Por qué es importante la previsión de recursos en la gestión de proyectos
Publicado: 2022-07-12La previsión de recursos en la gestión de proyectos es compleja cuando se trata de trabajo creativo y presenta un conjunto único de desafíos.
Hay poca consistencia cuando se trata de las necesidades y plazos de cada cliente. Desea utilizar personal creativo, pero también darles la libertad de ser creativos. Con plazos y requisitos cambiantes, la planificación de recursos se vuelve increíblemente compleja.
Para planificar adecuadamente los recursos, es importante poder pronosticar su disponibilidad de recursos. Las técnicas rudimentarias como la puntuación del ROI fallan cuando se trata de funciones creativas complejas. Necesita un enfoque más matizado para pronosticar la necesidad y disponibilidad de recursos.
En este artículo, analizaré algunos de los beneficios clave de la previsión de recursos en la gestión de proyectos. También compartiré algunos principios rectores para pronosticar recursos de manera más eficiente.
La importancia de la previsión de recursos
El negocio de las agencias, en esencia, es un negocio de personas. Eres tan bueno como el tipo de personas que puedes atraer y retener.
Cuando se trata de algo tan nebuloso y mal definido como el talento creativo, la gestión cuidadosa de las personas se vuelve aún más importante.
Las personas creativas en las agencias a menudo se desplazan entre dos estados: "exceso de trabajo" y "infrautilización", ninguno de los cuales es ideal.
La previsión de recursos tiene como objetivo detener este problema.
La previsión de recursos, como su nombre lo indica, es predecir sus necesidades futuras de recursos. Para las agencias en crecimiento, esto es vital para asignar recursos y planificar la contratación.
Los gerentes de proyecto utilizarán la previsión para asegurarse de que sus próximos proyectos cuenten con el personal adecuado. Los gerentes de cuentas lo usarán para determinar qué nuevos negocios perseguir.
La previsión de recursos tiene varios beneficios clave, como:
- Asegúrese de que sus recursos estén siendo utilizados y satisfechos
No puede planificar los recursos creativos de la misma manera que planificaría una fábrica. La creatividad humana está mal definida y es fugaz. También rara vez es escalable; la producción creativa varía mucho de un proyecto a otro e incluso de un día a otro.
Por lo tanto, la planificación de recursos para las industrias creativas debe centrarse no solo en utilizar los recursos, sino también en mantenerlos satisfechos.
Hacer esto requiere un profundo conocimiento de las fortalezas y debilidades de su equipo creativo. Necesita saber exactamente en qué tipo de proyectos y desafíos su gente disfruta trabajar.
Idealmente, debe conocer los siguientes recursos de cada recurso:
- Habilidades clave
- Registro de trabajo anterior
- Fortalezas debilidades
- Comentarios sobre proyectos anteriores
Si puede combinar el recurso correcto con el proyecto correcto, tendrá una fuerza laboral mucho más feliz.
Una forma de hacer esto es utilizar un software de administración de recursos fácil de usar y fácil de usar. Este software creará hojas de tiempo e informes para su equipo y reducirá el estrés potencial.
El mejor software de administración de recursos debería permitir a los gerentes crear horarios y administrar cargas de trabajo. También debe integrar horarios y hojas de tiempo, lo que permite que los proyectos se actualicen en tiempo real.
Cuando se maneja correctamente y con las herramientas adecuadas, la previsión de recursos puede mostrar las fortalezas y debilidades de cada proyecto y cómo se utilizan los recursos.
- Predecir las necesidades de contratación y recursos
La previsión de recursos identifica las necesidades de personal, asigna el personal disponible y determina qué adiciones o sustituciones serán necesarias para proyectos futuros.
Todos estos factores contribuyen al éxito de un proyecto y pueden ayudar a proporcionar evidencia cuantificable para mejorar los procesos de su agencia.
Al planificar su próximo proyecto, es importante tener una idea de su capacidad. Esto se puede lograr observando proyectos anteriores para identificar qué recursos se utilizaron en exceso o en exceso.
Busque un software de administración de recursos que rastree y almacene todos los formularios, archivos y correos electrónicos por cliente, lo que facilita el análisis preciso de cada campaña.
En la industria creativa moderna, es común que las agencias utilicen recursos subcontratados. Tener un control sobre la previsión de recursos también puede ayudar a determinar si necesitará un redactor publicitario independiente o un diseñador de tiempo completo para lograr lo que está en la tubería de su proyecto.
- Anticipe y satisfaga la demanda de las tendencias de la industria
La tecnología es una piedra angular de la industria creativa y, a medida que cambian las tendencias tecnológicas, la demanda de talento cambia en consecuencia.
