicación, y trabajarán con el cliente para escribir el artículo. Otros tipos de contenido pueden incluir blogs, publicaciones en redes sociales o boletines. Las relaciones públicas pueden aprovechar cada tipo de contenido para ayudar a construir una historia lista para los medios.

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Diseño

Las agencias de relaciones públicas trabajan rutinariamente para actualizar y, a veces, incluso reinventar las estrategias de diseño y marca de sus clientes, desde el diseño de la página web hasta el esquema de color de la marca y más. Muchos equipos de relaciones públicas tienen diseñadores internos que trabajarán para diseñar imágenes para sus clientes, incluidas imágenes para blogs o contenido de redes sociales. Los diseñadores juegan un papel importante en el desarrollo de la huella visual de sus clientes y ayudarlos a destacarse de la competencia.

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Impulsar el compromiso

Cuando las agencias de relaciones públicas hablan sobre el compromiso con las marcas, generalmente se refieren a los clientes que interactúan con la marca a través de las redes sociales, el sitio web del cliente o cualquier otra vía que ponga al cliente en contacto directo con la marca. Las agencias de relaciones públicas administran este compromiso a través de una variedad de métricas, que incluyen me gusta, comentarios y acciones en las redes sociales, así como clics y ubicación en motores de búsqueda para el sitio web del cliente. Las agencias de relaciones públicas pueden maximizar la participación a través de muchas estrategias diferentes, incluida la provisión de contenido perspicaz que atraiga a los espectadores a obtener más información sobre el producto o servicio que ofrece el cliente.

Construcción comunitaria

Construir una comunidad es esencial para hacer crecer su negocio, y una agencia de relaciones públicas puede ser un gran aliado para ayudarlo a lograrlo. Las agencias de relaciones públicas realizan un alcance vital que puede ayudar a conectar su negocio con publicaciones y profesionales de la industria. Muchas empresas de relaciones públicas han establecido conexiones con profesionales en múltiples industrias y están ansiosas por ayudar a su empresa a establecer y hacer crecer sus propias conexiones tanto dentro como fuera de su industria.

Manejar todos los aspectos de las relaciones con influencers

Un equipo de relaciones públicas es esencial cuando se trata de manejar las relaciones con influencers y ejecutar una estrategia de marketing de influencers B2B. Los equipos de relaciones públicas experimentados pueden identificar a los influencers que mejor se adapten al nicho de su cliente y que tengan una alta probabilidad de llegar al público objetivo deseado. Su capacidad para reconocer los mejores canales sociales y personas influyentes para promover el mensaje de una marca ayuda a maximizar el alcance, aumentar el conocimiento de la marca y obtener nuevos clientes.

Entrenamiento de medios

La capacitación en medios es una forma especializada de capacitación en comunicación que ayuda a las personas y las empresas a anticipar el comportamiento de los reporteros y evitar trampas comunes. Los equipos de relaciones públicas fuertes tendrán estrategias comprobadas para ayudar a preparar a sus clientes para interactuar con los medios. Educan a los clientes sobre tácticas de medios, mensajes de marca, palabras clave y conjuntos generales de habilidades de medios, como hablar con claridad, permanecer en el mensaje y hablar con confianza.

Beneficios de contratar una agencia de relaciones públicas

Experiencia profesional en el tema.

Es de sentido común: hay numerosos beneficios que se derivan de trabajar con profesionales. Y esto es especialmente cierto cuando una gran parte del trabajo consiste en tener, mantener y aprovechar las relaciones. Las agencias de relaciones públicas son clave para llevar su historia a las publicaciones correctas, crear autoridad para su marca y mantener el entusiasmo.

Las agencias de relaciones públicas que se especializan en todo lo relacionado con el marketing y la comunicación son incluso más valiosas que las empresas específicas de relaciones públicas, ya que tienen los recursos y la experiencia para tomar cada golpe de prensa y convertirlo en su propia campaña de marketing. Si bien su organización puede tener un número limitado de personas dedicadas al marketing y las comunicaciones, una agencia de relaciones públicas y marketing integral está configurada para poner el 100% de su enfoque en asociarse con el equipo interno de cada cliente y llevar su mensaje a las masas.

Aumenta el conocimiento y la credibilidad de la marca.

Un buen equipo de relaciones públicas ayudará a que su organización sea reconocida como una marca creíble y respetada tanto dentro como fuera de su industria. Con una agencia de relaciones públicas que lo ayude a producir contenido optimizado y bien investigado, su marca podrá mejorar su clasificación como una de las principales fuentes de información en su industria, lo que generará una mayor generación de oportunidades de venta y, en última instancia, mayores ingresos.

Es importante recordar que su equipo de relaciones públicas es una extensión de su propio equipo y puede ser una fuente principal de información cuando se trata de comprender cómo una decisión comercial podría afectar su imagen o la perspectiva del consumidor. Los equipos de relaciones públicas pueden ayudarlo a prepararse para posibles crisis o problemas de relaciones públicas, y también pueden aumentar la productividad general al ayudar a proporcionar más materiales para su equipo de comunicaciones o marketing interno. Los éxitos de relaciones públicas, los espacios de invitados en podcasts y los premios ganados son excelentes eventos que su equipo puede publicitar internamente a sus empleados y externamente en su sitio web, blog o redes sociales.

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Contactos con los medios

Una agencia de relaciones públicas también puede proporcionar importantes beneficios para su negocio al utilizar sus conexiones en su industria para ayudar a abrir puertas para su empresa. Las agencias de relaciones públicas B2B se especializan en expandir su conocimiento sobre sectores comerciales de nicho y pueden usar ese conocimiento de la industria para ayudar a beneficiar a su empresa; es posible que puedan conectarlo con una asociación comercial sólida o ayudarlo a configurar un intercambio de publicaciones de invitados y los blogs de cada uno.

Atrae el mercado objetivo preciso

Saber a quién dirigirse y priorizar la calidad sobre la cantidad es otro beneficio de las agencias de relaciones públicas. En lugar de perder tiempo y dinero contactando a personas que probablemente no estén interesadas en su negocio, las agencias de relaciones públicas pueden dedicar sus recursos a grupos específicos de personas que probablemente estén interesadas en trabajar con usted.

Los especialistas en relaciones públicas se dan cuenta de que no todas las marcas son adecuadas para cada tipo de plataforma de redes sociales u oportunidad de medios. Una agencia de relaciones públicas B2B sabe cómo posicionar su negocio, por lo que atrae a su mercado objetivo, lo que le ahorra tiempo y dinero, ¡y le brinda un mejor retorno de la inversión!

Qué considerar al contratar una empresa de relaciones públicas

Experiencia en su industria

Al contratar una agencia de relaciones públicas, debe asegurarse de encontrar una que tenga la experiencia adecuada para sus necesidades. También desea encontrar una empresa que esté bien establecida y que haya existido durante mucho tiempo.

Considere qué tipo de empresa tiene y qué tipo de mensaje desea promover al seleccionar una agencia de relaciones públicas. Por ejemplo, si su empresa vende ropa, es posible que desee una empresa de relaciones públicas que se especialice en moda o venta minorista. Si su empresa se enfoca en la tecnología, es posible que desee una agencia de relaciones públicas que se especialice en marketing B2B o nuevas empresas tecnológicas.

Transparencia total

También es importante considerar lo que obtendrá por su dinero. ¿La agencia proporciona un resumen creativo? ¿Proponen ideas creativas o te lo dejan a ti? ¿Cuál es su tiempo de respuesta? ¿Con qué frecuencia recibirá actualizaciones durante el proceso? ¿Hay un contrato?

Debe asegurarse de comprender lo que obtendrá por su dinero y el tipo de retorno de la inversión que puede esperar de sus servicios. Si una agencia de relaciones públicas no es completamente transparente cuando se trata de dinero y no le brinda una respuesta clara con respecto a lo que puede esperar, debería ver señales de alerta y prestar atención a su advertencia.

¿Qué preguntas debe hacerle a una posible empresa de relaciones públicas?

Contratar una firma de relaciones públicas para su empresa puede parecer una tarea desalentadora, pero si hace su tarea, podrá seleccionar una firma de confianza que satisfaga sus necesidades y le brinde el mejor retorno posible de su inversión.

Se necesita un poco de trabajo preliminar, ¡pero al final vale la pena!

Para ayudarlo a guiarlo en este proceso, aquí hay nueve preguntas que todas las marcas B2B deben hacer al entrevistar a las agencias:

1. ¿Qué tipo de empresas componen su clientela?
2. ¿Tiene una buena relación con los periodistas?
3. ¿Tienes un equipo diverso?
4. ¿Cómo sabes cuándo es el momento de renunciar a presentar una historia?
5. ¿Puedo ver muestras de su trabajo?
6. ¿Cuál es su estrategia para conseguirme cobertura de prensa?
7. ¿Cuánto puedo esperar pagar por sus servicios?
8. ¿Puedo hablar con algunos de sus clientes anteriores?
9. Y, por último, ¿qué sucede si no obtengo lo que quiero de la exposición en los medios que prometió su empresa de relaciones públicas?

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Conclusión

Una buena agencia de relaciones públicas ayudará a que su marca se destaque y genere más tráfico a su negocio. Una gran persona de relaciones públicas puede darle la ventaja cuando se trata de hacerse notar y captar el interés de los clientes. Pero contratar una agencia de relaciones públicas por sí sola no es suficiente. La perspectiva de su marca es fundamental para impulsar el éxito y evitar errores comunes.

¿No estás seguro de cómo empezar con las relaciones públicas? Te tenemos cubierto.