Un lenguaje de programación o una práctica de diseño popular hace dos años podría perder popularidad en los próximos seis meses. Debe poder prever estas tendencias y orientar sus prácticas de contratación en consecuencia.
Como comentó el ex presidente de GE, Reginald Jones, en HBR :
“Éramos una empresa con 30.000 ingenieros electromecánicos convirtiéndonos en una empresa que necesitaba ingenieros electrónicos. No planeamos este cambio en 1970, y nos causó grandes problemas a mediados de la década de 1970”.
Este es uno de los beneficios menos conocidos de la previsión de recursos en la gestión de proyectos. Le brinda una vista panorámica de la industria y las fuerzas del mercado que la configuran. Si hay tendencias emergentes en el horizonte, puede tenerlas en cuenta en sus decisiones de contratación.
Al mismo tiempo, ser capaz de detectar tendencias también lo ayudará a desarrollar soluciones de capacitación. No es inusual que los gerentes de proyecto colaboren con los gerentes de recursos humanos para ofrecer a los miembros del equipo capacitación sobre las tendencias pronosticadas.
- Mapear (y reducir) las tasas de deserción
El abandono de los miembros clave del equipo es una de las cosas más desastrosas que pueden ocurrir en cualquier proyecto. Si utiliza una metodología de gestión de proyectos más estructurada, como el método Waterfall, la salida de un recurso puede descarrilar todo el proyecto.
En el proceso de previsión de recursos futuros, también deberá realizar una encuesta sobre sus tasas de deserción existentes (que pueden superar el 20 % en algunas agencias creativas). Esto puede ayudarlo a comprender y mapear el motivo de las salidas de los empleados.
Hacer esto, hace posible tomar medidas correctivas. Si los recursos clave se van porque no se ponen a trabajar en proyectos significativos, puede desviar sus esfuerzos en consecuencia.
La previsión de recursos como una de las cosas más importantes que puede hacer en su agencia.
La pregunta ahora es: ¿cómo lo haces?
A continuación compartiré algunos consejos.
Cómo hacer pronósticos de recursos
En esencia, la previsión de recursos es simplemente una medida de tres cosas: sus registros de trabajo históricos, la composición actual de su equipo y el trabajo futuro que se le avecina.
Para una previsión de recursos satisfactoria, debe tener en cuenta los siguientes factores:
- Crecimiento de la Organización
Un error común que ocurre con la previsión de recursos en la gestión de proyectos es tomar cuando se toma una vista a nivel de proyecto de los requisitos de recursos futuros. Si bien esto le indicará para qué proyectos futuros necesita prepararse, no indica si su organización está equipada para manejar estos cambios.
Por lo tanto, una de las primeras cosas que debe considerar es el crecimiento de la organización.
Pregúntese: ¿qué tan rápido está creciendo el negocio? ¿Se está contrayendo/expandiendo el negocio en un área determinada? ¿Cuál es la salud financiera de la empresa para soportar los cambios de personal?
Si la empresa busca activamente nuevos clientes para proyectos de diseño de movimiento, deberá orientar a su equipo en consecuencia. Si el crecimiento deficiente en los últimos dos trimestres ha afectado la capacidad de contratación, tendrá que tenerlo en cuenta en sus decisiones de estimación de recursos.
- Tasas de deserción
La partida de personal clave no solo puede descarrilar sus proyectos actuales, sino también poner en peligro su capacidad para dotar de personal a proyectos futuros.
Por lo tanto, tenga en cuenta las tasas de deserción de los empleados en su pronóstico.
Realice un seguimiento de las tasas de deserción por:
- Habilidad , para ver si los miembros del equipo con ciertas habilidades tienen más probabilidades de irse que otros. Esto también le dirá la demanda de diferentes habilidades. Por ejemplo, si más de sus desarrolladores de Django se están yendo, esto podría significar que tienen más oportunidades fuera de su empresa.
- Tipo de proyecto , para verificar si es más probable que ciertos tipos de proyectos o clientes provoquen la deserción de empleados. Esto puede ayudarlo a evitar un desajuste entre el personal y el proyecto en el futuro.
- Project-size , para comprobar si existe una correlación entre el tamaño del proyecto y la satisfacción de los empleados. Por ejemplo, si los proyectos grandes tienen una alta tasa de deserción, podría ser un indicador de problemas subyacentes de comunicación y gestión.
- Tendencias tecnológicas
Es posible que tenga el personal para sus proyectos existentes, pero eso no siempre significa que pueda satisfacer las necesidades futuras. Las nuevas tendencias tecnológicas a menudo pueden sorprender a los gerentes de proyectos y dejarlos sin personal para los próximos proyectos.
Por lo tanto, realice un seguimiento de las tendencias tecnológicas y utilícelas en sus pronósticos. Necesitas:
- Realice un seguimiento de la demanda de sus habilidades existentes para ver qué tan bien le irá a su equipo actual en futuros compromisos. Si la demanda de una determinada habilidad está desapareciendo, puede volver a capacitar o reducir el tamaño de su personal en consecuencia.
- Realice un seguimiento de las necesidades futuras del mercado para tomar decisiones de contratación y capacitación.
- Otros factores
Además de lo anterior, también debe tener en cuenta lo siguiente en su pronóstico:
- Requisitos del cliente: calcule las demandas futuras de los clientes en función de sus requisitos actuales. Utilice esta demanda para determinar la asignación de recursos y las necesidades de contratación.
- Requisitos del proyecto ad-hoc , es decir, los requisitos de recursos para un proyecto específico. Esto asegurará que tenga el equilibrio adecuado de talento en su equipo para cumplir con las demandas del proyecto.
- Tamaño de búfer ideal: siempre habrá una discrepancia entre lo que estima y el tiempo que realmente toma un proyecto. Utilice los registros históricos del proyecto para identificar este desajuste y utilícelo al pronosticar el tamaño del búfer para proyectos futuros.
Sugerencias para la previsión de recursos
Existen varios enfoques para la previsión de recursos, como el análisis de la carga de trabajo, el análisis de tendencias, el criterio de gestión, etc.
Pasar por todos estos enfoques está más allá del alcance de esta publicación de blog.
Sin embargo, independientemente del enfoque que utilice, hay algunos consejos que puede seguir para una mejor previsión de recursos:
- Utilice la previsión a nivel de empleado
La previsión de recursos a nivel de industria u organización es útil, pero no tiene en cuenta la naturaleza única del trabajo creativo. Dado que el trabajo creativo no se puede escalar como el trabajo de fábrica, su pronóstico también debe estar a nivel de empleado.
Esencialmente, esto significa hacer pronósticos basados en las habilidades y hábitos de trabajo de los empleados individuales.
Si se sabe que un empleado es brillante pero lento, debe tenerlo en cuenta. Si otro empleado trabaja excepcionalmente bien en proyectos pequeños pero tiene dificultades en equipos grandes, también debe prever eso.
Dada la naturaleza centrada en las personas de la industria creativa, la adopción de este enfoque generará una fuerza laboral más feliz y pronósticos más precisos.
- Adoptar un enfoque participativo
Su previsión de recursos puede ser de arriba hacia abajo (es decir, la alta gerencia identifica la dirección del negocio y planifica los recursos) o puede ser de abajo hacia arriba (es decir, los gerentes de proyecto identifican los requisitos).
Sin embargo, para un pronóstico de recursos verdaderamente preciso, debe adoptar un enfoque participativo. Aquí es donde la alta dirección y los directores de proyectos se unen para planificar los requisitos de recursos futuros. La gerencia les dice a los gerentes de proyecto la dirección del negocio, y los gerentes de proyecto desarrollan una solución para cumplir con sus requisitos.
En entornos de trabajo dinámicos, este enfoque participativo aporta una claridad muy necesaria a la estimación de recursos.
- Desarrollar un plan de gestión de riesgos
Es inevitable: algunos recursos se irán, algunos recursos tendrán un rendimiento inferior y algunos recursos se entregarán en exceso.
Esta es una parte integral de la industria creativa. Nunca se puede predecir con precisión cómo sucederán realmente las cosas en un proyecto.
Por lo tanto, en su previsión de recursos, cree un plan de gestión de riesgos. Tenga planes para los peores escenarios: qué haría si un miembro clave del equipo decide renunciar o si un recurso no funciona como se esperaba. Considere suficiente tiempo de amortiguación para asegurarse de que puede lidiar con los problemas cuando surjan.
Ser un gerente de proyecto a menudo se reduce a cerrar la brecha entre lo que se esperaba y lo que realmente sucede . Cuanto más pueda planificar para las contingencias, mejor cerrará esta brecha.
ConclusiónLa previsión de recursos es una de las responsabilidades más importantes de un director de proyecto. La previsión minuciosa de los recursos le permitirá satisfacer mejor las necesidades de los empleados. En la industria creativa centrada en las personas, esto puede traducirse en empleados más felices trabajando en problemas que les preocupan. Y empleados más felices es igual a clientes más felices.
También es una de las actividades más amplias en las que participará. La previsión precisa de recursos en la gestión de proyectos requiere que considere los factores a nivel de organización, de industria y de empleado que afectan su trabajo.
Adopte un enfoque participativo en el que reúna a la alta dirección y a los directores de proyectos en las decisiones de previsión, céntrese en los empleados y planifique las contingencias para una previsión de recursos más precisa.
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Sin embargo, no confíe en nuestra palabra: ¡compruébelo usted mismo!